オンライン校正ツールがフィードバックを容易にする4つの方法
公開: 2022-07-12コンテンツに関するフィードバックを得るのは頭痛の種になる可能性があります。 しかし、オンライン校正により、コンテンツ作成者から経営幹部レベルの利害関係者まで、関係するすべての人の生活が楽になります。
オンライン校正ツールでフィードバックを簡単にする4つの方法は次のとおりです。
- すべてのプロジェクトで何が起こっているかを確認する
- 完全なコンテキストで明確なフィードバックを取得する
- 全員が同じページにいることを確認してください
- バージョンの管理とラウンドのレビューを簡単に
1.すべてのプロジェクトで何が起こっているかを確認します
コンテンツのステータスに関する質問に10秒以内に答えられると想像してみてください。 多分5つです。 オンライン校正ソフトウェアを使用すると、次のことができます。
問題
コンテンツのステータスを確認するには、深刻な検出作業が必要です。 そして、楽しい種類ではありません。 作品が承認されたかどうかを判断するためだけに、メールチェーン、チャットスレッド、アプリ内コメント、スプレッドシートを介して注がなければならない、非常に退屈な種類です。
実際、これらの質問にすばやく答えるのに苦労するでしょう。
- このバージョンは承認され、公開する準備ができていますか？
- 誰がまだフィードバックを与える必要がありますか？
- クライアントが承認した画像はどれですか？
- 製品チームからのフィードバックはいつ期待できますか？
- 最新バージョンは法務部門のジェーンと共有されていますか？
オンライン校正ツールがどのように役立つか
Filestageなどのオンライン校正ツールを使用すると、プロジェクトダッシュボードからすべてのコンテンツのステータスを確認できます。 これにより、次のような重要な情報が一目でわかります。
- 承認ステータス–どの利害関係者グループがあなたのコンテンツを承認したか（例：クリエイティブ）、どの利害関係者グループがまだフィードバックを提供する必要があるか（例：製品）を確認します
- レビューの決定–各レビュー担当者が承認を与えたか、変更を要求したか、またはまだ確認する必要があるかどうかを確認します
- ファイルステータス–レビュー中、承認済み、または作業の準備ができているファイルを確認します
- 期日–フィードバックの期日を確認し、レビュープロセスを延期しているのは誰かを確認します
- バージョン管理–どのバージョンが最新であるかを確認し、以前のバージョンを誰が承認したかを確認します
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Filestageでは、「F」をタップして、すべてのプロジェクト、ファイル、レビュー担当者、バージョン、およびコメントを検索できます。 したがって、重要なフィードバックを覚えていても、それを見た場所を思い出せない場合は、すぐに追跡できます。
2.完全なコンテキストで明確なフィードバックを取得します
噂によると、会社の人々がスクリーンショットのキャプチャ、タイムコードのコピー、自分以外には意味のない長い説明の書き方、会議への出席など、その意味を説明するのに時間を浪費しているとのことです。あなたは非常に大きな数を持っているでしょう！
問題
ファイルとフィードバックを分離することは災害のレシピです。 理由は次の3つです。
- 利害関係者にとっては時間が無駄になります。レビュー担当者がフィードバックを提供する簡単な方法はないため、レビュー担当者はコンテンツのどの部分について話しているのかを説明する必要があります。
- これにより、エラーの許容範囲が大幅に広がります。フィードバックを誤って解釈したり、間違った編集を行ったりすることが容易であり、プロセスの後半でより多くの作業が発生します。
- それは対立と混乱につながります–フィードバックが利害関係者間で統合されることはめったにないので、問題を解決するために会議を呼び出す必要があります
オンライン校正ツールがどのように役立つか
オンライン校正ツールを使用すると、フレーム、文字、ピクセルに至るまで、ピンポイントの精度でフィードバックを簡単に送受信できます。
コメントを明確にするのに役立つ5つのFilestage機能を次に示します。
- マーカー–コンテンツの任意の場所をタップして、ビデオであってもマーカーを作成します
- 注釈–コンテンツの上に描画して、ポイントを完全に説明します
- ハイライト–コメントしたい単語または文を選択します
- 三振–削除する単語または文を選択します
- 添付ファイル–コメントに参照またはアセットを追加します
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Filestageでは、すべてのコンテンツについてより明確なフィードバックを得ることができます。 これには、ドキュメント、PDF、ビデオ、画像、ライブWebサイト、インタラクティブHTML、およびオーディオが含まれます。 したがって、ツール間を行き来するチームの時間を節約することもできます。
