วิธีจ้างผู้ช่วยเสมือนสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณ

คุณรู้สึกหนักใจกับทุกสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้ธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นหรือไม่?

การจ้างผู้ช่วยเสมือนสามารถช่วยแบ่งเบาภาระงานและทำให้คุณมีเวลาว่างเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงของคุณ ผู้ช่วยดูแลระบบของคุณสามารถช่วยคุณจัดการการบริการลูกค้า คำขอโซเชียลมีเดีย และการป้อนข้อมูล พวกเขายังสามารถช่วยสร้างและรักษาลูกค้าเป้าหมายสำหรับเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซของคุณ ติดตามค่าใช้จ่าย จัดทำรายงานการวิเคราะห์ธุรกิจ และดำเนินงานด้านการจัดการอื่นๆ

ไม่ทราบวิธีการจ้างผู้ช่วยเสมือนสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณ? อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เคล็ดลับ 6 ประการ:

1. ระบุงานที่คุณต้องการมอบหมาย

ก่อนที่คุณจะจ้างผู้ช่วยเสมือน คุณจำเป็นต้องรู้งานที่คุณต้องการความช่วยเหลือ สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงตัวเลือกผู้ช่วยเสมือนของคุณ โปรดจำไว้ว่าผู้ช่วยเสมือนแต่ละคนมีทักษะที่แตกต่างกัน บางคนอาจเชี่ยวชาญในการรับโทรศัพท์และป้อนข้อมูล ในขณะที่คนอื่นๆ เชี่ยวชาญการใช้โซเชียลมีเดียและการเตรียมรายงาน

ทำรายการงานที่คุณมักจะทำเมื่อดำเนินธุรกิจอีคอมเมิร์ซ จากนั้นจัดประเภทเป็นประเภทใดประเภทหนึ่งต่อไปนี้:

งานที่มีมูลค่าสูง คืองานที่ควรอยู่กับคุณ คุณไม่ควรมอบหมายพวกเขาเพราะพวกเขากำหนดผลกำไรของธุรกิจของคุณ ตัวอย่างของงานที่มีมูลค่าสูงคือนวัตกรรมและแนวคิดของผลิตภัณฑ์

งานที่มีมูลค่าต่ำ มักเป็นงานประจำและไม่ต้องการการทำงานร่วมกันในรูปแบบใดๆ รวมถึงการจัดการปฏิทินและการอัปเดตรายการผลิตภัณฑ์อีคอมเมิร์ซ

งานประจำ คืองานที่คุณใช้เวลากับมันมากกว่าที่ควร สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงการรับสาย การป้อนข้อมูล และเล่นสนุกกับรูปภาพเด่นบนเว็บไซต์ของคุณ

เมื่อคุณมีรายการงานที่ชัดเจนแล้ว ให้ตรวจสอบงานที่มีคุณค่าต่ำและไม่สำคัญของคุณ นี่คืองานที่คุณสามารถมอบหมายให้กับผู้ช่วยเสมือนได้ ผู้ช่วยเสมือนจะช่วยเติมเต็มปฏิทินของคุณด้วยงานที่มีมูลค่าสูง ซึ่งเป็นวิธีที่เร็วที่สุด เพิ่มยอดขายและรายได้ของคุณ

นั่นนำเราไปสู่เคล็ดลับต่อไปในการจ้างผู้ช่วยเสมือน

2. สร้างรายละเอียดงาน

เมื่อ จ้างผู้ช่วยเสมือน การเขียนรายละเอียดงานที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะสัมภาษณ์เฉพาะผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์เฉพาะของคุณ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้มากในระหว่างกระบวนการจ้างงาน

นี่คือบางสิ่งที่จะรวมไว้ในรายละเอียดงานของคุณ:

• งานเฉพาะที่คุณต้องการความช่วยเหลือ
• คุณสมบัติและระดับประสบการณ์ที่คุณต้องการ
• จำนวนชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่คุณต้องการให้ทำงาน
• เงินเดือน. ตัวอย่างเช่น เงินเดือนเฉลี่ยของ VA ในสหราชอาณาจักรคือ 15.38 ปอนด์ต่อชั่วโมง
• ข้อกำหนดด้านภาษา
• ที่ตั้ง (ในกรณีที่คุณต้องการให้พนักงานเสมือนของคุณอยู่ในประเทศใดประเทศหนึ่งโดยเฉพาะ)  

รายละเอียดงานของคุณยิ่งละเอียดมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น โปรดสังเกตในตัวอย่างด้านล่างว่ามีการแบ่งประเภทของงานที่จ้างใหม่จะต้องดำเนินการ:

