8 Praktik Terbaik untuk Membantu Anda Menguasai Komunikasi Email

Email adalah bagian integral dari budaya saat ini, baik di tempat kerja maupun di rumah.

Sebagian besar karyawan menghabiskan banyak waktu untuk membaca, menanggapi, dan mengelola email. Rata-rata pekerja menghabiskan sekitar 28% dari waktu mereka untuk mengelola kotak masuk mereka.

Karena Anda mencurahkan begitu banyak waktu dan energi untuk kotak masuk Anda, penting untuk memaksimalkannya. Email yang Anda kirim harus efektif, efisien, dan membantu Anda mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Mari kita lihat praktik terbaik komunikasi email yang perlu Anda ketahui untuk mendapatkan hasil maksimal dari kotak masuk Anda.

Mengapa praktik terbaik komunikasi email itu penting

Hal pertama yang pertama: penting untuk mengikuti praktik terbaik komunikasi email untuk:

• Perkuat hubungan: Praktik terbaik komunikasi email membantu Anda berkomunikasi dengan lebih baik, baik dengan menulis pesan yang lebih ringkas atau lebih cerdas dalam menentukan siapa yang Anda sertakan di email Anda. Peningkatan komunikasi dapat mengarah pada peningkatan hubungan dengan kontak profesional Anda.
• Membantu Anda tetap teratur: Saat kotak masuk Anda berantakan, akan sulit untuk menemukan email yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya – dan hal-hal tersebut dapat dengan mudah gagal. Dengan menerapkan struktur dan praktik terbaik yang tepat, Anda dapat mengatur kotak masuk dengan lebih baik dan menikmati semua manfaat yang menyertainya (seperti pengalaman pengguna yang lebih efisien dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mencari pesan tertentu).
• Meningkatkan produktivitas: Bila Anda tidak memiliki pendekatan yang jelas, pasti, dan strategis untuk komunikasi email, Anda mungkin akan membuang banyak waktu untuk menavigasi dan mengelola kotak masuk Anda. Namun dengan praktik terbaik komunikasi email yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa waktu yang Anda habiskan untuk email adalah waktu yang dihabiskan dengan baik – atau, dengan kata lain, waktu yang dihabiskan secara produktif.
• Mendorong hasil: Apa pun yang ingin Anda capai dengan email Anda (seperti membuat lebih banyak koneksi, menutup kesepakatan bisnis, atau menyebarkan berita tentang perusahaan Anda), memiliki serangkaian praktik terbaik untuk komunikasi email Anda akan membantu Anda mendorong hasil.

Praktik terbaik untuk meningkatkan permainan email Anda

Sekarang setelah Anda memahami mengapa praktik terbaik komunikasi email sangat penting, mari langsung beralih ke praktik yang Anda perlukan untuk memaksimalkan komunikasi email Anda – dan menuai hasilnya dalam prosesnya:

Tentukan apa yang ingin Anda katakan

Jika Anda ingin meningkatkan komunikasi email Anda, praktik pertama yang ingin Anda ingat sebenarnya terjadi sebelum Anda menulis satu kata pun.

Mendefinisikan poin email Anda – dan bagaimana Anda ingin mengkomunikasikan poin tersebut – sangatlah penting. Meluangkan waktu untuk menentukan tujuan email Anda sebelum Anda benar-benar mulai menulisnya menawarkan berbagai manfaat, termasuk:

• Pesan yang lebih jelas: Ketika Anda tahu apa yang ingin Anda katakan, bagaimana Anda ingin mengatakannya, dan alasan Anda mengatakannya, lebih mudah untuk menerjemahkan pikiran Anda ke dalam kata-kata dengan lebih jelas, yang membuat email menjadi lebih baik dan lebih efektif.
• Hasil yang lebih baik dalam lebih sedikit email: Ketika Anda mengetahui tujuan email Anda, ini membantu Anda langsung ke intinya – yang dapat membantu Anda mendapatkan hasil yang Anda inginkan dalam lebih sedikit pesan (tidak ada lagi bolak-balik tanpa akhir!).
• Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk menyusun email: Ketika Anda memiliki kejelasan tentang tujuan dan konten email Anda, Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk memikirkan apa yang ingin Anda tulis, yang dapat mengurangi total waktu yang Anda habiskan untuk menyusun email – waktu Anda kemudian dapat menggunakannya untuk tugas lain yang lebih penting.

