E-posta İletişiminde Ustalaşmanıza Yardımcı Olacak 8 En İyi Uygulama

E-posta, hem işte hem de evde günümüz kültürünün ayrılmaz bir parçasıdır.

Çoğu çalışan, e-postaları okumak, yanıtlamak ve yönetmek için önemli ölçüde zaman harcar. Ortalama bir çalışan , zamanının yaklaşık %28'ini gelen kutularını yönetmek için harcıyor.

Gelen kutunuza çok fazla zaman ve enerji ayırdığınız için, bundan en iyi şekilde yararlanmanız önemlidir. Gönderdiğiniz e-postalar etkili, verimli olmalı ve istediğiniz sonuçları almanıza yardımcı olmalıdır. Gelen kutunuzdan en iyi şekilde yararlanmak için bilmeniz gereken en iyi e-posta iletişimi uygulamalarına bir göz atalım.

E-posta iletişimi en iyi uygulamaları neden önemlidir?

Her şeyden önce: E-posta iletişimindeki en iyi uygulamaları takip etmek önemlidir:

• İlişkileri güçlendirin: E-posta iletişimi en iyi uygulamaları, daha kısa mesajlar yazarak veya e-postalarınıza kimleri eklediğiniz konusunda daha seçici davranarak daha iyi iletişim kurmanıza yardımcı olur. Gelişmiş iletişim, profesyonel bağlantılarınızla daha iyi ilişkilere yol açabilir.
• Düzenli kalmanıza yardımcı olun: Gelen kutunuz karmakarışık olduğunda, ihtiyacınız olan e-postaları ihtiyaç duyduğunuzda bulmak zor olabilir - ve bazı şeylerin kırılması kolay olabilir. Doğru yapıyı ve en iyi uygulamaları devreye sokarak, gelen kutunuzu daha iyi organize edebilir ve bununla birlikte gelen tüm avantajlardan (daha akıcı bir kullanıcı deneyimi ve belirli mesajları aramak için daha az zaman harcamak gibi) yararlanabilirsiniz.
• Verimliliği artırın: E-posta iletişimine yönelik net, tanımlanmış, stratejik bir yaklaşımınız olmadığında, gelen kutunuzda gezinmek ve yönetmek için büyük olasılıkla çok fazla zaman kaybedersiniz. Ancak doğru e-posta iletişimi en iyi uygulamalarıyla, e-postaya harcadığınız zamanın iyi harcandığından veya başka bir deyişle verimli bir şekilde harcandığından emin olabilirsiniz.
• Sonuçları artırın: E-postanızla neyi başarmaya çalışıyor olursanız olun (daha fazla bağlantı kurmak, iş anlaşmaları yapmak veya şirketiniz hakkında bilgi almak gibi), e-posta iletişimleriniz için bir dizi en iyi uygulamaya sahip olmak size yardımcı olacaktır. sürücü sonuçları.

E-posta oyununuzu geliştirmek için en iyi uygulamalar

Artık e-posta iletişimindeki en iyi uygulamaların neden bu kadar önemli olduğunu anladığınıza göre, e-posta iletişiminizi en üst düzeye çıkarmak için ihtiyaç duyduğunuz uygulamalara hemen geçelim ve bu süreçteki ödülleri toplayalım:

Ne söylemek istediğini tanımla

E-posta iletişiminizi geliştirmek istiyorsanız, aklınızda bulundurmak isteyeceğiniz ilk uygulama aslında tek bir kelime yazmadan önce gerçekleşir.

E-postanızın amacını ve bu noktayı nasıl iletmek istediğinizi belirlemek çok önemlidir. Yazmaya başlamadan önce e-postanızın amacını tanımlamak için zaman ayırmak, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sunar:

• Daha net mesajlaşma: Ne söylemek istediğinizi, nasıl söylemek istediğinizi ve neden söylediğinizi bildiğinizde, düşüncelerinizi daha net bir şekilde kelimelere çevirmek daha kolay olur, bu da daha iyi, daha etkili e-postalar sağlar.
• Daha az e-postayla daha iyi sonuçlar: E-postanızın amacını bildiğinizde, doğrudan konuya girmenize yardımcı olur - bu da istediğiniz sonuçları daha az mesajla almanıza yardımcı olabilir (artık sonsuz ileri geri gitme yok!).
• E-posta taslağı hazırlamak için daha az zaman harcanır: E-postanızın amacı ve içeriği konusunda netliğe sahip olduğunuzda, ne yazmak istediğinizi düşünmek için çok fazla zaman harcamanıza gerek kalmaz, bu da e-posta taslağı hazırlamak için harcadığınız toplam süreyi kısaltabilir - zaman daha sonra diğer, daha önemli görevler için kullanabilirsiniz.

