4 formas en que las herramientas de revisión en línea facilitan la retroalimentación
Publicado: 2022-07-12Obtener comentarios sobre su contenido puede ser un dolor de cabeza. Pero las pruebas en línea facilitan la vida de todos los involucrados, desde los creadores de contenido hasta las partes interesadas de nivel C.
Aquí hay cuatro formas en que las herramientas de corrección en línea facilitan la retroalimentación:
- Vea lo que está sucediendo en todos sus proyectos
- Obtenga comentarios nítidos con contexto completo
- Asegúrate de que todos estén en la misma página
- Administre versiones y revise rondas con facilidad
1. Vea lo que sucede en todos sus proyectos
Imagina que pudieras responder cualquier pregunta sobre el estado de tu contenido en 10 segundos. Tal vez incluso cinco. Con el software de revisión en línea, puede hacerlo.
El problema
Verificar el estado de su contenido requiere un trabajo de detective serio. Y no del tipo divertido. Del tipo muy, muy aburrido en el que tienes que ver cadenas de correo electrónico, hilos de chat, comentarios en la aplicación y hojas de cálculo solo para determinar si un trabajo se aprueba o no.
De hecho, probablemente le cueste responder rápidamente cualquiera de estas preguntas:
- ¿Esta versión está aprobada y lista para ser publicada?
- ¿Quién todavía necesita dar su opinión?
- ¿Qué imágenes ha aprobado el cliente?
- ¿Cuándo podemos esperar comentarios del equipo de producto?
- ¿Se ha compartido la última versión con Jane en Legal?
Cómo ayudan las herramientas de revisión en línea
Con herramientas de revisión en línea como Filestage, puede ver el estado de todo su contenido desde el panel de control de su proyecto. Esto le brinda un montón de información importante de un vistazo, que incluye:
- Estado de aprobación: vea qué grupos de partes interesadas han aprobado su contenido (p. ej., Creatividad) y cuáles aún necesitan dar su opinión (p. ej., Producto)
- Decisiones de revisión: vea si cada revisor ha dado su aprobación, ha solicitado cambios o aún necesita echar un vistazo
- Estado del archivo: vea qué archivos están en revisión, aprobados o listos para trabajar en ellos
- Fechas de vencimiento: vea cuándo vencen los comentarios y descubra quién está retrasando el proceso de revisión.
- Gestión de versiones: vea qué versión es la más reciente y verifique quién aprobó las versiones anteriores
la cereza encima
Con Filestage, puede tocar "F" para buscar cada proyecto, archivo, revisor, versión y comentario. Entonces, si recuerda un comentario importante pero no puede recordar dónde lo vio, puede localizarlo en poco tiempo.
2. Obtenga comentarios claros con contexto completo
Se rumorea que si sumas todas las horas que la gente de tu empresa desperdicia capturando capturas de pantalla, copiando códigos de tiempo, escribiendo descripciones largas que no tienen sentido para nadie más que para ellos mismos y asistiendo a reuniones para explicar lo que significan... Bueno, es seguro decirlo. ¡Tendrías un número muy grande!
El problema
Separar archivos y comentarios es una receta para el desastre. Aquí hay tres razones por las cuales:
- Es una pérdida de tiempo para las partes interesadas: no existe una forma sencilla para que los revisores den su opinión, por lo que deben explicar de qué partes de su contenido están hablando.
- Crea un gran margen de error: es fácil malinterpretar los comentarios y realizar ediciones incorrectas, lo que genera más trabajo más adelante en el proceso.
- Conduce a conflictos y confusión: la retroalimentación rara vez se consolida entre las partes interesadas, por lo que es necesario convocar reuniones para resolver las cosas.
Cómo ayudan las herramientas de revisión en línea
Las herramientas de revisión en línea facilitan dar y recibir comentarios con precisión milimétrica, hasta el marco, la letra o el píxel.
Aquí hay cinco funciones de Filestage que ayudan a aclarar los comentarios:
- Marcadores: toque en cualquier parte de su contenido para crear un marcador, incluso si es un video
- Anotaciones: dibuje encima de su contenido para ilustrar perfectamente su punto
- Aspectos destacados: seleccione una palabra o frase que desee comentar
- Tachas: seleccione una palabra u oración que desee eliminar
- Archivos adjuntos: agregue una referencia o un activo a su comentario
la cereza encima
En Filestage, puede obtener comentarios más claros sobre todo su contenido. Eso incluye documentos, PDF, videos, imágenes, sitios web en vivo, HTML interactivo y audio. ¡Así que también puede ahorrarle tiempo a su equipo cambiando de herramienta!
