Comment embaucher un assistant virtuel pour votre entreprise de commerce électronique

Vous sentez-vous submergé par toutes les choses que vous devez faire pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise de commerce électronique ?

L'embauche d'un assistant virtuel peut aider à alléger la charge de travail et vous donner une marge de manœuvre pour vous concentrer sur vos tâches de grande valeur. Votre adjoint administratif peut vous aider à gérer le service à la clientèle, les demandes de médias sociaux et la saisie de données. Ils peuvent également aider à générer et à entretenir des prospects pour votre site Web de commerce électronique, à suivre les dépenses, à préparer des rapports d'analyse commerciale et à effectuer d'autres tâches administratives.

Vous ne savez pas comment embaucher un assistant virtuel pour votre entreprise de commerce électronique ? Lisez la suite pour apprendre six conseils :

1. Listez les tâches que vous souhaitez déléguer

Avant d'embaucher un assistant virtuel, vous devez connaître les tâches pour lesquelles vous avez besoin d'aide. Cela peut vous aider à rationaliser les options de votre assistant virtuel. N'oubliez pas que différents assistants virtuels ont des compétences différentes. Certains peuvent être plus habiles à répondre au téléphone et à saisir des données, tandis que d'autres sont plus avertis avec les médias sociaux et la préparation de rapports.

Faites une liste des tâches que vous effectuez habituellement lors de la gestion de votre entreprise de commerce électronique. Ensuite, classez-les dans l'une de ces catégories :

Les tâches de grande valeur sont les tâches qui doivent rester avec vous. Vous ne devriez pas les déléguer car ils déterminent la rentabilité de votre entreprise. Un exemple de tâche à haute valeur ajoutée est l'innovation et l'idéation de produits.

Les tâches de faible valeur sont généralement routinières et ne nécessitent aucune forme de collaboration. Ils incluent la gestion du calendrier et la mise à jour des listes de produits de commerce électronique.

Les tâches subalternes sont des tâches sur lesquelles vous passez plus de temps que vous ne le devriez. Il peut s'agir de répondre à des appels téléphoniques, de saisir des données et de jouer avec une image en vedette sur votre site.

Une fois que vous avez une liste claire des tâches, vérifiez vos tâches de faible valeur et subalternes. Ce sont les tâches que vous pouvez attribuer à un assistant virtuel. Un assistant virtuel vous aidera à remplir votre calendrier avec plus de tâches de grande valeur, ce qui est le moyen le plus rapide de augmenter vos ventes et vos revenus.

Cela nous amène au prochain conseil sur la façon d'embaucher un assistant virtuel.

2. Rédigez une description de poste

Lors de l'embauche d'un assistant virtuel , la rédaction d'une bonne description de poste est cruciale. Cela vous assurera de n'interviewer que des candidats qui répondent à vos critères spécifiques, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps pendant le processus d'embauche.

Voici quelques éléments à inclure dans votre description de poste :

• Les tâches spécifiques pour lesquelles vous avez besoin d'aide
• Les qualifications et le niveau d'expérience que vous recherchez
• Le nombre d'heures par semaine dont vous auriez besoin pour travailler
• Salaire. Par exemple, le salaire moyen des VA au Royaume-Uni est de 15,38 £/heure.
• Exigences linguistiques
• Emplacement (au cas où vous voudriez que votre personnel virtuel soit situé dans un pays spécifique)  

Plus votre description de poste est détaillée, mieux c'est. Notez dans l'exemple ci-dessous qu'il y a une répartition des tâches que le nouvel employé est censé effectuer :

Quels que soient vos critères, lors de l'élaboration de votre description de poste, écrivez dans un langage simple afin que les candidats puissent facilement comprendre ce que vous recherchez. N'oubliez pas que vous voulez que votre description de poste VA attire les bons candidats. De plus, si vous êtes une marque assez connue, incluez toujours la conception de votre logo dans vos offres d'emploi pour attirer le plus d'attention.   

3. Publiez votre offre d'emploi en ligne

​​​​Avec votre description de poste prête, il est temps de rechercher les bons candidats en ligne. Vous pouvez publier votre description de poste sur les réseaux sociaux, mais si vous décidez de suivre cette voie, assurez-vous de ne pas simplement choisir la plateforme qui vous vient à l'esprit. Considérez les plates-formes sur lesquelles les assistants virtuels sont plus susceptibles d'être. Sur LinkedIn, par exemple, si vous recherchez des "assistants virtuels", vous obtenez autant de résultats :

Cela signifie que c'est une excellente plateforme pour publier votre annonce d'emploi. Mais les médias sociaux ne sont pas la seule plate-forme que vous pouvez exploiter. Bien que les médias sociaux aient une grande portée, rien ne garantit que les personnes qui répondront à votre offre d'emploi possèdent les qualifications requises.

