4 moduri în care instrumentele de verificare online facilitează feedbackul

Publicat: 2022-07-12

Obținerea de feedback cu privire la conținutul tău poate fi o durere de cap. Dar verificarea online face viața mai ușoară tuturor celor implicați – de la creatorii de conținut până la părțile interesate de nivel C.

Iată patru moduri prin care instrumentele de verificare online facilitează feedbackul:

Vezi ce se întâmplă în toate proiectele tale
Obțineți feedback clar, cu context complet
Asigurați-vă că toată lumea este pe aceeași pagină
Gestionați versiunile și revizuiți rundele cu ușurință

1. Vezi ce se întâmplă în toate proiectele tale

Imaginează-ți dacă ai putea răspunde la orice întrebare despre starea conținutului tău în 10 secunde. Poate chiar cinci. Cu software-ul de verificare online, puteți.

Problema

Verificarea stării conținutului dvs. necesită o muncă serioasă de detectiv. Și nu genul distractiv. Genul foarte, foarte plictisitor în care trebuie să turnați prin lanțuri de e-mail, fire de chat, comentarii în aplicație și foi de calcul doar pentru a afla dacă o lucrare este aprobată sau nu.

De fapt, probabil că ți-ar fi greu să răspunzi rapid la oricare dintre aceste întrebări:

Această versiune este aprobată și gata să fie publicată?
Cine mai trebuie să dea feedback?
Ce imagini a aprobat clientul?
Când ne putem aștepta la feedback de la echipa de produse?
Cea mai recentă versiune a fost distribuită lui Jane în Legal?

Cum ajută instrumentele de verificare online

Cu instrumente de verificare online precum Filestage, puteți vedea starea întregului conținut din tabloul de bord al proiectului. Acest lucru vă oferă o mulțime de informații importante dintr-o privire, inclusiv:

Starea aprobării – vedeți ce grupuri de părți interesate v-au aprobat conținutul (de exemplu, reclamă) și care mai trebuie să ofere feedback (de exemplu, produs)
Examinați deciziile – vedeți dacă fiecare examinator și-a dat aprobarea, a solicitat modificări sau dacă mai trebuie să arunce o privire
Starea fișierului – vedeți ce fișiere sunt în curs de examinare, aprobate sau gata de lucru
Date limită – vezi când se datorează feedback și află cine întârzie procesul de revizuire
Gestionarea versiunilor – vezi care versiune este cea mai recentă și verifică cine a aprobat versiunile anterioare

Cireșa de deasupra

Cu Filestage, puteți atinge „F” pentru a căuta fiecare proiect, fișier, recenzent, versiune și comentariu. Deci, dacă vă amintiți un feedback important, dar nu vă amintiți unde l-ați văzut, îl puteți găsi în cel mai scurt timp.

2. Obțineți feedback clar, cu context complet

Se zvonește că, dacă însumați toate orele pe care oamenii le pierd din compania dvs. făcând capturi de ecran, copiend coduri de timp, scrieți descrieri lungi care nu au sens pentru nimeni decât ei înșiși și participând la întâlniri pentru a explica ce au vrut să spună... ai avea un numar foarte mare!

Problema

Separarea fișierelor și feedback-ul este o rețetă pentru dezastru. Iată trei motive pentru care:

Pierde timp pentru părțile interesate – nu există o modalitate simplă prin care recenzenții tăi să ofere feedback, așa că trebuie să explice despre ce părți din conținutul tău vorbesc
Creează o marjă uriașă de eroare – este ușor să interpretați greșit feedback-ul și să faceți modificări greșite, ceea ce duce la mai multă muncă mai târziu în proces
Aceasta duce la conflicte și confuzie – feedback-ul este rareori consolidat între părțile interesate, așa că trebuie convocate întâlniri pentru a rezolva lucrurile.

Cum ajută instrumentele de verificare online

Instrumentele de verificare online facilitează transmiterea și primirea de feedback cu o acuratețe maximă – până la cadru, literă sau pixel.

Iată cinci funcții Filestage care ajută la clarificarea comentariilor:

Marcatori – atingeți oriunde pe conținut pentru a crea un marcator, chiar dacă este un videoclip
Adnotări – desenează deasupra conținutului tău pentru a ilustra perfect punctul tău
Repere – selectați un cuvânt sau o propoziție la care doriți să comentați
Strike – selectați un cuvânt sau o propoziție pe care doriți să o ștergeți
Atașamente – adăugați o referință sau un material la comentariul dvs

Cireșa de deasupra

În Filestage, puteți obține feedback mai clar asupra întregului conținut. Acestea includ documente, PDF-uri, videoclipuri, imagini, site-uri web live, HTML interactiv și audio. Așadar, puteți economisi timpul echipei dvs. de sărituri între instrumente!