Cara terbaik untuk menentukan apa yang ingin Anda katakan dalam email adalah dengan bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan kunci:

• Mengapa saya menulis email ini?
• Apa inti pesan yang ingin saya sampaikan dalam email ini?
• Hasil apa yang saya harapkan dari email ini?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini sebelum Anda mulai menulis akan memastikan bahwa Anda memahami maksud dan tujuan email Anda, serta cara terbaik untuk menyampaikan maksud dan tujuan tersebut.

Sesuaikan suara Anda berdasarkan audiens Anda

Dalam hal email, tidak semua pesan dibuat sama. Jika Anda ingin berkomunikasi secara efektif, Anda perlu menyesuaikan email Anda berdasarkan audiens Anda.

Saat Anda menulis email, Anda perlu menyesuaikan nada dan suara berdasarkan kepada siapa Anda mengirim email. Misalnya, email ke bos Anda , CEO perusahaan atau ke klien potensial akan memiliki suara dan nada yang berbeda dari email yang akan Anda kirim ke BFF pekerjaan Anda.

Saat Anda menulis email, pikirkan tentang hubungan Anda dengan penerima dan sesuaikan nada dan suara Anda. Misalnya, jika Anda mengirim email ke klien potensial, Anda ingin menggunakan suara dan nada yang lebih profesional, sementara email ke rekan kerja Anda bisa lebih santai dan santai.

Sekarang, memang benar bahwa Anda ingin menulis email profesional ke kontak tertentu. Tapi penting untuk tidak berlebihan. Email yang terlalu profesional atau formal dapat dianggap tidak tulus atau kaku. Alih-alih, tulislah dengan suara yang mudah didekati, namun profesional – mirip dengan cara Anda berbicara dengan penerima selama percakapan tatap muka.

Cara yang bagus untuk mengukur apakah suara dan nada email Anda tepat sasaran? Baca email Anda dengan keras. Jika email Anda tidak terbaca seperti cara Anda berbicara dengan kontak Anda secara langsung, perbaiki sampai benar.

Gunakan pengeditan untuk keuntungan Anda

Di dunia yang sempurna, Anda akan dapat menghapus email tanpa cacat pada percobaan pertama. Tetapi kita tidak hidup di dunia yang sempurna – dan kenyataannya adalah, jika Anda ingin mengirim email yang efektif, Anda harus mengeditnya.

Pengoreksian

Jika email Anda penuh dengan kesalahan tanda baca, tata bahasa yang salah, dan kesalahan ejaan, orang mungkin berasumsi bahwa Anda ceroboh atau kurang memperhatikan detail – keduanya dapat merusak reputasi profesional Anda.

Itu sebabnya mengoreksi setiap email sebelum Anda menekan kirim adalah suatu keharusan mutlak. Proofreading memastikan bahwa tidak ada kesalahan yang tidak diinginkan yang masuk ke draf akhir Anda (atau kotak masuk penerima). Berita bagus? Anda tidak perlu menjadi ahli tata bahasa untuk mengirim email yang sudah dikoreksi dengan sempurna. Ada sejumlah alat di luar sana yang akan melakukan proofreading untuk Anda, seperti ProWritingAid atau Grammarly .

Ingatlah bahwa, meskipun alat ini benar-benar efektif, tidak jarang terjadi beberapa masalah pengeditan lolos dari celah, jadi pastikan untuk memberikan email Anda satu tinjauan terakhir sebelum Anda menekan Kirim .

Memformat

Cara Anda memformat email hampir sama pentingnya dengan apa yang sebenarnya Anda tulis. Ketika email diformat dengan tidak benar, mungkin sulit bagi pengguna akhir untuk membaca, dan pesan Anda pada akhirnya bisa hilang.

Jadi bagaimana seharusnya Anda memformat email Anda?

• Hindari blok teks yang besar. Blok teks besar bisa terasa luar biasa secara visual. Sebagai gantinya, pisahkan teks menjadi paragraf pendek, dan pastikan ada ruang yang tepat di antara paragraf tersebut.
• Pilih font dan ukuran font yang tepat. Hindari font yang sulit dibaca (seperti font grafis atau kursif). Sebagai gantinya, tetap gunakan font profesional yang mudah dibaca (seperti Arial) dan pastikan untuk memilih ukuran font yang memungkinkan penerima Anda membaca teks Anda dengan mudah (11 atau 12 biasanya merupakan taruhan yang aman).
• Gunakan bold, italic, dan underline untuk penekanan. Jika ada poin tertentu yang ingin Anda tekankan di email Anda, perhatikan dengan mengubah gaya font. Misalnya, Anda dapat menebalkan, memiringkan, atau menggarisbawahinya.