Pour tirer le meilleur parti de votre temps, annoncez également votre offre sur des plateformes spécifiques pour les VA. Ces plateformes pré-vérifient généralement les candidats à un emploi. Cela signifie qu'ils interrogent d'abord les candidats, puis n'autorisent que les plus qualifiés en fonction de leurs compétences et de leur attitude sur ces plateformes.

En d'autres termes, si vous annoncez votre offre d'emploi ici, vous accédez dès le départ aux meilleures personnes. Juste pour vous donner une idée du degré de filtrage des candidats, certaines plateformes n'autorisent que 1% des personnes qui ouvrent un compte chez elles à rester.

Ces plateformes spécialisées peuvent également faire correspondre les candidats présélectionnés avec la copie de votre description de poste et le niveau d'expertise que vous préférez. Vous pouvez alors recevoir des offres dès 24 heures.

4. Examiner les candidatures et programmer des entretiens

Lors de l'examen des candidatures, tenez compte de l'expérience, des qualifications, des tarifs et des témoignages des clients précédents du candidat. Dans certains cas, une recherche rapide du nom du demandeur peut fournir beaucoup d'informations.

Mais si vous ne trouvez rien, vous pouvez consulter les comptes de médias sociaux ou le site Web du candidat. Vous pouvez également consulter leur profil sur la plateforme où vous avez posté votre offre d'emploi.

Bien sûr, vous ne devez pas vous fier uniquement à ce que vos candidats ont écrit dans leur profil. Une fois que vous avez choisi les candidats avec qui aller de l'avant, vous devez encore planifier une entrevue. Un appel vidéo en direct vous aidera à voir les signaux verbaux du candidat.

Au cours du processus de sélection, posez des questions sur les éléments suivants :

• Qualifications : Vos questions doivent dépendre des types de tâches que vous souhaitez que l'assistant virtuel exécute. Donc, si vous voulez qu'ils répondent aux questions des clients, vous voudrez peut-être leur demander s'ils savent comment utiliser un logiciel de chat en direct, pour n'en nommer que quelques-uns.
• Disponibilité : Demandez-leur quand ils peuvent commencer à travailler s'ils réussissent le processus de sélection.
• Références : Demandez les noms des personnes qui peuvent se porter garantes de leur travail.

À partir du processus d'entretien, vous devriez être en mesure d'évaluer si un candidat peut passer à la phase suivante. Vérifiez également leurs compétences en communication orale et en compréhension. N'oubliez pas que votre VA devra comprendre vos instructions pour qu'il fonctionne comme prévu. Ils devraient également vous rendre compte, et ils ne peuvent pas le faire s'ils ne peuvent pas bien communiquer.

5. Créer un test

Vous devrez revenir à la liste des tâches que vous prévoyez d'attribuer à votre assistant virtuel pour créer le test parfait pour les embauches potentielles. Après tout, vous voulez évaluer si un individu peut ou non effectuer ces tâches en premier lieu. Cela n'a aucun sens de tester les compétences en marketing des médias sociaux de quelqu'un si votre plan est de lui faire écrire des e-mails s'il est embauché.

La meilleure façon d'évaluer l'aptitude d'une recrue potentielle à un poste d'assistant virtuel est de lui faire passer un test de compétences. Ainsi, si vous envisagez d'embaucher un VA pour vos tâches de rédaction de descriptions de produits, par exemple, vous pouvez leur demander de rédiger des descriptions de produits.

Donnez aux candidats suffisamment de temps pour accomplir la tâche. Il est préférable que le temps que vous leur accordez soit le même temps qu'ils auraient pour accomplir la même tâche s'ils étaient embauchés. Cela peut vous donner une idée précise de la durée pendant laquelle ils travailleraient sur la tâche si vous décidiez de les employer.

Vous pouvez également leur poser des questions situationnelles afin d'avoir un aperçu de leurs compétences en matière de prise de décision.

Une fois que vos candidats ont terminé vos tests, évaluez leurs réponses en fonction de vos critères. Assurez-vous d'éliminer les candidats qui ne soumettent pas leurs tests répondus à temps. Vous ne voulez pas embaucher quelqu'un qui ne respecte pas les délais.

