4 maneiras pelas quais as ferramentas de revisão on-line facilitam o feedback

Publicados: 2022-07-12

Receber feedback sobre seu conteúdo pode ser uma dor de cabeça. Mas a revisão online torna a vida mais fácil para todos os envolvidos – desde criadores de conteúdo até stakeholders de nível C.

Aqui estão quatro maneiras pelas quais as ferramentas de revisão on-line facilitam o feedback:

Veja o que está acontecendo em todos os seus projetos
Obtenha feedback claro com contexto completo
Certifique-se de que todos estejam na mesma página
Gerencie versões e revise rodadas com facilidade

1. Veja o que está acontecendo em todos os seus projetos

Imagine se você pudesse responder a qualquer pergunta sobre o status do seu conteúdo em 10 segundos. Talvez até cinco. Com o software de prova online, você pode.

O problema

Verificar o status do seu conteúdo exige um trabalho sério de detetive. E não do tipo divertido. O tipo muito, muito chato, em que você precisa passar por cadeias de e-mail, tópicos de bate-papo, comentários no aplicativo e planilhas apenas para descobrir se um trabalho foi aprovado ou não.

Na verdade, você provavelmente lutaria para responder a qualquer uma dessas perguntas rapidamente:

Esta versão está aprovada e pronta para ser publicada?
Quem ainda precisa dar feedback?
Quais imagens o cliente aprovou?
Quando podemos esperar feedback da equipe de produto?
A versão mais recente foi compartilhada com Jane no Departamento Jurídico?

Como as ferramentas de revisão online ajudam

Com ferramentas de revisão online como o Filestage, você pode ver o status de todo o seu conteúdo no painel do projeto. Isso fornece um monte de informações importantes rapidamente, incluindo:

Status de aprovação – veja quais grupos de partes interessadas aprovaram seu conteúdo (por exemplo, Criativo) e quais ainda precisam dar feedback (por exemplo, Produto)
Revisar decisões – veja se cada revisor deu sua aprovação, solicitou mudanças ou ainda precisa dar uma olhada
Status do arquivo – veja quais arquivos estão em revisão, aprovados ou prontos para serem trabalhados
Datas de entrega – veja quando o feedback é devido e descubra quem está atrasando o processo de revisão
Gerenciamento de versões – veja qual é a versão mais recente e verifique quem aprovou as versões anteriores

A cereja no topo

Com o Filestage, você pode tocar em “F” para pesquisar cada projeto, arquivo, revisor, versão e comentário. Portanto, se você se lembra de um feedback importante, mas não consegue lembrar onde o viu, pode localizá-lo rapidamente.

2. Obtenha feedback claro com contexto completo

Há rumores de que, se você somar todas as horas que as pessoas em sua empresa perdem capturando capturas de tela, copiando códigos de tempo, escrevendo longas descrições que não fazem sentido para ninguém além de si mesmas e participando de reuniões para explicar o que elas significam ... Bem, é seguro dizer você teria um número muito grande!

O problema

Separar arquivos e feedback é uma receita para o desastre. Aqui estão três razões para isso:

Desperdiça tempo para as partes interessadas – não há uma maneira simples de seus revisores fornecerem feedback, então eles precisam explicar de quais partes do seu conteúdo estão falando
Cria uma enorme margem de erro – é fácil interpretar mal o feedback e fazer as edições erradas, levando a mais trabalho posteriormente no processo
Isso leva a conflitos e confusão – o feedback raramente é consolidado entre as partes interessadas, então as reuniões precisam ser convocadas para resolver as coisas

Como as ferramentas de revisão online ajudam

As ferramentas de revisão online facilitam dar e receber feedback com precisão exata – até o quadro, letra ou pixel.

Aqui estão cinco recursos do Filestage que ajudam a tornar os comentários claros:

Marcadores – toque em qualquer lugar do seu conteúdo para criar um marcador, mesmo que seja um vídeo
Anotações – desenhe em cima de seu conteúdo para ilustrar perfeitamente seu ponto
Destaques – selecione uma palavra ou frase que você deseja comentar
Strikeouts - selecione uma palavra ou frase que você deseja excluir
Anexos – adicione uma referência ou recurso ao seu comentário

A cereja no topo

No Filestage, você pode obter feedback mais claro sobre todo o seu conteúdo. Isso inclui documentos, PDFs, vídeos, imagens, sites ao vivo, HTML interativo e áudio. Assim, você também pode economizar o tempo da sua equipe pulando entre as ferramentas!