Panjangnya

Elemen pengeditan terakhir yang ingin Anda pertimbangkan saat menyusun email? Panjangnya.

Email harus pendek dan to the point (tidak ada yang mau membaca novel!). Katakan apa yang perlu Anda katakan sesingkat mungkin. Setelah Anda menyusun email Anda, bacalah dan hilangkan kata-kata tambahan, pengisi, atau bulu halus. Jika Anda dapat menyampaikan maksud Anda dengan lebih sedikit kata, lakukanlah.

Tulis baris subjek yang tepat

Sebelum orang membaca email Anda, mereka akan membaca baris subjek Anda, jadi Anda ingin memastikan bahwa baris subjek benar-benar membuat mereka membaca email lengkap Anda.

Tapi bagaimana Anda menulis baris subjek yang meningkatkan kemungkinan penerima Anda akan membuka pesan Anda?

• Jadilah spesifik. Baris subjek yang luas seperti "Hai" atau "Pertanyaan cepat" tidak akan menarik orang untuk membuka email Anda. Alih-alih, gunakan baris subjek Anda untuk memberi tahu orang-orang apa yang sebenarnya ada di email, seperti “Tersedia untuk rapat pukul 12 siang?” atau “Catatan dari sesi brainstorming hari ini”. Dengan begitu, mereka tahu apa yang diharapkan – dan jika itu adalah sesuatu yang mereka pedulikan atau sensitif terhadap waktu, mereka akan lebih cenderung membukanya.
• Tetap pendek. Hanya ada begitu banyak ruang di baris subjek email, dan jika baris subjek Anda terlalu panjang, kotak masuk penerima Anda akan memotongnya di akhir. Itulah mengapa penting untuk menjaga baris subjek tetap pendek.
• Sebenarnya menulisnya. Dalam ketergesaan mereka untuk mendapatkan pesan email, orang terkadang lupa untuk menulis baris subjek sama sekali. Jangan jadi orang itu! Email dengan [tanpa subjek] di baris subjek akan berakhir di folder Sampah. Jadi sebelum Anda mengirim email, pastikan Anda telah menyertakan baris subjek.

Hanya kirim email ke penerima yang diperlukan

Salah satu cara untuk memperkuat reputasi Anda sebagai komunikator email yang buruk? Carbon copy (CC) semua orang yang Anda kenal di setiap email. Tidak seorang pun ingin dibombardir dengan email yang tidak relevan, jadi jika Anda ingin meningkatkan komunikasi email Anda, kirimkan email hanya kepada orang yang benar-benar perlu menerimanya.

Jaga agar rantai email sekecil mungkin (idealnya hanya untuk beberapa orang teratas yang perlu diketahui). Sebelum Anda CC seseorang di email, tanyakan pada diri sendiri, "apakah orang ini benar- benar perlu disertakan dalam email ini?". Jika jawabannya ya, pertimbangkan untuk mengirimi mereka pesan secara langsung. Jika jawabannya tidak, jangan CC mereka. Ini sesederhana itu.

Jika Anda perlu CC orang di email – terutama sekelompok besar orang – gunakan BCC. Dengan begitu, Anda tidak membagikan detail kontak semua orang dengan penerima lain, dan Anda juga tidak memadati bidang "ke" penerima dengan sekelompok alamat email yang tidak mereka inginkan atau butuhkan.

Jeda sebelum menekan kirim

Setelah Anda mengirim email, Anda biasanya tidak bisa mendapatkannya kembali. Jadi sebelum Anda menekan tombol Kirim , jeda dan pastikan email Anda benar-benar pesan yang ingin Anda kirim ke dunia dan ke kotak masuk penerima Anda.

Menunggu untuk mengirim email dapat mencegah Anda mengatakan sesuatu yang sebenarnya tidak ingin Anda katakan karena frustrasi – terutama jika itu adalah email yang bermuatan emosi atau profesional, seperti menegur seseorang karena kesalahan. Menjeda sebelum Anda menekan Kirim juga dapat memberi Anda waktu ekstra untuk mengetahui kesalahan apa pun yang mungkin Anda lewatkan di putaran pertama pengeditan dan membuat perubahan seperlunya.

