Processo di acquisto: definizione, passaggi chiave e best practice

Tutte le aziende devono acquistare beni o servizi per soddisfare le proprie esigenze quotidiane. Se non hai un modo formale di acquistare cose e servizi, potresti spendere più del necessario. Qui arriva il processo di acquisto.

Il modo in cui imposti il ​​processo di acquisto influirà in modo significativo sulla tua attività, non solo in termini di costi e spese di gestione, ma anche in termini di funzionamento. Imparare e utilizzare alcuni passaggi e le migliori pratiche per il processo di acquisto può aiutare a ridurre gli sprechi e proteggere la tua azienda da rischi e costi inutili.

E puoi anche creare flussi di lavoro che sfruttano al meglio ogni dollaro speso in termini di efficienza, profitti e valore recuperato.

Qual è il processo di acquisto?

I passaggi di un'azienda per effettuare un acquisto sono chiamati processo di acquisto. Le aziende di solito devono passare attraverso un processo formale quando acquistano qualcosa. Inoltre, quando vogliono acquistare qualcosa, potrebbero dover effettuare ricerche, ottenere input da diversi dipartimenti, negoziare e inviare pagamenti.

Può variare a seconda di come lavora un'azienda e di cosa ha bisogno, ma i passaggi di questo processo di solito includono quanto segue:

• Esame e approvazione delle richieste di acquisto
• Fare e inviare ordini di acquisto
• Negoziare prezzi, contratti o come pagare le cose
• Tenere traccia della spesa

Nel processo di acquisto sono coinvolte molte persone, ad esempio approvvigionamento, richiedenti, approvatori, fornitori/fornitori e reparti acquisti e contabilità fornitori.

Passi chiave del processo di acquisto

Di solito, il processo di acquisto è un ciclo, con ogni fase che richiede informazioni e autorizzazioni. Ogni azienda aggiungerà i suoi tocchi speciali. Ma in generale, il processo di acquisto segue un noto schema di passaggi. Sono riportati di seguito:

• Comprendere le esigenze aziendali

Anche se questo non è esattamente un passaggio, è un ottimo punto di partenza se vuoi gestire il modo in cui un'azienda spende i soldi, trovare modi per risparmiare denaro, tagliare le spese non necessarie e affrontare i problemi della catena di approvvigionamento.

Ad esempio, Crea una richiesta di acquisto

Il processo di acquisto inizia quando qualcuno effettua una richiesta di acquisto e la invia. Puoi accelerare questo processo e migliorare il processo di richiesta creando un modulo di richiesta standard. In questo modo, le richieste di acquisto saranno le stesse e soddisferanno le esigenze di gestione dei dati del tuo team.

• Schermate le richieste

Lo screening delle richieste di acquisto garantisce che tutti gli acquisti dell'azienda siano corretti, non superino il budget e, soprattutto, siano effettivamente necessari.

• Cerca fornitori

Una volta che la richiesta è stata esaminata e approvata per l'approvvigionamento, il team di acquisto cercherà fornitori o fornitori per soddisfare la richiesta. Per questo, è necessario saperne di più sull'approvvigionamento strategico e sulla sua importanza per trovare i migliori fornitori.

• Richiesta di proposte

Una volta che i prodotti migliori sono stati acquistati, è normale che il team di acquisto chieda proposte per assicurarsi che i prodotti oi servizi rientrino nel budget, possano essere consegnati in tempo e soddisfino le politiche o i requisiti della tua azienda.

• Negoziare costi e condizioni contrattuali

A volte, tutte le caselle possono essere selezionate tranne i prezzi o i termini di pagamento. Ad esempio, potrebbe essere necessario migliorare la qualità, ma il fornitore potrebbe essere l'unico in grado di soddisfare la domanda entro una certa data. In questo caso, il responsabile acquisti cercherà di negoziare un totale di acquisto più ragionevole.

• Approvazione

La richiesta di acquisto viene preparata per l'approvazione finale se ogni fase del processo, inclusi costi, consegna e termini di pagamento, è conforme alle specifiche. Se viene rifiutato, il team di acquisto informerà il richiedente o cercherà di trovare un'altra fonte o fornitore.

La mancanza di approvazione da parte di un responsabile di reparto, la duplicazione dell'acquisto, i costi elevati e l'incapacità di fornire un valore sufficiente per l'azienda sono alcuni dei motivi per cui potrebbe essere rifiutato.

• Emettere un ordine di acquisto

Una volta ottenute tutte le approvazioni, il team acquisti effettuerà un ordine di acquisto in base ai dettagli della richiesta di acquisto approvata e lo invierà al fornitore o al fornitore scelto per essere compilato.

Migliori pratiche per il processo di acquisto

Utilizzare le seguenti best practice per semplificare il processo di acquisto.

• Automatizza il processo di acquisto

Ogni volta che puoi, prova ad automatizzare il processo di acquisto. Con il software di automazione degli acquisti, un'azienda può ridurre il tempo necessario per acquistare qualcosa, rendere più facile per le persone svolgere il proprio lavoro, ridurre gli errori e ridurre le scartoffie.

Il software di automazione degli acquisti è utile se la tua azienda acquista ripetutamente molto dagli stessi fornitori.

• Tieni registri accurati

Tieni registri accurati dell'intero processo di acquisto. Include registrazioni di possibili fornitori, trattative, vendite, resi e qualsiasi altra transazione. Potresti voler passare a un fornitore diverso o avere un problema con quello che hai già.

Tenere registri accurati di ogni fase del processo di acquisto aiuta a ridurre i problemi e il lavoro extra in futuro.

• Rivedi spesso le tue esigenze

Le esigenze di un'azienda cambiano continuamente. A volte un'azienda ha bisogno di qualcosa di completamente nuovo, ea volte ha bisogno di una versione diversa di qualcosa che già ottiene. Rendi una parte regolare della tua attività esaminare ciò di cui hai bisogno ora e se le cose che acquisti soddisfano tali esigenze.

Tenendo d'occhio le tue operazioni regolarmente, puoi trovare problemi e risolverli più velocemente. Consente alla tua attività di crescere mentre prendi decisioni di spesa sagge.

Conclusione

Il processo di acquisto è principalmente transazionale e sistematico. Ma dovresti comunque utilizzare strategie di esperti per aiutare ancora di più la tua azienda. Utilizzando i passaggi e le best practice che abbiamo condiviso, il tuo team Acquisti otterrà risparmi ed efficienza per gli anni a venire.

Ora è il momento di creare il tuo processo di acquisto. Dovrai analizzare il tuo mercato, la tua attività e i tuoi clienti. Se hai bisogno di aiuto con il processo di analisi, QuestionPro è lì per te.

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