幫助您掌握電子郵件通信的 8 個最佳實踐

無論是在工作中還是在家裡，電子郵件都是當今文化不可或缺的一部分。

大多數員工花費大量時間閱讀、回復和管理電子郵件。 普通員工大約有28% 的時間用於管理收件箱。

因為您在收件箱上投入瞭如此多的時間和精力，所以充分利用它很重要。 您發送的電子郵件應該有效、高效，並幫助您獲得想要的結果。 讓我們看一下您需要了解的電子郵件通信最佳實踐，以充分利用您的收件箱。

為什麼電子郵件通信最佳實踐很重要

首先要做的事：遵循電子郵件通信最佳實踐非常重要，以便：

• 加強關係：電子郵件通信最佳實踐可幫助您更好地進行溝通，無論是通過編寫更簡潔的消息還是更加辨別您在電子郵件中包含的人。 改善溝通可以改善與您的專業聯繫人的關係。
• 幫助您保持井井有條：當您的收件箱一團糟時，您可能很難在需要的時候找到您需要的電子郵件——而且很容易讓事情從裂縫中消失。 通過採用正確的結構和最佳實踐，您可以更好地組織收件箱並享受隨之而來的所有好處（例如更簡化的用戶體驗和更少的搜索特定郵件的時間）。
• 提高工作效率：如果您沒有明確、明確的戰略性電子郵件通信方法，您可能會浪費大量時間瀏覽和管理收件箱。 但是，通過正確的電子郵件通信最佳實踐，您可以確保您花在電子郵件上的時間是物有所值的——或者換句話說，是有效地花費時間。
• 推動結果：無論您試圖通過電子郵件完成什麼（例如建立更多聯繫、達成業務交易或宣傳您的公司），為您的電子郵件通信制定一套最佳實踐都會對您有所幫助驅動結果。

提升電子郵件遊戲的最佳實踐

既然您了解了電子郵件通信最佳實踐為何如此重要，那麼讓我們直接進入最大化電子郵件通信所需的實踐 - 並在此過程中獲得回報：

定義你想說的

如果您想改善電子郵件通信，您要記住的第一個練習實際上發生在您寫一個單詞之前。

定義電子郵件的重點——以及你希望如何傳達這一點——至關重要。 在您真正開始編寫電子郵件之前花時間定義電子郵件的目的有很多好處，包括：

• 更清晰的信息傳遞：當你知道你想說什麼、你想說什麼以及你說它的原因時，你就更容易將你的想法更清楚地轉化為文字，這會產生更好、更有效的電子郵件。
• 通過更少的電子郵件獲得更好的結果：當您知道電子郵件的目的時，它可以幫助您直截了當——這可以幫助您在更少的郵件中獲得您想要的結果（不再是無休止的來回！）。
• 減少起草電子郵件的時間：當您清楚電子郵件的目的和內容時，您就不必花費大量時間思考要寫的內容，這可以減少您花費在起草電子郵件上的總時間 - 時間然後，您可以將其用於其他更重要的任務。

定義您想在電子郵件中表達的內容的最佳方法是問自己幾個關鍵問題：

• 我為什麼要寫這封郵件？
• 我想在這封電子郵件中傳達的核心信息是什麼？
• 我希望從這封電子郵件中得到什麼結果？

在開始寫作之前回答這些問題將確保您了解電子郵件的重點和目的，以及傳達該重點和目的的最佳方式。

根據聽眾調整聲音

談到電子郵件，並非所有消息都是平等的。 如果您想有效地溝通，您需要根據您的受眾來定制您的電子郵件。

撰寫電子郵件時，您需要根據要向誰發送電子郵件來調整語氣和語氣。 例如，給你的老闆、公司 CEO 或潛在客戶的電子郵件將與你發送給工作 BFF 的電子郵件具有不同的語氣和語氣。

當你寫郵件時，想想你與收件人的關係，並相應地調整你的語氣和語氣。 例如，如果您正在向潛在客戶發送電子郵件，您會希望使用更專業的語氣和語氣，而給同事的電子郵件可能會更悠閒和隨意。

現在，您確實想給某些聯繫人寫一封專業的電子郵件。 但重要的是不要過火。 過於專業或正式的電子郵件可能會讓人覺得不真誠或悶悶不樂。 取而代之的是，用平易近人但專業的聲音寫作——類似於在面對面交談中與收件人交談的方式。

