4 Möglichkeiten, wie Online-Proofing-Tools Feedback erleichtern

Veröffentlicht: 2022-07-12

Feedback zu Ihren Inhalten zu erhalten, kann Kopfschmerzen bereiten. Aber Online-Proofing erleichtert allen Beteiligten das Leben – von den Erstellern von Inhalten bis hin zu den C-Level-Stakeholdern.

Hier sind vier Möglichkeiten, wie Online-Proofing-Tools das Feedback erleichtern:

Sehen Sie, was in all Ihren Projekten passiert
Erhalten Sie kristallklares Feedback mit vollem Kontext
Stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite sind
Verwalten Sie Versionen und Überprüfungsrunden mit Leichtigkeit

1. Sehen Sie, was in all Ihren Projekten passiert

Stellen Sie sich vor, Sie könnten jede Frage zum Status Ihrer Inhalte innerhalb von 10 Sekunden beantworten. Vielleicht sogar fünf. Mit Online-Proofing-Software ist das möglich.

Das Problem

Die Überprüfung des Status Ihrer Inhalte erfordert ernsthafte Detektivarbeit. Und nicht die lustige Art. Die sehr, sehr langweilige Art, bei der Sie sich durch E-Mail-Ketten, Chat-Threads, In-App-Kommentare und Tabellenkalkulationen wühlen müssen, nur um herauszufinden, ob eine Arbeit genehmigt wird oder nicht.

Tatsächlich würden Sie wahrscheinlich Schwierigkeiten haben, eine dieser Fragen schnell zu beantworten:

Ist diese Version genehmigt und zur Veröffentlichung bereit?
Wer muss noch Feedback geben?
Welche Bilder hat der Kunde freigegeben?
Wann können wir mit Feedback vom Produktteam rechnen?
Wurde die neueste Version mit Jane in Legal geteilt?

Wie Online-Proofing-Tools helfen

Mit Online-Proofing-Tools wie Filestage können Sie den Status all Ihrer Inhalte von Ihrem Projekt-Dashboard aus einsehen. Dadurch erhalten Sie eine Reihe wichtiger Informationen auf einen Blick, darunter:

Genehmigungsstatus – Sehen Sie, welche Stakeholder-Gruppen Ihre Inhalte genehmigt haben (z. B. Creative) und welche noch Feedback geben müssen (z. B. Produkt)
Überprüfungsentscheidungen – sehen Sie, ob jeder Prüfer seine Zustimmung gegeben, Änderungen angefordert hat oder noch einen Blick darauf werfen muss
Dateistatus – Sehen Sie, welche Dateien überprüft, genehmigt oder zur Bearbeitung bereit sind
Fälligkeitstermine – Sehen Sie, wann Feedback fällig ist, und finden Sie heraus, wer den Überprüfungsprozess aufhält
Versionsverwaltung – Sehen Sie, welche Version die neueste ist und prüfen Sie, wer frühere Versionen genehmigt hat

Das Sahnehäubchen

Mit Filestage können Sie auf „F“ tippen, um jedes Projekt, jede Datei, jeden Prüfer, jede Version und jeden Kommentar zu durchsuchen. Wenn Sie sich also an ein wichtiges Feedback erinnern, sich aber nicht erinnern können, wo Sie es gesehen haben, können Sie es im Handumdrehen finden.

2. Erhalten Sie kristallklares Feedback mit vollem Kontext

Gerüchten zufolge, wenn Sie all die Stunden zusammenzählen, die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen damit verschwenden, Screenshots aufzunehmen, Timecodes zu kopieren, lange Beschreibungen zu schreiben, die für niemanden außer sich selbst Sinn ergeben, und an Meetings teilzunehmen, um zu erklären, was sie gemeint haben … Nun, das kann man mit Sicherheit sagen Sie hätten eine sehr große Zahl!

Das Problem

Das Trennen von Dateien und Feedback ist ein Rezept für eine Katastrophe. Hier sind drei Gründe dafür:

Es verschwendet Zeit für die Beteiligten – es gibt keine einfache Möglichkeit für Ihre Prüfer, Feedback zu geben, also müssen sie erklären, über welche Teile Ihres Inhalts sie sprechen
Es schafft eine große Fehlerquote – es ist leicht, das Feedback falsch zu interpretieren und die falschen Änderungen vorzunehmen, was später im Prozess zu mehr Arbeit führt
Dies führt zu Konflikten und Verwirrung – Feedback wird zwischen den Beteiligten selten konsolidiert, sodass Besprechungen einberufen werden müssen, um Probleme zu lösen

Wie Online-Proofing-Tools helfen

Online-Proofing-Tools machen es einfach, punktgenau Feedback zu geben und zu erhalten – bis auf den Rahmen, Buchstaben oder Pixel.

Hier sind fünf Filestage-Funktionen, die helfen, Kommentare klar zu machen:

Markierungen – tippen Sie irgendwo auf Ihren Inhalt, um eine Markierung zu erstellen, auch wenn es sich um ein Video handelt
Anmerkungen – Zeichnen Sie über Ihren Inhalt, um Ihren Standpunkt perfekt zu veranschaulichen
Highlights – Wählen Sie ein Wort oder einen Satz aus, den Sie kommentieren möchten
Durchgestrichen – wählen Sie ein Wort oder einen Satz aus, den Sie löschen möchten
Anhänge – fügen Sie Ihrem Kommentar eine Referenz oder ein Asset hinzu

Das Sahnehäubchen

In Filestage erhalten Sie klareres Feedback zu all Ihren Inhalten. Dazu gehören Dokumente, PDFs, Videos, Bilder, Live-Websites, interaktives HTML und Audio. So sparen Sie Ihrem Team auch Zeit beim Springen zwischen den Tools!

3. Stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite sind

Früher habe ich mich gefragt, warum Stakeholder bei so vielen Konflikten Feedback geteilt haben. Aber dann wurde mir etwas klar. Sie mögen es vielleicht nicht, aber ich verspreche, es ist wahr. Es ist nicht die Aufgabe Ihrer Stakeholder, ihr Feedback zu konsolidieren.

Ich wiederhole: Es ist nicht die Aufgabe Ihrer Stakeholder, ihr Feedback zu konsolidieren.

Das Problem

Ihre Stakeholder haben keine Zeit, das Feedback aller anderen zu lesen und zu verstehen. Sie haben kaum Zeit, selbst Feedback zu geben. Und selbst wenn sie sehen wollen, was andere Leute gesagt haben, werden sie sicher Schwierigkeiten haben, es zu finden.

Hier ist der Grund:

Sie haben keinen standardisierten Prozess zum Sammeln von Feedback
Stakeholder teilen Feedback auf die Art und Weise, wie es ihnen am besten passt
Kommentare landen über viele Tools und E-Mail-Ketten verstreut

Wie Online-Proofing-Tools helfen

Online-Proofing stellt Transparenz und Zusammenarbeit in den Mittelpunkt Ihres Feedbackprozesses.

In Filestage geben alle Ihre Stakeholder an der gleichen Stelle Feedback. Wenn sie sich also Ihre neueste Bearbeitung ansehen oder Ihre Broschüre lesen, sehen sie genau, welche Punkte andere Leute kommentiert haben.

Wenn sie also mit etwas einverstanden sind, müssen sie nur einen Daumen nach oben geben. Wenn sie dies nicht tun, können sie einen Kommentar hinzufügen und der anderen Person ein @ geben, um eine Diskussion in Echtzeit zu starten.

Das Sahnehäubchen

Filestage enthält auch Nur-Team-Kommentare. Auf diese Weise können Sie einen Kommentar oder eine Antwort posten, die nur Ihre Teamkollegen sehen können, was dazu beiträgt, die Diskussionen im Kontext zu halten. Wenn also ein Kunde einen ausgefallenen Vorschlag in den Kommentaren postet, können Sie einen Teamkollegen markieren, um zu überprüfen, ob Sie nicht der Einzige sind, der das für verrückt hält.

4. Verwalten Sie Versionen und Überprüfungsrunden mit Leichtigkeit

Versionen sind wie Beziehungen. Wenn klar ist, dass die Dinge nicht funktionieren, müssen Sie eine Linie in den Sand ziehen und darüber nachdenken, was schief gelaufen ist. Nur dann bist du wirklich bereit, weiterzumachen.

Das Problem

Die Versionskontrolle ist, nun ja, außer Kontrolle geraten. Und moderne Collaboration-Tools machen die Sache nur noch schlimmer. Dokumente und Designs befinden sich in einem ständigen Fluss und ändern sich jedes Mal, wenn ein neuer Kommentar erscheint. Sobald die Bearbeitungen abgeschlossen sind, werden die Kommentare abgehakt oder aufgelöst. Fast so, als wäre nichts gewesen.

Hier ist, warum das ein Problem ist:

Es gibt keine Aufzeichnungen darüber, wo Ihre Inhalte begannen und wie sie sich entwickelt haben
Es gibt keine Historie darüber, wer was gesagt hat und wie es Ihre Arbeit beeinflusst hat
Ihre Versionen verschmelzen alle zu einer endlosen Feedback-Schleife

Auch ohne diese Tools haben Sie wahrscheinlich immer noch einen fairen Anteil an Versionsproblemen. Wie zum Beispiel das Einholen von Feedback zu einer alten Version oder das direkte Bearbeiten Ihrer Kopie durch Ihren Kunden.

Wie. Wagen. Sie.

Wie Online-Proofing-Tools helfen

Online-Proofing-Tools verwalten Ihre Versionen automatisch, sodass jeder weiß, welche Version die neueste ist.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Filestage bei der Versionsverwaltung hilft:

Versionsverlauf – Verwenden Sie das Dropdown-Menü auf Ihrem Dashboard, um frühere Versionen erneut aufzurufen und den Inhalt oder Kommentare zu überprüfen
Neue Version verfügbar – Wenn jemand eine alte Version einer Datei öffnet, erscheint eine Meldung, die darauf hinweist, dass es eine neuere Version gibt
Automatische Versionierung – Wenn Sie mehrere neue Versionen gleichzeitig hochladen, werden sie automatisch mit Dateien mit demselben Namen abgeglichen

Das Sahnehäubchen

Mit Filestage können Sie zwei Versionen Ihrer Inhalte nebeneinander vergleichen. Wenn Sie also die neue Version mit dem vergleichen müssen, was Sie und Ihre Teamkollegen beim letzten Mal gesagt haben, ist Ihr Feedback nur einen Klick entfernt.

Abschließende Gedanken

Jeder hat Probleme im Feedback-Prozess, aber nur wenige entscheiden sich dafür, etwas dagegen zu unternehmen.

Ich hoffe, ich habe dazu beigetragen, diese Probleme zu beleuchten und einige Lösungen zu identifizieren, die für Sie, Ihr Team und Ihre Stakeholder funktionieren. Wenn Sie sich das Online-Proofing-System von Filestage genauer ansehen möchten, können Sie hier eine Testversion anfordern.