โดยไม่คำนึงถึงเกณฑ์ของคุณ เมื่อพัฒนาคำบรรยายลักษณะงานของคุณ ให้เขียนด้วยภาษาธรรมดาเพื่อให้ผู้สมัครเข้าใจได้ง่ายว่าคุณกำลังมองหาอะไร โปรดจำไว้ว่าคุณต้องการให้รายละเอียดงาน VA ของคุณดึงดูดผู้สมัครที่เหมาะสม นอกจากนี้ หากคุณเป็นแบรนด์ที่ค่อนข้างเป็นที่รู้จัก ให้รวมการออกแบบโลโก้ของคุณไว้ในประกาศรับสมัครงานเสมอเพื่อให้ได้รับความสนใจมากที่สุด   

3. โพสต์ตำแหน่งงานว่างของคุณทางออนไลน์

​​​เมื่อรายละเอียดงานของคุณพร้อมแล้ว ก็ถึงเวลาค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมทางออนไลน์ คุณสามารถโพสต์รายละเอียดงานของคุณบนโซเชียลมีเดีย แต่ถ้าคุณตัดสินใจที่จะไปเส้นทางนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เลือกแค่แพลตฟอร์มที่อยู่ในใจเท่านั้น พิจารณาว่าแพลตฟอร์มผู้ช่วยเสมือนมีแนวโน้มที่จะเปิดใช้มากกว่า ตัวอย่างเช่น บน LinkedIn หากคุณค้นหา "ผู้ช่วยเสมือน" คุณจะได้รับผลลัพธ์มากมายดังนี้:

ซึ่งหมายความว่าเป็นแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยมในการโพสต์ประกาศงานของคุณ แต่โซเชียลมีเดียไม่ใช่แพลตฟอร์มเดียวที่คุณสามารถใช้ประโยชน์ได้ แม้ว่าโซเชียลมีเดียจะมีการเข้าถึงที่ดี แต่ก็ไม่รับประกันว่าคนที่จะตอบกลับโพสต์งานของคุณจะมีคุณสมบัติที่เหมาะสม

เพื่อใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด ให้ประกาศข้อเสนอของคุณบนแพลตฟอร์มเฉพาะสำหรับ VA ด้วย โดยทั่วไปแล้วแพลตฟอร์มเหล่านี้จะคัดเลือกผู้สมัครงานล่วงหน้า นั่นหมายความว่าพวกเขาจะสัมภาษณ์ผู้สมัครก่อน จากนั้นจึงอนุญาตเฉพาะผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดตามทักษะและทัศนคติในแพลตฟอร์มเหล่านั้น

กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากคุณประกาศตำแหน่งงานว่างที่นี่ คุณจะสามารถเข้าถึงบุคลากรที่ดีที่สุดตั้งแต่เริ่มต้น เพียงเพื่อให้คุณเห็นภาพว่ามีการกรองผู้สมัครมากน้อยเพียงใด บางแพลตฟอร์มอนุญาตให้เพียง 1% ของผู้ที่เปิดบัญชีกับพวกเขาอยู่ต่อ

แพลตฟอร์มพิเศษเหล่านี้ยังสามารถจับคู่ผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกล่วงหน้ากับสำเนาในรายละเอียดงานและระดับความเชี่ยวชาญที่คุณต้องการ จากนั้นคุณสามารถรับข้อเสนอได้ภายใน 24 ชั่วโมง

4. ตรวจสอบใบสมัครและนัดสัมภาษณ์

เมื่อตรวจสอบใบสมัคร ให้พิจารณาประสบการณ์ของผู้สมัคร คุณสมบัติ อัตรา และคำรับรองของลูกค้าก่อนหน้านี้ ในบางกรณี การค้นหาชื่อผู้สมัครอย่างรวดเร็วอาจทำให้ได้ข้อมูลจำนวนมาก

แต่ถ้าคุณไม่พบสิ่งใด คุณสามารถตรวจสอบบัญชีโซเชียลมีเดียหรือเว็บไซต์ของผู้สมัครได้ คุณยังสามารถดูโปรไฟล์ของพวกเขาบนแพลตฟอร์มที่คุณโพสต์ประกาศตำแหน่งงานว่าง

แน่นอน คุณไม่ควรพึ่งพาสิ่งที่ผู้สมัครเขียนไว้ในโปรไฟล์ของพวกเขา เมื่อคุณเลือกผู้สมัครเพื่อดำเนินการต่อแล้ว คุณยังคงต้องนัดสัมภาษณ์ การสนทนาทางวิดีโอสดแบบตัวต่อตัวจะช่วยให้คุณเห็นท่าทีของผู้สมัคร

ในระหว่างกระบวนการคัดกรอง ให้ถามเกี่ยวกับสิ่งต่อไปนี้:

