如何为您的电子商务业务聘请虚拟助理

为了保持电子商务业务的顺利运行，您是否对需要做的所有事情感到不知所措？

聘请虚拟助手可以帮助减轻工作量，让您有喘息的空间来专注于高价值的任务。 您的行政助理可以帮助您管理客户服务、社交媒体请求和数据输入。 他们还可以帮助为您的电子商务网站生成和培养潜在客户、跟踪费用、准备业务分析报告以及执行其他管理任务。

不知道如何为您的电子商务业务聘请虚拟助理？ 继续阅读以了解六个技巧：

1.列出你要委派的任务

在雇用虚拟助手之前，您需要了解需要帮助的任务。 这可以帮助您简化虚拟助手选项。 请记住，不同的虚拟助手具有不同的技能。 有些人可能更擅长接听电话和数据输入，而其他人则更擅长社交媒体和准备报告。

列出您在经营电子商务业务时通常执行的任务。 然后将它们分为以下任一类别：

高价值的任务是应该留在你身边的任务。 你不应该委派他们，因为他们决定了你的业务的盈利能力。 高价值任务的一个例子是产品创新和构思。

低价值任务通常是常规任务，不需要任何形式的协作。 它们包括日历管理和更新电子商务产品列表。

琐碎的任务是您花费的时间比您应该花的时间多的任务。 这些可能包括接听电话、数据输入和摆弄您网站上的特色图片。

一旦你有了一个清晰的任务清单，检查你的低价值和琐碎的任务。 这些是您可以分配给虚拟助手的任务。 虚拟助手将帮助您用更多高价值任务填充您的日历，这是最快的方式 增加您的销售额和收入。

这就引出了下一个关于如何聘请虚拟助手的技巧。

2. 起草职位描述

聘请虚拟助理时，写一份好的职位描述至关重要。 它将确保您只面试符合您特定标准的候选人，从而在招聘过程中为您节省大量时间。

以下是您的职位描述中要包含的一些内容：

• 您需要帮助的具体任务
• 您正在寻找的资格和经验水平
• 您每周需要他们工作的小时数
• 薪水。 例如，英国VA 的平均工资为 15.38 英镑/小时
• 语言要求
• 位置（如果您希望您的虚拟员工位于特定国家/地区）  

你的职位描述越详细越好。 请注意，在下面的示例中，新员工预期执行的任务有细分：

无论您的标准如何，在制定职位描述时，请使用通俗易懂的语言，以便应聘者能够轻松理解您的需求。 请记住，您希望您的 VA 职位描述能够吸引合适的申请人。 此外，如果您是一个非常知名的品牌，请始终在招聘信息中包含您的徽标设计，以吸引最多的关注。   

3. 在线发布职位空缺

准备好职位描述后，就可以在线寻找合适的候选人了。 你可以在社交媒体上发布你的职位描述，但如果你决定走这条路，请确保你不只是选择想到的平台。 考虑一下更有可能使用虚拟助手的平台。 例如，在 LinkedIn 上，如果你搜索“虚拟助手”，你会得到很多结果：

这意味着它是发布职位公告的绝佳平台。 但社交媒体并不是您可以利用的唯一平台。 尽管社交媒体的影响力很大，但不能保证回复您职位的人具备合适的资格。

为了充分利用您的时间，还要在特定平台上为 VA 宣布您的报价。 这些平台通常会预先审查求职者。 这意味着他们首先面试申请人，然后根据这些平台上的技能和态度只允许最合格的人。

换句话说，如果您在这里宣布职位空缺，您可以从一开始就接触到最优秀的人才。 只是为了让您了解对候选人进行了多少过滤，一些平台只允许 1% 的开户人留下来。

这些专业平台还可以将经过预先审查的候选人与您职位描述中的副本和您喜欢的专业水平相匹配。 然后，您最早可以在 24 小时内收到报价。

4. 审查申请和安排面试

在审查申请时，请考虑候选人的经验、资格、费率和以前客户的推荐。 在某些情况下，快速搜索申请人的姓名可以得到很多信息。

但如果找不到任何东西，可以查看申请人的社交媒体帐户或网站。 您还可以在发布职位空缺公告的平台上查看他们的个人资料。

当然，你不应该只依赖申请人在他们的个人资料中写的内容。 一旦你选择了继续前进的申请人，你仍然需要安排面试。 一对一的实时视频通话将帮助您了解应聘者的口头暗示。

在筛选过程中，询问以下内容：

• 资格：您的问题应该取决于您希望虚拟助手执行的任务类型。 因此，如果您想让他们回答客户的问题，您可能想问问他们是否知道如何操作实时聊天软件，仅举几例。
• 可用性：询问他们如果通过筛选过程，什么时候可以开始工作。
• 参考资料：询问可以为他们的工作提供担保的人的名字。

