Einkaufsprozess: Definition, wichtige Schritte und Best Practices
Veröffentlicht: 2022-11-08Alle Unternehmen müssen Waren oder Dienstleistungen kaufen, um ihren täglichen Bedarf zu decken. Wenn Sie keine formelle Art haben, Dinge und Dienstleistungen zu kaufen, geben Sie möglicherweise mehr aus, als Sie brauchen. Hier kommt der Kaufprozess.
Wie Sie Ihren Kaufprozess einrichten, wirkt sich erheblich auf Ihr Unternehmen aus, nicht nur in Bezug auf die Verwaltung von Kosten und Ausgaben, sondern auch in Bezug darauf, wie gut es läuft. Das Erlernen und Anwenden einiger Schritte und Best Practices für Ihren Kaufprozess kann dazu beitragen, Verschwendung zu reduzieren und Ihr Unternehmen vor unnötigen Risiken und Kosten zu schützen.
Und Sie können auch Workflows erstellen, die das Beste aus jedem ausgegebenen Dollar in Bezug auf Effizienz, Gewinn und Wiedergewinn machen.
Wie ist der Kaufprozess?
Die Schritte eines Unternehmens, um einen Kauf zu tätigen, werden als Kaufprozess bezeichnet. Unternehmen müssen normalerweise einen formellen Prozess durchlaufen, wenn sie etwas kaufen. Wenn sie etwas kaufen möchten, müssen sie möglicherweise recherchieren, Input von verschiedenen Abteilungen einholen, verhandeln und Zahlungen leisten.
Je nachdem, wie ein Unternehmen arbeitet und was es benötigt, kann es unterschiedlich sein, aber die Schritte in diesem Prozess umfassen normalerweise Folgendes:
- Überprüfung und Genehmigung von Kaufanfragen
- Erstellen und Versenden von Kaufaufträgen
- Aushandeln von Preisen, Verträgen oder wie man Dinge bezahlt
- Ausgaben im Auge behalten
Am Einkaufsprozess sind viele Personen beteiligt, z. B. Beschaffung, Anforderer, Genehmiger, Lieferanten/Lieferanten sowie die Abteilungen Einkauf und Kreditorenbuchhaltung.
Wichtige Schritte des Kaufprozesses
Normalerweise ist der Kaufprozess ein Zyklus, in dem jede Phase Informationen und Genehmigungen erfordert. Jedes Geschäft wird seine besondere Note hinzufügen. Aber im Allgemeinen folgt der Kaufprozess einem bekannten Muster von Schritten. Sie sind unten angegeben:
Geschäftsanforderungen verstehen
Auch wenn dies nicht gerade ein Schritt ist, ist es ein ausgezeichneter Ausgangspunkt, wenn Sie verwalten möchten, wie ein Unternehmen Geld ausgibt, Wege finden, Geld zu sparen, unnötige Ausgaben zu kürzen und Probleme in der Lieferkette zu lösen.
Benötigt ein Unternehmen beispielsweise Erstellen Sie eine Bestellanforderung
Der Kaufprozess beginnt, wenn jemand eine Kaufanfrage stellt und diese einsendet. Sie können diesen Prozess beschleunigen und den Anfrageprozess verbessern, indem Sie ein Standardanfrageformular erstellen. Auf diese Weise sind Kaufanfragen gleich und erfüllen die Datenverwaltungsanforderungen Ihres Teams.
Screenen Sie die Anfragen
Durch die Überprüfung von Kaufanfragen wird sichergestellt, dass alle Einkäufe des Unternehmens korrekt sind, das Budget nicht überschreiten und vor allem tatsächlich benötigt werden.
Suchen Sie nach Lieferanten
Sobald die Anfrage geprüft und für die Beschaffung genehmigt wurde, sucht das Einkaufsteam nach Lieferanten oder Anbietern, die die Anfrage erfüllen können. Dazu müssen Sie mehr über die strategische Beschaffung und ihre Bedeutung für die Suche nach den besten Lieferanten erfahren.
