عملية الشراء: التعريف والخطوات الأساسية وأفضل الممارسات

تحتاج جميع الشركات إلى شراء سلع أو خدمات لتلبية احتياجاتها اليومية. إذا لم تكن لديك طريقة رسمية لشراء الأشياء والخدمات ، فقد تنفق أكثر مما تحتاج إليه. هنا تأتي عملية الشراء.

ستؤثر كيفية إعدادك لعملية الشراء بشكل كبير على عملك ، ليس فقط من حيث إدارة التكاليف والنفقات ولكن أيضًا من حيث كيفية إدارتها. يمكن أن يساعد تعلم واستخدام بضع خطوات وأفضل الممارسات لعملية الشراء في تقليل الهدر وحماية عملك من المخاطر والتكلفة غير الضرورية.

ويمكنك أيضًا إنشاء تدفقات عمل تحقق أقصى استفادة من كل دولار يتم إنفاقه من حيث الكفاءة والأرباح والقيمة المستردة.

ما هي عملية الشراء؟

تسمى خطوات الشركة لإجراء عملية شراء عملية الشراء. عادة ما يتعين على الشركات أن تمر بعملية رسمية عندما تشتري شيئًا ما. أيضًا ، عندما يرغبون في شراء شيء ما ، فقد يحتاجون إلى البحث والحصول على مدخلات من الأقسام المختلفة والتفاوض وإرسال المدفوعات.

قد يختلف اعتمادًا على كيفية عمل الشركة وما تحتاجه ، لكن الخطوات في هذه العملية عادة ما تتضمن ما يلي:

• مراجعة واعتماد طلبات الشراء
• عمل أوامر الشراء وإرسالها
• التفاوض على الأسعار أو العقود أو كيفية دفع ثمن الأشياء
• تتبع الإنفاق

في عملية الشراء ، يشارك العديد من الأشخاص ، مثل المشتريات ، والطلبات ، والموافقون ، والموردون / الموردون ، وأقسام المشتريات والحسابات الدائنة.

الخطوات الرئيسية لعملية الشراء

عادةً ما تكون عملية الشراء عبارة عن دورة تتطلب كل مرحلة معلومات وأذونات. سيضيف كل عمل لمساته الخاصة. ولكن بشكل عام ، تتبع عملية الشراء نمطًا معروفًا من الخطوات. يتم تقديمها أدناه:

• فهم احتياجات العمل

على الرغم من أن هذه ليست خطوة بالضبط ، إلا أنها مكان ممتاز للبدء إذا كنت تريد إدارة كيفية إنفاق نشاط تجاري للمال ، وإيجاد طرق لتوفير المال ، وخفض الإنفاق غير الضروري ، والتعامل مع مشاكل سلسلة التوريد.

على سبيل المثال ، قم بإنشاء طلب شراء

تبدأ عملية الشراء عندما يقوم شخص ما بتقديم طلب شراء وإرساله فيه. يمكنك تسريع هذه العملية وتحسين عملية الطلب من خلال إنشاء نموذج طلب قياسي. بهذه الطريقة ، ستكون طلبات الشراء هي نفسها وتلبي احتياجات إدارة البيانات لفريقك.

• فحص الطلبات

يضمن فحص طلبات الشراء أن جميع مشتريات الشركة صحيحة ، ولا تتجاوز الميزانية ، والأهم من ذلك ، أنها مطلوبة بالفعل.

• ابحث عن الموردين

بمجرد فحص الطلب والموافقة عليه لتحديد المصادر ، سيبحث فريق الشراء عن الموردين أو البائعين لتلبية الطلب. لهذا ، تحتاج إلى معرفة المزيد عن المصادر الاستراتيجية وأهميتها في العثور على أفضل الموردين.

• طلب تقديم عرض

بمجرد الحصول على أفضل المنتجات ، من الشائع أن يطلب فريق الشراء مقترحات للتأكد من أن المنتجات أو الخدمات في حدود الميزانية ، ويمكن تسليمها في الوقت المحدد ، وتلبية سياسات أو متطلبات عملك.