3. Asigurați-vă că toată lumea este pe aceeași pagină

Obișnuiam să mă întreb de ce părțile interesate împărtășeau feedback cu atâtea conflicte. Dar apoi mi-am dat seama de ceva. Poate că nu vă place, dar vă promit că este adevărat. Nu este datoria părților interesate să-și consolideze feedback-ul.

Repet: nu este datoria părților interesate să-și consolideze feedback-ul.

Problema

Părțile dvs. interesate nu au timp să citească și să înțeleagă feedback-ul tuturor celorlalți. Abia au timp să dea ei înșiși feedback. Și chiar dacă vor să vadă ce au spus alții, sigur că vor avea probleme în a-l găsi.

Iata de ce:

Nu aveți un proces standardizat pentru colectarea feedback-ului
Părțile interesate împărtășesc feedback-ul în modul care li se potrivește cel mai bine
Comentariile ajung să fie împrăștiate pe o mulțime de instrumente și lanțuri de e-mail

Cum ajută instrumentele de verificare online

Verificarea online pune transparența și colaborarea în centrul procesului dvs. de feedback.

În Filestage, toate părțile interesate oferă feedback în același loc. Deci, pe măsură ce vă urmăresc cea mai recentă editare sau vă citesc broșura, ei vor vedea exact ce puncte au comentat alte persoane.

Așa că, dacă sunt de acord cu ceva, tot ce trebuie să facă este să dea degetul mare în sus, iar dacă nu sunt de acord, pot adăuga un comentariu și @ cealaltă persoană să demareze o discuție în timp real.

Cireșa de deasupra

Filestage include, de asemenea, comentarii numai pentru echipă. Acest lucru vă permite să postați un comentariu sau un răspuns pe care doar colegii dvs. îl pot vedea, ajutând să mențineți discuțiile în context. Deci, dacă un client postează o sugestie ciudată în comentarii, poți eticheta un coechipier pentru a verifica că nu ești singurul care crede că este o nebunie.

4. Gestionați versiunile și revizuiți rundele cu ușurință

Versiunile sunt ca relațiile. Când este clar că lucrurile nu funcționează, trebuie să trasezi o linie în nisip și să reflectezi la ce a mers prost. Abia atunci ești cu adevărat gata să mergi mai departe.

Problema

Controlul versiunilor este, ei bine, scăpat de sub control. Iar instrumentele moderne de colaborare nu fac decât să înrăutățească lucrurile. Documentele și desenele sunt într-o stare constantă de flux, schimbându-se de fiecare dată când apare un nou comentariu. Apoi, odată ce editările sunt făcute, comentariile sunt bifate sau rezolvate. Aproape ca și cum nu s-ar fi întâmplat nimic.

Iată de ce este o problemă:

Nu există nicio înregistrare a locului în care a început conținutul și cum s-a dezvoltat
Nu există nicio istorie despre cine a spus ce și cum a afectat munca ta
Toate versiunile tale se îmbină într-o buclă nesfârșită de feedback

Chiar și fără aceste instrumente, probabil că te-ai confruntat cu partea echitabilă de necazuri ale versiunilor. De exemplu, obținerea de feedback cu privire la o versiune veche sau solicitarea clientului să-ți editeze copia direct.

Cum. A indrazni. Ei.

Cum ajută instrumentele de verificare online

Instrumentele de verificare online vă gestionează automat versiunile, astfel încât toată lumea să știe care este cea mai recentă.

Iată trei moduri în care Filestage ajută la gestionarea versiunilor:

Istoricul versiunilor – utilizați meniul derulant de pe tabloul de bord pentru a revizui versiunile anterioare și a verifica conținutul sau comentariile
Versiune nouă disponibilă – dacă cineva deschide o versiune veche a unui fișier, apare un mesaj pentru a indica clar că există o versiune mai nouă
Versiune automată – dacă încărcați mai multe versiuni noi simultan, acestea sunt asociate automat cu fișiere cu același nume

Cireșa de deasupra

Cu Filestage, puteți compara două versiuni ale conținutului dvs. una lângă alta. Deci, dacă trebuie să verificați noua versiune cu ceea ce ați spus dvs. și colegii dvs. de echipă data trecută, feedback-ul dvs. este la doar un clic distanță.

Gânduri finale

Toată lumea se confruntă cu probleme în procesul de feedback, dar puțini aleg să facă ceva în acest sens.

Sper că am ajutat să luminez aceste probleme și să identific câteva soluții care funcționează pentru tine, echipa ta și părțile interesate. Dacă doriți să aruncați o privire mai atentă asupra sistemului de verificare online al Filestage, puteți solicita o încercare aici.