4 cara alat pemeriksaan online membuat umpan balik lebih mudah

Diterbitkan: 2022-07-12

Mendapatkan umpan balik tentang konten Anda bisa membuat pusing. Namun pemeriksaan online membuat hidup lebih mudah bagi semua orang yang terlibat – mulai dari pembuat konten hingga pemangku kepentingan tingkat C.

Berikut adalah empat cara alat pemeriksaan online membuat umpan balik lebih mudah:

Lihat apa yang terjadi di semua proyek Anda
Dapatkan umpan balik yang jernih dengan konteks penuh
Pastikan semua orang di halaman yang sama
Kelola versi dan tinjau putaran dengan mudah

1. Lihat apa yang terjadi di semua proyek Anda

Bayangkan jika Anda dapat menjawab pertanyaan apa pun tentang status konten Anda dalam waktu 10 detik. Bahkan mungkin lima. Dengan perangkat lunak pemeriksaan online, Anda bisa.

Masalah

Memeriksa status konten Anda membutuhkan pekerjaan detektif yang serius. Dan bukan jenis yang menyenangkan. Jenis yang sangat, sangat membosankan di mana Anda harus menuangkan melalui rantai email, utas obrolan, komentar dalam aplikasi, dan spreadsheet hanya untuk mengetahui apakah suatu pekerjaan disetujui atau tidak.

Bahkan, Anda mungkin akan kesulitan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dengan cepat:

Apakah versi ini disetujui dan siap diterbitkan?
Siapa yang masih perlu memberikan umpan balik?
Gambar mana yang telah disetujui klien?
Kapan kami dapat mengharapkan umpan balik dari tim produk?
Apakah versi terbaru telah dibagikan dengan Jane di Legal?

Bagaimana alat pemeriksaan online membantu?

Dengan alat pemeriksaan online seperti Filestage, Anda dapat melihat status semua konten Anda dari dasbor proyek Anda. Ini memberi Anda banyak informasi penting secara sekilas, termasuk:

Status persetujuan – lihat kelompok pemangku kepentingan mana yang telah menyetujui konten Anda (misalnya Materi Iklan) dan mana yang masih perlu memberikan umpan balik (misalnya Produk)
Tinjau keputusan – lihat apakah setiap peninjau telah memberikan persetujuannya, meminta perubahan, atau masih perlu memeriksanya
Status file – lihat file mana yang sedang ditinjau, disetujui, atau siap untuk dikerjakan
Tanggal jatuh tempo – lihat kapan umpan balik jatuh tempo dan cari tahu siapa yang menunda proses peninjauan
Manajemen versi – lihat versi mana yang terbaru dan periksa siapa yang menyetujui versi sebelumnya

Ceri di atas

Dengan Filestage, Anda dapat mengetuk "F" untuk mencari setiap proyek, file, peninjau, versi, dan komentar. Jadi, jika Anda mengingat bagian penting dari umpan balik tetapi tidak dapat mengingat di mana Anda melihatnya, Anda dapat melacaknya dalam waktu singkat.

2. Dapatkan umpan balik yang jernih dengan konteks penuh

Rumor mengatakan bahwa jika Anda menambahkan semua jam yang dihabiskan orang-orang di perusahaan Anda untuk mengambil tangkapan layar, menyalin kode waktu, menulis deskripsi panjang yang tidak masuk akal bagi siapa pun kecuali diri mereka sendiri, dan menghadiri rapat untuk menjelaskan apa yang mereka maksud… Yah, aman untuk dikatakan Anda akan memiliki jumlah yang sangat besar!

Masalah

Memisahkan file dan umpan balik adalah resep untuk bencana. Berikut adalah tiga alasan mengapa:

Ini membuang-buang waktu bagi pemangku kepentingan – tidak ada cara mudah bagi pengulas Anda untuk memberikan umpan balik, jadi mereka harus menjelaskan bagian mana dari konten Anda yang mereka bicarakan
Ini menciptakan margin kesalahan yang besar – mudah untuk salah menafsirkan umpan balik dan melakukan pengeditan yang salah, yang mengarah ke lebih banyak pekerjaan di kemudian hari dalam proses
Ini mengarah pada konflik dan kebingungan – umpan balik jarang dikonsolidasikan di antara para pemangku kepentingan, sehingga pertemuan perlu diadakan untuk menyelesaikan berbagai hal

Bagaimana alat pemeriksaan online membantu?

Alat pemeriksaan online memudahkan untuk memberi dan menerima umpan balik dengan akurasi yang tepat – hingga ke bingkai, huruf, atau piksel.

Berikut adalah lima fitur Filestage yang membantu memperjelas komentar:

Penanda – ketuk di mana saja pada konten Anda untuk membuat penanda, meskipun itu video
Anotasi – gambar di atas konten Anda untuk mengilustrasikan poin Anda dengan sempurna
Sorotan – pilih kata atau kalimat yang ingin Anda komentari
Coret – pilih kata atau kalimat yang ingin Anda hapus
Lampiran – tambahkan referensi atau aset ke komentar Anda

Ceri di atas

Di Filestage, Anda bisa mendapatkan umpan balik yang lebih jelas tentang semua konten Anda. Itu termasuk dokumen, PDF, video, gambar, situs web langsung, HTML interaktif, dan audio. Jadi Anda juga dapat menghemat waktu tim Anda memantul di antara alat-alat!