从面试过程中，您应该能够评估申请人是否可以进入下一阶段。 还要检查他们的口头交流和理解能力。 请记住，您的 VA 必须理解您的指示才能使他们按预期工作。 他们也必须向你报告，如果他们不能很好地沟通，他们就无法做到这一点。

5. 创建测试

您需要返回到您计划分配给虚拟助理的任务列表，以便为潜在雇员创建完美的测试。 毕竟，您首先要评估一个人是否可以执行这些任务。 如果你的计划是让他们在被录用后写电子邮件，那么测试某人的社交媒体营销技能就没有意义。

评估潜在雇员是否适合担任虚拟助理职位的最佳方法是对他们进行技能测试。 因此，例如，如果您计划雇用 VA 来完成您的产品描述撰写任务，您可以要求他们撰写产品描述。

给候选人充足的时间来完成任务。 最好是你给他们的时间与他们被录用时必须完成相同任务的时间相同。 如果您决定雇用他们，这可以让您准确了解他们完成任务的时间。

你也可以问他们情境问题，这样你就可以了解他们的决策能力。

申请人完成测试后，根据您的标准评估他们的答复。 确保您淘汰了未按时提交已回答测试的候选人。 您不想雇用任何不遵守最后期限的人。

6.给个试用期

找到合适的候选人后，您仍然需要给他们试用期。 你想看看他们在现实生活中的表现。 试用期可以持续两周到一个月。

然而，在试用期开始之前，让你的新员工了解组织的价值观和目标。

此外，向他们发送一份他们的职责和您希望看到的具体结果的副本。 如果他们处理客户服务，这些应该包括客户接触点。 如果他们正在撰写社交媒体帖子，包括您期望的语言语气。

最好将这些写在纸上，这样你们都可以为什么是好的工作设定标准。 因此，如果您决定不接受长期雇佣，您可以放下他们无法满足的期望。

如果您的候选人通过了您的要求，请继续长期就业。 如果您决定分道扬镳，请继续寻找合适的人选。

奖励：为新员工提供必要的工具

所以，你已经聘请了一名全职虚拟助理。 恭喜！ 但你的工作并没有就此结束。 如果你希望你的新员工在他们的角色中取得成功，你需要为他们提供他们需要的工具来做到这一点。 不要指望他们会做所有事情。 如果你能减轻他们的工作量，就这样做。

您可以使用的此类工具之一是电子商务聊天机器人。 电子商务聊天机器人有助于解决网站访问者的基本查询，因此您的 VA 可以专注于业务的其他方面。 这反过来又会带来更好的业务成果。

查看芬兰书店 Suomalainen Kirjakauppa 在其在线商店部署聊天机器人时发生的情况。 聊天机器人的使用在前三个月增加了26% 。 因此，最终，该公司的人力团队能够提供更高效的客户支持。

不要担心，因为您不需要知道创建聊天机器人的代码。 例如，使用 giosg 的 bot builder，您可以轻松创建和自定义一个，而无需您的技术团队参与。

您甚至可以通过 A/B 测试优化聊天流程。

您可以为您的新 VA 提供其他工具来帮助他们更好地表现。

例如，如果他们正在撰写这些内容，您可以向他们提供产品说明或客户支持电子邮件模板。 这样，他们就不必浪费时间思考应该如何组织他们的文章。 您还可以让他们访问设计软件。 这可以使他们更容易为您的电子商务网站制作高质量的图像。

要点

作为电子商务企业主，您的时间非常宝贵。 您不能将其浪费在可以轻松外包给虚拟助手的任务上。 知道如何聘请虚拟助理是关键。   

只需列出您需要委派的任务，起草工作描述，然后在线发布即可。 然后审查申请并面试那些你最初认为适合该职位的人。 创建一个测试来过滤您的申请人库并选择合适的候选人。 最后给他们一个试用期，根据实际表现决定。

请记住，找到合适的人选可能需要一些时间。 但通过这些步骤，您可以聘请一名 VA，将您的电子商务业务提升到一个新的水平。

作者简介

Mackenzie Lepretre 目前是FreeUp Marketplace 的运营总监，FreeUp Marketplace 是企业寻找和联系最佳远程专业人士的顶级市场。 她与自由职业者共事并管理自由团队超过 5 年。