購入プロセス: 定義、主要な手順、およびベスト プラクティス

公開: 2022-11-08

すべての企業は、日々のニーズを満たすために商品やサービスを購入する必要があります。 物やサービスを正式に購入する方法がない場合は、必要以上に支出している可能性があります。 ここから購入手続きに入ります。

購入プロセスをどのように設定するかは、コストと経費の管理という点だけでなく、ビジネスがどれだけうまくいくかという点でも、ビジネスに大きな影響を与えます。 購入プロセスのいくつかの手順とベスト プラクティスを学び、使用することで、無駄を減らし、不必要なリスクとコストからビジネスを守ることができます。

また、効率性、利益、および価値の回復という点で、費やしたすべてのドルを最大限に活用するワークフローを作成することもできます。

購入の流れは？

企業が購入を行う手順は、購入プロセスと呼ばれます。 企業は通常、何かを購入する際に正式なプロセスを経る必要があります。 また、何かを購入したい場合は、調査し、さまざまな部門から情報を得て、交渉し、支払いを送る必要がある場合があります。

会社の仕組みや必要なものによって異なる場合がありますが、通常、このプロセスの手順には次のものが含まれます。

  • 購入リクエストの確認と承認
  • 買い注文の作成と送信
  • 価格、契約、支払い方法の交渉
  • 支出の追跡

購買プロセスには、調達、依頼者、承認者、ベンダー/サプライヤ、購買および買掛部門など、多くの人が関与します。

購入プロセスの主なステップ

通常、購入プロセスはサイクルであり、各段階で情報と許可が必要です。 すべてのビジネスは、その特別なタッチを追加します。 しかし、一般的に、購入プロセスはよく知られている手順のパターンに従います。 以下にそれらを示します。

  • ビジネスニーズを理解する

これは正確な手順ではありませんが、企業のお金の使い方を管理し、お金を節約する方法を見つけ、不要な支出を削減し、サプライ チェーンの問題に対処したい場合は、開始するのに最適な場所です。

たとえば購買要求を作成する

購入プロセスは、誰かが購入リクエストを作成して送信したときに始まります。標準のリクエスト フォームを作成することで、このプロセスをスピードアップし、リクエスト プロセスを改善できます。 このようにして、購入リクエストは同じになり、チームのデータ管理ニーズを満たすことができます。

  • リクエストの選別

購入リクエストをスクリーニングすることで、会社のすべての購入が正しく、予算を超えないようにし、最も重要なこととして、実際に必要とされていることを確認します。

  • サプライヤーを探す

要求が審査され、調達が承認されると、購買チームは要求を満たすサプライヤーまたはベンダーを探します。 このためには、戦略的な調達と、最良のサプライヤーを見つけるためのその重要性についてさらに学ぶ必要があります。

  • 提案依頼書

最高の製品が調達されると、購買チームは、製品またはサービスが予算内に収まり、予定どおりに納品され、ビジネスのポリシーまたは要件を満たしていることを確認するための提案を求めるのが一般的です。

  • コストと契約条件の交渉

場合によっては、価格設定または支払い条件以外のすべてのボックスがチェックされることがあります。 たとえば、品質の改善が必要な場合がありますが、特定の日付までに需要を満たすことができるのはサプライヤだけである場合があります。 この場合、購買マネージャーは、より妥当な購買合計を交渉しようとします。

  • 承認

コスト、配送、支払い条件を含むプロセスのすべてのステップが仕様に準拠している場合、購入リクエストは最終承認の準備ができています。 拒否された場合、購買チームは依頼者に通知するか、別のソースまたはベンダーを見つけようとします。

部門マネージャーの承認の欠如、購入の重複、高コスト、および会社に十分な価値を提供できないことは、拒否される可能性があるいくつかの理由です.

  • 注文書を発行する

すべての承認が完了すると、購入チームは承認された購入要求の詳細に基づいて注文書を作成し、選択したサプライヤーまたはベンダーに送信して記入します。

購入プロセスのベスト プラクティス

次のベスト プラクティスを使用して、購入プロセスをスムーズに進めてください。

  • 購入プロセスを自動化する

可能な限り、購入プロセスを自動化してみてください。 購入自動化ソフトウェアを使用すると、企業は何かを購入するのにかかる時間を短縮し、人々が仕事をしやすくし、間違いを減らし、事務処理を減らすことができます.

購入自動化ソフトウェアは、ビジネスが同じサプライヤーから繰り返し大量に購入する場合に役立ちます.

  • 正確な記録を残す

購入プロセス全体を正確に記録します。 これには、可能なサプライヤー、交渉、販売、返品、およびその他の取引の記録が含まれます。 別のサプライヤーに切り替えたい場合や、既存のサプライヤーに問題がある場合があります。

購入プロセスのすべてのステップを正確に記録することで、将来の問題や余分な作業を減らすことができます。

  • ニーズを頻繁に確認する

企業のニーズは常に変化します。 ビジネスでは、まったく新しいものが必要な場合もあれば、既存のものとは異なるバージョンが必要な場合もあります。 今何が必要で、購入したものがそのニーズを満たしているかどうかを確認することを、ビジネスの定期的な部分にしましょう。

運用を定期的に監視することで、問題を見つけてより迅速に修正できます。 賢明な支出決定を下しながら、ビジネスを成長させることができます。

結論

購入プロセスは、主にトランザクション的で体系的です。 しかし、あなたの会社をさらに支援するために、専門家の戦略を使用する必要があります。 共有した手順とベスト プラクティスを使用することで、購買チームは今後何年にもわたってコスト削減と効率化を実現できます。

次に、購入プロセスを作成します。 市場、ビジネス、顧客を分析する必要があります。 分析プロセスでサポートが必要な場合は、QuestionPro がお手伝いします。

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