4 façons dont les outils de vérification en ligne facilitent les commentaires

Publié: 2022-07-12

Obtenir des commentaires sur votre contenu peut être un casse-tête. Mais la vérification en ligne facilite la vie de toutes les personnes impliquées, des créateurs de contenu aux parties prenantes de niveau C.

Voici quatre façons dont les outils de vérification en ligne facilitent les commentaires :

Voyez ce qui se passe dans tous vos projets
Obtenez des commentaires clairs avec un contexte complet
Assurez-vous que tout le monde est sur la même page
Gérez facilement les versions et révisez les cycles

1. Voyez ce qui se passe dans tous vos projets

Imaginez si vous pouviez répondre à n'importe quelle question sur l'état de votre contenu en 10 secondes. Peut-être même cinq. Avec un logiciel de vérification en ligne, c'est possible.

Le problème

Vérifier l'état de votre contenu demande un sérieux travail de détective. Et pas le genre amusant. Le genre très, très ennuyeux où vous devez passer par des chaînes de messagerie, des fils de discussion, des commentaires intégrés à l'application et des feuilles de calcul juste pour déterminer si un travail est approuvé ou non.

En fait, vous auriez probablement du mal à répondre rapidement à l'une de ces questions :

Cette version est-elle approuvée et prête à être publiée ?
Qui doit encore donner son avis ?
Quelles images le client a-t-il approuvées ?
Quand pouvons-nous attendre des commentaires de l'équipe produit ?
La dernière version a-t-elle été partagée avec Jane dans Legal ?

Comment les outils de vérification en ligne aident

Avec des outils de vérification en ligne comme Filestage, vous pouvez voir l'état de tout votre contenu à partir du tableau de bord de votre projet. Cela vous donne un tas d'informations importantes en un coup d'œil, y compris :

Statut d'approbation - voir quels groupes de parties prenantes ont approuvé votre contenu (par exemple Creative) et ceux qui doivent encore donner leur avis (par exemple Product)
Examiner les décisions - voir si chaque examinateur a donné son approbation, demandé des modifications ou doit encore jeter un coup d'œil
Statut du fichier - voir quels fichiers sont en cours de révision, approuvés ou prêts à être traités
Dates d'échéance - voyez quand les commentaires sont dus et découvrez qui retarde le processus de révision
Gestion des versions - voir quelle version est la plus récente et vérifier qui a approuvé les versions précédentes

La cerise sur le gâteau

Avec Filestage, vous pouvez appuyer sur "F" pour rechercher chaque projet, fichier, réviseur, version et commentaire. Donc, si vous vous souvenez d'un commentaire important mais que vous ne vous souvenez plus où vous l'avez vu, vous pouvez le retrouver en un rien de temps.

2. Obtenez des commentaires clairs avec un contexte complet

La rumeur dit que si vous additionnez toutes les heures que les gens de votre entreprise gaspillent à capturer des captures d'écran, à copier des codes temporels, à rédiger de longues descriptions qui n'ont de sens que pour eux-mêmes et à assister à des réunions pour expliquer ce qu'elles voulaient dire... vous auriez un très grand nombre!

Le problème

Séparer les fichiers et les commentaires est une recette pour le désastre. Voici trois raisons :

Cela fait perdre du temps aux parties prenantes - il n'y a pas de moyen simple pour vos réviseurs de donner leur avis, ils doivent donc expliquer de quelles parties de votre contenu ils parlent
Cela crée une énorme marge d'erreur - il est facile de mal interpréter les commentaires et de faire les mauvaises modifications, ce qui entraîne plus de travail plus tard dans le processus
Cela conduit à des conflits et à de la confusion - les commentaires sont rarement consolidés entre les parties prenantes, il faut donc convoquer des réunions pour résoudre les problèmes

Comment les outils de vérification en ligne aident

Les outils de vérification en ligne facilitent l'envoi et la réception de commentaires avec une précision extrême, jusqu'à l'image, la lettre ou le pixel.

Voici cinq fonctionnalités de Filestage qui aident à clarifier les commentaires :

Marqueurs - appuyez n'importe où sur votre contenu pour créer un marqueur, même s'il s'agit d'une vidéo
Annotations – dessinez par-dessus votre contenu pour illustrer parfaitement votre propos
Highlights - sélectionnez un mot ou une phrase que vous souhaitez commenter
Barrés - sélectionnez un mot ou une phrase que vous souhaitez supprimer
Pièces jointes – ajoutez une référence ou un atout à votre commentaire

La cerise sur le gâteau

Dans Filestage, vous pouvez obtenir des commentaires plus clairs sur tout votre contenu. Cela inclut des documents, des PDF, des vidéos, des images, des sites Web en direct, du HTML interactif et de l'audio. Ainsi, vous pouvez également faire gagner du temps à votre équipe en passant d'un outil à l'autre !

