Cum să angajezi un asistent virtual pentru afacerea ta de comerț electronic

Te simți copleșit de toate lucrurile pe care trebuie să le faci pentru ca afacerea ta de comerț electronic să funcționeze fără probleme?

Angajarea unui asistent virtual poate ajuta la ușurarea volumului de muncă și vă poate oferi spațiu pentru a vă concentra asupra sarcinilor dvs. de mare valoare. Asistentul dvs. administrativ vă poate ajuta să gestionați serviciul pentru clienți, solicitările din rețelele sociale și introducerea datelor. De asemenea, pot ajuta la generarea și creșterea clienților potențiali pentru site-ul dvs. de comerț electronic, urmărirea cheltuielilor, pregătirea rapoartelor de analiză de afaceri și efectuarea altor sarcini administrative.

Nu știi cum să angajezi un asistent virtual pentru afacerea ta de comerț electronic? Citiți mai departe pentru a afla șase sfaturi:

1. Enumerați sarcinile pe care doriți să le delegeți

Înainte de a angaja un asistent virtual, trebuie să cunoașteți sarcinile pentru care aveți nevoie de ajutor. Acest lucru vă poate ajuta să vă simplificați opțiunile pentru asistentul virtual. Amintiți-vă, diferiți asistenți virtuali au abilități diferite. Unii pot fi mai pricepuți în a răspunde la telefoane și a introduce date, în timp ce alții sunt mai pricepuți în rețelele sociale și în pregătirea rapoartelor.

Faceți o listă cu sarcinile pe care le efectuați de obicei atunci când vă derulați afacerea de comerț electronic. Apoi, clasifică-le în oricare dintre aceste categorii:

Sarcinile de mare valoare sunt sarcinile care ar trebui să rămână cu tine. Nu ar trebui să le delegați pentru că ele determină cât de profitabilă va fi afacerea dvs. Un exemplu de sarcină de mare valoare este inovarea și ideea de produs.

Sarcinile cu valoare redusă sunt de obicei de rutină și nu necesită nicio formă de colaborare. Acestea includ gestionarea calendarului și actualizarea listelor de produse de comerț electronic.

Sarcinile ușoare sunt sarcini pe care le petreci mai mult timp decât ar trebui. Acestea pot include răspunsul la apeluri telefonice, introducerea datelor și jocul cu o imagine prezentată pe site-ul dvs.

Odată ce aveți o listă clară de sarcini, verificați sarcinile de valoare redusă și ușoare. Acestea sunt sarcinile pe care le puteți atribui unui asistent virtual. Un asistent virtual vă va ajuta să vă completați calendarul cu mai multe sarcini de mare valoare, care este cea mai rapidă modalitate de a face acest lucru crește vânzările și veniturile.

Asta ne conduce la următorul sfat despre cum să angajăm un asistent virtual.

2. Creați o fișă a postului

Când angajați un asistent virtual , este esențial să scrieți o fișă bună a postului. Vă va asigura că intervievați doar candidații care îndeplinesc criteriile dvs. specifice, economisindu-vă mult timp în timpul procesului de angajare.

Iată câteva lucruri de inclus în descrierea postului dvs.:

• Sarcinile specifice pentru care aveți nevoie de ajutor
• Calificările și nivelul de experiență pe care îl căutați
• Numărul de ore pe săptămână de care ai avea nevoie de ei pentru a lucra
• Salariu. De exemplu, salariul mediu VA în Marea Britanie este de 15,38 GBP/oră
• Cerințe lingvistice
• Locație (în cazul în care doriți ca personalul dvs. virtual să fie localizat într-o anumită țară)  

Cu cât descrierea postului este mai detaliată, cu atât mai bine. Observați în exemplul de mai jos că există o defalcare a sarcinilor pe care noul angajat trebuie să le îndeplinească:

Indiferent de criteriile dvs., atunci când vă dezvoltați fișa postului, scrieți într-un limbaj simplu, astfel încât candidații să poată înțelege cu ușurință ceea ce căutați. Amintiți-vă, doriți ca descrierea postului dvs. VA să atragă candidații potriviți. De asemenea, dacă sunteți un brand destul de cunoscut, includeți întotdeauna designul logo-ului în postările dvs. de muncă pentru a atrage cea mai mare atenție.   