3. Asegúrate de que todos estén en sintonía
Solía preguntarme por qué las partes interesadas compartían comentarios con tantos conflictos. Pero luego me di cuenta de algo. Puede que no te guste, pero te prometo que es verdad. No es el trabajo de las partes interesadas consolidar sus comentarios.
Repito: no es el trabajo de sus partes interesadas consolidar sus comentarios.
El problema
Sus partes interesadas no tienen tiempo para leer y comprender los comentarios de los demás. Apenas tienen tiempo para dar retroalimentación ellos mismos. E incluso si quieren ver lo que otras personas han dicho, seguramente tendrán problemas para encontrarlo.
Este es el por qué:
- No tiene un proceso estandarizado para recopilar comentarios
- Las partes interesadas comparten sus comentarios de la manera que mejor les convenga
- Los comentarios terminan dispersos en muchas herramientas y cadenas de correo electrónico
Cómo ayudan las herramientas de revisión en línea
Las pruebas en línea colocan la transparencia y la colaboración en el centro de su proceso de retroalimentación.
En Filestage, todas las partes interesadas dan su opinión en el mismo lugar. Entonces, mientras ven su última edición o leen su folleto, verán exactamente qué puntos han comentado otras personas.
Entonces, si están de acuerdo con algo, todo lo que tienen que hacer es dar un pulgar hacia arriba. Y si no lo están, pueden agregar un comentario y @ a la otra persona para iniciar una discusión en tiempo real.
la cereza encima
Filestage también incluye comentarios exclusivos del equipo. Esto le permite publicar un comentario o una respuesta que solo pueden ver sus compañeros de equipo, lo que ayuda a mantener las discusiones en contexto. Entonces, si un cliente publica una sugerencia extravagante en los comentarios, puede etiquetar a un compañero de equipo para verificar que no es el único que piensa que es una locura.
4. Administre versiones y revise rondas con facilidad
Las versiones son como las relaciones. Cuando está claro que las cosas no funcionan, debe trazar una línea en la arena y reflexionar sobre lo que salió mal. Solo entonces estarás realmente listo para seguir adelante.
El problema
El control de versiones está, bueno, fuera de control. Y las herramientas modernas de colaboración solo empeoran las cosas. Los documentos y diseños están en constante cambio, cambiando cada vez que aparece un nuevo comentario. Luego, una vez que se realizan las ediciones, los comentarios se marcan o resuelven. Casi como si nada hubiera pasado.
He aquí por qué eso es un problema:
- No hay registro de dónde comenzó su contenido y cómo se desarrolló.
- No hay historial de quién dijo qué y cómo afectó su trabajo.
- Todas sus versiones se mezclan en un ciclo de retroalimentación sin fin
Incluso sin estas herramientas, es probable que haya enfrentado una buena cantidad de problemas de versión. Como recibir comentarios sobre una versión anterior o hacer que su cliente edite su copia directamente.
Cómo. Atrevimiento. Ellos.
Cómo ayudan las herramientas de revisión en línea
Las herramientas de revisión en línea administran automáticamente sus versiones para que todos sepan cuál es la más reciente.
Aquí hay tres formas en que Filestage ayuda con la administración de versiones:
- Historial de versiones: use el menú desplegable en su tablero para revisar versiones anteriores y verificar el contenido o los comentarios
- Nueva versión disponible: si alguien abre una versión anterior de un archivo, aparece un mensaje para dejar en claro que hay una versión más nueva
- Versiones automáticas: si carga varias versiones nuevas a la vez, se comparan automáticamente con los archivos del mismo nombre
la cereza encima
Con Filestage, puede comparar dos versiones de su contenido una al lado de la otra. Entonces, si necesita comparar la nueva versión con lo que usted y sus compañeros de equipo dijeron la última vez, sus comentarios están a solo un clic de distancia.
Pensamientos finales
Todos enfrentan problemas en el proceso de retroalimentación, pero pocos eligen hacer algo al respecto.
Espero haber ayudado a arrojar luz sobre estos problemas e identificar algunas soluciones que funcionen para usted, su equipo y sus partes interesadas. Si desea ver más de cerca el sistema de revisión en línea de Filestage, puede solicitar una prueba aquí.