Processo de Compras: Definição, Principais Etapas e Melhores Práticas

Todas as empresas precisam comprar bens ou serviços para atender às suas necessidades do dia-a-dia. Se você não tem uma maneira formal de comprar coisas e serviços, pode estar gastando mais do que precisa. Aqui vem o processo de compra.

A forma como você configura seu processo de compra afetará significativamente seus negócios, não apenas em termos de gerenciamento de custos e despesas, mas também em termos de desempenho. Aprender e usar algumas etapas e práticas recomendadas para seu processo de compra pode ajudar a reduzir o desperdício e proteger sua empresa de riscos e custos desnecessários.

E você também pode criar fluxos de trabalho que aproveitam ao máximo cada dólar gasto em termos de eficiência, lucros e valor recuperado.

Qual é o processo de compra?

As etapas de uma empresa para fazer uma compra são chamadas de processo de compra. As empresas geralmente precisam passar por um processo formal quando compram algo. Além disso, quando desejam comprar algo, podem precisar pesquisar, obter informações de diferentes departamentos, negociar e enviar pagamentos.

Pode diferir dependendo de como uma empresa funciona e do que ela precisa, mas as etapas desse processo geralmente incluem o seguinte:

• Revisão e aprovação de solicitações de compras
• Fazer e enviar ordens de compra
• Negociar preços, contratos ou como pagar por coisas
• Acompanhando os gastos

No processo de compra, muitas pessoas estão envolvidas, como compras, solicitantes, aprovadores, vendedores/fornecedores e os departamentos de compras e contas a pagar.

Principais etapas do processo de compra

Normalmente, o processo de compra é um ciclo, com cada fase exigindo informações e permissões. Cada negócio adicionará seus toques especiais. Mas, em geral, o processo de compra segue um padrão de etapas bem conhecido. Eles são dados abaixo:

• Entenda as necessidades do negócio

Mesmo que isso não seja exatamente um passo, é um excelente ponto de partida se você deseja gerenciar como uma empresa gasta dinheiro, encontrar maneiras de economizar dinheiro, cortar gastos desnecessários e lidar com problemas da cadeia de suprimentos.

Por exemplo, Criar uma requisição de compra

O processo de compra começa quando alguém faz uma solicitação de compra e a envia. Você pode acelerar esse processo e melhorar o processo de solicitação criando um formulário de solicitação padrão. Dessa forma, as solicitações de compra serão as mesmas e atenderão às necessidades de gerenciamento de dados de sua equipe.

• Filtre os pedidos

A triagem de solicitações de compra garante que todas as compras da empresa estejam corretas, não ultrapassem o orçamento e, o mais importante, sejam realmente necessárias.

• Pesquisar fornecedores

Uma vez que a solicitação tenha sido selecionada e aprovada para fornecimento, a equipe de compras procurará fornecedores ou vendedores para atender à solicitação. Para isso, você precisa aprender mais sobre o sourcing estratégico e sua importância para encontrar os melhores fornecedores.

• Pedido de propostas

Depois que os melhores produtos são adquiridos, é comum que a equipe de compras solicite propostas para garantir que os produtos ou serviços estejam dentro do orçamento, possam ser entregues no prazo e atendam às políticas ou requisitos de sua empresa.

• Negociar custos e termos de contrato

Às vezes, todas as caixas podem ser marcadas, exceto preços ou condições de pagamento. Por exemplo, a qualidade pode precisar de melhorias, mas o fornecedor pode ser o único que pode atender a demanda em uma determinada data. Nesse caso, o gerente de compras tentará negociar um total de compra mais razoável.

• Aprovação

A solicitação de compra é preparada para aprovação final se todas as etapas do processo, incluindo custo, entrega e condições de pagamento, estiverem de acordo com as especificações. Se for recusado, a equipe de compras informará o solicitante ou tentará encontrar outra fonte ou fornecedor.

A falta de aprovação de um gerente de departamento, a duplicação da compra, o alto custo e a falha em fornecer valor suficiente para a empresa são algumas das razões pelas quais ele pode ser rejeitado.

• Emitir um pedido de compra

Após todas as aprovações, a equipe de compras fará um pedido de compra com base nos detalhes da solicitação de compra aprovada e o enviará ao fornecedor ou fornecedor escolhido para ser preenchido.

Boas práticas para o processo de compra

Use as seguintes práticas recomendadas para facilitar o processo de compra.

• Automatize o processo de compra

Sempre que puder, tente automatizar o processo de compra. Com o software de automação de compras, uma empresa pode reduzir o tempo necessário para comprar algo, facilitar o trabalho das pessoas, reduzir erros e reduzir a papelada.

O software de automação de compras é útil se sua empresa comprar repetidamente dos mesmos fornecedores.

• Mantenha registros precisos

Mantenha registros precisos de todo o processo de compra. Inclui registros de possíveis fornecedores, negociações, vendas, devoluções e quaisquer outras transações. Você pode querer mudar para um fornecedor diferente ou ter um problema com o que você já tem.

Manter registros precisos de cada etapa do processo de compra ajuda a reduzir problemas e trabalho extra no futuro.

• Revise suas necessidades com frequência

As necessidades de uma empresa mudam o tempo todo. Às vezes, uma empresa precisa de algo completamente novo e, às vezes, precisa de uma versão diferente de algo que já possui. Torne uma parte regular do seu negócio ver o que você precisa agora e se as coisas que você compra atendem a essas necessidades.

Ao ficar de olho em suas operações regularmente, você pode encontrar problemas e corrigi-los mais rapidamente. Ele permite que sua empresa cresça enquanto você toma decisões sábias sobre gastos.

Conclusão

O processo de compra é principalmente transacional e sistemático. Mas você ainda deve usar estratégias especializadas para ajudar ainda mais sua empresa. Usando as etapas e práticas recomendadas que compartilhamos, sua equipe de compras obterá economia e eficiência nos próximos anos.

Agora é hora de criar seu processo de compra. Você terá que analisar seu mercado, negócios e clientes. Se você precisar de ajuda com o processo de análise, o QuestionPro está à sua disposição.

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