Procesul de achiziție: definiție, pași cheie și bune practici

Toate companiile trebuie să cumpere bunuri sau servicii pentru a-și satisface nevoile de zi cu zi. Dacă nu aveți un mod oficial de a cumpăra lucruri și servicii, este posibil să cheltuiți mai mult decât trebuie. Aici vine procesul de cumpărare.

Modul în care vă configurați procesul de cumpărare vă va afecta în mod semnificativ afacerea, nu doar în ceea ce privește gestionarea costurilor și cheltuielilor, ci și în ceea ce privește cât de bine funcționează. Învățarea și utilizarea câțiva pași și cele mai bune practici pentru procesul dvs. de cumpărare vă poate ajuta la reducerea risipei și la protejarea afacerii dvs. de riscuri și costuri inutile.

De asemenea, puteți crea fluxuri de lucru care profită la maximum de fiecare dolar cheltuit în ceea ce privește eficiența, profiturile și valoarea recuperată.

Care este procesul de cumpărare?

Pașii unei afaceri pentru a face o achiziție se numesc proces de cumpărare. Afacerile trebuie de obicei să treacă printr-un proces formal atunci când cumpără ceva. De asemenea, atunci când doresc să cumpere ceva, ar putea fi nevoiți să cerceteze, să obțină informații de la diferite departamente, să negocieze și să trimită plăți.

Poate diferi în funcție de modul în care funcționează o companie și de ce are nevoie, dar pașii din acest proces includ de obicei următorii:

• Examinarea și aprobarea cererilor de achiziții
• Efectuarea și expedierea comenzilor de cumpărare
• Negocierea prețurilor, a contractelor sau a modului de plată pentru lucruri
• Urmărirea cheltuielilor

În procesul de achiziție, sunt implicați mulți oameni, cum ar fi achiziții, solicitanți, aprobatori, vânzători/furnizori și departamentele de achiziții și conturi de plăți.

Etapele cheie ale procesului de achiziție

De obicei, procesul de cumpărare este un ciclu, fiecare fază necesitând informații și permisiuni. Fiecare afacere își va adăuga notele sale speciale. Dar, în general, procesul de cumpărare urmează un model binecunoscut de pași. Acestea sunt date mai jos:

• Înțelegeți nevoile afacerii

Chiar dacă acesta nu este tocmai un pas, este un loc excelent de început dacă doriți să gestionați modul în care o afacere cheltuiește bani, să găsiți modalități de a economisi bani, să reduceți cheltuielile care nu sunt necesare și să faceți față problemelor lanțului de aprovizionare.

De exemplu, Creați o cerere de achiziție

Procesul de cumpărare începe atunci când cineva face o cerere de cumpărare și o trimite. Puteți accelera acest proces și îmbunătăți procesul de solicitare prin crearea unui formular de cerere standard. În acest fel, cererile de achiziție vor fi aceleași și vor răspunde nevoilor de gestionare a datelor ale echipei dumneavoastră.

• Evaluează cererile

Verificarea cererilor de achiziție asigură că toate achizițiile companiei sunt corecte, nu depășesc bugetul și, cel mai important, sunt cu adevărat necesare.

• Cauta furnizori

Odată ce cererea a fost verificată și aprobată pentru aprovizionare, echipa de achiziții va căuta furnizori sau vânzători care să răspundă cererii. Pentru aceasta, trebuie să aflați mai multe despre aprovizionarea strategică și importanța acesteia pentru găsirea celor mai buni furnizori.

• Cerere de propuneri

Odată ce cele mai bune produse au fost obținute, este obișnuit ca echipa de achiziții să solicite propuneri pentru a se asigura că produsele sau serviciile se încadrează în buget, pot fi livrate la timp și respectă politicile sau cerințele afacerii dvs.

• Negociați costurile și termenii contractului

Uneori, toate casetele pot fi bifate, cu excepția prețului sau a termenilor de plată. De exemplu, calitatea ar putea necesita îmbunătățiri, dar furnizorul ar putea fi singurul care poate satisface cererea până la o anumită dată. În acest caz, managerul de achiziții va încerca să negocieze un total de achiziții mai rezonabil.

• Aprobare

Solicitarea de cumpărare este pregătită pentru aprobarea finală dacă fiecare pas al procesului, inclusiv costul, livrarea și termenii de plată, respectă specificațiile. Dacă este refuzat, echipa de achiziții fie va informa solicitantul, fie va încerca să găsească o altă sursă sau furnizor.

Lipsa de aprobare a unui manager de departament, duplicarea achiziției, costul ridicat și eșecul de a oferi o valoare suficientă pentru companie sunt câteva motive pentru care aceasta ar putea fi respinsă.

• Emiteți o comandă de cumpărare

Odată ce toate aprobările sunt primite, echipa de achiziții va face o comandă de cumpărare pe baza detaliilor cererii de cumpărare aprobată și o va trimite furnizorului sau vânzătorului ales pentru a fi completată.

Cele mai bune practici pentru procesul de achiziție

Utilizați următoarele bune practici pentru ca procesul de achiziție să decurgă fără probleme.

• Automatizați procesul de cumpărare

Ori de câte ori puteți, încercați să automatizați procesul de cumpărare. Cu ajutorul software-ului de automatizare a achizițiilor, o afacere poate scurta timpul necesar pentru a cumpăra ceva, poate face mai ușor pentru oameni să-și facă treaba, poate reduce greșelile și poate reduce documentele.

Achiziționați software de automatizare este util dacă afacerea dvs. cumpără în mod repetat multe de la aceiași furnizori.

• Păstrați înregistrări exacte

Păstrați înregistrări exacte ale întregului proces de cumpărare. Include înregistrări ale posibililor furnizori, negocieri, vânzări, returnări și orice alte tranzacții. Poate doriți să treceți la un alt furnizor sau să aveți o problemă cu cel pe care îl aveți deja.

Păstrarea evidențelor exacte ale fiecărei etape a procesului de achiziție ajută la reducerea problemelor și a muncii suplimentare în viitor.

• Examinați-vă nevoile des

Nevoile unei companii se schimbă tot timpul. Uneori, o afacere are nevoie de ceva complet nou, iar uneori are nevoie de o versiune diferită a ceva ce primește deja. Faceți o parte obișnuită a afacerii dvs. să vă uitați la ceea ce aveți nevoie acum și dacă lucrurile pe care le cumpărați îndeplinesc aceste nevoi.

Urmărind în mod regulat operațiunile dvs., puteți găsi probleme și le puteți remedia mai repede. Vă permite afacerea să se dezvolte în timp ce luați decizii înțelepte de cheltuieli.

Concluzie

Procesul de cumpărare este în primul rând tranzacțional și sistematic. Dar ar trebui să folosiți totuși strategii experți pentru a vă ajuta și mai mult compania. Folosind pașii și cele mai bune practici pe care le-am împărtășit, echipa dvs. de achiziții va realiza economii și eficiență pentru anii următori.

Acum este timpul să vă creați procesul de cumpărare. Va trebui să vă analizați piața, afacerea și clienții. Dacă aveți nevoie de ajutor cu procesul de analiză, QuestionPro este acolo pentru dvs.

QuestionPro CX este un software de sondaj care vă ajută să vă analizați afacerea și să vă gestionați feedbackul clienților. Contactați-ne imediat pentru a vorbi despre cum să faceți acest lucru.

AFLAȚI MAI MULTE ÎNCERCARE GRATUITĂ