Processus d'achat : définition, étapes clés et bonnes pratiques

Toutes les entreprises doivent acheter des biens ou des services pour répondre à leurs besoins quotidiens. Si vous n'avez pas de moyen formel d'acheter des choses et des services, vous dépensez peut-être plus que nécessaire. Ici vient le processus d'achat.

La manière dont vous configurez votre processus d'achat affectera considérablement votre entreprise, non seulement en termes de gestion des coûts et des dépenses, mais également en termes de bon fonctionnement. Apprendre et utiliser quelques étapes et meilleures pratiques pour votre processus d'achat peut aider à réduire le gaspillage et à protéger votre entreprise contre les risques et les coûts inutiles.

Et vous pouvez également créer des flux de travail qui tirent le meilleur parti de chaque dollar dépensé en termes d'efficacité, de bénéfices et de valeur récupérée.

Quel est le processus d'achat ?

Les étapes d'une entreprise pour effectuer un achat s'appellent le processus d'achat. Les entreprises doivent généralement passer par un processus formel lorsqu'elles achètent quelque chose. De plus, lorsqu'ils veulent acheter quelque chose, ils peuvent avoir besoin de faire des recherches, d'obtenir des commentaires de différents services, de négocier et d'envoyer des paiements.

Cela peut différer selon la façon dont une entreprise fonctionne et ce dont elle a besoin, mais les étapes de ce processus comprennent généralement les éléments suivants :

• Examiner et approuver les demandes d'achats
• Passation et envoi des ordres d'achat
• Négocier les prix, les contrats ou la façon de payer les choses
• Suivi des dépenses

Dans le processus d'achat, de nombreuses personnes sont impliquées, telles que l'approvisionnement, les demandeurs, les approbateurs, les vendeurs/fournisseurs et les services des achats et des comptes fournisseurs.

Les étapes clés du processus d'achat

Habituellement, le processus d'achat est un cycle, chaque phase nécessitant des informations et des autorisations. Chaque entreprise ajoutera sa touche spéciale. Mais en général, le processus d'achat suit un schéma d'étapes bien connu. Ils sont donnés ci-dessous :

• Comprendre les besoins de l'entreprise

Même s'il ne s'agit pas exactement d'une étape, c'est un excellent point de départ si vous souhaitez gérer la façon dont une entreprise dépense de l'argent, trouver des moyens d'économiser de l'argent, réduire les dépenses inutiles et résoudre les problèmes de la chaîne d'approvisionnement.

Par exemple, Créer une demande d'achat

Le processus d'achat commence lorsque quelqu'un fait une demande d'achat et l'envoie. Vous pouvez accélérer ce processus et améliorer le processus de demande en créant un formulaire de demande standard. Ainsi, les demandes d'achat seront les mêmes et répondront aux besoins de gestion des données de votre équipe.

• Filtrer les demandes

Le filtrage des demandes d'achat garantit que tous les achats de l'entreprise sont corrects, ne dépassent pas le budget et, surtout, sont réellement nécessaires.

• Recherche de fournisseurs

Une fois la demande examinée et approuvée pour l'approvisionnement, l'équipe des achats recherchera des fournisseurs ou des vendeurs pour répondre à la demande. Pour cela, vous devez en savoir plus sur le sourcing stratégique et son importance pour trouver les meilleurs fournisseurs.

• Demande de propositions

Une fois que les meilleurs produits ont été sélectionnés, il est courant que l'équipe des achats demande des propositions pour s'assurer que les produits ou services respectent le budget, peuvent être livrés à temps et répondent aux politiques ou aux exigences de votre entreprise.

• Négocier les coûts et les conditions contractuelles

Parfois, toutes les cases peuvent être cochées à l'exception des prix ou des conditions de paiement. Par exemple, la qualité peut nécessiter une amélioration, mais le fournisseur peut être le seul à pouvoir répondre à la demande à une certaine date. Dans ce cas, le responsable des achats tentera de négocier un montant d'achat plus raisonnable.

• Approbation

La demande d'achat est préparée pour approbation finale si chaque étape du processus, y compris le coût, la livraison et les conditions de paiement, est conforme aux spécifications. S'il est refusé, l'équipe d'achat informera le demandeur ou essaiera de trouver une autre source ou un autre fournisseur.

Le manque d'approbation d'un responsable de département, la duplication de l'achat, le coût élevé et l'incapacité à fournir suffisamment de valeur à l'entreprise sont quelques raisons pour lesquelles il pourrait être rejeté.

• Émettre un bon de commande

Une fois toutes les approbations reçues, l'équipe des achats établira un bon de commande basé sur les détails de la demande d'achat approuvée et l'enverra au fournisseur ou au vendeur choisi pour qu'il le remplisse.

Bonnes pratiques pour le processus d'achat

Utilisez les meilleures pratiques suivantes pour que le processus d'achat se déroule sans heurts.

• Automatisez le processus d'achat

Chaque fois que vous le pouvez, essayez d'automatiser le processus d'achat. Avec un logiciel d'automatisation des achats, une entreprise peut raccourcir le temps qu'il faut pour acheter quelque chose, faciliter le travail des gens, réduire les erreurs et réduire la paperasserie.

Un logiciel d'automatisation des achats est utile si votre entreprise achète de manière répétée des lots auprès des mêmes fournisseurs.

• Tenir des registres précis

Tenez des registres précis de l'ensemble du processus d'achat. Il comprend les enregistrements des fournisseurs potentiels, des négociations, des ventes, des retours et de toute autre transaction. Vous voudrez peut-être changer de fournisseur ou rencontrer un problème avec celui que vous avez déjà.

La tenue de registres précis de chaque étape du processus d'achat permet de réduire les problèmes et le travail supplémentaire à l'avenir.

• Passez souvent en revue vos besoins

Les besoins d'une entreprise changent tout le temps. Parfois, une entreprise a besoin de quelque chose de complètement nouveau, et parfois elle a besoin d'une version différente de quelque chose qu'elle possède déjà. Faites en sorte que votre entreprise examine régulièrement ce dont vous avez besoin maintenant et si les choses que vous achetez répondent à ces besoins.

En surveillant régulièrement vos opérations, vous pouvez détecter les problèmes et les résoudre plus rapidement. Il permet à votre entreprise de croître pendant que vous prenez des décisions de dépenses judicieuses.

Conclusion

Le processus d'achat est avant tout transactionnel et systématique. Mais vous devez toujours utiliser des stratégies d'experts pour aider encore plus votre entreprise. En utilisant les étapes et les meilleures pratiques que nous avons partagées, votre équipe des achats réalisera des économies et une efficacité pour les années à venir.

Il est maintenant temps de créer votre processus d'achat. Vous devrez analyser votre marché, votre entreprise et vos clients. Si vous avez besoin d'aide pour le processus d'analyse, QuestionPro est là pour vous.

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