Cara menyewa asisten virtual untuk bisnis eCommerce Anda

Apakah Anda merasa kewalahan dengan semua hal yang perlu Anda lakukan agar bisnis eCommerce Anda berjalan dengan lancar?

Mempekerjakan asisten virtual dapat membantu meringankan beban kerja dan memberi Anda ruang untuk fokus pada tugas bernilai tinggi. Asisten administrasi Anda dapat membantu Anda mengelola layanan pelanggan, permintaan media sosial, dan entri data. Mereka juga dapat membantu menghasilkan dan memelihara arahan untuk situs web eCommerce Anda, melacak pengeluaran, menyiapkan laporan analitik bisnis, dan melakukan tugas administratif lainnya.

Tidak tahu cara menyewa asisten virtual untuk bisnis eCommerce Anda? Baca terus untuk mempelajari enam tips:

1. Buat daftar tugas yang ingin Anda delegasikan

Sebelum Anda menyewa asisten virtual, Anda perlu mengetahui tugas yang membutuhkan bantuan Anda. Ini dapat membantu Anda merampingkan opsi asisten virtual Anda. Ingat, asisten virtual yang berbeda memiliki keahlian yang berbeda. Beberapa mungkin lebih ahli dalam menjawab telepon, dan entri data, sementara yang lain lebih paham dengan media sosial dan menyiapkan laporan.

Buat daftar tugas yang biasanya Anda lakukan saat menjalankan bisnis eCommerce Anda. Kemudian klasifikasikan mereka ke dalam salah satu kategori berikut:

Tugas bernilai tinggi adalah tugas yang harus Anda ingat. Anda tidak boleh mendelegasikan mereka karena mereka menentukan seberapa menguntungkan bisnis Anda nantinya. Contoh tugas bernilai tinggi adalah inovasi dan ide produk.

Tugas bernilai rendah biasanya bersifat rutin dan tidak memerlukan bentuk kolaborasi apa pun. Itu termasuk manajemen kalender dan memperbarui daftar produk eCommerce.

Tugas kasar adalah tugas yang menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang seharusnya. Ini mungkin termasuk menjawab panggilan telepon, entri data, dan mengutak-atik gambar unggulan di situs Anda.

Setelah Anda memiliki daftar tugas yang jelas, periksa tugas bernilai rendah dan kasar Anda. Ini adalah tugas yang dapat Anda tetapkan ke asisten virtual. Asisten virtual akan membantu Anda mengisi kalender dengan lebih banyak tugas bernilai tinggi, yang merupakan cara tercepat untuk melakukannya meningkatkan penjualan dan pendapatan Anda .

Itu membawa kita ke tip berikutnya tentang cara menyewa asisten virtual.

2. Buat deskripsi pekerjaan

Saat mempekerjakan asisten virtual , menulis deskripsi pekerjaan yang baik sangatlah penting. Ini akan memastikan Anda hanya mewawancarai kandidat yang memenuhi kriteria spesifik Anda, menghemat banyak waktu selama proses perekrutan.

Berikut adalah beberapa hal untuk dimasukkan dalam deskripsi pekerjaan Anda:

• Tugas spesifik yang Anda perlu bantuan
• Kualifikasi dan tingkat pengalaman yang Anda cari
• Jumlah jam per minggu yang Anda perlukan untuk bekerja
• Gaji. Misalnya, rata-rata gaji VA di Inggris adalah £15,38/jam
• Persyaratan bahasa
• Lokasi (jika Anda ingin staf virtual Anda berada di negara tertentu)  

Semakin rinci deskripsi pekerjaan Anda, semakin baik. Perhatikan dalam contoh di bawah ini bahwa ada perincian tugas yang diharapkan dilakukan oleh karyawan baru:

Terlepas dari kriteria Anda, saat mengembangkan deskripsi pekerjaan Anda, tulislah dalam bahasa yang sederhana sehingga kandidat dapat dengan mudah memahami apa yang Anda cari. Ingat, Anda ingin deskripsi pekerjaan VA Anda menarik pelamar yang tepat. Juga, jika Anda adalah merek yang cukup terkenal, selalu sertakan desain logo Anda di posting pekerjaan Anda untuk mendapatkan perhatian terbesar.   

3. Posting lowongan pekerjaan Anda secara online

​​​​Setelah deskripsi pekerjaan Anda siap, saatnya mencari kandidat yang tepat secara online. Anda dapat memposting deskripsi pekerjaan Anda di media sosial, tetapi jika Anda memutuskan untuk mengambil rute ini, pastikan Anda tidak hanya memilih platform yang muncul di benak Anda. Pertimbangkan platform asisten virtual yang lebih mungkin digunakan. Di LinkedIn, misalnya, jika Anda mencari "asisten virtual", Anda akan mendapatkan banyak hasil:

Itu artinya ini adalah platform yang sangat baik untuk memposting pengumuman pekerjaan Anda. Tetapi media sosial bukan satu-satunya platform yang dapat Anda manfaatkan. Meskipun media sosial memiliki jangkauan yang luas, tidak ada jaminan bahwa orang yang akan menanggapi postingan pekerjaan Anda memiliki kualifikasi yang tepat.

