구매 프로세스: 정의, 주요 단계 및 모범 사례

모든 기업은 일상적인 필요를 충족시키기 위해 상품이나 서비스를 구매해야 합니다. 물건과 서비스를 구매하는 공식적인 방법이 없다면 필요한 것보다 더 많이 지출하고 있을 수 있습니다. 여기에서 구매 프로세스가 발생합니다.

구매 프로세스를 설정하는 방법은 비용 및 지출 관리 측면뿐만 아니라 운영 효율성 측면에서도 비즈니스에 상당한 영향을 미칩니다. 구매 프로세스에 대한 몇 가지 단계와 모범 사례를 배우고 사용하면 낭비를 줄이고 불필요한 위험과 비용으로부터 비즈니스를 보호할 수 있습니다.

또한 효율성, 수익 및 회수 가치 측면에서 지출되는 모든 비용을 최대한 활용하는 워크플로를 만들 수 있습니다.

구매 절차는 어떻게 되나요?

기업의 구매 단계를 구매 프로세스라고 합니다. 기업은 일반적으로 물건을 구매할 때 공식적인 절차를 거쳐야 합니다. 또한 물건을 사고 싶을 때 조사하고, 다른 부서의 의견을 듣고, 협상하고, 지불해야 할 수도 있습니다.

회사의 작동 방식과 필요한 사항에 따라 다를 수 있지만 일반적으로 이 프로세스의 단계에는 다음이 포함됩니다.

• 구매 요청 검토 및 승인
• 구매 주문 작성 및 발송
• 가격, 계약 또는 지불 방법 협상
• 지출 추적

구매 프로세스에는 조달, 요청자, 승인자, 공급업체/공급자, 구매 및 미지급금 부서 등 많은 사람들이 참여합니다.

구매 프로세스의 주요 단계

일반적으로 구매 프로세스는 정보와 권한이 필요한 각 단계가 있는 주기입니다. 모든 비즈니스는 특별한 감동을 더할 것입니다. 그러나 일반적으로 구매 프로세스는 잘 알려진 단계 패턴을 따릅니다. 그것들은 아래와 같습니다:

• 비즈니스 요구 사항 이해

이것이 정확한 단계는 아니지만 비즈니스가 돈을 사용하는 방법을 관리하고, 비용을 절약하고, 필요하지 않은 지출을 줄이고, 공급망 문제를 처리하려는 경우 시작하기에 좋은 곳입니다.

예를 들어, 구매 요청 생성

구매 프로세스는 누군가가 구매 요청을 하고 그것을 보낼 때 시작됩니다. 표준 요청 양식을 만들어 이 프로세스의 속도를 높이고 요청 프로세스를 개선할 수 있습니다. 이렇게 하면 구매 요청이 동일해지고 팀의 데이터 관리 요구 사항을 충족할 수 있습니다.

• 요청 심사

스크리닝 구매 요청은 회사의 모든 구매가 정확하고 예산을 초과하지 않으며 가장 중요한 것은 실제로 필요한지 확인합니다.

• 공급업체 검색

요청이 소싱을 위해 심사되고 승인되면 구매 팀은 요청을 충족할 공급업체나 공급업체를 찾습니다. 이를 위해서는 전략적 소싱과 최고의 공급업체를 찾는 것의 중요성에 대해 자세히 알아야 합니다.

• 제안 요청

최고의 제품이 소싱되면 구매 팀에서 제품이나 서비스가 예산 범위 내인지, 정시에 제공될 수 있으며, 비즈니스 정책이나 요구 사항을 충족하는지 확인하기 위해 제안을 요청하는 것이 일반적입니다.

• 비용 및 계약 조건 협상

경우에 따라 가격 또는 지불 조건을 제외한 모든 확인란이 선택될 수 있습니다. 예를 들어 품질 개선이 필요할 수 있지만 특정 날짜까지 수요를 충족할 수 있는 유일한 사람은 공급업체일 수 있습니다. 이 경우 구매담당자는 보다 합리적인 구매 총액을 협상하기 위해 노력할 것입니다.

• 승인

비용, 배송, 결제 조건 등 모든 절차가 사양에 부합하면 최종 승인을 위해 구매 요청을 준비합니다. 거절된 경우 구매 팀은 요청자에게 알리거나 다른 출처 또는 공급업체를 찾으려고 합니다.

부서 관리자의 승인 부족, 구매 중복, 높은 비용 및 회사에 충분한 가치를 제공하지 못하는 것이 거부될 수 있는 몇 가지 이유입니다.

• 구매 주문 발행

모든 승인이 완료되면 구매 팀은 승인된 구매 요청의 세부 정보를 기반으로 구매 주문을 작성하고 이를 채우기 위해 선택한 공급업체 또는 공급업체에 보냅니다.

구매 프로세스의 모범 사례

다음 모범 사례를 사용하여 구매 프로세스를 원활하게 진행하십시오.

• 구매 프로세스 자동화

가능하면 구매 프로세스를 자동화하십시오. 구매 자동화 소프트웨어를 사용하면 기업에서 구매하는 데 걸리는 시간을 단축하고, 사람들이 더 쉽게 작업을 수행하고, 실수를 줄이고, 서류 작업을 줄일 수 있습니다.

구매 자동화 소프트웨어는 비즈니스가 동일한 공급업체로부터 많은 것을 반복적으로 구매하는 경우에 유용합니다.

• 정확한 기록 유지

전체 구매 프로세스에 대한 정확한 기록을 유지하십시오. 여기에는 가능한 공급자, 협상, 판매, 반품 및 기타 거래에 대한 기록이 포함됩니다. 다른 공급업체로 전환하거나 이미 가지고 있는 공급업체에 문제가 있을 수 있습니다.

모든 구매 프로세스 단계에 대한 정확한 기록을 유지하면 향후 문제와 추가 작업을 줄이는 데 도움이 됩니다.

• 귀하의 요구 사항을 자주 검토하십시오

회사의 요구 사항은 시시각각 변합니다. 때로는 비즈니스에 완전히 새로운 것이 필요하고 때로는 이미 얻은 것의 다른 버전이 필요합니다. 지금 당신에게 필요한 것이 무엇인지, 그리고 당신이 구매하는 물건이 그러한 요구를 충족하는지 확인하는 것을 일상적인 비즈니스의 일부로 만드십시오.

정기적으로 작업을 주시하면 문제를 찾아 빠르게 해결할 수 있습니다. 현명한 지출 결정을 내리는 동안 비즈니스가 성장할 수 있습니다.

결론

구매 프로세스는 주로 거래적이고 체계적입니다. 하지만 여전히 전문가 전략을 사용하여 회사를 더 많이 지원해야 합니다. 우리가 공유한 단계와 모범 사례를 사용하여 구매 팀은 앞으로 몇 년 동안 비용 절감과 효율성을 달성할 것입니다.

이제 구매 프로세스를 만들 차례입니다. 시장, 비즈니스 및 고객을 분석해야 합니다. 분석 과정에 도움이 필요하시면 QuestionPro가 도와드립니다.

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