เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์ 4 วิธีช่วยให้ข้อเสนอแนะง่ายขึ้น

การรับคำติชมเกี่ยวกับเนื้อหาของคุณอาจทำให้ปวดหัวได้ แต่การพิสูจน์อักษรออนไลน์ทำให้ชีวิตทุกคนที่เกี่ยวข้องง่ายขึ้น ตั้งแต่ผู้สร้างเนื้อหาไปจนถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียระดับ C

เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์สี่วิธีช่วยให้ข้อเสนอแนะง่ายขึ้น:

1. ดูสิ่งที่เกิดขึ้นในทุกโครงการของคุณ
2. รับคำติชมที่ชัดเจนพร้อมบริบททั้งหมด
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน
4. จัดการเวอร์ชันและทบทวนรอบได้อย่างง่ายดาย

1. ดูสิ่งที่เกิดขึ้นในทุกโครงการของคุณ

ลองนึกภาพว่าคุณสามารถตอบคำถามเกี่ยวกับสถานะเนื้อหาของคุณภายใน 10 วินาทีได้หรือไม่ อาจจะห้าด้วยซ้ำ ด้วยซอฟต์แวร์พิสูจน์อักษรออนไลน์ คุณสามารถ

ปัญหา

การตรวจสอบสถานะเนื้อหาของคุณต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการสืบสวน และไม่ใช่แบบที่สนุก แบบที่น่าเบื่อมาก ๆ ที่คุณต้องส่งผ่านกลุ่มอีเมล กระทู้แชท ความคิดเห็นในแอป และสเปรดชีตเพื่อดูว่างานได้รับการอนุมัติหรือไม่

ที่จริงแล้ว คุณอาจมีปัญหาในการตอบคำถามเหล่านี้อย่างรวดเร็ว:

• รุ่นนี้ได้รับการอนุมัติและพร้อมที่จะเผยแพร่หรือไม่
• ใครยังต้องให้ข้อเสนอแนะ?
• ภาพใดที่ลูกค้าอนุมัติ
• เราจะคาดหวังการตอบรับจากทีมผลิตภัณฑ์ได้เมื่อใด
• มีการแชร์เวอร์ชันล่าสุดกับ Jane ในทางกฎหมายหรือไม่

เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์ช่วยได้อย่างไร

ด้วยเครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์ เช่น Filestage คุณสามารถดูสถานะของเนื้อหาทั้งหมดได้จากแดชบอร์ดโครงการของคุณ ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลสำคัญแก่คุณโดยสรุป ซึ่งรวมถึง:

• สถานะการอนุมัติ – ดูว่ากลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกลุ่มใดที่อนุมัติเนื้อหาของคุณ (เช่น สร้างสรรค์) และกลุ่มใดยังต้องให้ข้อเสนอแนะ (เช่น ผลิตภัณฑ์)
• ตรวจทานการตัดสินใจ – ดูว่าผู้ตรวจสอบแต่ละคนได้ให้การอนุมัติ ร้องขอการเปลี่ยนแปลง หรือยังจำเป็นต้องดู
• สถานะไฟล์ – ดูว่าไฟล์ใดอยู่ในระหว่างตรวจทาน อนุมัติ หรือพร้อมทำงาน
• วันที่ครบกำหนด - ดูเมื่อถึงกำหนดส่งข้อเสนอแนะและค้นหาว่าใครเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบ
• การจัดการเวอร์ชัน - ดูว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันล่าสุดและตรวจสอบว่าใครเป็นผู้อนุมัติเวอร์ชันก่อนหน้า

เชอร์รี่อยู่ด้านบน

ด้วย Filestage คุณสามารถแตะ "F" เพื่อค้นหาทุกโครงการ ไฟล์ ผู้ตรวจสอบ เวอร์ชัน และความคิดเห็น ดังนั้น หากคุณจำความคิดเห็นส่วนสำคัญได้ แต่จำไม่ได้ว่าเห็นที่ไหน คุณสามารถติดตามได้ในเวลาไม่นาน

2. รับคำติชมที่ชัดเจนพร้อมบริบททั้งหมด

มีข่าวลือว่าหากคุณรวมชั่วโมงที่พนักงานในบริษัทของคุณเสียไปกับการจับภาพหน้าจอ คัดลอกรหัสเวลา เขียนคำอธิบายยาวๆ ที่ไม่สมเหตุสมผลสำหรับใครก็ตามนอกจากตัวเอง และเข้าร่วมการประชุมเพื่ออธิบายสิ่งที่พวกเขาหมายถึง… เอาล่ะ พูดได้อย่างปลอดภัย คุณจะมีจำนวนมากมาก!