Maka, untuk memanfaatkan waktu Anda sebaik-baiknya, umumkan penawaran Anda di platform khusus untuk VA juga. Platform ini biasanya melakukan pra-dokter pelamar kerja. Itu berarti mereka mewawancarai pelamar terlebih dahulu, kemudian hanya mengizinkan yang paling memenuhi syarat berdasarkan keterampilan dan sikap di platform tersebut.

Dengan kata lain, jika Anda mengumumkan lowongan pekerjaan Anda di sini, Anda mendapatkan akses ke orang-orang terbaik sejak awal. Hanya untuk memberi Anda gambaran tentang seberapa banyak penyaringan kandidat dilakukan, beberapa platform hanya mengizinkan 1% orang yang membuka akun dengan mereka untuk tetap tinggal.

Platform khusus ini juga dapat mencocokkan kandidat yang telah diperiksa sebelumnya dengan salinan di deskripsi pekerjaan Anda dan tingkat keahlian yang Anda inginkan. Anda kemudian dapat menerima penawaran paling cepat 24 jam.

4. Tinjau lamaran & jadwalkan wawancara

Saat meninjau aplikasi, pertimbangkan pengalaman kandidat, kualifikasi, tarif, dan kesaksian klien sebelumnya. Dalam beberapa kasus, pencarian cepat nama pelamar dapat menghasilkan banyak informasi.

Tetapi jika Anda tidak dapat menemukan apa pun, Anda dapat memeriksa akun media sosial atau situs web pelamar. Anda juga dapat melihat profil mereka di platform tempat Anda memposting pengumuman lowongan pekerjaan.

Tentu saja, Anda tidak boleh hanya mengandalkan apa yang ditulis pelamar Anda di profil mereka. Setelah Anda memilih pelamar untuk maju, Anda masih perlu menjadwalkan wawancara. Panggilan video langsung satu-ke-satu akan membantu Anda melihat isyarat verbal pelamar.

Selama proses penyaringan, tanyakan tentang hal-hal berikut:

• Kualifikasi : Pertanyaan Anda harus bergantung pada jenis tugas yang Anda ingin asisten virtual lakukan. Jadi, jika Anda ingin mereka menjawab pertanyaan pelanggan, Anda mungkin ingin bertanya apakah mereka tahu cara mengoperasikan perangkat lunak obrolan langsung, untuk beberapa nama.
• Ketersediaan : Tanyakan kapan mereka bisa mulai bekerja jika lolos proses penyaringan.
• Referensi : Tanyakan nama-nama orang yang dapat menjamin pekerjaan mereka.

Dari proses wawancara, Anda harus dapat menilai apakah pelamar dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. Periksa juga keterampilan komunikasi dan pemahaman lisan mereka. Ingat, VA Anda harus memahami instruksi Anda agar mereka berfungsi seperti yang diharapkan. Mereka juga harus melapor kepada Anda, dan mereka tidak dapat melakukannya jika mereka tidak dapat berkomunikasi dengan baik.

5. Buat tes

Anda harus kembali ke daftar tugas yang Anda rencanakan untuk ditugaskan ke asisten virtual Anda untuk membuat tes yang sempurna bagi calon karyawan. Lagi pula, Anda ingin menilai apakah seseorang dapat melakukan tugas-tugas ini atau tidak. Tidak masuk akal untuk menguji keterampilan pemasaran media sosial seseorang jika rencana Anda adalah membuat mereka menulis email jika mereka dipekerjakan.

Cara terbaik untuk menilai kesesuaian calon karyawan untuk posisi asisten virtual adalah dengan memberi mereka tes keterampilan. Jadi, jika Anda berencana menyewa VA untuk tugas penulisan deskripsi produk Anda, misalnya, Anda dapat meminta mereka untuk menulis deskripsi produk.

Berikan kandidat waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas. Paling baik jika waktu yang Anda berikan kepada mereka adalah waktu yang sama mereka harus menyelesaikan tugas yang sama jika dipekerjakan. Ini dapat memberi Anda gambaran yang akurat tentang berapa lama mereka akan mengerjakan tugas jika Anda memutuskan untuk mempekerjakan mereka.

Anda juga dapat mengajukan pertanyaan situasional kepada mereka sehingga Anda dapat melihat sekilas keterampilan pengambilan keputusan mereka.

Setelah pelamar Anda menyelesaikan tes Anda, nilai jawaban mereka berdasarkan kriteria Anda. Pastikan Anda menyingkirkan kandidat yang tidak menyerahkan tes jawaban mereka tepat waktu. Anda tidak ingin mempekerjakan orang yang tidak menepati tenggat waktu.

