E-Ticaret işiniz için bir sanal asistan nasıl işe alınır?

E-Ticaret işinizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için yapmanız gereken her şeyden bunalmış hissediyor musunuz?

Bir sanal asistanla çalışmak, iş yükünü hafifletmeye yardımcı olabilir ve yüksek değerli görevlerinize odaklanmanız için size nefes alanı sağlar. Yönetici asistanınız, müşteri hizmetlerini, sosyal medya isteklerini ve veri girişini yönetmenize yardımcı olabilir. Ayrıca, e-Ticaret web siteniz için müşteri adayları oluşturmaya ve beslemeye, harcamaları takip etmeye, iş analitiği raporları hazırlamaya ve diğer idari görevleri gerçekleştirmeye yardımcı olabilirler.

E-Ticaret işiniz için nasıl bir sanal asistan kiralayacağınızı bilmiyor musunuz? Altı ipucu öğrenmek için okumaya devam edin:

1. Devretmek istediğiniz görevleri listeleyin

Bir sanal asistan tutmadan önce, yardıma ihtiyaç duyduğunuz görevleri bilmeniz gerekir. Bu, sanal asistan seçeneklerinizi düzene koymanıza yardımcı olabilir. Unutmayın, farklı sanal asistanların farklı becerileri vardır. Bazıları telefonlara cevap verme ve veri girişi konusunda daha yetenekli olabilirken, diğerleri sosyal medya ve rapor hazırlama konusunda daha becerikli olabilir.

E-Ticaret işinizi yürütürken genellikle gerçekleştirdiğiniz görevlerin bir listesini yapın. Ardından bunları şu kategorilerden herhangi birine göre sınıflandırın:

Yüksek değerli görevler, sizinle kalması gereken görevlerdir. İşinizin ne kadar karlı olacağını belirledikleri için onlara yetki vermemelisiniz. Yüksek değerli görevlere bir örnek, ürün inovasyonu ve fikir oluşturmadır.

Düşük değerli görevler genellikle rutindir ve herhangi bir şekilde işbirliği gerektirmez. Takvim yönetimini ve e-Ticaret ürün listelerini güncellemeyi içerir.

Önemsiz görevler , gereğinden fazla zaman harcadığınız görevlerdir. Bunlar, telefon aramalarını yanıtlamayı, veri girişini ve sitenizde öne çıkan bir görselle oynamayı içerebilir.

Net bir görev listeniz olduğunda, düşük değerli ve önemsiz görevlerinizi kontrol edin. Bunlar sanal asistana atayabileceğiniz görevlerdir. Sanal asistan, takviminizi daha yüksek değerli görevlerle doldurmanıza yardımcı olur; satışlarınızı ve gelirinizi artırın .

Bu da bizi bir sanal asistanın nasıl işe alınacağına dair bir sonraki ipucuna götürüyor.

2. Bir iş tanımı oluşturun

Bir sanal asistan işe alırken iyi bir iş tanımı yazmak çok önemlidir. Yalnızca belirli kriterlerinize uyan adaylarla görüşmenizi sağlayarak, işe alma sürecinde size bolca zaman kazandırır.

İşte iş tanımınıza eklemeniz gereken bazı şeyler:

• Yardıma ihtiyaç duyduğunuz belirli görevler
• Aradığınız nitelikler ve deneyim düzeyi
• Çalışmaları için ihtiyaç duyacağınız haftalık saat sayısı
• Maaş. Örneğin, İngiltere'deki ortalama VA maaşı saatte 15,38 £'dur.
• dil gereksinimleri
• Konum (sanal personelinizin belirli bir ülkede bulunmasını istemeniz durumunda)  

İş tanımınız ne kadar ayrıntılı olursa o kadar iyidir. Aşağıdaki örnekte, yeni işe alınan kişinin gerçekleştirmesi beklenen görevlerin bir dökümü olduğuna dikkat edin:

Kriterleriniz ne olursa olsun, iş tanımınızı geliştirirken sade bir dille yazın ki adaylar ne aradığınızı kolayca anlasın. Unutmayın, VA iş tanımınızın doğru başvuru sahiplerini çekmesini istiyorsunuz. Ayrıca, oldukça iyi bilinen bir markaysanız, en fazla dikkati çekmek için her zaman logo tasarımınıza iş ilanlarınızda yer verin.   

3. İş ilanınızı çevrimiçi olarak yayınlayın

İş tanımınız hazır olduğuna göre, çevrimiçi olarak doğru adayları aramanın zamanı geldi. İş tanımınızı sosyal medyada yayınlayabilirsiniz, ancak bu rotayı izlemeye karar verirseniz, aklınıza gelen platformu seçmediğinizden emin olun. Sanal asistanların bulunma olasılığının daha yüksek olduğu platformları düşünün. Örneğin, LinkedIn'de "sanal asistanlar" için arama yaparsanız şu kadar çok sonuç alırsınız:

Bu, iş ilanınızı yayınlamak için mükemmel bir platform olduğu anlamına gelir. Ancak yararlanabileceğiniz tek platform sosyal medya değildir. Sosyal medya geniş bir erişim alanına sahip olsa da, iş ilanınıza yanıt verecek kişilerin doğru niteliklere sahip olduğunun garantisi yoktur.

Zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmek için, teklifinizi VA'lar için belirli platformlarda da duyurun. Bu platformlar tipik olarak ön veteriner iş başvurusunda bulunanlardır. Bu, önce başvuru sahipleriyle görüştükleri, ardından bu platformlardaki becerilere ve tutuma dayalı olarak yalnızca en kalifiye olanlara izin verdikleri anlamına gelir.

Diğer bir deyişle, iş ilanınızı burada duyurursanız, en baştan en iyi insanlara erişim kazanırsınız. Adayların ne kadar filtrelendiği konusunda bir fikir vermesi açısından bazı platformlarda hesap açanların sadece %1'inin kalmasına izin veriliyor.

Bu özel platformlar ayrıca önceden incelenmiş adayları iş tanımınızdaki kopya ve tercih ettiğiniz uzmanlık düzeyiyle eşleştirebilir. Daha sonra 24 saat gibi erken bir tarihte teklif alabilirsiniz.

4. Başvuruları inceleyin ve görüşmeleri planlayın

Başvuruları incelerken, adayın deneyimini, niteliklerini, oranlarını ve önceki müşterilerin referanslarını göz önünde bulundurun. Bazı durumlarda, başvuranın adının hızlı bir şekilde aranması birçok bilgi sağlayabilir.

Ancak bir şey bulamazsanız, başvuranın sosyal medya hesaplarına veya web sitesine bakabilirsiniz. Açık iş ilanınızı yayınladığınız platformdaki profillerine de bakabilirsiniz.

Tabii ki, sadece başvuranların profillerinde yazdıklarına güvenmemelisiniz. İlerlemek için başvuru sahiplerini seçtikten sonra, yine de bir görüşme planlamanız gerekir. Bire bir canlı video görüşmesi, başvuranın sözlü ipuçlarını görmenize yardımcı olacaktır.

Tarama sürecinde aşağıdakileri sorun:

• Nitelikler : Sorularınız, sanal asistanın gerçekleştirmesini istediğiniz görev türlerine bağlı olmalıdır. Bu nedenle, müşteri sorgularını yanıtlamalarını istiyorsanız, birkaç isim vermek gerekirse, onlara canlı sohbet yazılımını nasıl kullanacaklarını bilip bilmediklerini sormak isteyebilirsiniz.
• Uygunluk : Tarama sürecini geçerlerse ne zaman işe başlayabileceklerini sorun.
• Referanslar : Yaptıkları işe kefil olabilecek kişilerin isimlerini sorun.

Mülakat sürecinden, başvuranın bir sonraki aşamaya geçip geçemeyeceğini değerlendirebilmelisiniz. Sözlü iletişim ve anlama becerilerini de kontrol edin. Unutmayın, VA'nızın beklendiği gibi çalışması için talimatlarınızı anlaması gerekecektir. Onlar da size rapor vermek zorunda kalacaklar ve iyi iletişim kuramazlarsa bunu da yapamazlar.

5. Bir test oluşturun

Potansiyel işe alımlar için mükemmel testi oluşturmak üzere sanal asistanınıza atamayı planladığınız görevler listesine geri dönmeniz gerekir. Sonuçta, bir kişinin bu görevleri yerine getirip getiremeyeceğini en başta değerlendirmek istiyorsunuz. Planınız, işe alındıklarında e-posta yazmalarını sağlamaksa, birinin sosyal medya pazarlama becerilerini test etmenin bir anlamı yoktur.

Potansiyel bir işe alımın sanal asistan pozisyonuna uygunluğunu değerlendirmenin en iyi yolu, onlara bir beceri testi yapmaktır. Örneğin, ürün açıklaması yazma görevleriniz için bir VA tutmayı planlıyorsanız, onlardan ürün açıklamaları yazmasını isteyebilirsiniz.

Adaylara görevi tamamlamaları için bolca zaman verin. Onlara verdiğiniz zamanın, işe alınırlarsa aynı görevi tamamlamak zorunda kalacakları zamanla aynı olması en iyisidir. Bu, onları işe almaya karar verirseniz görev üzerinde ne kadar çalışacaklarına dair size doğru bir resim verebilir.

Karar verme becerilerine bir göz atmak için onlara durumsal sorular da sorabilirsiniz.

Adaylarınız testlerinizi tamamladıktan sonra, yanıtlarını kriterlerinize göre değerlendirin. Cevaplanan testleri zamanında teslim etmeyen adayları ayıkladığınızdan emin olun. Son teslim tarihlerine uymayan birini işe almak istemezsiniz.