• คุณสมบัติ : คำถามของคุณควรขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณต้องการให้ผู้ช่วยเสมือนดำเนินการ ดังนั้น หากคุณต้องการให้พวกเขาตอบคำถามของลูกค้า คุณอาจต้องถามพวกเขาว่าพวกเขารู้วิธีใช้งานซอฟต์แวร์แชทสดหรือไม่ ยกตัวอย่างสองสามข้อ
• ความพร้อมใช้งาน : ถามพวกเขาว่าพวกเขาสามารถเริ่มงานได้เมื่อใดหากพวกเขาผ่านกระบวนการคัดกรอง
• การอ้างอิง : ถามชื่อผู้ที่สามารถรับรองผลงานได้

จากขั้นตอนการสัมภาษณ์ คุณควรจะสามารถประเมินได้ว่าผู้สมัครสามารถไปยังขั้นตอนต่อไปได้หรือไม่ ตรวจสอบการสื่อสารด้วยวาจาและทักษะความเข้าใจของพวกเขาด้วย โปรดจำไว้ว่า VA ของคุณจะต้องเข้าใจคำสั่งของคุณเพื่อให้ทำงานตามที่คาดไว้ พวกเขาจะต้องรายงานคุณเช่นกัน และพวกเขาไม่สามารถทำเช่นนั้นได้หากไม่สามารถสื่อสารได้ดี

5. สร้างแบบทดสอบ

คุณจะต้องกลับไปที่รายการงานที่คุณวางแผนจะมอบหมายให้กับผู้ช่วยเสมือนของคุณเพื่อสร้างแบบทดสอบที่สมบูรณ์แบบสำหรับการจ้างงานที่มีศักยภาพ ท้ายที่สุด คุณต้องการประเมินว่าแต่ละคนสามารถทำงานเหล่านี้ได้หรือไม่ตั้งแต่แรก มันไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะทดสอบทักษะการตลาดบนโซเชียลมีเดียของใครบางคน ถ้าแผนของคุณคือให้พวกเขาเขียนอีเมลหากพวกเขาได้รับการว่าจ้าง

วิธีที่ดีที่สุดในการประเมินความเหมาะสมของผู้ว่าจ้างที่มีศักยภาพสำหรับตำแหน่งผู้ช่วยเสมือนคือให้พวกเขาทดสอบทักษะ ดังนั้น หากคุณวางแผนที่จะจ้าง VA สำหรับงานเขียนคำอธิบายผลิตภัณฑ์ของคุณ คุณสามารถขอให้พวกเขาเขียนคำอธิบายผลิตภัณฑ์ได้

ให้เวลาผู้สมัครมากพอที่จะทำงานให้เสร็จ จะดีที่สุดหากเวลาที่คุณให้เป็นเวลาเดียวกับที่พวกเขาต้องทำงานเดียวกันให้เสร็จหากได้รับการว่าจ้าง สิ่งนี้สามารถให้ภาพที่ถูกต้องแก่คุณว่าพวกเขาทำงานนานแค่ไหนหากคุณตัดสินใจจ้างพวกเขา

คุณยังสามารถถามคำถามตามสถานการณ์เพื่อให้เห็นทักษะการตัดสินใจของพวกเขา

เมื่อผู้สมัครของคุณทำแบบทดสอบเสร็จแล้ว ให้ประเมินคำตอบตามเกณฑ์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำจัดผู้สมัครที่ไม่ส่งแบบทดสอบตามกำหนดเวลา คุณไม่ต้องการจ้างใครก็ตามที่ไม่ยึดติดกับกำหนดเวลา

6. ให้ระยะเวลาทดลองใช้

เมื่อคุณพบผู้สมัครที่เหมาะสมแล้ว คุณยังคงต้องให้เวลาทดลองงานแก่พวกเขา คุณต้องการดูว่าพวกเขาจะแสดงอย่างไรในชีวิตจริง ระยะเวลาทดลองใช้สามารถอยู่ได้ทุกที่ตั้งแต่สองสัปดาห์ถึงหนึ่งเดือน

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่ช่วงทดลองงานจะเริ่มต้น ให้ปรับพนักงานใหม่ของคุณตามค่านิยมและเป้าหมายขององค์กร

นอกจากนี้ ให้ส่งสำเนาความรับผิดชอบและผลลัพธ์เฉพาะที่คุณคาดว่าจะเห็นให้พวกเขา หากพวกเขากำลังจัดการบริการลูกค้า สิ่งเหล่านี้ควรรวมถึง จุดติดต่อลูกค้า ด้วย หากพวกเขากำลังเขียนโพสต์บนโซเชียลมีเดีย รวมถึงภาษาที่คุณคาดหวัง

