Come assumere un assistente virtuale per la tua attività di e-commerce

Ti senti sopraffatto da tutte le cose che devi fare per mantenere la tua attività di e-commerce senza intoppi?

Assumere un assistente virtuale può aiutarti ad alleggerire il carico di lavoro e darti il ​​respiro per concentrarti sulle tue attività di alto valore. Il tuo assistente amministrativo può aiutarti a gestire il servizio clienti, le richieste sui social media e l'inserimento dei dati. Possono anche aiutare a generare e coltivare lead per il tuo sito Web di e-commerce, tenere traccia delle spese, preparare report di analisi aziendale ed eseguire altre attività amministrative.

Non sai come assumere un assistente virtuale per la tua attività di e-commerce? Continua a leggere per imparare sei consigli:

1. Elenca le attività che desideri delegare

Prima di assumere un assistente virtuale, devi conoscere le attività per le quali hai bisogno di aiuto. Questo può aiutarti a semplificare le opzioni dell'assistente virtuale. Ricorda, diversi assistenti virtuali hanno competenze diverse. Alcuni possono essere più abili nel rispondere ai telefoni e nell'inserimento dei dati, mentre altri sono più esperti con i social media e preparano rapporti.

Fai un elenco delle attività che di solito svolgi quando gestisci la tua attività di e-commerce. Quindi classificali in una di queste categorie:

Le attività di alto valore sono le attività che dovrebbero rimanere con te. Non dovresti delegarli perché determinano quanto sarà redditizia la tua attività. Un esempio di attività di alto valore è l'innovazione e l'ideazione del prodotto.

Le attività di basso valore sono in genere di routine e non richiedono alcuna forma di collaborazione. Includono la gestione del calendario e l'aggiornamento degli elenchi di prodotti e-commerce.

I compiti umili sono compiti su cui dedichi più tempo di quanto dovresti. Questi possono includere la risposta alle telefonate, l'inserimento di dati e il giocherellare con un'immagine in primo piano sul tuo sito.

Una volta che hai un elenco chiaro di compiti, controlla i tuoi compiti di basso valore e umili. Questi sono i compiti che puoi assegnare a un assistente virtuale. Un assistente virtuale ti aiuterà a riempire il tuo calendario con attività più importanti, che è il modo più rapido per farlo aumentare le vendite e il fatturato.

Questo ci porta al prossimo suggerimento su come assumere un assistente virtuale.

2. Crea una descrizione del lavoro

Quando si assume un assistente virtuale , scrivere una buona descrizione del lavoro è fondamentale. Ti assicurerà di intervistare solo candidati che soddisfano i tuoi criteri specifici, risparmiando un sacco di tempo durante il processo di assunzione.

Ecco alcune cose da includere nella descrizione del tuo lavoro:

• Le attività specifiche per le quali hai bisogno di aiuto
• Le qualifiche e il livello di esperienza che stai cercando
• Il numero di ore settimanali di cui avresti bisogno per lavorare
• Stipendio. Ad esempio, lo stipendio medio VA nel Regno Unito è di £ 15,38 / ora
• Requisiti linguistici
• Posizione (nel caso in cui desideri che il tuo staff virtuale si trovi in ​​un paese specifico)  

Più dettagliata è la descrizione del tuo lavoro, meglio è. Si noti nell'esempio seguente che c'è una suddivisione delle attività che il nuovo assunto dovrebbe svolgere:

Indipendentemente dai tuoi criteri, quando sviluppi la tua descrizione del lavoro, scrivi in ​​un linguaggio semplice in modo che i candidati possano capire facilmente cosa stai cercando. Ricorda, vuoi che la tua descrizione del lavoro VA attiri i candidati giusti. Inoltre, se sei un marchio piuttosto noto, includi sempre il design del tuo logo nelle tue offerte di lavoro per ottenere la massima attenzione.   

