กระบวนการจัดซื้อ: คำจำกัดความ ขั้นตอนสำคัญ & แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ทุกธุรกิจจำเป็นต้องซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อตอบสนองความต้องการในแต่ละวัน หากคุณไม่มีวิธีการซื้อของหรือบริการที่เป็นทางการ คุณอาจใช้จ่ายเกินความจำเป็น กระบวนการจัดซื้อมาถึงแล้ว

วิธีที่คุณตั้งค่ากระบวนการซื้อของคุณจะส่งผลอย่างมากต่อธุรกิจของคุณ ไม่เพียงแต่ในแง่ของการจัดการต้นทุนและค่าใช้จ่ายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงในแง่ของการดำเนินงานด้วย การเรียนรู้และการใช้สองสามขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการซื้อของคุณสามารถช่วยลดของเสียและปกป้องธุรกิจของคุณจากความเสี่ยงและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

และคุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ใช้เงินทุกบาทให้เกิดประโยชน์สูงสุดในแง่ของประสิทธิภาพ ผลกำไร และมูลค่าที่คืนกลับมา

ขั้นตอนการจัดซื้อเป็นอย่างไร?

ขั้นตอนของธุรกิจในการซื้อเรียกว่ากระบวนการจัดซื้อ ธุรกิจมักจะต้องผ่านกระบวนการที่เป็นทางการเมื่อซื้ออะไรบางอย่าง นอกจากนี้ เมื่อพวกเขาต้องการซื้อบางอย่าง พวกเขาอาจต้องค้นคว้า รับข้อมูลจากแผนกต่างๆ เจรจา และส่งการชำระเงิน

อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานของบริษัทและความต้องการ แต่ขั้นตอนในกระบวนการนี้มักมีดังต่อไปนี้:

• ตรวจสอบและอนุมัติคำขอซื้อ
• ทำและส่งออกคำสั่งซื้อ
• การต่อรองราคา สัญญา หรือวิธีการชำระค่าสินค้า
• ติดตามการใช้จ่าย

ในกระบวนการซื้อ ผู้คนจำนวนมากมีส่วนร่วม เช่น การจัดซื้อ ผู้ขอ ผู้อนุมัติ ผู้ขาย/ซัพพลายเออร์ และแผนกจัดซื้อและบัญชีเจ้าหนี้

ขั้นตอนสำคัญของกระบวนการจัดซื้อ

โดยปกติ กระบวนการจัดซื้อจะเป็นวงจร โดยแต่ละช่วงต้องมีข้อมูลและการอนุญาต ทุกธุรกิจจะเพิ่มสัมผัสพิเศษ แต่โดยทั่วไปแล้ว กระบวนการซื้อเป็นไปตามรูปแบบขั้นตอนที่รู้จักกันดี พวกเขาได้รับด้านล่าง:

• เข้าใจความต้องการทางธุรกิจ

แม้ว่านี่ไม่ใช่ขั้นตอนที่แน่นอน แต่ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมหากคุณต้องการจัดการวิธีการใช้เงินของธุรกิจ หาวิธีประหยัดเงิน ลดการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และจัดการกับปัญหาห่วงโซ่อุปทาน

ตัวอย่างเช่น สร้างใบขอซื้อ

กระบวนการจัดซื้อเริ่มต้นเมื่อมีคนส่งคำขอซื้อและส่งเข้ามา คุณสามารถเร่งกระบวนการนี้และปรับปรุงกระบวนการขอได้โดยการสร้างแบบฟอร์มคำขอมาตรฐาน ด้วยวิธีนี้ คำขอซื้อจะเหมือนกันและตรงกับความต้องการในการจัดการข้อมูลของทีมของคุณ

• คัดกรองคำขอ

การพิจารณาคำขอซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าการซื้อทั้งหมดของบริษัทนั้นถูกต้อง ไม่เกินงบประมาณ และที่สำคัญที่สุดคือจำเป็นจริงๆ

• ค้นหาซัพพลายเออร์

เมื่อคำขอได้รับการตรวจสอบและอนุมัติสำหรับการจัดหาแล้ว ทีมจัดซื้อจะค้นหาซัพพลายเออร์หรือผู้ขายเพื่อตอบสนองคำขอ สำหรับสิ่งนี้ คุณต้องเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดหาเชิงกลยุทธ์และความสำคัญในการค้นหาซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด

• ขอข้อเสนอ

เมื่อมีการจัดหาผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดแล้ว เป็นเรื่องปกติที่ทีมจัดซื้อจะขอข้อเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการอยู่ในงบประมาณ สามารถจัดส่งตรงเวลา และเป็นไปตามนโยบายหรือข้อกำหนดของธุรกิจคุณ