เป็นการดีที่สุดที่จะมีสิ่งเหล่านี้ในกระดาษเพื่อที่คุณทั้งคู่จะได้กำหนดเกณฑ์สำหรับสิ่งที่ถือว่าเป็นงานที่ดี ดังนั้น หากคุณตัดสินใจไม่จ้างงานระยะยาว คุณสามารถวางความคาดหวังที่พวกเขาไม่สามารถทำได้

หากผู้สมัครของคุณผ่านข้อกำหนดของคุณ ให้ก้าวไปข้างหน้าด้วยการจ้างงานระยะยาว หากคุณตัดสินใจแยกทาง ให้ค้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมต่อไป

โบนัส: จัดหาเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการจ้างใหม่

คุณได้จ้างผู้ช่วยเสมือนเต็มเวลาแล้ว ยินดีด้วย! แต่งานของคุณไม่ได้จบเพียงแค่นั้น หากคุณต้องการให้พนักงานใหม่ของคุณประสบความสำเร็จในบทบาทหน้าที่ คุณต้องจัดหาเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานนั้นให้พวกเขา อย่าคาดหวังว่าพวกเขาจะทำทุกอย่าง หากคุณสามารถแบ่งเบาภาระงานของพวกเขาได้ ให้ทำ

เครื่องมืออย่างหนึ่งที่คุณสามารถใช้ได้คือแชทบอทอีคอมเมิร์ซ แชทบ็อตอีคอมเมิร์ซช่วยตอบคำถามพื้นฐานของผู้เยี่ยมชมไซต์ของคุณ ดังนั้น VA ของคุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่แง่มุมอื่น ๆ ของธุรกิจของคุณได้ สิ่งนี้จะนำไปสู่ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีขึ้น

ดูว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อ Suomalainen Kirjakauppa ร้านหนังสือในฟินแลนด์ นำแชทบอทไปใช้ในร้านค้าออนไลน์ของตน การใช้ Chatbot เพิ่มขึ้น 26% ในช่วงสามเดือนแรก ดังนั้น ในท้ายที่สุด ทีมงานฝ่ายบุคคลของบริษัทก็สามารถให้การสนับสนุนลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ไม่ต้องกังวลเพราะคุณไม่จำเป็นต้องรู้รหัสเพื่อสร้างแชทบอทของคุณ ตัวอย่างเช่น ด้วยเครื่องมือสร้างบอทของ giosg คุณสามารถสร้างและปรับแต่งบอทได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องให้ทีมเทคโนโลยีของคุณเข้ามาเกี่ยวข้อง

คุณยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการแชทของคุณด้วยการทดสอบ A/B

มีเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณสามารถให้ VA ใหม่ของคุณเพื่อช่วยให้ทำงานได้ดีขึ้น

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้คำอธิบายผลิตภัณฑ์หรือเทมเพลตอีเมลสนับสนุนลูกค้าได้หากพวกเขากำลังเขียนสิ่งเหล่านี้ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาไม่ต้องเสียเวลาคิดว่าควรจัดโครงสร้างการเขียนอย่างไร คุณยังสามารถให้พวกเขาเข้าถึงซอฟต์แวร์การออกแบบได้อีกด้วย ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาสร้างภาพคุณภาพสูงสำหรับไซต์อีคอมเมิร์ซของคุณได้ง่ายขึ้น

ประเด็นที่สำคัญ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจอีคอมเมิร์ซ เวลาของคุณมีค่า คุณไม่สามารถเสียมันไปกับงานที่คุณสามารถจ้างผู้ช่วยเสมือนจากภายนอกได้ง่ายๆ การรู้วิธีจ้างผู้ช่วยเสมือนเป็นกุญแจสำคัญ   

เพียงระบุงานที่คุณต้องมอบหมาย สร้างรายละเอียดงาน และโพสต์ออนไลน์ จากนั้นตรวจสอบใบสมัครและสัมภาษณ์ผู้ที่คุณเห็นว่าเหมาะสมกับบทบาทในตอนแรก สร้างแบบทดสอบเพื่อกรองกลุ่มผู้สมัครของคุณและเลือกผู้สมัครที่เหมาะสม สุดท้าย เสนอช่วงทดลองใช้และตัดสินใจตามประสิทธิภาพจริง

จำไว้ว่าการหาคนที่เหมาะสมกับงานอาจต้องใช้เวลาสักระยะ แต่ด้วยขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถจ้าง VA ที่สามารถยกระดับธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณไปอีกขั้นได้

ประวัติผู้แต่ง

ปัจจุบัน Mackenzie Lepretre เป็นผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการของ FreeUp Marketplace ซึ่งเป็นตลาดยอดนิยมสำหรับธุรกิจในการค้นหาและเชื่อมต่อกับมืออาชีพทางไกลที่ดีที่สุด เธอทำงานกับฟรีแลนซ์และดูแลทีมฟรีแลนซ์มากว่า 5 ปี