Bergantung pada jenis email yang Anda kirim, tunggu setidaknya 10 menit setelah Anda selesai menulis dan mengeditnya sebelum Anda mengirimkannya. Jika ini adalah email yang sangat emosional, pertimbangkan untuk memberi diri Anda lebih banyak waktu, seperti satu jam atau bahkan semalam.

Semakin banyak waktu yang Anda berikan pada diri sendiri, semakin kecil kemungkinan Anda akan mengirim email yang pada akhirnya ingin Anda ambil kembali – dan itu adalah waktu yang dihabiskan dengan baik.

Berikan waktu kepada penerima untuk merespons

Saat Anda mengirim email, Anda mungkin menginginkan tanggapan yang cepat. Tetapi tidak semua orang dilampirkan ke kotak masuk mereka. Sebelum Anda menindaklanjuti (atau merasa terganggu!), berikan waktu yang cukup kepada penerima untuk menanggapi pesan Anda.

Berapa lama? Sebagai aturan praktis, berikan waktu 24 jam kepada orang-orang untuk menghubungi Anda kembali melalui email. Perpanjang jangka waktu tersebut ke hari kerja berikutnya jika Anda mengirim email pada hari Jumat atau akhir pekan. Jika pesan Anda mendesak atau sensitif terhadap waktu, pertimbangkan untuk terhubung melalui saluran komunikasi lain, seperti mengirimi mereka pesan di Slack atau (terkesiap!) menelepon mereka.

Jika Anda mengirim email kepada seseorang yang berkomunikasi dengan Anda secara teratur, Anda juga harus mempertimbangkan pola respons email umum mereka.

Misalnya, jika Anda tahu bahwa rekan kerja Anda biasanya membutuhkan setidaknya dua hingga tiga hari untuk menanggapi email yang tidak mendesak, jangan kirim email tindak lanjut setelah 24 jam. Di sisi lain, jika bos Anda biasanya menanggapi semua email mereka dalam waktu sekitar satu jam, jangan ragu untuk menindaklanjuti jika Anda belum mendapat balasan pada hari kerja berikutnya.

Pastikan komunikasi email terpenting Anda tidak hilang di kotak masuk Anda

Anda tidak bisa menjadi komunikator email yang efektif jika email Anda terus-menerus hilang di kotak masuk Anda, itulah sebabnya mengatur (dan tetap!) terorganisir adalah keharusan mutlak.

Pengaturan kotak masuk – yang mencakup semuanya, mulai dari menyortir pesan penting Anda ke dalam folder yang mudah diakses hingga menyingkirkan email yang tidak perlu dan memastikan email yang mendesak mendapatkan perhatian Anda segera – menawarkan sejumlah manfaat.

• Membuat kotak masuk Anda lebih mudah dinavigasi. Saat memprioritaskan pengaturan kotak masuk, Anda tidak perlu memilah-milah ratusan email yang tidak perlu atau tidak diinginkan untuk menemukan apa yang Anda cari. Ini membuat kotak masuk Anda lebih mudah, dan tidak terlalu membebani, untuk dinavigasi.
• Mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mengelola email Anda. Ketika kotak masuk Anda diatur, sekali lagi, lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya, yang dapat sangat mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk mengelola kotak masuk Anda.
• Memastikan tidak ada email penting yang hilang dalam shuffle. Bila Anda memiliki kotak masuk yang terorganisir dan disederhanakan, pesan penting cenderung tidak lolos.

Bisakah Anda mengatur kotak masuk Anda secara manual? Tentu. Tetapi ada perangkat lunak manajemen email yang dapat membantu Anda mengotomatiskan proses dan mengatur kotak masuk Anda dengan cepat, efektif, dan tanpa rasa sakit – jadi gunakanlah!

Kesimpulan

Mampu berkomunikasi secara efektif melalui email adalah suatu keharusan mutlak di dunia profesional saat ini. Pendekatan yang tepat untuk manajemen email dapat membantu memperkuat hubungan profesional, meningkatkan produktivitas dan efisiensi Anda, dan mendapatkan hasil yang lebih baik dari email Anda.

Dan sekarang setelah Anda memiliki praktik terbaik ini, Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk meningkatkan komunikasi email Anda (dan menikmati semua manfaat yang menyertainya).

Jangan kewalahan oleh email. Kendalikan kotak masuk Anda dan ikuti 15 tips ini untuk membantu Anda menguasai manajemen email .