衡量您的電子郵件的語氣和語氣是否準確的好方法？ 大聲朗讀您的電子郵件。 如果您的電子郵件不像您親自與您的聯繫人交談那樣閱讀，請修改它直到它確實如此。

使用編輯對您有利

在一個完美的世界裡，你可以在第一次嘗試時敲出一封完美無瑕的電子郵件。 但我們並不生活在一個完美的世界中——事實上，如果你想發送有效的電子郵件，你將不得不對其進行編輯。

校對

如果您的電子郵件充滿了標點符號錯誤、語法錯誤和拼寫錯誤，人們可能會認為您粗心大意或缺乏對細節的關注——這兩者都會損害您的專業聲譽。

這就是為什麼在您點擊發送之前校對每封電子郵件是絕對必須的。 校對確保沒有意外錯誤進入您的最終草稿（或收件人的收件箱）。 好消息？ 您無需成為語法專家即可發送經過完美校對的電子郵件。 有許多工具可以為您進行校對，例如ProWritingAid或Grammarly 。

請記住，雖然這些工具絕對有效，但某些編輯問題從裂縫中溜走並非聞所未聞，因此請務必在點擊發送之前對您的電子郵件進行最後審查。

格式化

您格式化電子郵件的方式幾乎與您實際編寫的內容一樣重要。 如果電子郵件格式不正確，最終用戶可能難以閱讀，您的郵件最終可能會丟失。

那麼你應該如何格式化你的電子郵件呢？

• 避免大塊文本。 大塊的文本在視覺上會讓人感到難以抗拒。 相反，將文本分成短段落，並確保這些段落之間有適當的空間。
• 選擇正確的字體和字體大小。 避免使用任何難以閱讀的字體（如圖形或草書字體）。 相反，堅持使用專業的、易於閱讀的字體（如 Arial），並確保選擇的字體大小可以讓您的收件人輕鬆閱讀您的文本（11 或 12 通常是安全的選擇）。
• 使用粗體、斜體和下劃線表示強調。 如果您想在電子郵件中強調某個特定點，請通過切換字體樣式來引起注意。 例如，您可以加粗、斜體或下劃線。

長度

您在起草電子郵件時要考慮的最後一個編輯元素是什麼？ 長度。

電子郵件應該簡短明了（沒有人想讀小說！）。 盡可能簡潔地說出你需要說的話。 起草電子郵件後，請仔細閱讀並消除任何多餘的文字、填充物或絨毛。 如果你能用更少的語言表達你的觀點，那就這樣做吧。

寫正確的主題行

在人們閱讀您的電子郵件之前，他們將閱讀您的主題行，因此您要確保主題行實際上讓他們閱讀您的完整電子郵件。

但是你如何寫一個主題行來增加你的收件人打開你的郵件的可能性？

• 請明確點。 諸如“嘿”或“快速問題”之類的寬泛主題不會吸引人們打開您的電子郵件。 相反，請使用您的主題行讓人們知道電子郵件中的實際內容，例如“可以在下午 12 點開會嗎？” 或“今天頭腦風暴會議的筆記”。 這樣，他們就知道會發生什麼——如果這是他們關心的或對時間敏感的東西，他們會更傾向於打開它。
• 保持簡短。 電子郵件主題行中只有這麼多空間，如果您的主題行太長，您的收件人的收件箱將在最後將其截斷。 這就是為什麼保持主題行簡短很重要的原因。
• 其實寫吧。 在匆忙發送電子郵件時，人們有時會忘記寫主題行。 不要成為那種人！ 主題行中帶有 [no subject] 的電子郵件注定會出現在“垃圾箱”文件夾中。 因此，在您發送電子郵件之前，請確保您已包含主題行。

僅向必要的收件人發送電子郵件

鞏固您作為糟糕的電子郵件傳播者聲譽的一種方法？ 抄送 (CC) 您在每封電子郵件中認識的每個人。 沒有人願意被無關的電子郵件轟炸，所以如果你想改善你的電子郵件溝通，只向絕對需要接收它們的人發送電子郵件。