3. Publicați online postul dvs. de muncă vacant

Cu fișa postului pregătită, este timpul să cauți online candidații potriviți. Ați putea posta fișa postului pe rețelele sociale, dar dacă vă decideți să mergeți pe această cale, asigurați-vă că nu alegeți doar platforma care vă vine în minte. Luați în considerare platformele pe care asistenții virtuali sunt mai probabil să fie. Pe LinkedIn, de exemplu, dacă căutați „asistenți virtuali”, obțineți atât de multe rezultate:

Asta înseamnă că este o platformă excelentă pentru a-ți posta anunțul de angajare. Dar rețelele sociale nu sunt singura platformă pe care o poți folosi. Deși rețelele de socializare au o acoperire mare, nu există nicio garanție că persoanele care vor răspunde la postul tău de muncă au calificările potrivite.

Pentru a profita la maximum de timp, anunță-ți oferta și pe anumite platforme pentru VA. Aceste platforme, de obicei, pre-vetează solicitanții de locuri de muncă. Asta înseamnă că ei intervievează mai întâi solicitanții, apoi îi permit pe acele platforme doar pe cei mai calificați, pe baza abilităților și atitudinii.

Cu alte cuvinte, dacă îți anunți aici postul vacant, ai acces de la început la cei mai buni oameni. Doar pentru a vă face o idee despre cât de mult se filtrează candidații, unele platforme permit doar 1% dintre persoanele care își deschid un cont cu aceștia să rămână.

Aceste platforme specializate pot, de asemenea, potrivi candidații verificați în prealabil cu copia din fișa postului și nivelul de expertiză pe care îl preferați. Apoi puteți primi oferte în 24 de ore.

4. Examinați aplicațiile și programați interviuri

Când examinați cererile, luați în considerare experiența candidatului, calificările, tarifele și mărturiile clienților anteriori. În unele cazuri, o căutare rapidă a numelui solicitantului poate oferi o mulțime de informații.

Dar dacă nu găsiți nimic, puteți verifica conturile de social media sau site-ul web al solicitantului. De asemenea, puteți să vă uitați la profilul lor pe platforma pe care v-ați postat anunțul de locuri de muncă vacante.

Desigur, nu ar trebui să te bazezi doar pe ceea ce au scris solicitanții tăi în profilurile lor. Odată ce ați ales candidații cu care să mergeți mai departe, mai trebuie să programați un interviu. Un apel video live unu-la-unu vă va ajuta să vedeți indiciile verbale ale solicitantului.

În timpul procesului de screening, întrebați despre următoarele:

• Calificări : întrebările dvs. ar trebui să depindă de tipurile de sarcini pe care doriți să le îndeplinească asistentul virtual. Așadar, dacă doriți ca aceștia să răspundă la întrebările clienților, poate doriți să-i întrebați dacă știu să opereze software-ul de chat live, pentru a numi câteva.
• Disponibilitate : Întrebați-i când pot începe lucrul dacă trec procesul de screening.
• Referințe : Întrebați numele persoanelor care pot garanta pentru munca lor.

Din procesul de interviu, ar trebui să puteți evalua dacă un solicitant poate trece la următoarea fază. Verificați-le și abilitățile de comunicare orală și de înțelegere. Amintiți-vă, VA va trebui să vă înțeleagă instrucțiunile pentru ca acestea să funcționeze conform așteptărilor. Ar trebui să-ți raporteze și ție și nu pot face asta dacă nu pot comunica bine.

5. Creați un test

Ar trebui să reveniți la lista de sarcini pe care intenționați să le atribuiți asistentului virtual pentru a crea testul perfect pentru potențialele angajări. La urma urmei, doriți să evaluați dacă o persoană poate sau nu îndeplini aceste sarcini în primul rând. Nu are sens să testezi abilitățile cuiva de marketing pe rețelele sociale dacă planul tău este să-l faci să scrie e-mailuri dacă este angajat.

Cea mai bună modalitate de a evalua potrivirea unui potențial angajat pentru un post de asistent virtual este de a le oferi un test de aptitudini. Deci, dacă intenționați să angajați un VA pentru sarcinile de scriere a descrierii produsului, de exemplu, ați putea să le cereți să scrie descrieri ale produselor.

Oferiți candidaților timp suficient pentru a finaliza sarcina. Cel mai bine este dacă timpul pe care le acordați este același timp în care ar trebui să îndeplinească aceeași sarcină dacă sunt angajați. Acest lucru vă poate oferi o imagine exactă a cât timp ar lucra la sarcină dacă decideți să-i angajați.

De asemenea, le puteți pune întrebări situaționale, astfel încât să puteți vedea abilitățile lor de luare a deciziilor.

Odată ce solicitanții dvs. v-au finalizat testele, evaluați-le răspunsurile pe baza criteriilor dvs. Asigurați-vă că eliminați candidații care nu își trimit testele la care au răspuns la timp. Nu vrei să angajezi pe nimeni care nu respectă termenele limită.