3. Pastikan semua orang berada di halaman yang sama

Saya dulu bertanya-tanya mengapa pemangku kepentingan berbagi umpan balik dengan begitu banyak konflik. Tapi kemudian aku menyadari sesuatu. Anda mungkin tidak menyukainya, tapi saya berjanji itu benar. Bukan tugas pemangku kepentingan Anda untuk mengkonsolidasikan umpan balik mereka.

Saya ulangi: bukan tugas pemangku kepentingan Anda untuk mengkonsolidasikan umpan balik mereka.

Masalah

Pemangku kepentingan Anda tidak punya waktu untuk membaca dan memahami umpan balik orang lain. Mereka hampir tidak punya waktu untuk memberikan umpan balik sendiri. Dan bahkan jika mereka ingin melihat apa yang dikatakan orang lain, mereka pasti akan kesulitan menemukannya.

Inilah alasannya:

Anda tidak memiliki proses standar untuk mengumpulkan umpan balik
Pemangku kepentingan berbagi umpan balik dengan cara yang paling sesuai untuk mereka
Komentar akhirnya tersebar di banyak alat dan rantai email

Bagaimana alat pemeriksaan online membantu?

Pemeriksaan online menempatkan transparansi dan kolaborasi di jantung proses umpan balik Anda.

Di Filestage, semua pemangku kepentingan Anda memberikan umpan balik di tempat yang sama. Jadi saat mereka melihat editan terbaru Anda atau membaca brosur Anda, mereka akan melihat dengan tepat poin mana yang telah dikomentari orang lain.

Jadi jika mereka setuju dengan sesuatu, yang harus mereka lakukan adalah mengacungkan jempol. Dan jika tidak, mereka dapat menambahkan komentar dan @ orang lain untuk memulai diskusi secara real time.

Ceri di atas

Filestage juga menyertakan komentar khusus tim. Ini memungkinkan Anda memposting komentar atau balasan yang hanya dapat dilihat oleh rekan satu tim Anda, membantu menjaga diskusi tetap dalam konteks. Jadi, jika klien memposting saran aneh di komentar, Anda dapat menandai rekan satu tim untuk memeriksa bahwa Anda bukan satu-satunya yang menganggapnya gila.

4. Kelola versi dan tinjau putaran dengan mudah

Versi seperti hubungan. Ketika semuanya jelas tidak berfungsi, Anda perlu menggambar garis di pasir dan merenungkan apa yang salah. Hanya dengan begitu Anda benar-benar siap untuk melanjutkan.

Masalah

Kontrol versi, yah, di luar kendali. Dan alat kolaborasi modern hanya memperburuk keadaan. Dokumen dan desain selalu berubah, berubah setiap kali komentar baru muncul. Kemudian, setelah pengeditan selesai, komentar dicentang atau diselesaikan. Hampir seperti tidak terjadi apa-apa.

Inilah mengapa itu menjadi masalah:

Tidak ada catatan di mana konten Anda dimulai dan bagaimana konten Anda berkembang
Tidak ada riwayat siapa yang mengatakan apa dan bagaimana hal itu memengaruhi pekerjaan Anda
Semua versi Anda menyatu menjadi satu lingkaran umpan balik tanpa akhir

Bahkan tanpa alat ini, Anda mungkin masih menghadapi masalah versi yang adil. Seperti mendapatkan umpan balik tentang versi lama, atau meminta klien Anda mengedit salinan Anda secara langsung.

Bagaimana. berani. Mereka.

Bagaimana alat pemeriksaan online membantu?

Alat pemeriksaan online secara otomatis mengelola versi Anda sehingga semua orang tahu mana yang terbaru.

Berikut adalah tiga cara Filestage membantu dengan manajemen versi:

Riwayat versi – gunakan menu tarik-turun di dasbor Anda untuk mengunjungi kembali versi sebelumnya dan memeriksa konten atau komentar
Versi baru tersedia – jika ada yang membuka file versi lama, sebuah pesan akan muncul untuk memperjelas bahwa ada versi yang lebih baru
Pembuatan versi otomatis – jika Anda mengunggah beberapa versi baru sekaligus, mereka secara otomatis dicocokkan dengan file dengan nama yang sama

Ceri di atas

Dengan Filestage, Anda dapat membandingkan dua versi konten Anda secara berdampingan. Jadi, jika Anda perlu memeriksa versi baru terhadap apa yang Anda dan rekan tim Anda katakan terakhir kali, umpan balik Anda hanya dengan sekali klik.

Pikiran terakhir

Setiap orang menghadapi masalah dalam proses umpan balik, tetapi hanya sedikit yang memilih untuk melakukan sesuatu.

Saya harap saya telah membantu menyoroti masalah ini dan mengidentifikasi beberapa solusi yang sesuai untuk Anda, tim Anda, dan pemangku kepentingan Anda. Jika Anda ingin melihat lebih dekat sistem pemeriksaan online Filestage, Anda dapat meminta uji coba di sini.