Satın Alma Süreci: Tanım, Temel Adımlar ve En İyi Uygulamalar

Tüm işletmelerin günlük ihtiyaçlarını karşılamak için mal veya hizmet satın almaları gerekir. Bir şeyleri ve hizmetleri satın almak için resmi bir yolunuz yoksa, ihtiyacınız olandan fazlasını harcıyor olabilirsiniz. İşte satın alma süreci geliyor.

Satın alma sürecinizi nasıl kurduğunuz, yalnızca maliyet ve giderlerin yönetimi açısından değil, aynı zamanda ne kadar iyi çalıştığı açısından da işinizi önemli ölçüde etkileyecektir. Satın alma süreciniz için birkaç adım ve en iyi uygulamaları öğrenmek ve kullanmak, israfı azaltmanıza ve işinizi gereksiz risk ve maliyetlerden korumanıza yardımcı olabilir.

Ayrıca verimlilik, kâr ve geri kazanılan değer açısından harcanan her dolardan en iyi şekilde yararlanan iş akışları da oluşturabilirsiniz.

Satın alma süreci nedir?

Bir işletmenin satın alma yapma adımlarına satın alma süreci denir. İşletmeler bir şey satın alırken genellikle resmi bir süreçten geçmek zorundadır. Ayrıca, bir şey satın almak istediklerinde araştırma yapmaları, farklı departmanlardan girdi almaları, pazarlık etmeleri ve ödemeleri göndermeleri gerekebilir.

Bir şirketin nasıl çalıştığına ve neye ihtiyacı olduğuna bağlı olarak değişebilir, ancak bu süreçteki adımlar genellikle aşağıdakileri içerir:

• Satın alma taleplerinin incelenmesi ve onaylanması
• Satın alma siparişlerinin oluşturulması ve gönderilmesi
• Müzakere fiyatları, sözleşmeler veya şeyler için nasıl ödeme yapılacağı
• Harcama takibi

Satın alma sürecinde, satın alma, talep edenler, onaylayanlar, satıcılar/tedarikçiler ve satın alma ve borç hesapları departmanları gibi birçok kişi dahil olur.

Satın alma sürecinin temel adımları

Genellikle satın alma süreci, her aşamada bilgi ve izin gerektiren bir döngüdür. Her işletme kendine özel dokunuşlar katacaktır. Ancak genel olarak, satın alma süreci iyi bilinen bir adım modelini takip eder. Aşağıda verilmiştir:

• İş ihtiyaçlarını anlayın

Bu tam olarak bir adım olmasa da, bir işletmenin nasıl para harcadığını yönetmek, para biriktirmenin yollarını bulmak, gerekli olmayan harcamaları kısmak ve tedarik zinciri sorunlarıyla uğraşmak istiyorsanız, başlamak için mükemmel bir yerdir.

Örneğin, Satın alma talebi oluşturun

Satın alma süreci, birisinin satın alma talebi yapıp bunu göndermesiyle başlar. Standart bir talep formu oluşturarak bu süreci hızlandırabilir ve talep sürecini iyileştirebilirsiniz. Bu sayede satın alma talepleri aynı olacak ve ekibinizin veri yönetimi ihtiyaçlarını karşılayacaktır.

• İstekleri eleyin

Satın alma taleplerinin taranması, şirketin tüm satın alımlarının doğru olmasını, bütçeyi aşmamasını ve en önemlisi gerçekten ihtiyaç duyulmasını sağlar.

• Tedarikçi ara

Talep, kaynak bulma için incelenip onaylandıktan sonra, satın alma ekibi, talebi karşılayacak tedarikçiler veya satıcılar arayacaktır. Bunun için stratejik kaynak kullanımı ve bunun en iyi tedarikçileri bulmadaki önemi hakkında daha fazla bilgi edinmeniz gerekir.

• Teklif talebi

En iyi ürünler tedarik edildikten sonra, satın alma ekibinin ürünlerin veya hizmetlerin bütçe dahilinde olduğundan, zamanında teslim edildiğinden ve işletmenizin politikalarını veya gereksinimlerini karşıladığından emin olmak için teklif istemesi yaygındır.