Bir e-postada ne söylemek istediğinizi tanımlamanın en iyi yolu kendinize birkaç önemli soru sormaktır:

• Bu e-postayı neden yazıyorum?
• Bu e-postada iletmek istediğim temel mesaj nedir?
• Bu e-postadan hangi sonuçları almayı umuyorum?

Yazmaya başlamadan önce bu soruları yanıtlamak, e-postanızın amacını ve amacını ve bu noktayı ve amacı aktarmanın en iyi yolunu anlamanızı sağlayacaktır.

Sesinizi hedef kitlenize göre ayarlayın

E-posta söz konusu olduğunda, tüm mesajlar eşit olarak oluşturulmaz. Etkili bir şekilde iletişim kurmak istiyorsanız, e-postalarınızı hedef kitlenize göre uyarlamanız gerekir.

Bir e-posta yazarken, e-postayı kime gönderdiğinize bağlı olarak tonu ve sesi ayarlamanız gerekir. Örneğin, patronunuza , şirketin CEO'suna veya potansiyel bir müşteriye gönderilen bir e-posta, iş BFF'nize göndereceğiniz bir e-postadan farklı bir sese ve tona sahip olacaktır.

E-postanızı yazarken, alıcıyla olan ilişkinizi düşünün ve tonunuzu ve sesinizi buna göre ayarlayın. Örneğin, potansiyel bir müşteriye e-posta gönderiyorsanız, daha profesyonel bir ses ve ton kullanmak istersiniz, iş arkadaşınıza bir e-posta daha rahat ve rahat olabilir.

Şimdi, belirli kişilere profesyonel bir e-posta yazmak isteyeceğiniz doğrudur. Ama aşırıya kaçmamak önemlidir. Çok profesyonel veya resmi olan e-postalar samimiyetsiz veya havasız görünebilir. Bunun yerine, yüz yüze görüşme sırasında alıcıyla konuşma şeklinize benzer şekilde, cana yakın ancak profesyonel bir sesle yazın.

E-postanızın sesinin ve tonunun yerinde olup olmadığını ölçmenin harika bir yolu mu? E-postanızı yüksek sesle okuyun. E-postanız, kişinizle şahsen konuştuğunuz gibi okunmuyorsa, okuyana kadar gözden geçirin.

Düzenlemeyi kendi yararınıza kullanın

Mükemmel bir dünyada, ilk denemede kusursuz bir e-postayı nakavt edebileceksiniz. Ancak mükemmel bir dünyada yaşamıyoruz – ve gerçek şu ki, etkili e-postalar göndermek istiyorsanız, onları düzenlemeniz gerekecek.

düzeltme

E-postanız noktalama hataları, yanlış dilbilgisi ve yazım hatalarıyla doluysa, insanlar dikkatsiz olduğunuzu veya ayrıntılara dikkat etmediğinizi varsayabilir - her ikisi de profesyonel itibarınızı zedeleyebilir.

Bu nedenle, gönder tuşuna basmadan önce her e-postayı yeniden okumak mutlak bir zorunluluktur. Düzeltme, istenmeyen hataların son taslağınıza (veya alıcının gelen kutusuna) girmemesini sağlar. Güzel haberler? Kusursuz bir şekilde düzeltilmiş e-postalar göndermek için dilbilgisi uzmanı olmanıza gerek yok. ProWritingAid veya Grammarly gibi sizin için düzeltme okumasını yapacak bir dizi araç var.

Bu araçlar kesinlikle etkili olsa da, bazı düzenleme sorunlarının çatlaklardan kayması duyulmamış bir şey olmadığını unutmayın, bu nedenle Gönder'e basmadan önce e-postanızı son bir kez gözden geçirdiğinizden emin olun.

biçimlendirme

E-postanızı biçimlendirme şekliniz, neredeyse yazdığınız şey kadar önemlidir. Bir e-posta yanlış biçimlendirildiğinde, son kullanıcının okuması zor olabilir ve sonunda mesajınız kaybolabilir.

Peki e-postalarınızı nasıl biçimlendirmelisiniz?

• Büyük metin bloklarından kaçının. Büyük metin blokları görsel olarak bunaltıcı olabilir. Bunun yerine, metni kısa paragraflara ayırın ve bu paragraflar arasında uygun boşluk olduğundan emin olun.
• Doğru yazı tipini ve yazı tipi boyutunu seçin. Okunması zor olan yazı tiplerinden kaçının (grafik veya bitişik el yazısı yazı tipleri gibi). Bunun yerine, profesyonel, okunması kolay yazı tiplerini (Arial gibi) kullanın ve alıcınızın metninizi kolayca okumasını sağlayan bir yazı tipi boyutu seçtiğinizden emin olun (11 veya 12 genellikle güvenli bir bahistir).
• Vurgu için kalın, italik ve altı çizili kullanın. E-postanızda vurgulamak istediğiniz belirli bir nokta varsa, yazı tipi stilini değiştirerek buna dikkat çekin. Örneğin, kalın yazabilir, italik yazabilir veya altını çizebilirsiniz.

