Cómo contratar un asistente virtual para su negocio de comercio electrónico

¿Se siente abrumado con todas las cosas que debe hacer para que su negocio de comercio electrónico funcione sin problemas?

Contratar a un asistente virtual puede ayudar a aliviar la carga de trabajo y darle un respiro para concentrarse en sus tareas de alto valor. Su asistente administrativo puede ayudarlo a administrar el servicio al cliente, las solicitudes de redes sociales y la entrada de datos. También pueden ayudar a generar y nutrir clientes potenciales para su sitio web de comercio electrónico, realizar un seguimiento de los gastos, preparar informes analíticos comerciales y realizar otras tareas administrativas.

¿No sabes cómo contratar un asistente virtual para tu negocio de comercio electrónico? Siga leyendo para aprender seis consejos:

1. Haz una lista de las tareas que quieres delegar

Antes de contratar a un asistente virtual, debe conocer las tareas con las que necesita ayuda. Esto puede ayudarlo a optimizar sus opciones de asistente virtual. Recuerde, diferentes asistentes virtuales tienen diferentes habilidades. Algunos pueden ser más hábiles para contestar teléfonos e ingresar datos, mientras que otros son más hábiles con las redes sociales y la preparación de informes.

Haz una lista de las tareas que normalmente realizas cuando administras tu negocio de comercio electrónico. Luego clasifícalos en cualquiera de estas categorías:

Las tareas de alto valor son las tareas que deben quedarse contigo. No debe delegarlos porque determinan qué tan rentable será su negocio. Un ejemplo de una tarea de alto valor es la innovación e ideación de productos.

Las tareas de poco valor suelen ser rutinarias y no requieren ningún tipo de colaboración. Incluyen la gestión del calendario y la actualización de listados de productos de comercio electrónico.

Las tareas serviles son tareas en las que pasas más tiempo del que deberías. Estos pueden incluir contestar llamadas telefónicas, ingresar datos y jugar con una imagen destacada en su sitio.

Una vez que tenga una lista clara de tareas, verifique sus tareas menores y de bajo valor. Estas son las tareas que puedes asignar a un asistente virtual. Un asistente virtual lo ayudará a llenar su calendario con más tareas de alto valor, que es la forma más rápida de aumentar sus ventas e ingresos.

Eso nos lleva al siguiente consejo sobre cómo contratar a un asistente virtual.

2. Elabore una descripción del trabajo

Al contratar a un asistente virtual , escribir una buena descripción del trabajo es crucial. Garantizará que solo entreviste a candidatos que cumplan con sus criterios específicos, ahorrándole mucho tiempo durante el proceso de contratación.

Aquí hay algunas cosas que debe incluir en la descripción de su trabajo:

• Las tareas específicas con las que necesita ayuda
• Las cualificaciones y el nivel de experiencia que estás buscando
• La cantidad de horas por semana que necesitarías para trabajar
• Salario. Por ejemplo, el salario medio de VA en el Reino Unido es de 15,38 £/hora.
• Requisitos de idioma
• Ubicación (en caso de que desee que su personal virtual esté ubicado en un país específico)  

Cuanto más detallada sea la descripción de su trabajo, mejor. Observe en el siguiente ejemplo que hay un desglose de las tareas que se espera que realice el nuevo empleado:

Independientemente de sus criterios, cuando desarrolle la descripción de su trabajo, escriba en un lenguaje sencillo para que los candidatos puedan entender fácilmente lo que está buscando. Recuerde, desea que la descripción de su puesto de VA atraiga a los candidatos adecuados. Además, si es una marca bastante conocida, siempre incluya el diseño de su logotipo en sus publicaciones de trabajo para atraer la mayor atención.   