ปัญหา

การแยกไฟล์และคำติชมเป็นสูตรสำหรับภัยพิบัติ นี่คือเหตุผลสามประการ:

1. เสียเวลาสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย – ไม่มีวิธีง่ายๆ สำหรับผู้ตรวจสอบในการให้ข้อเสนอแนะ ดังนั้นพวกเขาจึงต้องอธิบายว่าพวกเขากำลังพูดถึงส่วนใดของเนื้อหาของคุณ
2. ทำให้เกิดข้อผิดพลาดอย่างมาก – ง่ายต่อการตีความความคิดเห็นผิดพลาดและแก้ไขผิดพลาด นำไปสู่การทำงานมากขึ้นในภายหลัง
3. มันนำไปสู่ความขัดแย้งและความสับสน – คำติชมไม่ค่อยถูกรวบรวมระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเรียกประชุมเพื่อแก้ไขสิ่งต่าง ๆ

เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์ช่วยได้อย่างไร

เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์ทำให้ง่ายต่อการให้และรับข้อเสนอแนะด้วยความแม่นยำที่เจาะจง – ลงไปที่เฟรม ตัวอักษร หรือพิกเซล

ต่อไปนี้คือคุณสมบัติ 5 ประการของ Filestage ที่ช่วยทำให้ความคิดเห็นชัดเจน:

1. ตัวทำเครื่องหมาย - แตะที่ใดก็ได้บนเนื้อหาของคุณเพื่อสร้างเครื่องหมาย แม้ว่าจะเป็นวิดีโอ
2. คำอธิบายประกอบ – วาดทับเนื้อหาของคุณเพื่อแสดงจุดของคุณอย่างสมบูรณ์แบบ
3. ไฮไลท์ – เลือกคำหรือประโยคที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็น
4. Strikeouts – เลือกคำหรือประโยคที่คุณต้องการลบ
5. ไฟล์แนบ – เพิ่มข้อมูลอ้างอิงหรือเนื้อหาในความคิดเห็นของคุณ

เชอร์รี่อยู่ด้านบน

ใน Filestage คุณจะได้รับคำติชมที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับเนื้อหาทั้งหมดของคุณ ซึ่งรวมถึงเอกสาร PDF วิดีโอ รูปภาพ เว็บไซต์สด HTML แบบโต้ตอบ และเสียง ดังนั้นคุณจึงสามารถประหยัดเวลาของทีมในการตีกลับระหว่างเครื่องมือต่างๆ ได้!

3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

ฉันเคยสงสัยว่าทำไมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงแบ่งปันความคิดเห็นที่มีข้อขัดแย้งมากมาย แต่แล้วฉันก็นึกขึ้นได้ คุณอาจไม่ชอบมัน แต่ฉันสัญญาว่ามันเป็นเรื่องจริง ไม่ใช่หน้าที่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณในการรวบรวมความคิดเห็น

ฉันพูดซ้ำ: ไม่ใช่หน้าที่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณในการรวบรวมความคิดเห็น

ปัญหา

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณไม่มีเวลาอ่านและทำความเข้าใจความคิดเห็นของทุกคน พวกเขาแทบจะไม่มีเวลาให้คำติชมด้วยตนเอง และแม้ว่าพวกเขาต้องการเห็นสิ่งที่คนอื่นพูด พวกเขาจะมีปัญหาในการค้นหาอย่างแน่นอน

นี่คือเหตุผล:

• คุณไม่มีกระบวนการที่เป็นมาตรฐานในการรวบรวมความคิดเห็น
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแบ่งปันความคิดเห็นในลักษณะที่เหมาะสมที่สุด
• ความคิดเห็นกระจัดกระจายไปตามเครื่องมือและเครือข่ายอีเมลมากมาย

เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์ช่วยได้อย่างไร

การพิสูจน์อักษรออนไลน์ทำให้ความโปร่งใสและการทำงานร่วมกันเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการตอบรับของคุณ

ใน Filestage ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณให้ข้อเสนอแนะในที่เดียวกัน ขณะที่พวกเขากำลังดูการแก้ไขล่าสุดของคุณหรืออ่านโบรชัวร์ของคุณ พวกเขาจะเห็นจุดที่คนอื่นแสดงความคิดเห็นอย่างชัดเจน

ดังนั้นหากพวกเขาเห็นด้วยกับบางสิ่งบางอย่าง ทั้งหมดที่พวกเขาต้องทำคือยกนิ้วให้ และหากไม่เห็นด้วย พวกเขาสามารถเพิ่มความคิดเห็นและ @ บุคคลอื่นเพื่อเริ่มการสนทนาแบบเรียลไทม์ได้