3. Pubblica la tua offerta di lavoro online

​​​​Con la tua descrizione del lavoro pronta, è il momento di cercare i candidati giusti online. Potresti pubblicare la tua descrizione del lavoro sui social media, ma se decidi di seguire questa strada, assicurati di non scegliere solo la piattaforma che ti viene in mente. Considera le piattaforme su cui è più probabile che si trovino gli assistenti virtuali. Su LinkedIn, ad esempio, se cerchi "assistenti virtuali", ottieni questi risultati:

Ciò significa che è un'ottima piattaforma per pubblicare il tuo annuncio di lavoro. Ma i social media non sono l'unica piattaforma che puoi sfruttare. Sebbene i social media abbiano una grande portata, non c'è alcuna garanzia che le persone che risponderanno al tuo annuncio di lavoro abbiano le giuste qualifiche.

Per sfruttare al meglio il tuo tempo, poi, annuncia la tua offerta anche su piattaforme specifiche per VA. Queste piattaforme in genere pre-veterinari candidati di lavoro. Ciò significa che prima intervistano i candidati, quindi consentono solo i più qualificati in base alle competenze e all'atteggiamento su quelle piattaforme.

In altre parole, se annunci qui la tua offerta di lavoro, avrai accesso alle persone migliori fin dall'inizio. Solo per darti un'idea di quanto filtraggio dei candidati viene fatto, alcune piattaforme consentono solo all'1% delle persone che aprono un account con loro di rimanere.

Queste piattaforme specializzate possono anche abbinare i candidati pre-controllati con la copia nella descrizione del tuo lavoro e il livello di competenza che preferisci. È quindi possibile ricevere offerte già in 24 ore.

4. Esamina le domande e programma i colloqui

Quando esamini le domande, considera l'esperienza, le qualifiche, le tariffe e le testimonianze dei clienti precedenti del candidato. In alcuni casi, una rapida ricerca del nome del richiedente può fornire molte informazioni.

Ma se non riesci a trovare nulla, puoi controllare gli account dei social media o il sito Web del richiedente. Puoi anche guardare il loro profilo sulla piattaforma in cui hai pubblicato il tuo annuncio di lavoro vacante.

Ovviamente, non dovresti fare affidamento solo su ciò che i tuoi candidati hanno scritto nei loro profili. Dopo aver scelto i candidati con cui andare avanti, devi ancora programmare un colloquio. Una videochiamata dal vivo one-to-one ti aiuterà a vedere i segnali verbali del richiedente.

Durante il processo di screening, chiedi quanto segue:

• Qualifiche : le tue domande dovrebbero dipendere dai tipi di attività che vorresti che l'assistente virtuale eseguisse. Quindi, se vuoi che rispondano alle domande dei clienti, potresti chiedere loro se sanno come utilizzare il software di chat dal vivo, solo per citarne alcuni.
• Disponibilità : chiedi loro quando possono iniziare a lavorare se superano il processo di screening.
• Riferimenti : chiedi i nomi delle persone che possono garantire per il loro lavoro.

Dal processo del colloquio, dovresti essere in grado di valutare se un candidato può passare alla fase successiva. Controlla anche le loro capacità di comunicazione e comprensione orale. Ricorda, il tuo VA dovrà comprendere le tue istruzioni affinché funzionino come previsto. Dovrebbero riferire anche a te, e non possono farlo se non riescono a comunicare bene.

5. Creare un test

Dovresti tornare all'elenco delle attività che prevedi di assegnare al tuo assistente virtuale per creare il test perfetto per potenziali assunzioni. Dopotutto, in primo luogo si desidera valutare se un individuo può svolgere o meno queste attività. Non ha senso testare le capacità di marketing sui social media di qualcuno se il tuo piano è fargli scrivere e-mail se viene assunto.

Il modo migliore per valutare l'idoneità di un potenziale assunto per un posto di assistente virtuale è sottoporlo a un test di abilità. Quindi, se prevedi di assumere un VA per le attività di scrittura della descrizione del tuo prodotto, ad esempio, potresti chiedere loro di scrivere le descrizioni del prodotto.

Dai ai candidati tutto il tempo per completare l'attività. È meglio se il tempo che dai loro è lo stesso tempo che avrebbero per completare lo stesso compito se assunto. Questo può darti un quadro preciso di quanto tempo lavorerebbero sull'attività se decidessi di assumerli.

Puoi anche porre loro domande situazionali in modo da poter dare un'occhiata alle loro capacità decisionali.

