4 modi in cui gli strumenti di correzione online semplificano il feedback

Pubblicato: 2022-07-12

Ottenere feedback sui tuoi contenuti può essere un mal di testa. Ma le prove online semplificano la vita a tutte le persone coinvolte, dai creatori di contenuti alle parti interessate di livello C.

Ecco quattro modi in cui gli strumenti di correzione online semplificano il feedback:

Guarda cosa sta succedendo in tutti i tuoi progetti
Ottieni un feedback cristallino con contesto completo
Assicurati che siano tutti sulla stessa pagina
Gestisci facilmente le versioni e i cicli di revisione

1. Guarda cosa sta succedendo in tutti i tuoi progetti

Immagina di poter rispondere a qualsiasi domanda sullo stato dei tuoi contenuti entro 10 secondi. Forse anche cinque. Con il software di correzione online, puoi.

Il problema

Controllare lo stato dei tuoi contenuti richiede un serio lavoro investigativo. E non il tipo divertente. Il tipo molto, molto noioso in cui devi passare attraverso catene di posta elettronica, thread di chat, commenti in-app e fogli di calcolo solo per capire se un lavoro è approvato o meno.

In effetti, probabilmente faresti fatica a rispondere rapidamente a una di queste domande:

Questa versione è approvata e pronta per essere pubblicata?
Chi ha ancora bisogno di dare un feedback?
Quali immagini ha approvato il cliente?
Quando possiamo aspettarci un feedback dal team di prodotto?
L'ultima versione è stata condivisa con Jane in Legal?

Come aiutano gli strumenti di correzione online

Con strumenti di correzione online come Filestage, puoi vedere lo stato di tutti i tuoi contenuti dalla dashboard del tuo progetto. Questo ti dà una serie di informazioni importanti a colpo d'occhio, tra cui:

Stato di approvazione: guarda quali gruppi di stakeholder hanno approvato i tuoi contenuti (ad es. Creatività) e quali devono ancora fornire feedback (ad es. Prodotto)
Decisioni di revisione: controlla se ogni revisore ha dato la propria approvazione, richiesto modifiche o ha ancora bisogno di dare un'occhiata
Stato del file: vedere quali file sono in revisione, approvati o pronti per essere elaborati
Scadenze: guarda quando è dovuto il feedback e scopri chi sta bloccando il processo di revisione
Gestione delle versioni: guarda quale versione è l'ultima e controlla chi ha approvato le versioni precedenti

La ciliegina sulla torta

Con Filestage, puoi toccare "F" per cercare ogni progetto, file, revisore, versione e commento. Quindi, se ricordi un feedback importante ma non ricordi dove l'hai visto, puoi rintracciarlo in pochissimo tempo.

2. Ottieni un feedback cristallino con contesto completo

Si dice che se sommi tutte le ore che le persone nella tua azienda sprecano a catturare schermate, copiare codici temporali, scrivere lunghe descrizioni che non hanno senso per nessuno tranne che per loro stessi e partecipare alle riunioni per spiegare cosa intendessero... Beh, sicuro di dire avresti un numero molto grande!

Il problema

Separare file e feedback è una ricetta per il disastro. Ecco tre motivi:

Perde tempo per le parti interessate: non esiste un modo semplice per i tuoi revisori di fornire feedback, quindi devono spiegare di quali parti dei tuoi contenuti stanno parlando
Crea un enorme margine di errore: è facile interpretare erroneamente il feedback e apportare le modifiche sbagliate, portando a più lavoro più avanti nel processo
Porta a conflitti e confusione: il feedback è raramente consolidato tra le parti interessate, quindi è necessario convocare riunioni per risolvere le cose

Come aiutano gli strumenti di correzione online

Gli strumenti di correzione online semplificano l'invio e la ricezione di feedback con la massima precisione, fino al fotogramma, alla lettera o al pixel.

Ecco cinque funzionalità di Filestage che aiutano a rendere chiari i commenti:

Marcatori: tocca un punto qualsiasi del tuo contenuto per creare un marcatore, anche se si tratta di un video
Annotazioni: disegna sopra i tuoi contenuti per illustrare perfettamente il tuo punto
In evidenza: seleziona una parola o una frase su cui desideri commentare
Barrati: seleziona una parola o una frase che desideri eliminare
Allegati: aggiungi un riferimento o una risorsa al tuo commento

La ciliegina sulla torta

In Filestage, puoi ottenere un feedback più chiaro su tutti i tuoi contenuti. Ciò include documenti, PDF, video, immagini, siti Web live, HTML interattivo e audio. Così puoi anche risparmiare tempo al tuo team che rimbalza tra gli strumenti!