3. Certifique-se de que todos estejam na mesma página

Eu costumava me perguntar por que as partes interessadas compartilhavam feedback com tantos conflitos. Mas então eu percebi uma coisa. Você pode não gostar, mas eu prometo que é verdade. Não é trabalho de seus stakeholders consolidar seu feedback.

Repito: não é trabalho de seus stakeholders consolidar seu feedback.

O problema

Seus stakeholders não têm tempo para ler e entender o feedback de todos. Eles mal têm tempo para dar feedback. E mesmo que eles queiram ver o que outras pessoas disseram, com certeza terão problemas para encontrá-lo.

Aqui está o porquê:

Você não tem um processo padronizado para coletar feedback
As partes interessadas compartilham feedback da maneira que melhor lhes convier
Os comentários acabam espalhados por muitas ferramentas e cadeias de e-mail

Como as ferramentas de revisão online ajudam

A revisão online coloca a transparência e a colaboração no centro do seu processo de feedback.

No Filestage, todos os seus stakeholders dão feedback no mesmo lugar. Assim, enquanto eles assistem a sua última edição ou leem seu folheto, eles verão exatamente quais pontos outras pessoas comentaram.

Portanto, se concordarem com algo, tudo o que precisam fazer é dar um sinal de positivo. E se não concordarem, podem adicionar um comentário e @ a outra pessoa para iniciar uma discussão em tempo real.

A cereja no topo

O Filestage também inclui comentários somente da equipe. Isso permite que você publique um comentário ou resposta que apenas seus colegas de equipe possam ver, ajudando a manter as discussões em contexto. Então, se um cliente postar uma sugestão estranha nos comentários, você pode marcar um colega de equipe para verificar se você não é o único que acha isso uma loucura.

4. Gerencie versões e revise rodadas com facilidade

As versões são como relacionamentos. Quando fica claro que as coisas não estão funcionando, você precisa traçar uma linha na areia e refletir sobre o que deu errado. Só então você estará realmente pronto para seguir em frente.

O problema

O controle de versão está, bem, fora de controle. E as ferramentas de colaboração modernas só estão piorando as coisas. Documentos e designs estão em constante estado de fluxo, mudando sempre que um novo comentário aparece. Então, uma vez que as edições são feitas, os comentários são marcados ou resolvidos. Quase como se nada tivesse acontecido.

Veja por que isso é um problema:

Não há registro de onde seu conteúdo começou e como ele se desenvolveu
Não há histórico de quem disse o quê e como isso afetou seu trabalho
Todas as suas versões se misturam em um loop de feedback sem fim

Mesmo sem essas ferramentas, você provavelmente ainda enfrentou seu quinhão de problemas de versão. Como obter feedback sobre uma versão antiga ou fazer com que seu cliente edite sua cópia diretamente.

Quão. Ouse. Elas.

Como as ferramentas de revisão online ajudam

As ferramentas de revisão online gerenciam automaticamente suas versões para que todos saibam qual é a mais recente.

Aqui estão três maneiras pelas quais o Filestage ajuda no gerenciamento de versões:

Histórico de versões – use o menu suspenso em seu painel para revisitar versões anteriores e verificar o conteúdo ou comentários
Nova versão disponível – se alguém abrir uma versão antiga de um arquivo, aparecerá uma mensagem para deixar claro que há uma versão mais recente
Versão automática – se você carregar várias novas versões de uma só vez, elas serão correspondidas automaticamente com arquivos com o mesmo nome

A cereja no topo

Com o Filestage, você pode comparar duas versões do seu conteúdo lado a lado. Portanto, se você precisar verificar a nova versão em relação ao que você e seus colegas de equipe disseram da última vez, seu feedback está a apenas um clique de distância.

Pensamentos finais

Todos enfrentam problemas no processo de feedback, mas poucos optam por fazer algo a respeito.

Espero ter ajudado a esclarecer esses problemas e identificar algumas soluções que funcionem para você, sua equipe e seus stakeholders. Se você quiser dar uma olhada mais de perto no sistema de provas online da Filestage, você pode solicitar uma avaliação aqui.