كيفية توظيف مساعد افتراضي لأعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك

هل تشعر بالإرهاق من كل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها للحفاظ على سير أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك بسلاسة؟

يمكن أن يساعد تعيين مساعد افتراضي في تخفيف عبء العمل وإعطائك مساحة للتنفس للتركيز على مهامك عالية القيمة. يمكن أن يساعدك المساعد الإداري في إدارة خدمة العملاء وطلبات الوسائط الاجتماعية وإدخال البيانات. يمكنهم أيضًا المساعدة في إنشاء ورعاية العملاء المتوقعين لموقع التجارة الإلكترونية الخاص بك ، وتتبع النفقات ، وإعداد تقارير تحليلات الأعمال ، وتنفيذ المهام الإدارية الأخرى.

لا تعرف كيفية تعيين مساعد افتراضي لأعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك؟ تابع القراءة لمعرفة ست نصائح:

1. قائمة المهام التي تريد تفويضها

قبل تعيين مساعد افتراضي ، تحتاج إلى معرفة المهام التي تحتاج إلى المساعدة فيها. يمكن أن يساعدك هذا في تبسيط خيارات المساعد الافتراضي. تذكر أن المساعدين الافتراضيين المختلفين لديهم مهارات مختلفة. قد يكون البعض أكثر مهارة في الرد على الهواتف وإدخال البيانات ، بينما يكون البعض الآخر أكثر خبرة في استخدام وسائل التواصل الاجتماعي وإعداد التقارير.

قم بعمل قائمة بالمهام التي تقوم بها عادة عند تشغيل أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك. ثم صنفهم في أي من هذه الفئات:

المهام ذات القيمة العالية هي المهام التي يجب أن تبقى معك. لا يجب تفويضهم لأنهم يحددون مدى ربحية عملك. مثال على مهمة ذات قيمة عالية هو ابتكار المنتج والتفكير.

عادةً ما تكون المهام منخفضة القيمة روتينية ولا تتطلب أي شكل من أشكال التعاون. وهي تشمل إدارة التقويم وتحديث قوائم منتجات التجارة الإلكترونية.

المهام الوضيعة هي المهام التي تقضي وقتًا أطول مما ينبغي. قد يشمل ذلك الرد على المكالمات الهاتفية وإدخال البيانات والتلاعب بصورة مميزة على موقعك.

بمجرد أن يكون لديك قائمة واضحة بالمهام ، تحقق من المهام ذات القيمة المنخفضة والمهام الوضيعة. هذه هي المهام التي يمكنك تعيينها إلى مساعد افتراضي. سيساعدك المساعد الافتراضي على ملء التقويم الخاص بك بمزيد من المهام ذات القيمة العالية ، وهي أسرع طريقة للقيام بذلك زيادة مبيعاتك وإيراداتك.

يقودنا ذلك إلى النصيحة التالية حول كيفية تعيين مساعد افتراضي.

2. صياغة وصف وظيفي

عند تعيين مساعد افتراضي ، فإن كتابة وصف وظيفي جيد أمر بالغ الأهمية. سيضمن لك إجراء مقابلة مع المرشحين الذين يستوفون معاييرك المحددة فقط ، مما يوفر لك الكثير من الوقت أثناء عملية التوظيف.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب تضمينها في الوصف الوظيفي الخاص بك:

• المهام المحددة التي تحتاج إلى المساعدة فيها
• المؤهلات ومستوى الخبرة الذي تبحث عنه
• عدد الساعات التي تحتاجها للعمل في الأسبوع
• مرتب. على سبيل المثال ، متوسط ​​راتب VA في المملكة المتحدة هو 15.38 جنيهًا إسترلينيًا / ساعة
• متطلبات اللغة
• الموقع (في حال كنت تريد أن يكون موظفوك الافتراضيون موجودين في بلد معين)  

كلما كان الوصف الوظيفي أكثر تفصيلاً ، كان ذلك أفضل. لاحظ في المثال أدناه أن هناك تفصيلًا للمهام التي من المتوقع أن يؤديها الموظف الجديد:

بغض النظر عن المعايير الخاصة بك ، عند تطوير الوصف الوظيفي ، اكتب بلغة واضحة حتى يتمكن المرشحون من فهم ما تبحث عنه بسهولة. تذكر أنك تريد وصف وظيفتك في VA لجذب المتقدمين المناسبين. أيضًا ، إذا كنت علامة تجارية معروفة جيدًا ، فقم دائمًا بتضمين تصميم شعارك في منشورات وظيفتك لجذب أكبر قدر من الاهتمام.   