6. Berikan masa percobaan

Setelah Anda menemukan kandidat yang tepat, Anda masih perlu memberi mereka masa percobaan. Anda ingin melihat bagaimana kinerja mereka dalam kehidupan nyata. Masa percobaan dapat berlangsung dari dua minggu hingga satu bulan.

Namun, sebelum masa percobaan dimulai, orientasikan karyawan baru Anda pada nilai dan tujuan organisasi.

Juga, kirimi mereka salinan tanggung jawab mereka dan hasil spesifik yang Anda harapkan. Jika mereka menangani layanan pelanggan, ini harus menyertakan poin kontak pelanggan . Jika mereka menulis postingan media sosial, termasuk nada bahasa yang Anda harapkan.

Yang terbaik adalah memilikinya di atas kertas sehingga Anda berdua telah menetapkan kriteria untuk pekerjaan yang baik. Jadi, jika Anda memutuskan untuk tidak bekerja dalam jangka panjang, Anda dapat meletakkan ekspektasi yang tidak dapat mereka penuhi.

Jika kandidat Anda memenuhi persyaratan Anda, lanjutkan dengan pekerjaan jangka panjang. Jika Anda memutuskan untuk berpisah, lanjutkan pencarian Anda untuk kandidat yang tepat.

BONUS: Sediakan alat yang diperlukan untuk karyawan baru

Jadi, Anda telah menyewa asisten virtual penuh waktu. Selamat! Tetapi pekerjaan Anda tidak berakhir di sana. Jika Anda ingin karyawan baru Anda berhasil dalam peran mereka, Anda perlu memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk melakukan hal itu. Jangan berharap mereka melakukan segalanya. Jika Anda dapat meringankan beban kerja mereka, lakukanlah.

Salah satu alat yang dapat Anda gunakan adalah chatbot e-niaga. Chatbot e-niaga membantu menjawab pertanyaan dasar pengunjung situs Anda, sehingga VA Anda dapat berkonsentrasi pada aspek lain dari bisnis Anda. Ini, pada gilirannya, mengarah pada hasil bisnis yang lebih baik.

Lihat apa yang terjadi ketika Suomalainen Kirjakauppa, toko buku Finlandia, menggunakan chatbot untuk digunakan di toko online-nya. Penggunaan chatbot meningkat sebesar 26% dalam tiga bulan pertama. Jadi, pada akhirnya, tim manusia perusahaan dapat memberikan dukungan pelanggan yang lebih efisien.

Jangan khawatir karena Anda tidak perlu mengetahui kode untuk membuat chatbot Anda. Dengan pembuat bot giosg, misalnya, Anda dapat dengan mudah membuat dan menyesuaikannya tanpa melibatkan tim teknis Anda.

Anda bahkan dapat mengoptimalkan alur obrolan dengan pengujian A/B.

Ada alat lain yang dapat Anda berikan kepada VA baru untuk membantu kinerjanya lebih baik.

Misalnya, Anda dapat memberi mereka deskripsi produk atau templat email dukungan pelanggan jika mereka menulisnya. Dengan cara ini, mereka tidak perlu membuang waktu memikirkan bagaimana mereka harus menyusun tulisan mereka. Anda juga dapat memberi mereka akses ke perangkat lunak desain. Ini dapat memudahkan mereka menghasilkan gambar berkualitas tinggi untuk situs eCommerce Anda.

Pengambilan kunci

Sebagai pemilik bisnis eCommerce, waktu Anda sangat berharga. Anda tidak boleh menyia-nyiakannya untuk tugas-tugas yang dapat Anda alihdayakan dengan mudah ke asisten virtual. Mengetahui cara menyewa asisten virtual adalah kuncinya.   

Cukup cantumkan tugas yang perlu Anda delegasikan, buat deskripsi pekerjaan, dan poskan secara online. Kemudian tinjau lamaran dan wawancarai mereka yang pada awalnya Anda anggap cocok untuk peran tersebut. Buat tes untuk memfilter kumpulan pelamar Anda dan pilih kandidat yang tepat. Terakhir, tawarkan mereka masa percobaan dan putuskan berdasarkan kinerja aktual.

Ingat, menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu mungkin membutuhkan waktu. Namun dengan langkah-langkah ini, Anda dapat menyewa VA yang dapat membawa bisnis eCommerce Anda ke level berikutnya.

Biodata penulis

Mackenzie Lepretre saat ini menjabat sebagai Director of Operations di FreeUp Marketplace, pasar peringkat teratas bagi bisnis untuk menemukan dan terhubung dengan profesional jarak jauh terbaik. Dia telah bekerja dengan pekerja lepas dan menjalankan tim pekerja lepas selama 5+ tahun.