3. Publique su oferta de trabajo en línea

Con la descripción de su trabajo lista, es hora de buscar a los candidatos adecuados en línea. Puede publicar la descripción de su trabajo en las redes sociales, pero si decide seguir este camino, asegúrese de no elegir la plataforma que le venga a la mente. Considere las plataformas en las que es más probable que estén los asistentes virtuales. En LinkedIn, por ejemplo, si busca "asistentes virtuales", obtiene esta cantidad de resultados:

Eso significa que es una excelente plataforma para publicar su anuncio de trabajo. Pero las redes sociales no son la única plataforma que puede aprovechar. Aunque las redes sociales tienen un gran alcance, no hay garantía de que las personas que responderán a su publicación de trabajo tengan las calificaciones adecuadas.

Entonces, para aprovechar al máximo su tiempo, anuncie su oferta también en plataformas específicas para VA. Estas plataformas suelen examinar previamente a los solicitantes de empleo. Eso significa que primero entrevistan a los solicitantes y luego permiten solo a los más calificados según sus habilidades y actitudes en esas plataformas.

En otras palabras, si anuncias tu vacante aquí, obtienes acceso a las mejores personas desde el principio. Solo para darte una idea de cuánto filtrado de candidatos se hace, algunas plataformas solo permiten que el 1% de las personas que abren una cuenta permanezcan en ellas.

Estas plataformas especializadas también pueden hacer coincidir candidatos previamente examinados con la copia en la descripción de su trabajo y el nivel de experiencia que prefiere. A continuación, puede recibir ofertas tan pronto como 24 horas.

4. Revisar solicitudes y programar entrevistas

Al revisar las solicitudes, tenga en cuenta la experiencia, las calificaciones, las tarifas y los testimonios de clientes anteriores del candidato. En algunos casos, una búsqueda rápida del nombre del solicitante puede arrojar mucha información.

Pero si no puede encontrar nada, puede consultar las cuentas de redes sociales o el sitio web del solicitante. También puede ver su perfil en la plataforma donde publicó su anuncio de vacante.

Por supuesto, no debe confiar solo en lo que escribieron sus candidatos en sus perfiles. Una vez que haya elegido a los solicitantes para seguir adelante, aún debe programar una entrevista. Una videollamada en vivo uno a uno lo ayudará a ver las señales verbales del solicitante.

Durante el proceso de selección, pregunte sobre lo siguiente:

• Calificaciones : sus preguntas deben depender de los tipos de tareas que desea que realice el asistente virtual. Por lo tanto, si desea que respondan las consultas de los clientes, es posible que desee preguntarles si saben cómo operar el software de chat en vivo, por nombrar algunos.
• Disponibilidad : pregúnteles cuándo pueden comenzar a trabajar si pasan el proceso de selección.
• Referencias : Pregunte los nombres de las personas que pueden dar fe de su trabajo.

Desde el proceso de la entrevista, debería poder evaluar si un solicitante puede pasar a la siguiente fase. Compruebe también sus habilidades de comprensión y comunicación oral. Recuerde, su VA tendrá que entender sus instrucciones para que funcionen como se espera. También tendrían que informarle a usted, y no pueden hacerlo si no pueden comunicarse bien.

5. Crea una prueba

Deberá volver a la lista de tareas que planea asignar a su asistente virtual para crear la prueba perfecta para posibles contrataciones. Después de todo, desea evaluar si un individuo puede o no realizar estas tareas en primer lugar. No tiene sentido probar las habilidades de marketing en redes sociales de alguien si su plan es hacer que escriban correos electrónicos si son contratados.

La mejor manera de evaluar la idoneidad de un empleado potencial para un puesto de asistente virtual es hacerle una prueba de habilidades. Por lo tanto, si planea contratar a un VA para las tareas de escritura de la descripción de su producto, por ejemplo, puede pedirles que escriban las descripciones de los productos.

Dé a los candidatos tiempo suficiente para completar la tarea. Es mejor si el tiempo que les da es el mismo tiempo que tendrían para completar la misma tarea si fueran contratados. Esto puede darle una imagen precisa de cuánto tiempo trabajarían en la tarea si decide emplearlos.

También puede hacerles preguntas situacionales para que pueda echar un vistazo a sus habilidades para tomar decisiones.

