Proces zakupu: definicja, kluczowe kroki i najlepsze praktyki

Opublikowany: 2022-11-08

Wszystkie firmy muszą kupować towary lub usługi, aby zaspokoić swoje codzienne potrzeby. Jeśli nie masz formalnego sposobu kupowania rzeczy i usług, możesz wydawać więcej, niż potrzebujesz. Tu zaczyna się proces zakupowy.

Sposób, w jaki skonfigurujesz proces zakupu, znacząco wpłynie na Twój biznes, nie tylko pod względem zarządzania kosztami i wydatkami, ale także pod względem tego, jak dobrze działa. Poznanie i zastosowanie kilku kroków i najlepszych praktyk w procesie zakupu może pomóc w zmniejszeniu ilości odpadów i ochronie firmy przed niepotrzebnym ryzykiem i kosztami.

Możesz także tworzyć przepływy pracy, które w pełni wykorzystują każdą wydaną złotówkę pod względem wydajności, zysków i odzyskanej wartości.

Jak wygląda proces zakupu?

Kroki firmy prowadzące do zakupu nazywane są procesem zakupu. Firmy zazwyczaj muszą przejść przez formalny proces, kiedy coś kupują. Ponadto, gdy chcą coś kupić, mogą potrzebować badań, uzyskać informacje z różnych działów, negocjować i wysyłać płatności.

Może się różnić w zależności od tego, jak firma działa i czego potrzebuje, ale etapy tego procesu zwykle obejmują:

  • Przeglądanie i zatwierdzanie próśb o zakupy
  • Składanie i wysyłanie zamówień kupna
  • Negocjowanie cen, kontraktów, czyli jak płacić za rzeczy
  • Śledzenie wydatków

W proces zakupu zaangażowanych jest wiele osób, takich jak zaopatrzenie, wnioskodawcy, osoby zatwierdzające, sprzedawcy/dostawcy oraz działy zakupów i rozrachunków z dostawcami.

Kluczowe etapy procesu zakupowego

Zazwyczaj proces zakupowy jest cyklem, a każda faza wymaga informacji i zezwoleń. Każda firma doda swoje specjalne akcenty. Ale ogólnie proces zakupu przebiega według dobrze znanego schematu kroków. Podano je poniżej:

  • Zrozum potrzeby biznesowe

Chociaż nie jest to dokładnie krok, jest to doskonałe miejsce na rozpoczęcie, jeśli chcesz zarządzać sposobem, w jaki firma wydaje pieniądze, znaleźć sposoby na zaoszczędzenie pieniędzy, ograniczyć wydatki, które nie są konieczne, i rozwiązać problemy z łańcuchem dostaw.

Na przykład, Utwórz zapotrzebowanie na zakup

Proces zakupu rozpoczyna się, gdy ktoś złoży wniosek o zakup i wyśle ​​go. Możesz przyspieszyć ten proces i usprawnić proces składania wniosku, tworząc standardowy formularz wniosku. W ten sposób żądania zakupu będą takie same i spełnią potrzeby Twojego zespołu w zakresie zarządzania danymi.

  • Sprawdź prośby

Kontrola wniosków o zakup zapewnia, że ​​wszystkie zakupy firmy są prawidłowe, nie przekraczają budżetu i, co najważniejsze, są rzeczywiście potrzebne.

  • Szukaj dostawców

Po sprawdzeniu i zatwierdzeniu wniosku w celu pozyskania zespół ds. zakupów będzie szukać dostawców lub dostawców, którzy spełnią żądanie. W tym celu musisz dowiedzieć się więcej o strategicznym pozyskiwaniu i jego znaczeniu dla znalezienia najlepszych dostawców.

  • Prośba o składanie wniosków

Po pozyskaniu najlepszych produktów zespół ds. zakupów często prosi o oferty, aby upewnić się, że produkty lub usługi mieszczą się w budżecie, mogą być dostarczone na czas i spełniają zasady lub wymagania Twojej firmy.