• Maliyetleri ve sözleşme şartlarını müzakere edin

Bazen, fiyatlandırma veya ödeme koşulları dışında tüm kutular işaretlenebilir. Örneğin, kalitenin iyileştirilmesi gerekebilir, ancak belirli bir tarihe kadar talebi karşılayabilecek tek kişi tedarikçi olabilir. Bu durumda, satın alma müdürü daha makul bir satın alma toplamı için pazarlık etmeye çalışacaktır.

• Onay

Satın alma talebi, maliyet, teslimat ve ödeme koşulları dahil olmak üzere sürecin her adımı şartnamelere uygunsa nihai onay için hazırlanır. Reddedilirse, satın alma ekibi talepte bulunanı bilgilendirecek veya başka bir kaynak veya satıcı bulmaya çalışacaktır.

Bir departman yöneticisinin onay eksikliği, satın alma işleminin tekrarlanması, yüksek maliyet ve şirket için yeterli değeri sağlayamama, reddedilmesine neden olabilecek birkaç nedendir.

• Satınalma siparişi ver

Tüm onaylar alındıktan sonra satın alma ekibi, onaylanan satın alma talebinin ayrıntılarına göre bir satınalma siparişi verecek ve doldurulması için seçilen tedarikçi veya satıcıya gönderecektir.

Satın alma süreci için en iyi uygulamalar

Satın alma sürecinin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için aşağıdaki en iyi uygulamaları kullanın.

• Satın alma sürecini otomatikleştirin

Mümkün olduğunda, satın alma sürecini otomatikleştirmeye çalışın. Otomasyon yazılımı satın alarak, bir işletme bir şey satın almak için gereken süreyi kısaltabilir, insanların işlerini yapmalarını kolaylaştırabilir, hataları azaltabilir ve evrak işlerini azaltabilir.

İşletmeniz aynı tedarikçilerden defalarca satın alıyorsa, satın alma otomasyon yazılımı yararlıdır.

• Doğru kayıtlar tutun

Tüm satın alma sürecinin doğru kayıtlarını tutun. Olası tedarikçilerin, müzakerelerin, satışların, iadelerin ve diğer işlemlerin kayıtlarını içerir. Farklı bir tedarikçiye geçmek isteyebilirsiniz veya halihazırda sahip olduğunuz tedarikçiyle ilgili bir sorununuz olabilir.

Her satın alma süreci adımının doğru kayıtlarını tutmak, gelecekte sorunları ve ekstra işleri azaltmaya yardımcı olur.

• İhtiyaçlarınızı sık sık gözden geçirin

Bir şirketin ihtiyaçları her zaman değişir. Bazen bir işletme tamamen yeni bir şeye ihtiyaç duyar ve bazen de halihazırda sahip olduğu bir şeyin farklı bir versiyonuna ihtiyaç duyar. Şimdi neye ihtiyacınız olduğuna ve satın aldığınız şeylerin bu ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığına bakmayı işinizin düzenli bir parçası haline getirin.

İşlemlerinizi düzenli olarak takip ederek sorunları bulabilir ve daha hızlı çözebilirsiniz. Siz akıllıca harcama kararları verirken işinizin büyümesini sağlar.

Çözüm

Satın alma süreci öncelikle işlemsel ve sistematiktir. Ancak yine de şirketinize daha fazla yardımcı olmak için uzman stratejiler kullanmalısınız. Paylaştığımız adımları ve en iyi uygulamaları kullanarak Satın Alma ekibiniz gelecek yıllarda tasarruf ve verimlilik elde edecek.

Şimdi satın alma sürecinizi oluşturma zamanı. Pazarınızı, işinizi ve müşterilerinizi analiz etmeniz gerekecek. Analiz süreciyle ilgili herhangi bir yardıma ihtiyacınız varsa, QuestionPro sizin için orada.

QuestionPro CX, işinizi analiz etmenize ve müşteri geri bildirimlerinizi yönetmenize yardımcı olan bir anket yazılımıdır. Nasıl yapacağınızı konuşmak için hemen bizimle iletişime geçin.

DAHA FAZLA ÜCRETSİZ DENEME ÖĞRENİN