Proses Pembelian: Definisi, Langkah Utama & Praktik Terbaik

Diterbitkan: 2022-11-08

Semua bisnis perlu membeli barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan mereka sehari-hari. Jika Anda tidak memiliki cara formal untuk membeli barang dan jasa, Anda mungkin membelanjakan lebih dari yang Anda perlukan. Di sini proses pembelian datang.

Bagaimana Anda mengatur proses pembelian Anda akan secara signifikan mempengaruhi bisnis Anda, tidak hanya dalam hal mengelola biaya dan pengeluaran tetapi juga dalam hal seberapa baik berjalan. Mempelajari dan menggunakan beberapa langkah dan praktik terbaik untuk proses pembelian Anda dapat membantu mengurangi pemborosan dan melindungi bisnis Anda dari risiko dan biaya yang tidak perlu.

Dan Anda juga dapat membuat alur kerja yang memaksimalkan setiap dolar yang dihabiskan dalam hal efisiensi, keuntungan, dan nilai yang dipulihkan.

Bagaimana proses pembeliannya?

Langkah-langkah bisnis untuk melakukan pembelian disebut proses pembelian. Bisnis biasanya harus melalui proses formal ketika mereka membeli sesuatu. Juga, ketika mereka ingin membeli sesuatu, mereka mungkin perlu meneliti, mendapatkan masukan dari departemen yang berbeda, bernegosiasi, dan mengirimkan pembayaran.

Ini mungkin berbeda tergantung pada bagaimana perusahaan bekerja dan apa yang dibutuhkannya, tetapi langkah-langkah dalam proses ini biasanya mencakup yang berikut:

  • Meninjau dan menyetujui permintaan pembelian
  • Membuat dan mengirimkan pesanan pembelian
  • Menegosiasikan harga, kontrak, atau cara membayar sesuatu
  • Melacak pengeluaran

Dalam proses pembelian, banyak orang yang terlibat, seperti pengadaan, pemohon, pemberi persetujuan, vendor/pemasok, dan departemen pembelian dan hutang.

Langkah-langkah kunci dari proses pembelian

Biasanya, proses pembelian adalah sebuah siklus, dengan setiap fase membutuhkan informasi dan izin. Setiap bisnis akan menambahkan sentuhan khusus. Tetapi secara umum, proses pembelian mengikuti pola langkah-langkah yang terkenal. Mereka diberikan di bawah ini:

  • Pahami kebutuhan bisnis

Meskipun ini bukan langkah yang tepat, ini adalah tempat yang sangat baik untuk memulai jika Anda ingin mengelola bagaimana bisnis menghabiskan uang, menemukan cara untuk menghemat uang, memotong pengeluaran yang tidak perlu, dan menangani masalah rantai pasokan.

Misalnya, Buat permintaan pembelian

Proses pembelian dimulai ketika seseorang membuat permintaan pembelian dan mengirimkannya. Anda dapat mempercepat proses ini dan meningkatkan proses permintaan dengan membuat formulir permintaan standar. Dengan cara ini, permintaan pembelian akan sama dan memenuhi kebutuhan manajemen data tim Anda.

  • Layar permintaan

Penyaringan permintaan pembelian memastikan bahwa semua pembelian perusahaan sudah benar, tidak melebihi anggaran, dan yang terpenting, benar-benar dibutuhkan.

  • Cari pemasok

Setelah permintaan disaring dan disetujui untuk pengadaan, tim pembelian akan mencari pemasok atau vendor untuk memenuhi permintaan tersebut. Untuk ini, Anda perlu mempelajari lebih lanjut tentang sumber strategis dan pentingnya menemukan pemasok terbaik.

  • Permintaan proposal

Setelah produk terbaik diperoleh, biasanya tim pembelian meminta proposal untuk memastikan produk atau layanan sesuai anggaran, dapat dikirimkan tepat waktu, dan memenuhi kebijakan atau persyaratan bisnis Anda.