• تفاوض بشأن التكاليف وشروط العقد

في بعض الأحيان ، قد يتم التحقق من جميع المربعات باستثناء التسعير أو شروط الدفع. على سبيل المثال ، قد تحتاج الجودة إلى تحسين ، ولكن قد يكون المورد هو الوحيد الذي يمكنه تلبية الطلب بحلول تاريخ معين. في هذه الحالة ، سيحاول مدير المشتريات التفاوض على إجمالي شراء أكثر معقولية.

• موافقة

يتم إعداد طلب الشراء للموافقة النهائية إذا كانت كل خطوة من العملية ، بما في ذلك التكلفة والتسليم وشروط الدفع ، تتوافق مع المواصفات. إذا تم رفض الطلب ، فسيقوم فريق الشراء إما بإبلاغ مقدم الطلب أو محاولة العثور على مصدر أو بائع آخر.

إن عدم موافقة مدير القسم ، وازدواجية الشراء ، والتكلفة العالية ، وعدم توفير قيمة كافية للشركة هي بعض الأسباب التي قد تؤدي إلى رفضها.

• إصدار أمر شراء

بمجرد وصول جميع الموافقات ، سيقوم فريق الشراء بإصدار أمر شراء بناءً على تفاصيل طلب الشراء المعتمد وإرساله إلى المورد أو البائع المختار ليتم ملؤه.

أفضل الممارسات لعملية الشراء

استخدم أفضل الممارسات التالية لجعل عملية الشراء تسير بسلاسة.

• أتمتة عملية الشراء

كلما استطعت ، حاول أتمتة عملية الشراء. باستخدام برنامج أتمتة الشراء ، يمكن للشركة تقصير الوقت الذي يستغرقه شراء شيء ما ، وتسهيل قيام الأشخاص بوظائفهم ، وتقليل الأخطاء ، وتقليل الأعمال الورقية.

يعد برنامج أتمتة الشراء مفيدًا إذا كان عملك يشتري الكثير بشكل متكرر من نفس الموردين.

• احتفظ بسجلات دقيقة

احتفظ بسجلات دقيقة لعملية الشراء بأكملها. يتضمن سجلات الموردين المحتملين والمفاوضات والمبيعات والمرتجعات وأي معاملات أخرى. قد ترغب في التبديل إلى مورد مختلف أو لديك مشكلة مع المورد الذي لديك بالفعل.

يساعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لكل خطوة من خطوات عملية الشراء على تقليل المشكلات والعمل الإضافي في المستقبل.

• راجع احتياجاتك كثيرًا

تتغير احتياجات الشركة في كل وقت. في بعض الأحيان ، يحتاج العمل التجاري إلى شيء جديد تمامًا ، وفي بعض الأحيان يحتاج إلى إصدار مختلف من شيء يحصل عليه بالفعل. اجعله جزءًا منتظمًا من عملك أن تنظر إلى ما تحتاجه الآن وما إذا كانت الأشياء التي تشتريها تلبي تلك الاحتياجات.

من خلال مراقبة عملياتك بانتظام ، يمكنك العثور على المشكلات وحلها بشكل أسرع. إنه يتيح لعملك أن ينمو بينما تتخذ قرارات إنفاق حكيمة.

استنتاج

عملية الشراء عملية ومنهجية في المقام الأول. ولكن لا يزال يتعين عليك استخدام استراتيجيات الخبراء لمساعدة شركتك بشكل أكبر. باستخدام الخطوات وأفضل الممارسات التي شاركناها ، سيحقق فريق الشراء الخاص بك المدخرات والكفاءة لسنوات قادمة.

حان الوقت الآن لإنشاء عملية الشراء الخاصة بك. سيتعين عليك تحليل السوق والأعمال والعملاء. إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة في عملية التحليل ، فإن QuestionPro موجودة لك.

برنامج QuestionPro CX هو برنامج مسح يساعدك على تحليل أعمالك وإدارة ملاحظات العملاء الخاصة بك. اتصل بنا على الفور للتحدث عن كيفية القيام بذلك.

اعرف المزيد عن الإصدار التجريبي المجاني