採購流程：定義、關鍵步驟和最佳實踐

所有企業都需要購買商品或服務來滿足他們的日常需求。 如果您沒有正式的購買商品和服務的方式，您的支出可能會超出您的需要。 採購流程就到這裡了。

您如何設置購買流程將對您的業務產生重大影響，不僅在管理成本和費用方面，而且在其運行情況方面。 在購買過程中學習和使用一些步驟和最佳實踐有助於減少浪費並保護您的企業免受不必要的風險和成本的影響。

您還可以創建工作流程，充分利用在效率、利潤和價值回收方面花費的每一美元。

採購流程是怎樣的？

企業進行採購的步驟稱為採購流程。 企業在購買東西時通常必須經過正式的流程。 此外，當他們想買東西時，他們可能需要研究、從不同部門獲得意見、談判和付款。

它可能會因公司的運作方式和需求而有所不同，但此過程中的步驟通常包括以下內容：

• 審查和批准購買請求
• 製作和發出買單
• 談判價格、合同或如何支付費用
• 跟踪支出

在採購過程中，涉及到很多人，例如採購、請求者、審批者、供應商/供應商以及採購和應付賬款部門。

採購流程的關鍵步驟

通常，採購過程是一個循環，每個階段都需要信息和權限。 每個企業都會添加其特殊的風格。 但總的來說，購買過程遵循眾所周知的步驟模式。 它們如下所示：

• 了解業務需求

儘管這並不完全是一個步驟，但如果您想管理企業如何花錢、找到省錢的方法、削減不必要的支出以及處理供應鏈問題，這是一個很好的起點。

例如，創建採購申請

當有人提出採購請求並將其發送進來時，採購流程就開始了。您可以通過創建標準請求表單來加快此流程並改進請求流程。 這樣，採購請求將是相同的，並滿足您團隊的數據管理需求。

• 篩選請求

篩選採購請求可確保公司的所有採購都是正確的，不會超出預算，而且最重要的是，確實需要。

• 尋找供應商

一旦請求被篩選並批准採購，採購團隊將尋找供應商或供應商來滿足請求。 為此，您需要更多地了解戰略採購及其對尋找最佳供應商的重要性。

• 徵求建議書

一旦找到了最好的產品，採購團隊通常會要求提供建議，以確保產品或服務在預算範圍內、可以按時交付並滿足您的業務政策或要求。

• 協商成本和合同條款

有時，除了定價或付款條款外，所有的方框都可能被選中。 例如，質量可能需要改進，但供應商可能是唯一能夠在某個日期之前滿足需求的人。 在這種情況下，採購經理將嘗試協商一個更合理的採購總額。

• 贊同

如果流程的每個步驟（包括成本、交貨和付款條件）都符合規範，則準備採購申請以供最終批准。 如果被拒絕，採購團隊將通知請求者或嘗試尋找其他來源或供應商。

部門經理缺乏批准、重複購買、高成本以及未能為公司提供足夠的價值是可能被拒絕的幾個原因。

• 發出採購訂單

一旦所有的批准都進入，採購團隊將根據批准的採購請求的詳細信息製作採購訂單，並將其發送給選定的供應商或供應商進行填寫。

採購流程的最佳實踐

使用以下最佳實踐使採購過程順利進行。

• 自動化採購流程

只要有可能，盡量自動化採購流程。 借助採購自動化軟件，企業可以縮短購買商品所需的時間，讓人們更輕鬆地完成工作，減少錯誤並減少文書工作。

如果您的企業反復從同一供應商那裡購買大量商品，購買自動化軟件會很有幫助。

• 保持準確的記錄

準確記錄整個購買過程。 它包括可能的供應商、談判、銷售、退貨和任何其他交易的記錄。 您可能想要切換到不同的供應商，或者您已經擁有的供應商有問題。

準確記錄每個採購流程步驟有助於減少未來的問題和額外工作。

• 經常檢查您的需求

公司的需求一直在變化。 有時企業需要全新的東西，有時它需要已經獲得的東西的不同版本。 將查看您現在需要什麼以及您購買的東西是否滿足這些需求作為您業務的常規部分。

通過定期關注您的操作，您可以發現問題並更快地解決問題。 它可以讓您的業務增長，同時您做出明智的支出決策。

結論

採購過程主要是交易性和系統性的。 但是您仍然應該使用專家策略來為您的公司提供更多幫助。 使用我們分享的步驟和最佳實踐，您的採購團隊將在未來幾年實現節約和效率。

現在是時候創建您的採購流程了。 您將不得不分析您的市場、業務和客戶。 如果您在分析過程中需要任何幫助，QuestionPro 隨時為您服務。

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