3. Assicurati che tutti siano sulla stessa pagina

Mi chiedevo perché le parti interessate condividessero feedback con così tanti conflitti. Ma poi ho capito una cosa. Potrebbe non piacerti, ma ti giuro che è vero. Non è compito dei tuoi stakeholder consolidare il loro feedback.

Ripeto: non è compito dei vostri stakeholder consolidare i loro feedback.

Il problema

I tuoi stakeholder non hanno il tempo di leggere e comprendere il feedback di tutti gli altri. Hanno a malapena il tempo di dare un feedback da soli. E anche se vogliono vedere cosa hanno detto gli altri, sicuramente avranno difficoltà a trovarlo.

Ecco perché:

Non hai un processo standardizzato per la raccolta dei feedback
Gli stakeholder condividono il feedback nel modo che meglio si adatta a loro
I commenti finiscono per essere sparsi su molti strumenti e catene di posta elettronica

Come aiutano gli strumenti di correzione online

La verifica online mette la trasparenza e la collaborazione al centro del processo di feedback.

In Filestage, tutte le parti interessate forniscono feedback nello stesso posto. Quindi, mentre guardano la tua ultima modifica o leggono la tua brochure, vedranno esattamente quali punti hanno commentato altre persone.

Quindi, se sono d'accordo con qualcosa, tutto ciò che devono fare è dare un pollice in su E se non lo fanno, possono aggiungere un commento e @ l'altra persona per dare il via a una discussione in tempo reale.

La ciliegina sulla torta

Filestage include anche commenti solo per il team. Ciò ti consente di pubblicare un commento o una risposta che solo i tuoi compagni di squadra possono vedere, aiutando a mantenere le discussioni nel contesto. Quindi, se un cliente pubblica un suggerimento stravagante nei commenti, puoi taggare un compagno di squadra per verificare che non sei l'unico a pensare che sia pazzesco.

4. Gestisci le versioni e rivedi i round con facilità

Le versioni sono come le relazioni. Quando è chiaro che le cose non funzionano, devi tracciare una linea nella sabbia e riflettere su cosa è andato storto. Solo allora sei veramente pronto per andare avanti.

Il problema

Il controllo della versione è, beh, fuori controllo. E i moderni strumenti di collaborazione stanno solo peggiorando le cose. Documenti e progetti sono in costante mutamento, cambiando ogni volta che compare un nuovo commento. Quindi, una volta apportate le modifiche, i commenti vengono spuntati o risolti. Quasi come se nulla fosse.

Ecco perché questo è un problema:

Non c'è traccia di dove siano iniziati i tuoi contenuti e come si siano sviluppati
Non c'è storia di chi ha detto cosa e come ha influenzato il tuo lavoro
Le tue versioni si fondono tutte in un ciclo di feedback infinito

Anche senza questi strumenti, probabilmente hai ancora affrontato la tua giusta dose di problemi di versione. Come ricevere feedback su una vecchia versione o chiedere al tuo cliente di modificare direttamente la tua copia.

Come. Osa. Essi.

Come aiutano gli strumenti di correzione online

Gli strumenti di correzione online gestiscono automaticamente le tue versioni in modo che tutti sappiano qual è l'ultima.

Ecco tre modi in cui Filestage aiuta con la gestione delle versioni:

Cronologia delle versioni: utilizza il menu a discesa sulla dashboard per rivedere le versioni precedenti e controllare il contenuto o i commenti
Nuova versione disponibile: se qualcuno apre una versione precedente di un file, viene visualizzato un messaggio per chiarire che esiste una versione più recente
Controllo automatico delle versioni: se carichi più nuove versioni contemporaneamente, vengono automaticamente abbinate ai file con lo stesso nome

La ciliegina sulla torta

Con Filestage puoi confrontare due versioni dei tuoi contenuti fianco a fianco. Quindi, se hai bisogno di confrontare la nuova versione con ciò che tu e i tuoi compagni di squadra avete detto l'ultima volta, il vostro feedback è a portata di clic.

Pensieri finali

Tutti affrontano problemi nel processo di feedback, ma pochi scelgono di fare qualcosa al riguardo.

Spero di aver contribuito a far luce su questi problemi e identificare alcune soluzioni che funzionano per te, il tuo team e i tuoi stakeholder. Se desideri dare un'occhiata più da vicino al sistema di prove colore online di Filestage, puoi richiedere una prova qui.