Una vez que sus solicitantes hayan completado sus pruebas, evalúe sus respuestas según sus criterios. Asegúrese de descartar a los candidatos que no envíen sus exámenes respondidos a tiempo. No querrás contratar a nadie que no cumpla con los plazos.

6. Dar un período de prueba

Una vez que haya encontrado al candidato adecuado, aún debe darle un período de prueba. Quieres ver cómo se desempeñarían en la vida real. Un período de prueba puede durar de dos semanas a un mes.

Sin embargo, antes de que comience el período de prueba, oriente a su nuevo empleado sobre los valores y objetivos de la organización.

Además, envíeles una copia de sus responsabilidades y los resultados específicos que espera ver. Si están a cargo del servicio de atención al cliente, estos deben incluir puntos de contacto con el cliente . Si están escribiendo publicaciones en las redes sociales, incluido el tono de lenguaje que esperas.

Es mejor tenerlos en papel para que ambos hayan establecido criterios de lo que constituye un buen trabajo. Por lo tanto, si decide no trabajar a largo plazo, puede establecer las expectativas que no pudieron cumplir.

Si su candidato pasa sus requisitos, siga adelante con un empleo a largo plazo. Si decide separarse, continúe con la búsqueda del candidato adecuado.

BONIFICACIÓN: Proporcione las herramientas necesarias para nuevos empleados

Entonces, ha contratado a un asistente virtual a tiempo completo. ¡Felicidades! Pero su trabajo no termina ahí. Si desea que su nuevo empleado tenga éxito en su función, debe proporcionarle las herramientas que necesita para hacer precisamente eso. No esperes que lo hagan todo. Si puede aliviar su carga de trabajo, hágalo.

Una de esas herramientas que puede usar es un chatbot de comercio electrónico. Un chatbot de comercio electrónico ayuda a abordar las consultas básicas de los visitantes de su sitio, para que su VA pueda concentrarse en otros aspectos de su negocio. Esto, a su vez, conduce a mejores resultados comerciales.

Vea lo que sucedió cuando Suomalainen Kirjakauppa, una librería finlandesa, implementó un chatbot para usar en su tienda en línea. El uso de chatbots aumentó un 26% en los primeros tres meses. Así, al final, el equipo humano de la empresa pudo dar una atención al cliente más eficiente.

No te preocupes porque no necesitas saber el código para crear tu chatbot. Con el generador de bots de giosg, por ejemplo, puede crear y personalizar fácilmente uno sin involucrar a su equipo técnico.

Incluso puedes optimizar tus flujos de chat con pruebas A/B.

Hay otras herramientas que puede darle a su nuevo asistente virtual para ayudarlo a desempeñarse mejor.

Por ejemplo, puede darles descripciones de productos o plantillas de correo electrónico de atención al cliente si las están escribiendo. De esta manera, no tienen que perder el tiempo pensando en cómo deberían estructurar sus escritos. También puede darles acceso a software de diseño. Esto puede facilitarles la producción de imágenes de alta calidad para su sitio de comercio electrónico.

Conclusiones clave

Como propietario de un negocio de comercio electrónico, su tiempo es valioso. No puede darse el lujo de desperdiciarlo en tareas que puede subcontratar fácilmente a un asistente virtual. Saber contratar un asistente virtual es clave.   

Simplemente enumere las tareas que necesita delegar, elabore una descripción del trabajo y publíquela en línea. Luego revise las solicitudes y entreviste a aquellos que inicialmente considere aptos para el puesto. Cree una prueba para filtrar su grupo de candidatos y elija al candidato adecuado. Finalmente, ofrézcales un período de prueba y decida en función del rendimiento real.

Recuerde, encontrar a la persona adecuada para el trabajo puede llevar algún tiempo. Pero con estos pasos, puede contratar un VA que puede llevar su negocio de comercio electrónico al siguiente nivel.

Biografía del autor

Mackenzie Lepretre es actualmente directora de operaciones en FreeUp Marketplace, un mercado de primera categoría para que las empresas encuentren y se conecten con los mejores profesionales remotos. Ha trabajado con autónomos y dirigido equipos autónomos durante más de 5 años.