3.全員が同じページにいることを確認します
私は、なぜ利害関係者が非常に多くの対立とフィードバックを共有したのか疑問に思いました。 しかし、それから私は何かに気づきました。 あなたはそれが気に入らないかもしれませんが、私はそれが本当だと約束します。 フィードバックを統合するのは、利害関係者の仕事ではありません。
繰り返しますが、フィードバックを統合するのは利害関係者の仕事ではありません。
問題
利害関係者には、他のすべての人のフィードバックを読んで理解する時間がありません。 彼らは自分たちでフィードバックをする時間がほとんどありません。 そして、他の人が言ったことを見たいとしても、それを見つけるのに苦労することは間違いありません。
理由は次のとおりです。
- フィードバックを収集するための標準化されたプロセスがありません
- 利害関係者は、自分に最も適した方法でフィードバックを共有します
- コメントは多くのツールやメールチェーンに散らばってしまいます
オンライン校正ツールがどのように役立つか
オンライン校正は、フィードバックプロセスの中心に透明性とコラボレーションを置きます。
Filestageでは、すべての利害関係者が同じ場所でフィードバックを提供します。 したがって、彼らはあなたの最新の編集を見たり、あなたのパンフレットを読んだりしているときに、他の人がコメントしたポイントを正確に見ることができます。
したがって、彼らが何かに同意する場合、彼らがしなければならないのは親指を立てるだけです。そうでない場合、彼らはコメントを追加し、@他の人がリアルタイムで議論を開始することができます。
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Filestageには、チームのみのコメントも含まれています。 これにより、チームメートだけが見ることができるコメントや返信を投稿できるようになり、状況に応じてディスカッションを続けることができます。 したがって、クライアントがコメントに風変わりな提案を投稿した場合は、チームメイトにタグを付けて、自分だけがクレイジーだと思っているのではないことを確認できます。
4.バージョンを管理し、ラウンドを簡単に確認します
バージョンは関係のようなものです。 物事が機能していないことが明らかな場合は、砂に線を引き、何が悪かったのかを考える必要があります。 そうして初めて、あなたは本当に先に進む準備ができています。
問題
バージョン管理は、まあ、制御不能です。 そして、最新のコラボレーションツールは事態を悪化させているだけです。 ドキュメントとデザインは常に流動的な状態にあり、新しいコメントが表示されるたびに変化します。 次に、編集が完了すると、コメントにチェックマークが付けられるか、解決されます。 まるで何も起こらなかったかのように。
これが問題である理由は次のとおりです。
- コンテンツがどこから始まり、どのように発展したかについての記録はありません
- 誰が何を言ったのか、それがあなたの仕事にどのように影響したのかという歴史はありません
- すべてのバージョンが1つの無限のフィードバックループに溶け込みます
これらのツールがなくても、バージョンの問題のかなりの部分に直面している可能性があります。 古いバージョンに関するフィードバックを受け取ったり、クライアントにコピーを直接編集してもらうようなものです。
どのように。 あえて。 彼ら。
オンライン校正ツールがどのように役立つか
オンライン校正ツールが自動的にバージョンを管理するため、誰もが最新のバージョンを知ることができます。
Filestageがバージョン管理に役立つ3つの方法は次のとおりです。
- バージョン履歴–ダッシュボードのドロップダウンメニューを使用して、以前のバージョンに再度アクセスし、コンテンツまたはコメントを確認します
- 新しいバージョンが利用可能–誰かが古いバージョンのファイルを開くと、新しいバージョンがあることを明確にするメッセージが表示されます
- 自動バージョン管理–一度に複数の新しいバージョンをアップロードすると、それらは同じ名前のファイルと自動的に照合されます
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Filestageを使用すると、コンテンツの2つのバージョンを並べて比較できます。 したがって、あなたとあなたのチームメートが前回言ったことに対して新しいバージョンをチェックする必要がある場合、あなたのフィードバックはクリックするだけです。
最終的な考え
フィードバックプロセスでは誰もが問題に直面しますが、それについて何かをすることを選択する人はほとんどいません。
これらの問題に光を当て、あなた、あなたのチーム、そしてあなたの利害関係者のために働くいくつかの解決策を特定するのに役立ったことを願っています。 Filestageのオンライン校正システムを詳しく調べたい場合は、こちらから試用版をリクエストできます。