3. انشر الوظيفة الشاغرة عبر الإنترنت

مع استعداد الوصف الوظيفي الخاص بك ، حان الوقت للبحث عن المرشحين المناسبين عبر الإنترنت. يمكنك نشر وصف وظيفتك على وسائل التواصل الاجتماعي ، ولكن إذا قررت السير في هذا الطريق ، فتأكد من عدم اختيار النظام الأساسي الذي يتبادر إلى الذهن فقط. ضع في اعتبارك الأنظمة الأساسية التي من المرجح أن يكون المساعدون الافتراضيون عليها. على LinkedIn ، على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن "مساعدين افتراضيين" ، فستحصل على العديد من النتائج:

هذا يعني أنها منصة ممتازة لنشر إعلان وظيفتك. لكن وسائل التواصل الاجتماعي ليست هي المنصة الوحيدة التي يمكنك الاستفادة منها. على الرغم من أن وسائل التواصل الاجتماعي تتمتع بوصول كبير ، إلا أنه لا يوجد ضمان بأن الأشخاص الذين سيستجيبون لمنشورك الوظيفي لديهم المؤهلات المناسبة.

لتحقيق أقصى استفادة من وقتك ، إذن ، أعلن عن عرضك على منصات محددة لـ VAs أيضًا. عادة ما تقوم هذه المنصات بإجراء فحص مسبق للمتقدمين للوظائف. هذا يعني أنهم يقابلون المتقدمين أولاً ، ثم يسمحون فقط بالمؤهلين الأكثر تأهلاً بناءً على المهارات والمواقف على تلك المنصات.

بمعنى آخر ، إذا أعلنت عن وظيفتك الشاغرة هنا ، يمكنك الوصول إلى أفضل الأشخاص منذ البداية. فقط لإعطائك فكرة عن مقدار تصفية المرشحين ، تسمح بعض الأنظمة الأساسية لـ 1 ٪ فقط من الأشخاص الذين يفتحون حسابًا معهم بالبقاء.

يمكن لهذه المنصات المتخصصة أيضًا مطابقة المرشحين الذين تم فحصهم مسبقًا مع النسخة الموجودة في الوصف الوظيفي ومستوى الخبرة الذي تفضله. يمكنك بعد ذلك تلقي العروض في وقت مبكر يصل إلى 24 ساعة.

4. مراجعة الطلبات وجدولة المقابلات

عند مراجعة الطلبات ، ضع في اعتبارك تجربة المرشح ومؤهلاته ومعدلاته وشهادات العملاء السابقين. في بعض الحالات ، يمكن أن يؤدي البحث السريع عن اسم مقدم الطلب إلى الكثير من المعلومات.

ولكن إذا لم تتمكن من العثور على أي شيء ، فيمكنك التحقق من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي أو موقع الويب الخاص بمقدم الطلب. يمكنك أيضًا الاطلاع على ملفهم الشخصي على المنصة حيث نشرت إعلان الوظيفة الشاغرة.

بالطبع ، لا يجب أن تعتمد فقط على ما كتبه المتقدمون في ملفاتهم الشخصية. بمجرد اختيار المتقدمين للمضي قدمًا ، لا تزال بحاجة إلى تحديد موعد مقابلة. ستساعدك مكالمة الفيديو المباشرة الفردية على رؤية الإشارات اللفظية لمقدم الطلب.