Una volta che i candidati hanno completato i test, valuta le loro risposte in base ai tuoi criteri. Assicurati di eliminare i candidati che non inviano i test con risposta in tempo. Non vuoi assumere nessuno che non rispetti le scadenze.

6. Dare un periodo di prova

Una volta trovato il candidato giusto, devi comunque concedergli un periodo di prova. Vuoi vedere come si esibirebbero nella vita reale. Un periodo di prova può durare da due settimane a un mese.

Tuttavia, prima dell'inizio del periodo di prova, orienta il tuo nuovo assunto su valori e obiettivi organizzativi.

Inoltre, invia loro una copia delle loro responsabilità e dei risultati specifici che ti aspetti di vedere. Se si occupano del servizio clienti, questi dovrebbero includere punti di contatto con i clienti . Se stanno scrivendo post sui social media, incluso il tono della lingua che ti aspetti.

È meglio averli su carta in modo che entrambi abbiate stabilito i criteri per ciò che costituisce un buon lavoro. Quindi, se decidi contro l'occupazione a lungo termine, puoi stabilire le aspettative che non sono state in grado di soddisfare.

Se il tuo candidato soddisfa i tuoi requisiti, vai avanti con un impiego a lungo termine. Se decidi di separarti, continua la ricerca del candidato giusto.

BONUS: fornire ai nuovi assunti gli strumenti necessari

Quindi, hai assunto un assistente virtuale a tempo pieno. Congratulazioni! Ma il tuo lavoro non finisce qui. Se vuoi che il tuo nuovo dipendente abbia successo nel suo ruolo, devi fornirgli gli strumenti di cui ha bisogno per farlo. Non aspettarti che facciano tutto. Se puoi alleggerire il loro carico di lavoro, fallo.

Uno di questi strumenti che puoi utilizzare è un chatbot di e-commerce. Un chatbot di e-commerce aiuta a rispondere alle domande di base dei visitatori del tuo sito, in modo che il tuo VA possa concentrarsi su altri aspetti della tua attività. Questo, a sua volta, porta a migliori risultati di business.

Scopri cosa è successo quando Suomalainen Kirjakauppa, una libreria finlandese, ha implementato un chatbot da utilizzare nel suo negozio online. L'uso di chatbot è aumentato del 26% nei primi tre mesi. Quindi, alla fine, il team umano dell'azienda è stato in grado di fornire un'assistenza clienti più efficiente.

Non preoccuparti perché non è necessario conoscere il codice per creare il tuo chatbot. Con il bot builder di giosg, ad esempio, puoi facilmente crearne e personalizzarne uno senza coinvolgere il tuo team tecnico.

Puoi persino ottimizzare i tuoi flussi di chat con i test A/B.

Ci sono altri strumenti che puoi dare al tuo nuovo VA per aiutarli a ottenere risultati migliori.

Ad esempio, puoi fornire loro le descrizioni dei prodotti o i modelli di email dell'assistenza clienti se li stanno scrivendo. In questo modo, non devono perdere tempo a pensare a come dovrebbero strutturare i loro commenti. Puoi anche dare loro accesso al software di progettazione. Questo può rendere più facile per loro produrre immagini di alta qualità per il tuo sito di e-commerce.

Punti chiave

Come proprietario di un'attività di e-commerce, il tuo tempo è prezioso. Non puoi permetterti di sprecarlo in attività che puoi facilmente esternalizzare a un assistente virtuale. Sapere come assumere un assistente virtuale è fondamentale.   

Basta elencare le attività che devi delegare, creare una descrizione del lavoro e pubblicarla online. Quindi esamina le domande e intervista coloro che inizialmente ritieni idonei per il ruolo. Crea un test per filtrare il pool di candidati e scegliere il candidato giusto. Infine, offri loro un periodo di prova e decidi in base alle prestazioni effettive.

Ricorda, trovare la persona giusta per il lavoro potrebbe richiedere del tempo. Ma con questi passaggi, puoi assumere un VA che può portare la tua attività di e-commerce al livello successivo.

Bio dell'autore

Mackenzie Lepretre è attualmente il direttore delle operazioni presso FreeUp Marketplace, un mercato di prim'ordine per le aziende per trovare e connettersi con i migliori professionisti remoti. Ha lavorato con liberi professionisti e gestito team di freelance per oltre 5 anni.