เชอร์รี่อยู่ด้านบน

Filestage ยังรวมความคิดเห็นเฉพาะทีมด้วย วิธีนี้ช่วยให้คุณโพสต์ความคิดเห็นหรือตอบกลับที่เฉพาะเพื่อนร่วมทีมของคุณเท่านั้นที่มองเห็น ช่วยรักษาอภิปรายในบริบท ดังนั้น หากลูกค้าโพสต์คำแนะนำแปลกๆ ในความคิดเห็น คุณสามารถแท็กเพื่อนร่วมทีมเพื่อตรวจสอบว่าคุณไม่ใช่คนเดียวที่คิดว่ามันบ้า

4. จัดการเวอร์ชันและทบทวนรอบได้อย่างง่ายดาย

รุ่นก็เหมือนความสัมพันธ์ เมื่อชัดเจนว่าสิ่งต่าง ๆ ใช้งานไม่ได้ คุณต้องวาดเส้นบนพื้นทรายและไตร่ตรองถึงสิ่งที่ผิดพลาด เมื่อนั้นคุณพร้อมที่จะก้าวต่อไปอย่างแท้จริง

ปัญหา

การควบคุมเวอร์ชันนั้นอยู่นอกการควบคุม และเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทันสมัยทำให้สิ่งต่างๆ แย่ลงไปอีก เอกสารและการออกแบบอยู่ในสถานะที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เปลี่ยนแปลงทุกครั้งที่มีความคิดเห็นใหม่ปรากฏขึ้น จากนั้น เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว ความคิดเห็นจะถูกทำเครื่องหมายหรือแก้ไข ราวกับไม่มีอะไรเกิดขึ้น

นี่คือสาเหตุที่เป็นปัญหา:

• ไม่มีบันทึกว่าเนื้อหาของคุณเริ่มต้นที่ใดและพัฒนาขึ้นอย่างไร
• ไม่มีประวัติว่าใครพูดอะไรและส่งผลต่องานของคุณอย่างไร
• เวอร์ชันของคุณทั้งหมดผสมผสานเป็นวนรอบข้อเสนอแนะที่ไม่มีที่สิ้นสุด

แม้จะไม่มีเครื่องมือเหล่านี้ คุณก็ยังอาจต้องเผชิญกับปัญหาเวอร์ชันต่างๆ ที่ยุติธรรม เช่น รับคำติชมเกี่ยวกับเวอร์ชันเก่า หรือให้ลูกค้าของคุณแก้ไขสำเนาของคุณโดยตรง

ยังไง. กล้า. พวกเขา.

เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์ช่วยได้อย่างไร

เครื่องมือพิสูจน์อักษรออนไลน์จะจัดการเวอร์ชันของคุณโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด

ต่อไปนี้คือสามวิธีที่ Filestage ช่วยในการจัดการเวอร์ชัน:

1. ประวัติเวอร์ชัน – ใช้เมนูแบบเลื่อนลงบนแดชบอร์ดของคุณเพื่อทบทวนเวอร์ชันก่อนหน้าและตรวจสอบเนื้อหาหรือความคิดเห็น
2. มีเวอร์ชันใหม่แล้ว – หากใครเปิดไฟล์เวอร์ชันเก่า จะมีข้อความปรากฏขึ้นเพื่อให้ชัดเจนว่ามีเวอร์ชันที่ใหม่กว่า
3. การกำหนดเวอร์ชันอัตโนมัติ – หากคุณอัปโหลดเวอร์ชันใหม่หลายเวอร์ชันพร้อมกัน เวอร์ชันเหล่านั้นจะจับคู่กับไฟล์ชื่อเดียวกันโดยอัตโนมัติ

เชอร์รี่อยู่ด้านบน

ด้วย Filestage คุณสามารถเปรียบเทียบเนื้อหาสองเวอร์ชันเคียงข้างกัน ดังนั้น หากคุณต้องการตรวจสอบเวอร์ชันใหม่กับสิ่งที่คุณและเพื่อนร่วมทีมพูดในครั้งล่าสุด คำติชมของคุณก็ทำได้เพียงแค่คลิกเดียว

ความคิดสุดท้าย

ทุกคนประสบปัญหาในกระบวนการตอบรับ แต่มีเพียงไม่กี่คนที่เลือกที่จะทำอะไรกับมัน

ฉันหวังว่าฉันได้ช่วยให้กระจ่างเกี่ยวกับปัญหาเหล่านี้และระบุแนวทางแก้ไขที่เหมาะกับคุณ ทีมของคุณ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ หากคุณต้องการตรวจสอบระบบการพิสูจน์อักษรออนไลน์ของ Filestage อย่างละเอียดยิ่งขึ้น คุณสามารถขอทดลองใช้งานได้ที่นี่