6. Oferă o perioadă de probă

Odată ce ați găsit candidatul potrivit, mai trebuie să îi acordați o perioadă de probă. Vrei să vezi cum s-ar comporta în viața reală. O perioadă de probă poate dura de la două săptămâni până la o lună.

Cu toate acestea, înainte de începerea perioadei de probă, orientați-vă noul angajat pe valorile și obiectivele organizaționale.

De asemenea, trimiteți-le o copie a responsabilităților lor și a rezultatelor specifice pe care vă așteptați să le vedeți. Dacă se ocupă de serviciul pentru clienți, acestea ar trebui să includă puncte de contact pentru clienți . Dacă scriu postări pe rețelele sociale, inclusiv tonul limbii la care te aștepți.

Cel mai bine este să le aveți pe hârtie, astfel încât amândoi să fi stabilit criterii pentru ceea ce constituie o muncă bună. Așadar, dacă decideți împotriva angajării pe termen lung, vă puteți stabili așteptările pe care nu le-au putut îndeplini.

Dacă candidatul dvs. trece cerințele dvs., mergeți mai departe cu un loc de muncă pe termen lung. Dacă decideți să vă despărțiți, continuați căutarea candidatului potrivit.

BONUS: Furnizați instrumentele necesare angajaților noi

Deci, ați angajat un asistent virtual cu normă întreagă. Felicitări! Dar munca ta nu se termină aici. Dacă vrei ca noul tău angajat să aibă succes în rolul său, trebuie să îi oferi instrumentele de care au nevoie pentru a face exact asta. Nu vă așteptați să facă totul. Dacă le puteți ușura volumul de muncă, faceți-o.

Un astfel de instrument pe care îl puteți folosi este un chatbot de comerț electronic. Un chatbot de comerț electronic ajută la adresa interogărilor de bază ale vizitatorilor site-ului dvs., astfel încât VA dvs. să se poată concentra asupra altor aspecte ale afacerii dvs. Acest lucru, la rândul său, duce la rezultate mai bune în afaceri.

Vezi ce s-a întâmplat când Suomalainen Kirjakauppa, o librărie finlandeză, a instalat un chatbot pentru a fi folosit în magazinul său online. Utilizarea chatbot-ului a crescut cu 26% în primele trei luni. Deci, în cele din urmă, echipa umană a companiei a reușit să ofere o asistență mai eficientă pentru clienți.

Nu vă faceți griji pentru că nu trebuie să cunoașteți codul pentru a vă crea chatbot. Cu generatorul de bot al lui giosg, de exemplu, puteți crea și personaliza cu ușurință unul fără a implica echipa dvs. de tehnologie.

Puteți chiar să vă optimizați fluxurile de chat cu testarea A/B.

Există și alte instrumente pe care le puteți oferi noului dvs. VA pentru a-i ajuta să performeze mai bine.

De exemplu, le puteți oferi descrieri de produse sau șabloane de e-mail de asistență pentru clienți dacă le scriu. În acest fel, nu trebuie să piardă timpul gândindu-se la modul în care ar trebui să-și structureze scrierile. De asemenea, le puteți oferi acces la software-ul de proiectare. Acest lucru le poate face mai ușor să producă imagini de înaltă calitate pentru site-ul dvs. de comerț electronic.

Recomandări cheie

În calitate de proprietar de afaceri de comerț electronic, timpul tău este valoros. Nu îți poți permite să-l irosești cu sarcini pe care le poți externaliza cu ușurință unui asistent virtual. Este esențial să știi cum să angajezi un asistent virtual.   

Doar enumerați sarcinile pe care trebuie să le delegați, creați o descriere a postului și postați-o online. Apoi examinați cererile și intervievați-i pe cei pe care inițial îi considerați potriviți pentru acest rol. Creați un test pentru a vă filtra grupul de solicitanți și alegeți candidatul potrivit. În cele din urmă, oferiți-le o perioadă de probă și decideți în funcție de performanța reală.

Rețineți că găsirea persoanei potrivite pentru job poate dura ceva timp. Dar, cu acești pași, puteți angaja un VA care vă poate duce afacerea de comerț electronic la următorul nivel.

Biografia autorului

Mackenzie Lepretre este în prezent director de operațiuni la FreeUp Marketplace, o piață de top pentru companii pentru a găsi și a intra în legătură cu cei mai buni profesioniști de la distanță. Ea a lucrat cu liber profesioniști și a condus echipe de independenți de peste 5 ani.