Uzunluk

E-posta hazırlarken göz önünde bulundurmak isteyeceğiniz son düzenleme öğesi? Uzunluk.

E-postalar kısa ve öz olmalıdır (kimse roman okumak istemez!). Söylemeniz gerekenleri olabildiğince kısa ve öz bir şekilde söyleyin. E-postanızın taslağını oluşturduktan sonra tekrar okuyun ve fazladan kelimeleri, dolguları veya havları ortadan kaldırın. Amacını daha az kelimeyle anlatabiliyorsan, bunu yap.

Doğru konu satırını yazın

İnsanlar e-postanızı okumadan önce konu satırınızı okuyacaklardır, bu nedenle konu satırının tam e-postanızı okumalarını sağladığından emin olmak istersiniz.

Ancak, alıcınızın mesajınızı açma olasılığını artıran bir konu satırını nasıl yazarsınız ?

• Açık ol. "Hey" veya "Hızlı soru" gibi geniş konu satırları, insanları e-postanızı açmaya ikna etmeyecektir. Bunun yerine, insanların e-postada gerçekte ne olduğunu bilmelerini sağlamak için konu satırınızı kullanın, örneğin "Saat 12'de bir toplantı için uygun mu?" veya “Bugünün beyin fırtınası oturumundan notlar”. Bu şekilde, ne bekleyeceklerini bilirler - ve umursadıkları bir şeyse veya zamana duyarlıysa, açmaya daha meyilli olacaklardır.
• Kısa tut. Bir e-posta konu satırında yalnızca çok fazla alan var ve konu satırınız çok uzunsa, alıcınızın gelen kutusu sonunda onu kesecektir. Bu yüzden konu satırlarını kısa tutmak önemlidir.
• Aslında yaz. Bir e-posta mesajı almak için acele eden insanlar bazen bir konu satırı yazmayı unuturlar. O kişi olma! Konu satırında [konu yok] bulunan bir e-postanın Çöp Kutusu klasörüne düşmesi hedeflenir. Bu nedenle, bir e-posta göndermeden önce bir konu satırı eklediğinizden emin olun.

Yalnızca gerekli alıcılara e-posta gönderin

Korkunç bir e-posta iletişimcisi olarak itibarınızı sağlamlaştırmanın bir yolu mu? Her e-postada tanıdığınız herkesin karbon kopyası (CC). Hiç kimse alakasız e-posta bombardımanına tutulmak istemez, bu nedenle e-posta iletişiminizi geliştirmek istiyorsanız, yalnızca kesinlikle alması gereken kişilere e-posta gönderin.

E-posta zincirini mümkün olduğu kadar küçük tutun (ideal olarak sadece ilk birkaç, bilmesi gereken kişiler için). Bir e-postada birisini CC'ye almadan önce kendinize şu soruyu sorun: "Bu kişinin gerçekten bu e-postaya dahil edilmesi gerekiyor mu?". Cevabınız evet ise, onlara doğrudan bir mesaj göndermeyi düşünün. Cevap hayır ise, onları CC yapmayın. Bu kadar basit.

Kişileri bir e-postada, özellikle de büyük bir grup insanda CC'ye ihtiyacınız varsa, BCC'yi kullanın. Bu şekilde, diğer alıcılarla herkesin iletişim bilgilerini paylaşmazsınız ve ayrıca alıcılarınızın "alıcı" alanını istemedikleri veya ihtiyaç duymadıkları bir grup e-posta adresiyle doldurmazsınız.

Gönder tuşuna basmadan önce duraklat

Bir kez bir e-posta gönderdiğinizde, genellikle geri alamazsınız. Bu yüzden Gönder düğmesine basmadan önce bir duraklayın ve e-postanızın aslında dünyaya ve alıcınızın gelen kutusuna göndermek istediğiniz bir mesaj olduğundan emin olun.

Bir e-posta göndermeyi beklemek, hayal kırıklığından söylemek istemediğiniz bir şeyi söylemenizi engelleyebilir - özellikle de duygusal veya profesyonel olarak yüklü bir e-postaysa, örneğin birini bir hata için azarlamak gibi. Gönder'e basmadan önce duraklatmak, ilk düzenleme turunuzda kaçırmış olabileceğiniz hataları yakalamanız ve gerekli değişiklikleri yapmanız için size biraz daha zaman verebilir.

