Процесс закупки: определение, ключевые этапы и передовой опыт

Все предприятия должны покупать товары или услуги для удовлетворения своих повседневных потребностей. Если у вас нет формального способа покупать вещи и услуги, возможно, вы тратите больше, чем нужно. Здесь идет процесс покупки.

То, как вы настроите свой процесс закупок, существенно повлияет на ваш бизнес не только с точки зрения управления затратами и расходами, но и с точки зрения того, насколько хорошо он работает. Изучение и использование нескольких шагов и лучших практик для вашего процесса покупки может помочь сократить потери и защитить ваш бизнес от ненужного риска и затрат.

Кроме того, вы можете создавать рабочие процессы, максимально использующие каждый потраченный доллар с точки зрения эффективности, прибыли и возмещения стоимости.

Каков процесс покупки?

Шаги бизнеса для совершения покупки называются процессом покупки. Компании обычно должны пройти формальный процесс, когда они что-то покупают. Кроме того, когда они хотят что-то купить, им может потребоваться провести исследование, получить информацию от разных отделов, договориться и отправить платежи.

Он может различаться в зависимости от того, как работает компания и что ей нужно, но этапы этого процесса обычно включают следующее:

• Рассмотрение и утверждение заявок на покупку
• Оформление и отправка заказов на покупку
• Переговоры о ценах, контрактах или способах оплаты вещей
• Отслеживание расходов

В процессе закупки участвуют многие люди, такие как закупщики, заказчики, утверждающие лица, продавцы/поставщики, а также отделы закупок и расчетов с кредиторами.

Основные этапы процесса покупки

Обычно процесс покупки представляет собой цикл, на каждом этапе которого требуется информация и разрешения. Каждый бизнес добавит свои особые штрихи. Но в целом процесс покупки следует хорошо известной пошаговой схеме. Они приведены ниже:

• Понимание потребностей бизнеса

Несмотря на то, что это не совсем шаг, это отличное место для начала, если вы хотите управлять тем, как бизнес тратит деньги, находить способы сэкономить деньги, сократить ненужные расходы и решить проблемы с цепочкой поставок.

Например, Создать заявку на покупку

Процесс покупки начинается, когда кто-то делает запрос на покупку и отправляет его. Вы можете ускорить этот процесс и улучшить процесс запроса, создав стандартную форму запроса. Таким образом, запросы на покупку будут одинаковыми и будут соответствовать потребностям вашей команды в управлении данными.

• Проверяйте запросы

Проверка запросов на покупку гарантирует, что все покупки компании являются правильными, не выходят за рамки бюджета и, что наиболее важно, действительно необходимы.

• Поиск поставщиков

После того, как запрос будет проверен и одобрен для поиска, группа закупок будет искать поставщиков или продавцов для удовлетворения запроса. Для этого вам нужно больше узнать о стратегическом поиске поставщиков и его важности для поиска лучших поставщиков.

• Запрос предложений

После того, как лучшие продукты получены, отдел закупок обычно запрашивает предложения, чтобы убедиться, что продукты или услуги укладываются в бюджет, могут быть доставлены вовремя и соответствуют политикам или требованиям вашего бизнеса.

• Согласование стоимости и условий договора

Иногда могут быть отмечены все поля, кроме цены или условий оплаты. Например, качество может нуждаться в улучшении, но поставщик может быть единственным, кто может удовлетворить спрос к определенной дате. В этом случае менеджер по закупкам попытается договориться о более разумной сумме покупки.

• Одобрение

Запрос на покупку готовится к окончательному утверждению, если каждый этап процесса, включая стоимость, доставку и условия оплаты, соответствует спецификациям. Если предложение отклонено, отдел закупок либо сообщит об этом заказчику, либо попытается найти другой источник или поставщика.

Отсутствие одобрения менеджера отдела, дублирование покупки, высокая стоимость и неспособность обеспечить достаточную ценность для компании — вот несколько причин, по которым она может быть отклонена.

• Оформить заказ на покупку

После того, как все утверждения будут получены, группа закупок сделает заказ на покупку на основе деталей утвержденного запроса на покупку и отправит его выбранному поставщику или поставщику для заполнения.

Лучшие практики для процесса покупки

Используйте следующие рекомендации, чтобы процесс покупки прошел гладко.

• Автоматизируйте процесс покупки

По возможности старайтесь автоматизировать процесс покупки. С программным обеспечением для автоматизации покупок бизнес может сократить время, необходимое для покупки чего-либо, облегчить людям выполнение их работы, уменьшить количество ошибок и сократить бумажную работу.

Программное обеспечение для автоматизации закупок полезно, если ваш бизнес постоянно покупает много товаров у одних и тех же поставщиков.

• Ведите точные записи

Ведите точные записи всего процесса покупки. Он включает в себя записи о возможных поставщиках, переговорах, продажах, возвратах и ​​любых других транзакциях. Возможно, вы захотите переключиться на другого поставщика или у вас возникнут проблемы с тем, который у вас уже есть.

Ведение точных записей о каждом шаге процесса покупки помогает уменьшить проблемы и дополнительную работу в будущем.

• Часто пересматривайте свои потребности

Потребности компании постоянно меняются. Иногда бизнесу нужно что-то совершенно новое, а иногда нужна другая версия того, что уже есть. Сделайте регулярной частью своего бизнеса анализ того, что вам нужно сейчас, и соответствуют ли вещи, которые вы покупаете, этим потребностям.

Регулярно отслеживая свои операции, вы сможете быстрее находить проблемы и устранять их. Это позволяет вашему бизнесу расти, пока вы принимаете разумные решения о расходах.

Вывод

Процесс закупок в первую очередь транзакционный и систематический. Но вы все равно должны использовать экспертные стратегии, чтобы помочь вашей компании еще больше. Используя шаги и рекомендации, которыми мы поделились, ваша команда по закупкам добьется экономии и эффективности на долгие годы.

Теперь пришло время создать процесс покупки. Вам придется проанализировать свой рынок, бизнес и клиентов. Если вам нужна помощь в процессе анализа, QuestionPro всегда к вашим услугам.

QuestionPro CX — это программное обеспечение для проведения опросов, которое помогает анализировать ваш бизнес и управлять отзывами клиентов. Свяжитесь с нами прямо сейчас, чтобы обсудить, как это сделать.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ БЕСПЛАТНАЯ ПРОБНАЯ ВЕРСИЯ