6. Bir deneme süresi verin

Doğru adayı bulduğunuzda, onlara yine de bir deneme süresi vermeniz gerekir. Gerçek hayatta nasıl performans göstereceklerini görmek istersiniz. Deneme süresi iki haftadan bir aya kadar sürebilir.

Ancak, deneme süresi başlamadan önce, yeni işe aldığınız kişiyi kurumsal değerlere ve hedeflere yönlendirin.

Ayrıca onlara sorumluluklarının ve görmeyi beklediğiniz belirli sonuçların bir kopyasını gönderin. Müşteri hizmetleriyle ilgileniyorlarsa, bunlar müşteri temas noktalarını içermelidir . Beklediğiniz dil tonu dahil olmak üzere sosyal medya gönderileri yazıyorlarsa.

Bunların kağıt üzerinde olması en iyisidir, böylece ikiniz de neyin iyi iş oluşturduğuna dair kriterler belirlemiş olursunuz. Dolayısıyla, uzun süreli istihdama karşı karar verirseniz, onların karşılayamayacakları beklentileri bir kenara bırakabilirsiniz.

Adayınız gereksinimlerinizi karşılıyorsa, uzun süreli istihdam ile ilerleyin. Yollarınızı ayırmaya karar verirseniz, doğru adayı aramaya devam edin.

BONUS: Yeni kiralama için gerekli araçları sağlayın

Yani, tam zamanlı bir sanal asistan tuttunuz. Tebrikler! Ancak işiniz burada bitmiyor. Yeni çalışanınızın rolünde başarılı olmasını istiyorsanız, onlara tam da bunu yapmaları için ihtiyaç duydukları araçları sağlamanız gerekir. Her şeyi yapmalarını beklemeyin. İş yüklerini hafifletebiliyorsanız, bunu yapın.

Kullanabileceğiniz böyle bir araç, bir e-ticaret sohbet robotudur. Bir e-ticaret sohbet robotu, site ziyaretçilerinizin temel sorgularını yanıtlamaya yardımcı olur, böylece VA'nız işletmenizin diğer yönlerine konsantre olabilir. Bu da daha iyi iş sonuçlarına yol açar.

Finlandiyalı bir kitapçı olan Suomalainen Kirjakauppa, çevrimiçi mağazasında kullanmak üzere bir sohbet robotu devreye aldığında neler olduğuna bakın. Chatbot kullanımı ilk üç ayda %26 arttı . Böylece, sonunda, şirketin insan ekibi daha verimli müşteri desteği sağlayabildi.

Endişelenmeyin çünkü chatbot'unuzu oluşturmak için kodu bilmenize gerek yok. Örneğin, giosg'un bot oluşturucusuyla, teknik ekibinizi dahil etmeden kolayca bir tane oluşturabilir ve özelleştirebilirsiniz.

A/B testi ile sohbet akışlarınızı bile optimize edebilirsiniz.

Daha iyi performans göstermelerine yardımcı olmak için yeni VA'nıza verebileceğiniz başka araçlar da vardır.

Örneğin, bunları yazıyorlarsa, onlara ürün açıklamaları veya müşteri desteği e-posta şablonları verebilirsiniz. Bu şekilde, yazılarını nasıl yapılandırmaları gerektiğini düşünerek zaman kaybetmek zorunda kalmıyorlar. Ayrıca onlara tasarım yazılımına erişim izni verebilirsiniz. Bu, e-ticaret siteniz için yüksek kaliteli görseller üretmelerini kolaylaştırabilir.

Anahtar çıkarımlar

Bir e-ticaret işletme sahibi olarak zamanınız değerlidir. Kolayca bir sanal asistana yaptırabileceğiniz görevler için boşa harcamayı göze alamazsınız. Bir sanal asistanı nasıl işe alacağınızı bilmek çok önemlidir.   

Yetki vermeniz gereken görevleri listeleyin, bir iş tanımı oluşturun ve çevrimiçi olarak yayınlayın. Ardından başvuruları gözden geçirin ve başlangıçta uygun gördüğünüz kişilerle görüşün. Aday havuzunuzu filtrelemek ve doğru adayı seçmek için bir test oluşturun. Son olarak, onlara bir deneme süresi sunun ve gerçek performansa göre karar verin.

Unutmayın, iş için doğru kişiyi bulmak biraz zaman alabilir. Ancak bu adımlarla e-Ticaret işinizi bir sonraki seviyeye taşıyabilecek bir VA kiralayabilirsiniz.

Yazar biyografisi

Mackenzie Lepretre, şu anda işletmelerin en iyi uzak profesyonelleri bulup bağlantı kurması için en yüksek puan alan pazar yeri olan FreeUp Marketplace'te Operasyon Direktörüdür. 5 yılı aşkın süredir serbest çalışanlarla çalıştı ve serbest ekipler yönetti.