保持電子郵件鏈盡可能小（理想情況下只發送給少數需要了解的人）。 在你抄送某人的電子郵件之前，問問自己，“這個人真的需要包含在這封電子郵件中嗎？”。 如果答案是肯定的，請考慮直接向他們發送消息。 如果答案是否定的，請不要抄送他們。 就這麼簡單。

如果您確實需要抄送電子郵件中的人員（尤其是一大群人），請使用密件抄送。 這樣，您就不會與其他收件人共享每個人的聯繫方式，也不會在收件人的“收件人”字段中塞滿他們不想要或不需要的電子郵件地址。

在點擊發送前暫停

一旦您發送了電子郵件，您通常無法將其退回。 因此，在您點擊“發送”按鈕之前，請暫停一下，並確保您的電子郵件實際上是您想要發送到世界和收件人收件箱的消息。

等待發送電子郵件可能會阻止您說出您因為沮喪而實際上不想說的話 - 特別是如果它是一封帶有情感或專業色彩的電子郵件，例如譴責某人的錯誤。 在點擊發送之前暫停還可以讓您有一些額外的時間來發現您在第一輪編輯中可能遺漏的任何錯誤，並根據需要進行更改。

根據您發送的電子郵件類型，在完成編寫和編輯後至少等待 10 分鐘，然後再發送出去。 如果這是一封特別情緒化的電子郵件，請考慮給自己更多的時間，比如一個小時甚至一夜。

您給自己的時間越多，您發送一封您最終希望可以收回的電子郵件的可能性就越小——而且這些時間都值得花時間。

給收件人時間做出回應

當您發送電子郵件時，您可能需要快速回复。 但並不是每個人都關注他們的收件箱。 在您跟進（或生氣！）之前，請給您的收件人足夠的時間來回复您的消息。

多少時間？ 根據經驗，給人們 24 小時通過電子郵件回复您。 如果您在周五或週末發送電子郵件，請將該時間範圍延長到下一個工作日。 如果您的消息是緊急的或時間敏感的，請考慮通過其他通信渠道進行連接，例如在 Slack 上向他們發送消息或（喘氣！）給他們打電話。

如果您正在向經常與之交流的人發送電子郵件，您還應該考慮他們的一般電子郵件響應模式。

例如，如果您知道您的同事通常至少需要兩到三天才能回复非緊急電子郵件，請不要在 24 小時後發送後續電子郵件。 另一方面，如果您的老闆通常在一小時左右內回复所有電子郵件，如果您在下一個工作日之前沒有收到回复，請隨時跟進。

確保您最重要的電子郵件通訊不會在收件箱中丟失

如果您的電子郵件在收件箱中不斷丟失，那麼您就無法成為有效的電子郵件溝通者，這就是為什麼必須（並保持！）井井有條的原因。

收件箱組織 - 包括從將重要郵件分類到易於訪問的文件夾到刪除不必要的電子郵件和確保緊急電子郵件得到您立即關注的所有內容 - 提供了許多好處。

• 使您的收件箱更易於瀏覽。 當您優先整理收件箱時，您無需整理數百封不必要或不需要的電子郵件即可找到您要查找的內容。 這使您的收件箱更容易導航，並且不會讓人難以接受。
• 減少您花在管理電子郵件上的時間。 再次，當您的收件箱井井有條時，在您需要的時候更容易找到您需要的內容，這可以大大減少您管理收件箱所花費的時間。
• 確保沒有重要的電子郵件在隨機播放中丟失。 當您擁有一個有條理、精簡的收件箱時，重要消息就不太可能從裂縫中溜走。

您可以手動整理收件箱嗎？ 當然。 但是電子郵件管理軟件可以幫助您自動化流程，讓您快速、有效、輕鬆地整理收件箱——所以使用它吧！

結論

在當今的職業世界中，能夠通過電子郵件進行有效溝通是絕對必要的。 正確的電子郵件管理方法有助於加強專業關係、提高生產力和效率，並從電子郵件中獲得更好的結果。

既然您擁有了這些最佳實踐，那麼您就擁有了改善電子郵件通信所需的一切（並享受隨之而來的所有好處）。

不要被電子郵件淹沒。 控制您的收件箱並遵循這 15 個提示來幫助您掌握電子郵件管理。