3. Assurez-vous que tout le monde est sur la même page

Je me demandais pourquoi les parties prenantes partageaient leurs commentaires avec tant de conflits. Mais ensuite j'ai réalisé quelque chose. Vous ne l'aimerez peut-être pas, mais je vous promets que c'est vrai. Ce n'est pas le travail de vos parties prenantes de consolider leurs commentaires.

Je le répète : ce n'est pas le travail de vos parties prenantes de consolider leurs retours.

Le problème

Vos parties prenantes n'ont pas le temps de lire et de comprendre les commentaires des autres. Ils ont à peine le temps de donner leur avis eux-mêmes. Et même s'ils veulent voir ce que les autres ont dit, ils auront certainement du mal à le trouver.

Voici pourquoi:

Vous n'avez pas de processus standardisé pour recueillir les commentaires
Les parties prenantes partagent leurs commentaires de la manière qui leur convient le mieux
Les commentaires finissent par être dispersés sur de nombreux outils et chaînes de messagerie

Comment les outils de vérification en ligne aident

La vérification en ligne place la transparence et la collaboration au cœur de votre processus de rétroaction.

Dans Filestage, toutes vos parties prenantes donnent leur avis au même endroit. Ainsi, en regardant votre dernière modification ou en lisant votre brochure, ils verront exactement quels points les autres ont commentés.

Donc, s'ils sont d'accord avec quelque chose, tout ce qu'ils ont à faire est de donner un coup de pouce Et s'ils ne le font pas, ils peuvent ajouter un commentaire et @ l'autre personne pour lancer une discussion en temps réel.

La cerise sur le gâteau

Filestage inclut également des commentaires réservés aux équipes. Cela vous permet de publier un commentaire ou une réponse que seuls vos coéquipiers peuvent voir, ce qui permet de garder les discussions dans leur contexte. Donc, si un client publie une suggestion farfelue dans les commentaires, vous pouvez taguer un coéquipier pour vérifier que vous n'êtes pas le seul à penser que c'est fou.

4. Gérez facilement les versions et les révisions

Les versions sont comme des relations. Lorsqu'il est clair que les choses ne fonctionnent pas, vous devez tracer une ligne dans le sable et réfléchir à ce qui n'a pas fonctionné. Ce n'est qu'alors que vous êtes vraiment prêt à passer à autre chose.

Le problème

Le contrôle de version est, eh bien, hors de contrôle. Et les outils de collaboration modernes ne font qu'empirer les choses. Les documents et les conceptions sont dans un état constant de flux, changeant à chaque fois qu'un nouveau commentaire apparaît. Ensuite, une fois les modifications effectuées, les commentaires sont cochés ou résolus. Presque comme si de rien n'était.

Voici pourquoi c'est un problème :

Il n'y a aucune trace de l'endroit où votre contenu a commencé et de la façon dont il s'est développé
Il n'y a pas d'historique de qui a dit quoi et comment cela a eu un impact sur votre travail
Vos versions se fondent toutes dans une boucle de rétroaction sans fin

Même sans ces outils, vous avez probablement encore fait face à votre juste part de problèmes de version. Comme obtenir des commentaires sur une ancienne version ou demander à votre client de modifier directement votre copie.

Comment. Oser. Ils.

Comment les outils de vérification en ligne aident

Les outils de vérification en ligne gèrent automatiquement vos versions afin que tout le monde sache laquelle est la plus récente.

Voici trois façons dont Filestage aide à la gestion des versions :

Historique des versions - utilisez le menu déroulant de votre tableau de bord pour revoir les versions précédentes et vérifier le contenu ou les commentaires
Nouvelle version disponible - si quelqu'un ouvre une ancienne version d'un fichier, un message apparaît pour indiquer clairement qu'il existe une version plus récente
Gestion automatique des versions - si vous téléchargez plusieurs nouvelles versions à la fois, elles sont automatiquement associées aux fichiers du même nom

La cerise sur le gâteau

Avec Filestage, vous pouvez comparer deux versions de votre contenu côte à côte. Donc, si vous avez besoin de vérifier la nouvelle version par rapport à ce que vous et vos coéquipiers avez dit la dernière fois, vos commentaires ne sont qu'à un clic.

Dernières pensées

Tout le monde fait face à des problèmes dans le processus de rétroaction, mais peu choisissent de faire quoi que ce soit à ce sujet.

J'espère avoir aidé à mettre en lumière ces problèmes et à identifier des solutions qui fonctionnent pour vous, votre équipe et vos parties prenantes. Si vous souhaitez examiner de plus près le système de vérification en ligne de Filestage, vous pouvez demander un essai ici.