Proceso de compra: definición, pasos clave y mejores prácticas
Publicado: 2022-11-08Todas las empresas necesitan comprar bienes o servicios para satisfacer sus necesidades diarias. Si no tiene una forma formal de comprar cosas y servicios, es posible que esté gastando más de lo necesario. Aquí viene el proceso de compra.
La forma en que configure su proceso de compra afectará significativamente su negocio, no solo en términos de administración de costos y gastos, sino también en términos de qué tan bien funciona. Aprender y usar algunos pasos y mejores prácticas para su proceso de compra puede ayudar a reducir el desperdicio y proteger su negocio de riesgos y costos innecesarios.
Y también puede crear flujos de trabajo que aprovechen al máximo cada dólar gastado en términos de eficiencia, ganancias y valor recuperado.
¿Cuál es el proceso de compra?
Los pasos de una empresa para realizar una compra se denominan proceso de compra. Las empresas generalmente tienen que pasar por un proceso formal cuando compran algo. Además, cuando quieren comprar algo, es posible que necesiten investigar, obtener información de diferentes departamentos, negociar y enviar pagos.
Puede diferir según cómo funcione una empresa y qué necesite, pero los pasos de este proceso suelen incluir los siguientes:
- Revisar y aprobar solicitudes de compras.
- Realización y envío de órdenes de compra.
- Negociar precios, contratos o cómo pagar las cosas.
- Hacer un seguimiento de los gastos
En el proceso de compra, muchas personas están involucradas, como adquisiciones, solicitantes, aprobadores, vendedores/proveedores y los departamentos de compras y cuentas por pagar.
Pasos clave del proceso de compra
Por lo general, el proceso de compra es un ciclo, y cada fase requiere información y permisos. Cada negocio añadirá sus toques especiales. Pero, en general, el proceso de compra sigue un patrón de pasos bien conocido. Se dan a continuación:
Entender las necesidades del negocio
Aunque esto no es exactamente un paso, es un excelente lugar para comenzar si desea administrar cómo una empresa gasta el dinero, encontrar formas de ahorrar dinero, reducir los gastos que no son necesarios y lidiar con los problemas de la cadena de suministro.
Por ejemplo, Crear una solicitud de compra
El proceso de compra comienza cuando alguien realiza una solicitud de compra y la envía. Puede acelerar este proceso y mejorar el proceso de solicitud creando un formulario de solicitud estándar. De esta manera, las solicitudes de compra serán las mismas y satisfarán las necesidades de gestión de datos de su equipo.
Examinar las solicitudes
La evaluación de las solicitudes de compra garantiza que todas las compras de la empresa sean correctas, no superen el presupuesto y, lo que es más importante, que sean realmente necesarias.
Búsqueda de proveedores
Una vez que la solicitud ha sido examinada y aprobada para el abastecimiento, el equipo de compras buscará proveedores o vendedores para cumplir con la solicitud. Para esto, necesita aprender más sobre el abastecimiento estratégico y su importancia para encontrar los mejores proveedores.
Solicitud de propuestas
Una vez que se han obtenido los mejores productos, es común que el equipo de compras solicite propuestas para asegurarse de que los productos o servicios estén dentro del presupuesto, se puedan entregar a tiempo y cumplan con las políticas o los requisitos de su empresa.
Negociar los costos y los términos del contrato
A veces, se pueden marcar todas las casillas, excepto los precios o las condiciones de pago. Por ejemplo, la calidad puede necesitar mejoras, pero el proveedor puede ser el único que pueda satisfacer la demanda en una fecha determinada. En este caso, el responsable de compras intentará negociar un total de compra más razonable.
Aprobación
La solicitud de compra se prepara para la aprobación final si cada paso del proceso, incluido el costo, la entrega y las condiciones de pago, cumple con las especificaciones. Si se rechaza, el equipo de compras informará al solicitante o intentará encontrar otra fuente o proveedor.
La falta de aprobación de un gerente de departamento, la duplicación de la compra, el alto costo y la falta de valor suficiente para la empresa son algunas de las razones por las que podría rechazarse.
Emitir una orden de compra
Una vez que todas las aprobaciones estén listas, el equipo de compras hará una orden de compra basada en los detalles de la solicitud de compra aprobada y la enviará al proveedor o vendedor elegido para que la complete.
Mejores prácticas para el proceso de compra
Utilice las siguientes prácticas recomendadas para que el proceso de compra transcurra sin problemas.
Automatice el proceso de compra
Siempre que puedas, intenta automatizar el proceso de compra. Con el software de automatización de compras, una empresa puede acortar el tiempo que lleva comprar algo, facilitar que las personas hagan su trabajo, reducir los errores y reducir el papeleo.
El software de automatización de compras es útil si su empresa compra repetidamente mucho de los mismos proveedores.
Mantenga registros precisos
Mantenga registros precisos de todo el proceso de compra. Incluye registros de posibles proveedores, negociaciones, ventas, devoluciones y cualquier otra transacción. Es posible que desee cambiar a un proveedor diferente o tener un problema con el que ya tiene.
Mantener registros precisos de cada paso del proceso de compra ayuda a reducir los problemas y el trabajo adicional en el futuro.
Revise sus necesidades con frecuencia
Las necesidades de una empresa cambian todo el tiempo. A veces, una empresa necesita algo completamente nuevo y, a veces, necesita una versión diferente de algo que ya tiene. Haga que sea una parte regular de su negocio mirar lo que necesita ahora y si las cosas que compra satisfacen esas necesidades.
Al vigilar sus operaciones con regularidad, puede encontrar problemas y solucionarlos más rápido. Permite que su negocio crezca mientras toma decisiones sabias de gastos.
Conclusión
El proceso de compra es principalmente transaccional y sistemático. Pero aún debe usar estrategias expertas para ayudar aún más a su empresa. Usando los pasos y las mejores prácticas que hemos compartido, su equipo de Compras logrará ahorros y eficiencia en los años venideros.
Ahora es el momento de crear su proceso de compra. Tendrás que analizar tu mercado, negocio y clientes. Si necesita ayuda con el proceso de análisis, QuestionPro está ahí para usted.
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