4 طرق تجعل أدوات التدقيق عبر الإنترنت الملاحظات أسهل
نشرت: 2022-07-12يمكن أن يكون الحصول على تعليقات حول المحتوى الخاص بك مشكلة. لكن التدقيق عبر الإنترنت يجعل الحياة أسهل لجميع المعنيين - من منشئي المحتوى إلى أصحاب المصلحة على المستوى C.
فيما يلي أربع طرق تجعل أدوات التدقيق عبر الإنترنت الملاحظات أسهل:
- شاهد ما يحدث في جميع مشاريعك
- احصل على تعليقات واضحة تمامًا مع السياق الكامل
- تأكد من أن الجميع على نفس الصفحة
- إدارة الإصدارات وجولات المراجعة بسهولة
1. شاهد ما يحدث في جميع مشاريعك
تخيل لو كان بإمكانك الإجابة على أي سؤال حول حالة المحتوى الخاص بك في غضون 10 ثوانٍ. ربما حتى خمسة. باستخدام برنامج التدقيق عبر الإنترنت ، يمكنك ذلك.
المشكلة
يتطلب التحقق من حالة المحتوى الخاص بك بعض الأعمال البوليسية الجادة. وليس من النوع الممتع. النوع الممل للغاية حيث يتعين عليك التدفق من خلال سلاسل البريد الإلكتروني وسلاسل الدردشة والتعليقات داخل التطبيق وجداول البيانات فقط لمعرفة ما إذا تمت الموافقة على جزء من العمل أم لا.
في الواقع ، قد تواجه صعوبة في الإجابة على أي من هذه الأسئلة بسرعة:
- هل هذه النسخة معتمدة وجاهزة للنشر؟
- من الذي لا يزال بحاجة إلى إبداء الرأي؟
- ما هي الصور التي وافق عليها العميل؟
- متى نتوقع الحصول على تعليقات من فريق المنتج؟
- هل تمت مشاركة أحدث إصدار مع Jane in Legal؟
كيف تساعد أدوات التدقيق عبر الإنترنت
باستخدام أدوات التدقيق عبر الإنترنت مثل Filestage ، يمكنك رؤية حالة كل المحتوى الخاص بك من لوحة معلومات المشروع. يمنحك هذا مجموعة من المعلومات المهمة في لمحة ، بما في ذلك:
- حالة الموافقة - تعرف على مجموعات أصحاب المصلحة التي وافقت على المحتوى الخاص بك (مثل Creative) وأيها لا يزال بحاجة إلى تقديم تعليقات (مثل المنتج)
- مراجعة القرارات - انظر ما إذا كان كل مراجع قد أعطى موافقته ، أو طلب تغييرات ، أو لا يزال بحاجة إلى إلقاء نظرة
- حالة الملف - تعرف على الملفات قيد المراجعة أو المعتمدة أو الجاهزة للعمل عليها
- تواريخ الاستحقاق - انظر إلى موعد استحقاق التعليقات واكتشف من الذي يعيق عملية المراجعة
- إدارة الإصدار - تعرف على الإصدار الأحدث وتحقق من الجهة التي وافقت على الإصدارات السابقة
الكرز على القمة
باستخدام Filestage ، يمكنك النقر فوق "F" للبحث في كل مشروع وملف ومراجع وإصدار وتعليق. لذلك إذا كنت تتذكر جزءًا مهمًا من الملاحظات ولكنك لا تتذكر المكان الذي رأيته فيه ، فيمكنك تعقبه في أسرع وقت.
2. احصل على تعليقات واضحة تمامًا مع السياق الكامل
تقول الشائعات أنه إذا أضفت كل الساعات التي يضيعها الأشخاص في شركتك في التقاط لقطات الشاشة ، ونسخ الرموز الزمنية ، وكتابة أوصاف طويلة لا معنى لها لأي شخص غير أنفسهم ، وحضور الاجتماعات لشرح ما تعنيه ... حسنًا ، من الآمن القول لديك رقم كبير جدا!
المشكلة
يعد فصل الملفات والتعليقات وصفة لكارثة. وإليك ثلاثة أسباب لماذا:
- إنه يضيع الوقت لأصحاب المصلحة - لا توجد طريقة بسيطة للمراجعين لتقديم ملاحظات ، لذلك يتعين عليهم شرح أي أجزاء من المحتوى الخاص بك يتحدثون عنها
- يخلق هامشًا كبيرًا للخطأ - من السهل إساءة تفسير الملاحظات وإجراء التعديلات الخاطئة ، مما يؤدي إلى مزيد من العمل لاحقًا في العملية
- إنه يؤدي إلى التعارض والارتباك - نادرًا ما يتم دمج التعليقات بين أصحاب المصلحة ، لذلك يجب الدعوة إلى الاجتماعات لحل الأمور
كيف تساعد أدوات التدقيق عبر الإنترنت
تسهل أدوات التدقيق عبر الإنترنت تقديم الملاحظات وتلقيها بدقة متناهية - وصولاً إلى الإطار أو الحرف أو البكسل.
فيما يلي خمس ميزات Filestage تساعد في توضيح التعليقات:
- المحددات - انقر في أي مكان على المحتوى الخاص بك لإنشاء علامة ، حتى لو كان مقطع فيديو
- التعليقات التوضيحية - ارسم أعلى المحتوى الخاص بك لتوضيح وجهة نظرك تمامًا
- النقاط البارزة - حدد الكلمة أو الجملة التي تريد التعليق عليها
- Strikeouts - حدد الكلمة أو الجملة التي تريد حذفها
- المرفقات - أضف مرجعًا أو أصلًا لتعليقك
الكرز على القمة
في Filestage ، يمكنك الحصول على تعليقات أوضح حول كل المحتوى الخاص بك. يتضمن ذلك المستندات وملفات PDF ومقاطع الفيديو والصور ومواقع الويب الحية و HTML التفاعلية والصوت. لذلك يمكنك أيضًا توفير وقت فريقك في التنقل بين الأدوات!