6. Donnez une période d'essai

Une fois que vous avez trouvé le bon candidat, vous devez encore lui accorder une période d'essai. Vous voulez voir comment ils se comporteraient dans la vraie vie. Une période d'essai peut durer de deux semaines à un mois.

Cependant, avant le début de la période d'essai, orientez votre nouvelle recrue sur les valeurs et les objectifs de l'organisation.

Envoyez-leur également une copie de leurs responsabilités et des résultats spécifiques que vous attendez. S'ils s'occupent du service client, ceux-ci doivent inclure des points de contact client . S'ils écrivent des messages sur les réseaux sociaux, y compris le ton de langue que vous attendez.

Il est préférable de les avoir sur papier afin que vous ayez tous les deux défini des critères pour ce qui constitue un bon travail. Ainsi, si vous décidez de ne pas travailler à long terme, vous pouvez définir les attentes auxquelles ils n'ont pas pu répondre.

Si votre candidat satisfait à vos exigences, poursuivez avec un emploi à long terme. Si vous décidez de vous séparer, continuez votre recherche du bon candidat.

BONUS : Fournissez aux nouveaux employés les outils nécessaires

Donc, vous avez embauché un assistant virtuel à plein temps. Toutes nos félicitations! Mais votre travail ne s'arrête pas là. Si vous voulez que votre nouvel employé réussisse dans son rôle, vous devez lui fournir les outils dont il a besoin pour y parvenir. Ne vous attendez pas à ce qu'ils fassent tout. Si vous pouvez alléger leur charge de travail, faites-le.

Un de ces outils que vous pouvez utiliser est un chatbot de commerce électronique. Un chatbot de commerce électronique aide à répondre aux requêtes de base des visiteurs de votre site, afin que votre VA puisse se concentrer sur d'autres aspects de votre entreprise. Ceci, à son tour, conduit à de meilleurs résultats commerciaux.

Découvrez ce qui s'est passé lorsque Suomalainen Kirjakauppa, une librairie finlandaise, a déployé un chatbot à utiliser sur sa boutique en ligne. L'utilisation du chatbot a augmenté de 26 % au cours des trois premiers mois. Ainsi, au final, l'équipe humaine de l'entreprise a pu fournir un support client plus efficace.

Ne vous inquiétez pas car vous n'avez pas besoin de connaître le code pour créer votre chatbot. Avec le constructeur de bot de giosg, par exemple, vous pouvez facilement en créer et en personnaliser un sans impliquer votre équipe technique.

Vous pouvez même optimiser vos flux de chat avec les tests A/B.

Il existe d'autres outils que vous pouvez donner à votre nouveau VA pour les aider à mieux performer.

Par exemple, vous pouvez leur donner des descriptions de produits ou des modèles d'e-mails de support client s'ils les rédigent. De cette façon, ils n'ont pas à perdre de temps à réfléchir à la façon dont ils doivent structurer leurs rédactions. Vous pouvez également leur donner accès à des logiciels de conception. Cela peut leur permettre de produire plus facilement des images de haute qualité pour votre site de commerce électronique.

Points clés à retenir

En tant que propriétaire d'une entreprise de commerce électronique, votre temps est précieux. Vous ne pouvez pas vous permettre de le gaspiller sur des tâches que vous pouvez facilement sous-traiter à un assistant virtuel. Savoir embaucher un assistant virtuel est essentiel.   

Énumérez simplement les tâches que vous devez déléguer, rédigez une description de poste et publiez-la en ligne. Ensuite, examinez les candidatures et interrogez ceux que vous jugez initialement aptes au poste. Créez un test pour filtrer votre vivier de candidats et choisir le bon candidat. Enfin, offrez-leur une période d'essai et décidez en fonction des performances réelles.

N'oubliez pas que trouver la bonne personne pour le poste peut prendre un certain temps. Mais avec ces étapes, vous pouvez embaucher un VA qui peut faire passer votre entreprise de commerce électronique au niveau supérieur.

Biographie de l'auteur

Mackenzie Lepretre est actuellement directeur des opérations chez FreeUp Marketplace, un marché de premier plan permettant aux entreprises de trouver et de se connecter avec les meilleurs professionnels à distance. Elle a travaillé avec des pigistes et dirigé des équipes de pigistes pendant plus de 5 ans.