在線校對工具使反饋更容易的 4 種方式
已發表: 2022-07-12獲得有關您的內容的反饋可能會令人頭疼。 但在線校對讓所有相關人員的生活變得更輕鬆——從內容創建者到 C 級利益相關者。
以下是在線校對工具使反饋更容易的四種方式：
- 查看所有項目中發生的情況
- 獲得包含完整上下文的清晰反饋
- 確保每個人都在同一頁面上
- 輕鬆管理版本和審核輪次
1. 查看所有項目的進展情況
想像一下，如果您能在 10 秒內回答有關內容狀態的任何問題。 甚至可能是五個。 使用在線打樣軟件，您可以。
問題
檢查您的內容的狀態需要一些嚴肅的偵探工作。 而不是那種有趣的。 非常非常無聊的類型，您必須通過電子郵件鏈、聊天線程、應用內評論和電子表格來確定一項工作是否獲得批准。
事實上，您可能很難快速回答以下任何問題：
- 此版本是否已獲批准並準備好發布？
- 誰還需要提供反饋？
- 客戶批准了哪些圖像？
- 我們什麼時候可以期待產品團隊的反饋？
- 最新版本是否已與法務部的 Jane 共享？
在線校對工具如何提供幫助
使用 Filestage 等在線校對工具，您可以從項目儀表板查看所有內容的狀態。 這使您一目了然地提供了一堆重要信息，包括：
- 批准狀態——查看哪些利益相關者團體批准了您的內容（例如創意）以及哪些仍需要提供反饋（例如產品）
- 審核決定——查看每個審核者是否已批准、請求更改或仍需要查看
- 文件狀態——查看哪些文件正在審查、批准或準備處理
- 截止日期——查看反饋的截止日期並找出誰在阻止審查過程
- 版本管理 - 查看哪個版本是最新的並檢查誰批准了以前的版本
上面的櫻桃
使用 Filestage，您可以點擊“F”來搜索每個項目、文件、審閱者、版本和評論。 因此，如果您記得一條重要的反饋但不記得在哪裡看到它，您可以立即追踪它。
2. 通過完整的上下文獲得清晰的反饋
有傳言說，如果你把公司里人們浪費在截屏、複製時間碼、寫出除了他們自己以外的任何人都沒有意義的長描述，以及參加會議解釋他們的意思的所有時間加起來……好吧，可以肯定地說你會有一個非常大的數字！
問題
分離文件和反饋是災難的根源。 以下是三個原因：
- 這浪費了利益相關者的時間——你的評論者沒有簡單的方法來提供反饋，所以他們必須解釋他們正在談論的內容的哪些部分
- 它為錯誤創造了巨大的餘地——很容易誤解反饋並進行錯誤的編輯，從而導致在流程後期進行更多工作
- 它會導致衝突和混亂——利益相關者之間的反饋很少得到整合，因此需要召開會議來解決問題
在線校對工具如何提供幫助
在線校對工具可以輕鬆地提供和接收精確到幀、字母或像素的反饋。
這裡有五個 Filestage 功能有助於使評論更清晰：
- 標記 - 點按內容上的任意位置以創建標記，即使是視頻
- 註釋 - 在您的內容之上繪製以完美說明您的觀點
- 亮點 - 選擇您要評論的單詞或句子
- 刪除線–選擇要刪除的單詞或句子
- 附件 - 為您的評論添加參考或資產
上面的櫻桃
在 Filestage 中，您可以獲得對所有內容的更清晰的反饋。 這包括文檔、PDF、視頻、圖像、實時網站、交互式 HTML 和音頻。 因此，您還可以節省團隊在工具之間跳動的時間！
3. 確保每個人都在同一個頁面上
我曾經想知道為什麼利益相關者會在如此多的衝突中分享反饋。 但後來我意識到了一些事情。 你可能不喜歡它，但我保證這是真的。 整合他們的反饋不是您的利益相關者的工作。
我再說一遍：整合他們的反饋不是你的利益相關者的工作。
問題
您的利益相關者沒有時間閱讀和理解其他人的反饋。 他們幾乎沒有時間自己給出反饋。 即使他們想看看其他人說了什麼，他們也肯定很難找到它。
原因如下：
- 您沒有收集反饋的標準化流程
- 利益相關者以最適合他們的方式分享反饋
- 評論最終分散在許多工具和電子郵件鏈中
在線校對工具如何提供幫助
在線打樣將透明度和協作置於反饋過程的核心。
在 Filestage 中，您的所有利益相關者都在同一個地方提供反饋。 因此，當他們觀看您的最新編輯或閱讀您的宣傳冊時，他們會確切地看到其他人評論了哪些觀點。
因此，如果他們同意某事，他們所要做的就是豎起大拇指。如果他們不同意，他們可以添加評論並@其他人以實時啟動討論。
上面的櫻桃
Filestage 還包括僅限團隊的評論。 這使您可以發布只有您的隊友才能看到的評論或回复，從而有助於在上下文中保持討論。 因此，如果客戶在評論中發布了一個古怪的建議，您可以標記一位隊友以檢查您不是唯一一個認為這很瘋狂的人。
4. 輕鬆管理版本和審核輪次
版本就像關係。 當很明顯事情不正常時，您需要在沙子上畫一條線並反思哪裡出了問題。 只有這樣，你才能真正準備好繼續前進。
問題
版本控制已經失控了。 現代協作工具只會讓事情變得更糟。 文檔和設計處於不斷變化的狀態，每次出現新評論時都會發生變化。 然後，一旦編輯完成，評論就會被勾選或解決。 幾乎就像什麼都沒發生一樣。
這就是為什麼這是一個問題：
- 沒有關於您的內容從哪裡開始以及如何發展的記錄
- 沒有關於誰說了什麼以及它如何影響你的工作的歷史
- 你的版本都融入了一個無盡的反饋循環
即使沒有這些工具，您仍然可能面臨相當多的版本問題。 就像獲得對舊版本的反饋，或者讓您的客戶直接編輯您的副本。
如何。 敢。 他們。
在線校對工具如何提供幫助
在線校對工具會自動管理您的版本，因此每個人都知道哪個是最新的。
以下是 Filestage 幫助進行版本管理的三種方式：
- 版本歷史 – 使用儀表板上的下拉菜單重新訪問以前的版本並檢查內容或評論
- 新版本可用 - 如果有人打開文件的舊版本，則會出現一條消息，表明有新版本
- 自動版本控制——如果您一次上傳多個新版本，它們會自動與同名文件匹配
上面的櫻桃
使用 Filestage，您可以並排比較兩個版本的內容。 因此，如果您需要根據您和您的隊友上次所說的話檢查新版本，您的反饋只需點擊一下即可。
最後的想法
每個人在反饋過程中都會遇到問題，但很少有人選擇對此採取任何措施。
我希望我已經幫助闡明了這些問題，並確定了一些適合您、您的團隊和您的利益相關者的解決方案。 如果您想詳細了解 Filestage 的在線校對系統，可以在此處申請試用。