  • Negocjuj koszty i warunki umowy

Czasami wszystkie pola mogą być zaznaczone, z wyjątkiem cen lub warunków płatności. Na przykład jakość może wymagać poprawy, ale dostawca może być jedynym, który może zaspokoić zapotrzebowanie w określonym terminie. W takim przypadku kierownik ds. zakupów spróbuje wynegocjować bardziej rozsądną kwotę zakupu.

  • Aprobata

Zlecenie zakupu jest przygotowywane do ostatecznego zatwierdzenia, jeśli każdy etap procesu, w tym koszty, dostawy i warunki płatności, jest zgodny ze specyfikacjami. Jeśli zostanie odrzucony, zespół zakupów poinformuje o tym wnioskodawcę lub spróbuje znaleźć inne źródło lub dostawcę.

Brak aprobaty kierownika działu, duplikacja zakupu, wysoki koszt i brak wystarczającej wartości dla firmy to kilka powodów, dla których może zostać odrzucony.

  • Wystaw zamówienie zakupu

Po uzyskaniu wszystkich zatwierdzeń zespół zakupów sporządzi zamówienie zakupu na podstawie szczegółów zatwierdzonego żądania zakupu i wyśle ​​je do wybranego dostawcy lub dostawcy w celu wypełnienia.

Najlepsze praktyki w procesie zakupowym

Skorzystaj z poniższych najlepszych praktyk, aby proces zakupów przebiegał sprawnie.

  • Zautomatyzuj proces zakupowy

Kiedy tylko możesz, postaraj się zautomatyzować proces zakupowy. Dzięki oprogramowaniu do automatyzacji zakupów firma może skrócić czas potrzebny na zakup czegoś, ułatwić ludziom wykonywanie ich pracy, zmniejszyć liczbę błędów i zmniejszyć ilość papierkowej roboty.

Oprogramowanie do automatyzacji zakupów jest przydatne, jeśli Twoja firma wielokrotnie kupuje dużo od tych samych dostawców.

  • Prowadź dokładne zapisy

Prowadź dokładne zapisy całego procesu zakupu. Zawiera ewidencję potencjalnych dostawców, negocjacji, sprzedaży, zwrotów i wszelkich innych transakcji. Możesz chcieć zmienić dostawcę lub mieć problem z tym, którego już masz.

Prowadzenie dokładnej ewidencji każdego etapu procesu zakupu pomaga ograniczyć problemy i dodatkową pracę w przyszłości.

  • Często przeglądaj swoje potrzeby

Potrzeby firmy ciągle się zmieniają. Czasami firma potrzebuje czegoś zupełnie nowego, a czasami innej wersji tego, co już dostaje. Spraw, by stała się częścią Twojej firmy przyglądanie się, czego teraz potrzebujesz i czy kupowane rzeczy spełniają te potrzeby.

Regularnie kontrolując swoje operacje, możesz znaleźć problemy i szybciej je naprawić. Pozwala rozwijać się Twojej firmie, a Ty podejmujesz mądre decyzje dotyczące wydatków.

Wniosek

Proces zakupowy ma przede wszystkim charakter transakcyjny i systematyczny. Ale nadal powinieneś korzystać ze strategii eksperckich, aby jeszcze bardziej pomóc swojej firmie. Korzystając z udostępnionych przez nas kroków i najlepszych praktyk, Twój zespół ds. zakupów osiągnie oszczędności i wydajność przez wiele lat.

Teraz nadszedł czas, aby stworzyć swój proces zakupowy. Będziesz musiał przeanalizować swój rynek, biznes i klientów. Jeśli potrzebujesz pomocy w procesie analizy, QuestionPro jest dla Ciebie.

QuestionPro CX to oprogramowanie ankietowe, które pomaga analizować Twoją firmę i zarządzać opiniami klientów. Skontaktuj się z nami od razu, aby porozmawiać o tym, jak to zrobić.