أثناء عملية الفحص ، اسأل عما يلي:

• المؤهلات : يجب أن تعتمد أسئلتك على أنواع المهام التي تريد أن يقوم بها المساعد الافتراضي. لذلك ، إذا كنت تريد منهم الإجابة على استفسارات العملاء ، فقد ترغب في سؤالهم عما إذا كانوا يعرفون كيفية تشغيل برامج الدردشة الحية ، على سبيل المثال لا الحصر.
• التوفر : اسألهم عن موعد بدء العمل إذا اجتازوا عملية الفرز.
• المراجع : اسأل عن أسماء الأشخاص الذين يمكنهم أن يشهدوا بعملهم.

من عملية المقابلة ، يجب أن تكون قادرًا على تقييم ما إذا كان مقدم الطلب يمكنه الانتقال إلى المرحلة التالية. تحقق من الاتصال الشفوي ومهارات الفهم أيضًا. تذكر أن VA الخاص بك يجب أن يفهم تعليماتك لهم للعمل كما هو متوقع. سيتعين عليهم إبلاغك أيضًا ، ولا يمكنهم فعل ذلك إذا لم يتمكنوا من التواصل بشكل جيد.

5. قم بعمل اختبار

ستحتاج إلى العودة إلى قائمة المهام التي تخطط لتعيينها إلى مساعدك الافتراضي لإنشاء الاختبار المثالي للتعيينات المحتملة. بعد كل شيء ، تريد تقييم ما إذا كان الفرد يمكنه أداء هذه المهام في المقام الأول أم لا. ليس من المنطقي اختبار مهارات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي لشخص ما إذا كانت خطتك هي جعلهم يكتبون رسائل بريد إلكتروني إذا تم تعيينهم.

أفضل طريقة لتقييم مدى ملاءمة الموظف المحتمل لوظيفة مساعد افتراضي هي منحهم اختبارًا للمهارات. لذلك ، إذا كنت تخطط لتوظيف VA لمهام كتابة وصف المنتج ، على سبيل المثال ، يمكنك أن تطلب منهم كتابة أوصاف المنتج.

امنح المرشحين متسعًا من الوقت لإكمال المهمة. من الأفضل أن يكون الوقت الذي تمنحه لهم هو نفس الوقت الذي يتعين عليهم فيه إكمال نفس المهمة إذا تم تعيينهم. يمكن أن يمنحك هذا صورة دقيقة عن المدة التي سيعملون فيها على المهمة إذا قررت توظيفهم.

يمكنك أيضًا أن تطرح عليهم أسئلة ظرفية حتى تتمكن من الحصول على لمحة عن مهاراتهم في اتخاذ القرار.

بمجرد إكمال المتقدمين لاختباراتك ، قم بتقييم ردودهم بناءً على معاييرك. تأكد من استبعاد المرشحين الذين لا يقدمون اختباراتهم المجيبة في الوقت المحدد. أنت لا تريد تعيين أي شخص لا يلتزم بالمواعيد النهائية.

6. امنح فترة تجريبية

بمجرد العثور على المرشح المناسب ، ما زلت بحاجة إلى منحهم فترة تجريبية. تريد أن ترى كيف كان أداؤهم في الحياة الواقعية. يمكن أن تستمر الفترة التجريبية في أي مكان من أسبوعين إلى شهر واحد.

ومع ذلك ، قبل أن تبدأ الفترة التجريبية ، قم بتوجيه الموظف الجديد على القيم والأهداف التنظيمية.

أرسل لهم أيضًا نسخة من مسؤولياتهم والنتائج المحددة التي تتوقع رؤيتها. إذا كانوا يتعاملون مع خدمة العملاء ، فيجب أن تشمل هذه نقاط اتصال العملاء . إذا كانوا يكتبون منشورات على وسائل التواصل الاجتماعي ، بما في ذلك نغمة اللغة التي تتوقعها.

من الأفضل أن يكون لديك هذه على الورق حتى يكون كلاكما قد وضعت معايير لما يشكل العمل الجيد. لذلك ، إذا قررت عدم العمل على المدى الطويل ، فيمكنك تحديد التوقعات التي لم يتمكنوا من تلبيتها.

إذا نجح مرشحك في تلبية متطلباتك ، فانتقل إلى العمل طويل الأجل. إذا قررت الانفصال ، فاستمر في البحث عن المرشح المناسب.