Bitte um Vorschläge
Sobald die besten Produkte beschafft wurden, fordert das Einkaufsteam in der Regel Angebote an, um sicherzustellen, dass die Produkte oder Dienstleistungen innerhalb des Budgets liegen, pünktlich geliefert werden können und die Richtlinien oder Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen.
Verhandeln Sie Kosten und Vertragsbedingungen
Manchmal können alle Kästchen mit Ausnahme von Preisen oder Zahlungsbedingungen angekreuzt sein. Zum Beispiel könnte die Qualität verbessert werden, aber der Lieferant könnte der einzige sein, der die Nachfrage bis zu einem bestimmten Datum decken kann. In diesem Fall wird der Einkaufsleiter versuchen, eine angemessenere Einkaufssumme auszuhandeln.
Die Genehmigung
Die Kaufanfrage wird zur endgültigen Genehmigung vorbereitet, wenn alle Schritte des Prozesses, einschließlich Kosten, Liefer- und Zahlungsbedingungen, den Spezifikationen entsprechen. Wenn es abgelehnt wird, informiert das Einkaufsteam entweder den Anforderer oder versucht, eine andere Quelle oder einen anderen Anbieter zu finden.
Die fehlende Genehmigung eines Abteilungsleiters, die Vervielfältigung des Kaufs, die hohen Kosten und die Unfähigkeit, dem Unternehmen genügend Wert zu bieten, sind einige Gründe, warum es abgelehnt werden könnte.
Erteilen Sie eine Bestellung
Sobald alle Genehmigungen vorliegen, erstellt das Einkaufsteam basierend auf den Details der genehmigten Kaufanfrage eine Bestellung und sendet sie an den ausgewählten Lieferanten oder Verkäufer, damit sie ausgefüllt werden kann.
Best Practices für den Einkaufsprozess
Verwenden Sie die folgenden Best Practices, um den Kaufprozess reibungslos zu gestalten.
Automatisieren Sie den Einkaufsprozess
Versuchen Sie nach Möglichkeit, den Kaufprozess zu automatisieren. Mit Software zur Einkaufsautomatisierung kann ein Unternehmen die Zeit verkürzen, die zum Einkaufen benötigt wird, es den Menschen erleichtern, ihre Arbeit zu erledigen, Fehler reduzieren und den Papierkram reduzieren.
Software zur Einkaufsautomatisierung ist hilfreich, wenn Ihr Unternehmen wiederholt viel von denselben Lieferanten einkauft.
Führen Sie genaue Aufzeichnungen
Führen Sie genaue Aufzeichnungen über den gesamten Kaufprozess. Es enthält Aufzeichnungen über mögliche Lieferanten, Verhandlungen, Verkäufe, Rücksendungen und alle anderen Transaktionen. Vielleicht möchten Sie zu einem anderen Anbieter wechseln oder haben ein Problem mit Ihrem bestehenden.
Genaue Aufzeichnungen über jeden Schritt des Kaufprozesses tragen dazu bei, Probleme und zusätzliche Arbeit in der Zukunft zu reduzieren.
Überprüfen Sie Ihre Bedürfnisse oft
Die Bedürfnisse eines Unternehmens ändern sich ständig. Manchmal braucht ein Unternehmen etwas völlig Neues, und manchmal braucht es eine andere Version von etwas, das es bereits hat. Machen Sie es zu einem regelmäßigen Teil Ihres Geschäfts, zu prüfen, was Sie jetzt brauchen und ob die Dinge, die Sie kaufen, diese Bedürfnisse erfüllen.
Indem Sie Ihren Betrieb regelmäßig im Auge behalten, können Sie Probleme finden und schneller beheben. Es lässt Ihr Unternehmen wachsen, während Sie kluge Ausgabenentscheidungen treffen.
Fazit
Der Kaufprozess ist in erster Linie transaktional und systematisch. Aber Sie sollten trotzdem Expertenstrategien anwenden, um Ihrem Unternehmen noch mehr zu helfen. Mit den von uns geteilten Schritten und Best Practices wird Ihr Einkaufsteam in den kommenden Jahren Einsparungen und Effizienz erzielen.
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