采购流程：定义、关键步骤和最佳实践

所有企业都需要购买商品或服务来满足他们的日常需求。 如果您没有正式的购买商品和服务的方式，您的支出可能会超出您的需要。 采购流程就到这里了。

您如何设置购买流程将对您的业务产生重大影响，不仅在管理成本和费用方面，而且在其运行情况方面。 在购买过程中学习和使用一些步骤和最佳实践有助于减少浪费并保护您的企业免受不必要的风险和成本的影响。

您还可以创建工作流程，充分利用在效率、利润和价值回收方面花费的每一美元。

采购流程是怎样的？

企业进行采购的步骤称为采购流程。 企业在购买东西时通常必须经过正式的流程。 此外，当他们想买东西时，他们可能需要研究、从不同部门获得意见、谈判和付款。

它可能会因公司的运作方式和需求而有所不同，但此过程中的步骤通常包括以下内容：

• 审查和批准购买请求
• 制作和发出买单
• 谈判价格、合同或如何支付费用
• 跟踪支出

在采购过程中，涉及到很多人，例如采购、请求者、审批者、供应商/供应商以及采购和应付账款部门。

采购流程的关键步骤

通常，采购过程是一个循环，每个阶段都需要信息和权限。 每个企业都会添加其特殊的风格。 但总的来说，购买过程遵循众所周知的步骤模式。 它们如下所示：

• 了解业务需求

尽管这并不完全是一个步骤，但如果您想管理企业如何花钱、找到省钱的方法、削减不必要的支出以及处理供应链问题，这是一个很好的起点。

例如，创建采购申请

当有人提出采购请求并将其发送进来时，采购流程就开始了。您可以通过创建标准请求表单来加快此流程并改进请求流程。 这样，采购请求将是相同的，并满足您团队的数据管理需求。

• 筛选请求

筛选采购请求可确保公司的所有采购都是正确的，不会超出预算，而且最重要的是，确实需要。

• 寻找供应商

一旦请求被筛选并批准采购，采购团队将寻找供应商或供应商来满足请求。 为此，您需要更多地了解战略采购及其对寻找最佳供应商的重要性。

• 征求建议书

一旦找到了最好的产品，采购团队通常会要求提供建议，以确保产品或服务在预算范围内、可以按时交付并满足您的业务政策或要求。

• 协商成本和合同条款

有时，除了定价或付款条款外，所有的方框都可能被选中。 例如，质量可能需要改进，但供应商可能是唯一能够在某个日期之前满足需求的人。 在这种情况下，采购经理将尝试协商一个更合理的采购总额。

• 赞同

如果流程的每个步骤（包括成本、交货和付款条件）都符合规范，则准备采购申请以供最终批准。 如果被拒绝，采购团队将通知请求者或尝试寻找其他来源或供应商。

部门经理缺乏批准、重复购买、高成本以及未能为公司提供足够的价值是可能被拒绝的几个原因。

• 发出采购订单

一旦所有的批准都进入，采购团队将根据批准的采购请求的详细信息制作采购订单，并将其发送给选定的供应商或供应商进行填写。

采购流程的最佳实践

使用以下最佳实践使采购过程顺利进行。

• 自动化采购流程

只要有可能，尽量自动化采购流程。 借助采购自动化软件，企业可以缩短购买商品所需的时间，让人们更轻松地完成工作，减少错误并减少文书工作。

如果您的企业反复从同一供应商那里购买大量商品，购买自动化软件会很有帮助。

• 保持准确的记录

准确记录整个购买过程。 它包括可能的供应商、谈判、销售、退货和任何其他交易的记录。 您可能想要切换到不同的供应商，或者您已经拥有的供应商有问题。

准确记录每个采购流程步骤有助于减少未来的问题和额外工作。

• 经常检查您的需求

公司的需求一直在变化。 有时企业需要全新的东西，有时它需要已经获得的东西的不同版本。 将查看您现在需要什么以及您购买的东西是否满足这些需求作为您业务的常规部分。

通过定期关注您的操作，您可以发现问题并更快地解决问题。 它可以让您的业务增长，同时您做出明智的支出决策。

结论

采购过程主要是交易性和系统性的。 但是您仍然应该使用专家策略来为您的公司提供更多帮助。 使用我们分享的步骤和最佳实践，您的采购团队将在未来几年实现节约和效率。

现在是时候创建您的采购流程了。 您将不得不分析您的市场、业务和客户。 如果您在分析过程中需要任何帮助，QuestionPro 随时为您服务。

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