3. تأكد من أن الجميع على نفس الصفحة
كنت أتساءل لماذا شارك أصحاب المصلحة ملاحظاتهم مع العديد من النزاعات. لكن بعد ذلك أدركت شيئًا. قد لا يعجبك ذلك ، لكني أعدك أنه صحيح. ليس من واجب أصحاب المصلحة توحيد ملاحظاتهم.
أكرر: ليس من واجب أصحاب المصلحة توحيد ملاحظاتهم.
المشكلة
أصحاب المصلحة ليس لديهم الوقت لقراءة وفهم آراء الآخرين. بالكاد لديهم الوقت لإبداء الملاحظات بأنفسهم. وحتى إذا كانوا يريدون رؤية ما قاله الآخرون ، فمن المؤكد أنهم سيواجهون صعوبة في العثور عليه.
إليكم السبب:
- ليس لديك عملية موحدة لجمع الملاحظات
- يشارك أصحاب المصلحة التعليقات بالطريقة التي تناسبهم
- تنتهي التعليقات مبعثرة عبر العديد من الأدوات وسلاسل البريد الإلكتروني
كيف تساعد أدوات التدقيق عبر الإنترنت
يضع التدقيق عبر الإنترنت الشفافية والتعاون في صميم عملية التعليقات.
في Filestage ، يقدم جميع أصحاب المصلحة ملاحظاتهم في نفس المكان. لذا أثناء مشاهدتهم لأحدث تعديلاتك أو قراءة الكتيب الخاص بك ، سيرون بالضبط النقاط التي علق عليها الأشخاص الآخرون.
لذلك إذا وافقوا على شيء ما ، فكل ما عليهم فعله هو إبداء إعجابهم ، وإذا لم يوافقوا ، فيمكنهم إضافة تعليق و @ لبدء المناقشة في الوقت الفعلي.
الكرز على القمة
يتضمن Filestage أيضًا تعليقات الفريق فقط. يتيح لك ذلك نشر تعليق أو الرد بحيث لا يراه سوى زملائك في الفريق ، مما يساعد على إبقاء المناقشات في سياقها. لذلك إذا نشر أحد العملاء اقتراحًا غريبًا في التعليقات ، فيمكنك وضع علامة على أحد زملائك في الفريق للتحقق من أنك لست الوحيد الذي يعتقد أنه مجنون.
4. إدارة الإصدارات ومراجعة الجولات بكل سهولة
النسخ مثل العلاقات. عندما يكون من الواضح أن الأشياء لا تعمل ، فأنت بحاجة إلى رسم خط في الرمال والتفكير في الخطأ الذي حدث. عندها فقط تكون مستعدًا حقًا للمضي قدمًا.
المشكلة
التحكم في الإصدار هو ، حسنا ، خارج نطاق السيطرة. وأدوات التعاون الحديثة تزيد الأمور سوءًا. المستندات والتصميمات في حالة تغير مستمر ، وتتغير في كل مرة يظهر فيها تعليق جديد. بعد ذلك ، بمجرد الانتهاء من عمليات التحرير ، يتم تحديد التعليقات أو حلها. تقريبا كما لو لم يحدث شيء.
إليكم سبب هذه المشكلة:
- لا يوجد سجل حول المكان الذي بدأ فيه المحتوى الخاص بك وكيف تطور
- لا يوجد تاريخ لمن قال ماذا وكيف أثر ذلك على عملك
- تمتزج جميع إصداراتك في حلقة ملاحظات واحدة لا نهاية لها
حتى بدون هذه الأدوات ، من المحتمل أنك ما زلت تواجه نصيبك العادل من مشاكل الإصدار. مثل الحصول على تعليقات على إصدار قديم ، أو جعل عميلك يعدل نسختك مباشرة.
كيف. تجرؤ. أنهم.
كيف تساعد أدوات التدقيق عبر الإنترنت
تقوم أدوات التدقيق عبر الإنترنت بإدارة إصداراتك تلقائيًا حتى يعرف الجميع أيها هو الأحدث.
فيما يلي ثلاث طرق يساعدها Filestage في إدارة الإصدار:
- محفوظات الإصدارات - استخدم القائمة المنسدلة في لوحة التحكم لإعادة زيارة الإصدارات السابقة والتحقق من المحتوى أو التعليقات
- يتوفر إصدار جديد - إذا فتح أي شخص نسخة قديمة من الملف ، تظهر رسالة توضح أن هناك إصدارًا أحدث
- تعيين الإصدارات التلقائي - إذا قمت بتحميل عدة إصدارات جديدة مرة واحدة ، فستتم مطابقتها تلقائيًا مع الملفات التي تحمل الاسم نفسه
الكرز في الأعلى
باستخدام Filestage ، يمكنك مقارنة نسختين من المحتوى الخاص بك جنبًا إلى جنب. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى التحقق من الإصدار الجديد مقابل ما قلته أنت وزملائك في الفريق في المرة الأخيرة ، فإن تعليقاتك ليست سوى نقرة واحدة.
افكار اخيرة
يواجه الجميع مشاكل في عملية التغذية الراجعة ، لكن القليل منهم يختار فعل أي شيء حيال ذلك.
آمل أن أكون قد ساعدت في تسليط الضوء على هذه المشكلات وتحديد بعض الحلول التي تناسبك أنت وفريقك وأصحاب المصلحة لديك. إذا كنت ترغب في إلقاء نظرة فاحصة على نظام التدقيق عبر الإنترنت الخاص بـ Filestage ، فيمكنك طلب نسخة تجريبية هنا.