  • Negosiasikan biaya dan persyaratan kontrak

Terkadang, semua kotak dapat dicentang kecuali harga atau syarat pembayaran. Misalnya, kualitas mungkin perlu ditingkatkan, tetapi pemasok mungkin satu-satunya yang dapat memenuhi permintaan pada tanggal tertentu. Dalam hal ini, manajer pembelian akan mencoba menegosiasikan total pembelian yang lebih masuk akal.

  • Persetujuan

Permintaan pembelian disiapkan untuk persetujuan akhir jika setiap langkah proses, termasuk biaya, pengiriman, dan syarat pembayaran, sesuai dengan spesifikasi. Jika ditolak, tim pembelian akan memberi tahu pemohon atau mencoba mencari sumber atau vendor lain.

Kurangnya persetujuan manajer departemen, duplikasi pembelian, biaya tinggi, dan kegagalan untuk memberikan nilai yang cukup bagi perusahaan adalah beberapa alasan mengapa hal itu dapat ditolak.

  • Mengeluarkan pesanan pembelian

Setelah semua persetujuan masuk, tim pembelian akan membuat pesanan pembelian berdasarkan rincian permintaan pembelian yang disetujui dan mengirimkannya ke pemasok atau vendor yang dipilih untuk diisi.

Praktik terbaik untuk proses pembelian

Gunakan praktik terbaik berikut untuk membuat proses pembelian berjalan lancar.

  • Otomatiskan proses pembelian

Kapan pun Anda bisa, cobalah untuk mengotomatiskan proses pembelian. Dengan perangkat lunak otomatisasi pembelian, bisnis dapat mempersingkat waktu yang diperlukan untuk membeli sesuatu, memudahkan orang untuk melakukan pekerjaan mereka, mengurangi kesalahan, dan mengurangi dokumen.

Membeli perangkat lunak otomatisasi sangat membantu jika bisnis Anda berulang kali membeli banyak dari pemasok yang sama.

  • Simpan catatan yang akurat

Simpan catatan yang akurat dari seluruh proses pembelian. Ini mencakup catatan pemasok yang mungkin, negosiasi, penjualan, pengembalian, dan transaksi lainnya. Anda mungkin ingin beralih ke pemasok lain atau memiliki masalah dengan pemasok yang sudah Anda miliki.

Menyimpan catatan yang akurat dari setiap langkah proses pembelian membantu mengurangi masalah dan pekerjaan ekstra di masa mendatang.

  • Tinjau kebutuhan Anda sering

Kebutuhan perusahaan selalu berubah. Terkadang bisnis membutuhkan sesuatu yang benar-benar baru, dan terkadang membutuhkan versi berbeda dari sesuatu yang sudah didapatnya. Jadikan bagian rutin dari bisnis Anda untuk melihat apa yang Anda butuhkan sekarang dan apakah barang yang Anda beli memenuhi kebutuhan tersebut.

Dengan mengawasi operasi Anda secara teratur, Anda dapat menemukan masalah dan memperbaikinya lebih cepat. Ini memungkinkan bisnis Anda tumbuh saat Anda membuat keputusan pengeluaran yang bijaksana.

Kesimpulan

Proses pembelian terutama bersifat transaksional dan sistematis. Tetapi Anda tetap harus menggunakan strategi ahli untuk lebih membantu perusahaan Anda. Dengan menggunakan langkah-langkah dan praktik terbaik yang telah kami bagikan, tim Pembelian Anda akan mencapai penghematan dan efisiensi untuk tahun-tahun mendatang.

Sekarang saatnya untuk membuat proses pembelian Anda. Anda harus menganalisis pasar, bisnis, dan pelanggan Anda. Jika Anda memerlukan bantuan dalam proses analisis, QuestionPro ada untuk Anda.

QuestionPro CX adalah perangkat lunak survei yang membantu Anda menganalisis bisnis Anda dan mengelola umpan balik pelanggan Anda. Hubungi kami segera untuk membicarakan cara melakukannya.