4 sposoby, w jakie narzędzia sprawdzające online ułatwiają przekazywanie opinii

Opublikowany: 2022-07-12

Otrzymywanie opinii na temat treści może przyprawiać o ból głowy. Jednak sprawdzanie online ułatwia życie wszystkim zaangażowanym – od twórców treści po interesariuszy z poziomu kierownictwa.

Oto cztery sposoby, w jakie narzędzia sprawdzające online ułatwiają przekazywanie opinii:

Zobacz, co dzieje się we wszystkich Twoich projektach
Uzyskaj krystalicznie czystą informację zwrotną z pełnym kontekstem
Upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie
Z łatwością zarządzaj wersjami i przeglądaj rundy

1. Zobacz, co dzieje się we wszystkich Twoich projektach

Wyobraź sobie, że możesz odpowiedzieć na dowolne pytanie dotyczące stanu Twoich treści w ciągu 10 sekund. Może nawet pięć. Dzięki oprogramowaniu do sprawdzania online możesz.

Problem

Sprawdzenie stanu treści wymaga poważnej pracy detektywistycznej. I nie taki zabawny. Bardzo, bardzo nudny rodzaj, w którym musisz przedzierać się przez łańcuchy wiadomości e-mail, wątki czatu, komentarze w aplikacji i arkusze kalkulacyjne, aby sprawdzić, czy praca jest zatwierdzona, czy nie.

W rzeczywistości prawdopodobnie miałbyś trudności z szybką odpowiedzią na którekolwiek z tych pytań:

Czy ta wersja jest zatwierdzona i gotowa do publikacji?
Kto jeszcze musi przekazywać informacje zwrotne?
Które obrazy zatwierdził klient?
Kiedy możemy spodziewać się informacji zwrotnej od zespołu produktowego?
Czy najnowsza wersja została udostępniona Jane w dziale prawnym?

Jak pomagają narzędzia sprawdzające online

Dzięki narzędziom do sprawdzania online, takim jak Filestage, możesz zobaczyć stan całej zawartości z pulpitu nawigacyjnego projektu. Daje to na pierwszy rzut oka kilka ważnych informacji, w tym:

Status zatwierdzenia – zobacz, które grupy interesariuszy zatwierdziły Twoje treści (np. Kreatywne), a które nadal muszą wyrazić opinię (np. Produkt)
Decyzje dotyczące przeglądu – sprawdź, czy każdy recenzent wyraził zgodę, zażądał zmian lub nadal musi się przyjrzeć
Status pliku – zobacz, które pliki są przeglądane, zatwierdzone lub gotowe do pracy
Terminy – sprawdź, kiedy należy przesłać opinię i dowiedz się, kto wstrzymuje proces recenzji
Zarządzanie wersjami – zobacz, która wersja jest najnowsza i sprawdź, kto zatwierdził poprzednie wersje

Wisienką na torcie

W Filestage możesz dotknąć „F”, aby przeszukać każdy projekt, plik, recenzenta, wersję i komentarz. Jeśli więc pamiętasz ważną informację zwrotną, ale nie pamiętasz, gdzie ją widziałeś, możesz ją błyskawicznie prześledzić.

2. Uzyskaj krystalicznie czystą informację zwrotną z pełnym kontekstem

Plotka głosi, że jeśli zsumujesz wszystkie godziny, które ludzie w Twojej firmie marnują na robienie zrzutów ekranu, kopiowanie kodów czasowych, pisanie długich opisów, które nie mają sensu dla nikogo poza nimi i uczęszczanie na spotkania, aby wyjaśnić, co mieli na myśli… Cóż, można śmiało powiedzieć miałbyś bardzo dużą liczbę!

Problem

Oddzielenie plików i informacji zwrotnych to recepta na katastrofę. Oto trzy powody, dla których:

To marnowanie czasu dla interesariuszy – nie ma prostego sposobu, w jaki recenzenci mogą wyrazić opinię, więc muszą wyjaśnić, o których częściach treści mówią
Stwarza to ogromny margines błędu – łatwo błędnie zinterpretować opinie i dokonać niewłaściwych zmian, co prowadzi do większej ilości pracy w dalszej części procesu
Prowadzi to do konfliktów i zamieszania – informacje zwrotne rzadko są konsolidowane między interesariuszami, więc spotkania muszą być zwoływane w celu rozwiązania problemów

Jak pomagają narzędzia sprawdzające online

Narzędzia do sprawdzania online ułatwiają przekazywanie i odbieranie informacji zwrotnych z najwyższą dokładnością — z dokładnością do ramki, litery lub piksela.

Oto pięć funkcji Filestage, które ułatwiają czytelność komentarzy:

Markery – dotknij dowolnego miejsca na treści, aby utworzyć marker, nawet jeśli jest to wideo
Adnotacje – narysuj swoje treści, aby idealnie zilustrować swój punkt widzenia
Highlights – wybierz słowo lub zdanie, które chcesz skomentować
Przekreślenia – wybierz słowo lub zdanie, które chcesz usunąć
Załączniki – dodaj referencję lub zasób do swojego komentarza

Wisienką na torcie

W Filestage możesz uzyskać jaśniejsze opinie na temat całej zawartości. Obejmuje to dokumenty, pliki PDF, wideo, obrazy, aktywne witryny internetowe, interaktywny kod HTML i dźwięk. Dzięki temu możesz również zaoszczędzić czas swojego zespołu, przeskakując między narzędziami!

3. Upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie

Zastanawiałem się, dlaczego interesariusze dzielili się opiniami z tak wieloma konfliktami. Ale wtedy coś sobie uświadomiłem. Może ci się to nie podobać, ale obiecuję, że to prawda. Konsolidacja informacji zwrotnych nie jest zadaniem Twoich interesariuszy.

Powtarzam: konsolidacja informacji zwrotnych nie jest zadaniem Twoich interesariuszy.

Problem

Twoi interesariusze nie mają czasu na czytanie i rozumienie opinii innych osób. Ledwo mają czas, aby sami wyrazić swoją opinię. A nawet jeśli chcą zobaczyć, co powiedzieli inni, z pewnością będą mieli problem ze znalezieniem tego.

Dlatego:

Nie masz ustandaryzowanego procesu zbierania opinii
Interesariusze dzielą się opiniami w sposób, który najbardziej im odpowiada
Komentarze są rozrzucone po wielu narzędziach i łańcuchach e-mail

Jak pomagają narzędzia sprawdzające online

Sprawdzanie online stawia przejrzystość i współpracę w centrum procesu informacji zwrotnej.

W Filestage wszyscy interesariusze przekazują opinie w tym samym miejscu. Więc kiedy oglądają twoją ostatnią edycję lub czytają twoją broszurę, zobaczą dokładnie, które punkty skomentowały inne osoby.

Więc jeśli się z czymś zgadzają, wystarczy, że podniosą kciuki, a jeśli się nie zgadzają, mogą dodać komentarz i @ drugiej osoby, aby rozpocząć dyskusję w czasie rzeczywistym.

Wisienką na torcie

Filestage zawiera również komentarze tylko dla zespołu. Dzięki temu możesz opublikować komentarz lub odpowiedź, którą widzą tylko twoi koledzy z drużyny, co pomaga utrzymać kontekst dyskusji. Więc jeśli klient umieści w komentarzach dziwaczną sugestię, możesz oznaczyć kolegę z drużyny, aby sprawdzić, czy nie jesteś jedynym, który uważa, że to szalone.

4. Z łatwością zarządzaj wersjami i przeglądaj rundy

Wersje są jak relacje. Kiedy jest jasne, że coś nie działa, musisz narysować linię na piasku i zastanowić się, co poszło nie tak. Dopiero wtedy jesteś naprawdę gotowy, by ruszyć dalej.

Problem

Kontrola wersji jest, no cóż, poza kontrolą. A nowoczesne narzędzia do współpracy tylko pogarszają sprawę. Dokumenty i projekty podlegają ciągłym zmianom, zmieniając się za każdym razem, gdy pojawia się nowy komentarz. Następnie, po zakończeniu edycji, komentarze są odznaczane lub rozwiązywane. Prawie jakby nic się nie stało.

Oto dlaczego jest to problem:

Nie ma zapisu, gdzie zaczęła się Twoja treść i jak się rozwijała
Nie ma historii o tym, kto co powiedział i jak wpłynęło to na twoją pracę
Wszystkie Twoje wersje łączą się w jedną niekończącą się pętlę sprzężenia zwrotnego

Nawet bez tych narzędzi prawdopodobnie nadal będziesz musiał stawić czoła problemom związanym z wersją. Na przykład otrzymywanie opinii na temat starej wersji lub bezpośrednie edytowanie kopii przez klienta.

Jak. Odważyć się. Oni.

Jak pomagają narzędzia sprawdzające online

Narzędzia sprawdzające online automatycznie zarządzają Twoimi wersjami, aby wszyscy wiedzieli, która z nich jest najnowsza.

Oto trzy sposoby, w jakie Filestage pomaga w zarządzaniu wersjami:

Historia wersji – skorzystaj z rozwijanego menu na pulpicie nawigacyjnym, aby wrócić do poprzednich wersji i sprawdzić treść lub komentarze
Dostępna jest nowa wersja — jeśli ktoś otworzy starą wersję pliku, pojawi się komunikat z informacją, że jest nowsza wersja
Automatyczne wersjonowanie – jeśli prześlesz wiele nowych wersji naraz, zostaną one automatycznie dopasowane do plików o tej samej nazwie

Wisienką na torcie

Dzięki Filestage możesz porównywać dwie wersje swoich treści obok siebie. Jeśli więc chcesz porównać nową wersję z tym, co Ty i Twoi koledzy z drużyny powiedzieliście ostatnim razem, Wasze opinie są na wyciągnięcie ręki.

Końcowe przemyślenia

Wszyscy napotykają problemy w procesie zbierania opinii, ale niewielu decyduje się na cokolwiek z tym zrobić.

Mam nadzieję, że pomogłem rzucić światło na te problemy i zidentyfikować rozwiązania, które działają dla Ciebie, Twojego zespołu i Twoich interesariuszy. Jeśli chcesz przyjrzeć się bliżej systemowi sprawdzania online Filestage, możesz poprosić o wersję próbną tutaj.