• เจรจาต่อรองค่าใช้จ่ายและเงื่อนไขสัญญา

ในบางครั้ง อาจมีการเลือกช่องทั้งหมด ยกเว้นการกำหนดราคาหรือเงื่อนไขการชำระเงิน ตัวอย่างเช่น คุณภาพอาจต้องปรับปรุง แต่ซัพพลายเออร์อาจเป็นคนเดียวที่สามารถตอบสนองความต้องการได้ภายในวันที่กำหนด ในกรณีนี้ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะพยายามเจรจาซื้อยอดรวมที่สมเหตุสมผลมากขึ้น

• การอนุมัติ

คำขอซื้อจัดทำขึ้นเพื่อขออนุมัติขั้นสุดท้ายหากทุกขั้นตอนของกระบวนการ รวมถึงต้นทุน การจัดส่ง และเงื่อนไขการชำระเงิน เป็นไปตามข้อกำหนด หากถูกปฏิเสธ ทีมจัดซื้อจะแจ้งผู้ขอหรือพยายามหาแหล่งหรือผู้ขายรายอื่น

การขาดการอนุมัติของผู้จัดการแผนก การซื้อซ้ำ ต้นทุนสูง และความล้มเหลวในการจัดหามูลค่าที่เพียงพอให้กับบริษัทเป็นสาเหตุบางประการที่อาจถูกปฏิเสธ

• ออกใบสั่งซื้อ

เมื่อได้รับการอนุมัติทั้งหมดแล้ว ทีมจัดซื้อจะทำใบสั่งซื้อตามรายละเอียดของคำขอซื้อที่ได้รับอนุมัติ และส่งไปยังซัพพลายเออร์หรือผู้ขายที่เลือกเพื่อกรอก

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการจัดซื้อ

ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้เพื่อให้กระบวนการจัดซื้อดำเนินไปอย่างราบรื่น

• ทำให้กระบวนการจัดซื้อเป็นไปโดยอัตโนมัติ

พยายามทำให้กระบวนการจัดซื้อเป็นไปโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ทำได้ ด้วยซอฟต์แวร์การซื้ออัตโนมัติ ธุรกิจสามารถลดเวลาที่ใช้ในการซื้อของบางอย่าง ทำให้คนทำงานได้ง่ายขึ้น ลดความผิดพลาด และลดงานเอกสาร

ซอฟต์แวร์การซื้ออัตโนมัติจะมีประโยชน์หากธุรกิจของคุณซื้อซ้ำหลายครั้งจากซัพพลายเออร์รายเดิม

• เก็บบันทึกที่ถูกต้อง

เก็บบันทึกที่ถูกต้องของกระบวนการซื้อทั้งหมด รวมถึงบันทึกของซัพพลายเออร์ที่เป็นไปได้ การเจรจา การขาย การคืนสินค้า และธุรกรรมอื่นๆ คุณอาจต้องการเปลี่ยนไปใช้ซัพพลายเออร์รายอื่นหรือมีปัญหากับซัพพลายเออร์ที่คุณมีอยู่แล้ว

การเก็บบันทึกที่ถูกต้องของทุกขั้นตอนการซื้อช่วยลดปัญหาและการทำงานเพิ่มเติมในอนาคต

• ทบทวนความต้องการของคุณบ่อยๆ

ความต้องการของบริษัทเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา บางครั้งธุรกิจต้องการสิ่งใหม่ทั้งหมด และบางครั้งก็ต้องการสิ่งที่ได้รับในเวอร์ชันที่ต่างออกไป ทำให้เป็นเรื่องปกติของธุรกิจของคุณในการดูว่าคุณต้องการอะไรในตอนนี้และสิ่งที่คุณซื้อตรงกับความต้องการเหล่านั้นหรือไม่

การเฝ้าติดตามการดำเนินงานของคุณอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้คุณพบปัญหาและแก้ไขได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตในขณะที่คุณตัดสินใจใช้จ่ายอย่างชาญฉลาด

บทสรุป

กระบวนการจัดซื้อส่วนใหญ่เป็นธุรกรรมและเป็นระบบ แต่คุณควรใช้กลยุทธ์จากผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยบริษัทของคุณให้มากยิ่งขึ้น ด้วยขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เราได้แบ่งปัน ทีมจัดซื้อของคุณจะประหยัดค่าใช้จ่ายและมีประสิทธิภาพไปอีกหลายปี

ถึงเวลาสร้างกระบวนการจัดซื้อของคุณแล้ว คุณจะต้องวิเคราะห์ตลาด ธุรกิจ และลูกค้าของคุณ หากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับกระบวนการวิเคราะห์ QuestionPro ก็พร้อมช่วยเหลือคุณ

QuestionPro CX เป็นซอฟต์แวร์สำรวจที่ช่วยคุณวิเคราะห์ธุรกิจและจัดการความคิดเห็นของลูกค้า ติดต่อเราทันทีเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการทำ

เรียนรู้เพิ่มเติม ทดลองใช้ฟรี