Ne tür bir e-posta gönderdiğinize bağlı olarak, yazmayı ve düzenlemeyi bitirdikten sonra göndermeden önce en az 10 dakika bekleyin. Özellikle duygusal olarak yüklü bir e-postaysa, kendinize bir saat, hatta bir gece gibi daha fazla zaman ayırmayı düşünün.

Kendinize ne kadar çok zaman ayırırsanız, en sonunda geri alabilmenizi istediğiniz bir e-posta gönderme olasılığınız o kadar azalır ve bu, iyi harcanmış bir zamandır.

Alıcılara yanıt vermeleri için zaman tanıyın

Bir e-posta gönderdiğinizde, hızlı bir yanıt isteyebilirsiniz. Ancak herkes gelen kutusuna bağlı değildir. Takip etmeden önce (veya sinirlenmeden!), alıcılarınıza mesajınızı yanıtlamaları için bolca zaman verin.

Ne kadar zaman? Genel bir kural olarak, insanlara e-posta yoluyla size geri dönmeleri için 24 saat verin. E-postanızı Cuma veya hafta sonu gönderirseniz, bu süreyi bir sonraki iş gününe uzatın. Mesajınız acilse veya zamana duyarlıysa, onlara Slack'te bir mesaj göndermek veya onları telefonda aramak gibi diğer iletişim kanallarından bağlanmayı düşünün.

Düzenli olarak iletişim kurduğunuz birine e-posta gönderiyorsanız, genel e-posta yanıt modellerini de dikkate almalısınız.

Örneğin, iş arkadaşınızın acil olmayan e-postalara yanıt vermesinin genellikle en az iki ila üç gün sürdüğünü biliyorsanız, 24 saatten sonra bir takip e-postası göndermeyin. Öte yandan, patronunuz genellikle tüm e-postalarına bir saat içinde yanıt verirse, bir sonraki iş günü yanıt alamazsanız takip etmekten çekinmeyin.

En önemli e-posta iletişiminizin gelen kutunuzda kaybolmadığından emin olun

E-postalarınız sürekli olarak gelen kutunuzda kayboluyorsa, etkili bir e-posta iletişimcisi olamazsınız, bu nedenle düzenli olmak (ve kalmak!) mutlak bir zorunluluktur.

Önemli mesajlarınızı erişimi kolay klasörlere ayırmaktan gereksiz e-postalardan kurtulmaya ve acil e-postaların hemen dikkatinizi çekmesini sağlamaya kadar her şeyi içeren gelen kutusu organizasyonu, birçok avantaj sunar.

• Gelen kutunuzda gezinmeyi kolaylaştırır. Gelen kutunuzu düzenlemeye öncelik verdiğinizde, aradığınızı bulmak için yüzlerce gereksiz veya istenmeyen e-postayı sıralamanız gerekmez. Bu, gelen kutunuzda gezinmeyi daha kolay ve daha az bunaltıcı hale getirir.
• E-postanızı yönetmek için harcadığınız zamanı azaltır. Gelen kutunuz düzenlendiğinde, yine ihtiyacınız olanı, ihtiyacınız olduğunda bulmak daha kolay olur ve bu da gelen kutunuzu yönetmek için harcadığınız zamanı ciddi şekilde azaltabilir.
• Karıştırma sırasında önemli e-postaların kaybolmamasını sağlar. Düzenli, düzenli bir gelen kutunuz olduğunda, önemli mesajların çatlaklardan kayma olasılığı daha düşüktür.

Gelen kutunuzu manuel olarak düzenleyebilir misiniz? Emin. Ancak orada e-posta yönetim yazılımı , süreci otomatikleştirmenize ve gelen kutunuzu hızlı, etkili ve zahmetsiz bir şekilde düzenlemenize yardımcı olabilir - bu yüzden kullanın!

Çözüm

E-posta yoluyla etkili bir şekilde iletişim kurabilmek, günümüzün profesyonel dünyasında mutlak bir zorunluluktur. E-posta yönetimine doğru yaklaşım, profesyonel ilişkileri güçlendirmeye, üretkenliğinizi ve verimliliğinizi artırmaya ve e-postalarınızdan daha iyi sonuçlar almanıza yardımcı olabilir.

Ve artık bu en iyi uygulamalara sahip olduğunuza göre, e-posta iletişiminizi geliştirmek için ihtiyacınız olan her şeye sahipsiniz (ve bununla birlikte gelen tüm avantajlardan yararlanın).

E-posta ile boğulmayın. Gelen kutunuzun kontrolünü elinize alın ve e-posta yönetiminde ustalaşmanıza yardımcı olacak bu 15 ipucunu izleyin .