المكافأة: توفير الأدوات اللازمة للتأجير الجديد

لذلك ، لقد قمت بتعيين مساعد افتراضي بدوام كامل. تهانينا! لكن عملك لا ينتهي عند هذا الحد. إذا كنت تريد أن ينجح موظفك الجديد في دوره ، فأنت بحاجة إلى تزويدهم بالأدوات التي يحتاجون إليها للقيام بذلك. لا تتوقع منهم أن يفعلوا كل شيء. إذا كان بإمكانك تخفيف عبء العمل عليهم ، فافعل ذلك.

إحدى هذه الأدوات التي يمكنك استخدامها هي chatbot للتجارة الإلكترونية. يساعد برنامج الدردشة الآلي الخاص بالتجارة الإلكترونية في معالجة الاستفسارات الأساسية لزوار موقعك ، بحيث يمكن لجهاز VA التركيز على جوانب أخرى من عملك. وهذا بدوره يؤدي إلى نتائج أعمال أفضل.

تحقق مما حدث عندما قامت مكتبة Suomalainen Kirjakauppa ، وهي مكتبة فنلندية ، بنشر روبوت محادثة لاستخدامه في متجرها عبر الإنترنت. زاد استخدام Chatbot بنسبة 26٪ في الأشهر الثلاثة الأولى. لذلك ، في النهاية ، تمكن الفريق البشري للشركة من تقديم دعم أكثر كفاءة للعملاء.

لا تقلق لأنك لست بحاجة إلى معرفة الكود لإنشاء روبوت المحادثة الخاص بك. باستخدام أداة إنشاء روبوت giosg ، على سبيل المثال ، يمكنك بسهولة إنشاء وتخصيص واحد دون إشراك فريقك التقني.

يمكنك أيضًا تحسين تدفقات الدردشة الخاصة بك من خلال اختبار A / B.

هناك أدوات أخرى يمكنك أن تعطيها لجهاز VA الجديد الخاص بك لمساعدتهم على الأداء بشكل أفضل.

على سبيل المثال ، يمكنك منحهم أوصاف المنتج أو قوالب البريد الإلكتروني لدعم العملاء إذا كانوا يكتبونها. بهذه الطريقة ، لن يضطروا إلى إضاعة الوقت في التفكير في الكيفية التي ينبغي عليهم بها هيكلة عمليات الكتابة الخاصة بهم. يمكنك أيضًا منحهم حق الوصول إلى برامج التصميم. هذا يمكن أن يسهل عليهم إنتاج صور عالية الجودة لموقع التجارة الإلكترونية الخاص بك.

الماخذ الرئيسية

بصفتك مالكًا لأعمال التجارة الإلكترونية ، فإن وقتك ثمين. لا يمكنك تحمل إهدارها في مهام يمكنك بسهولة الاستعانة بمصادر خارجية لمساعد افتراضي. إن معرفة كيفية تعيين مساعد افتراضي أمر أساسي.   

ما عليك سوى سرد المهام التي تحتاج إلى تفويضها ، وصياغة وصف وظيفي ، ونشره عبر الإنترنت. ثم قم بمراجعة الطلبات وإجراء مقابلة مع من تراهم في البداية مناسبًا للوظيفة. قم بإنشاء اختبار لتصفية مجموعة المتقدمين الخاصة بك واختيار المرشح المناسب. أخيرًا ، امنحهم فترة تجريبية واتخذ القرار بناءً على الأداء الفعلي.

تذكر أن العثور على الشخص المناسب للوظيفة قد يستغرق بعض الوقت. ولكن من خلال هذه الخطوات ، يمكنك استئجار مساعد مساعد يمكنه نقل أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك إلى المستوى التالي.

المؤلف السيرة الذاتية

ماكنزي ليبرتر يشغل حاليًا منصب مدير العمليات في FreeUp Marketplace ، وهو سوق حاصل على أعلى تصنيف للشركات للعثور على أفضل المهنيين عن بُعد والتواصل معهم. عملت مع مستقلين وأدارت فرق مستقلة لأكثر من 5 سنوات.