8 mejores prácticas para ayudarlo a dominar la comunicación por correo electrónico

El correo electrónico es una parte integral de la cultura actual, tanto en el trabajo como en el hogar.

La mayoría de los empleados pasan mucho tiempo leyendo, respondiendo y administrando correos electrónicos. El trabajador promedio pasa alrededor del 28% de su tiempo administrando su bandeja de entrada.

Debido a que dedica tanto tiempo y energía a su bandeja de entrada, es importante aprovecharla al máximo. Los correos electrónicos que envíe deben ser efectivos, eficientes y ayudarlo a obtener los resultados que desea. Echemos un vistazo a las mejores prácticas de comunicación por correo electrónico que necesita saber para aprovechar al máximo su bandeja de entrada.

Por qué las mejores prácticas de comunicación por correo electrónico son importantes

Lo primero es lo primero: es importante seguir las mejores prácticas de comunicación por correo electrónico para:

• Fortalezca las relaciones: las mejores prácticas de comunicación por correo electrónico lo ayudan a comunicarse mejor, ya sea escribiendo mensajes más breves o siendo más perspicaz en cuanto a quién incluye en sus correos electrónicos. Una mejor comunicación puede conducir a mejores relaciones con sus contactos profesionales.
• Ayudarlo a mantenerse organizado: cuando su bandeja de entrada es un desastre, puede ser difícil encontrar los correos electrónicos que necesita, cuando los necesita, y puede ser fácil que las cosas se pierdan. Al implementar la estructura correcta y las mejores prácticas, puede mantener su bandeja de entrada mejor organizada y disfrutar de todos los beneficios que conlleva (como una experiencia de usuario más optimizada y menos tiempo dedicado a buscar mensajes específicos).
• Aumente la productividad: cuando no tiene un enfoque estratégico, claro y definido para la comunicación por correo electrónico, es probable que pierda mucho tiempo navegando y administrando su bandeja de entrada. Pero con las mejores prácticas correctas de comunicación por correo electrónico, puede asegurarse de que el tiempo que dedica al correo electrónico sea un tiempo bien invertido o, en otras palabras, un tiempo invertido productivamente.
• Impulse los resultados: no importa lo que intente lograr con su correo electrónico (como hacer más conexiones, cerrar acuerdos comerciales o correr la voz sobre su empresa), tener un conjunto de mejores prácticas para sus comunicaciones por correo electrónico lo ayudará. resultados de la unidad.

Las mejores prácticas para mejorar su juego de correo electrónico

Ahora que comprende por qué las mejores prácticas de comunicación por correo electrónico son tan importantes, pasemos directamente a las prácticas que necesita para maximizar su comunicación por correo electrónico y cosechar las recompensas en el proceso:

Define lo que quieres decir

Si desea mejorar su comunicación por correo electrónico, la primera práctica que debe tener en cuenta ocurre antes de escribir una sola palabra.

Definir el punto de su correo electrónico, y cómo desea comunicar ese punto, es fundamental. Tomarse el tiempo para definir el propósito de su correo electrónico antes de comenzar a escribirlo ofrece una variedad de beneficios, que incluyen:

• Mensajes más claros: cuando sabe lo que quiere decir, cómo quiere decirlo y la razón por la que lo dice, es más fácil traducir sus pensamientos en palabras más claramente, lo que hace que los correos electrónicos sean mejores y más efectivos.
• Mejores resultados en menos correos electrónicos: cuando conoce el propósito de su correo electrónico, lo ayuda a ir directo al punto, lo que puede ayudarlo a obtener los resultados que desea en menos mensajes (¡no más ida y vuelta interminables!).
• Menos tiempo dedicado a redactar correos electrónicos: cuando tiene claridad sobre el propósito y el contenido de su correo electrónico, no tiene que perder mucho tiempo pensando en lo que quiere escribir, lo que puede reducir el tiempo total que dedica a redactar correos electrónicos: tiempo luego puede usarlo para otras tareas más importantes.

La mejor manera de definir lo que quiere decir en un correo electrónico es hacerse algunas preguntas clave:

• ¿Por qué estoy escribiendo este correo electrónico?
• ¿Cuál es el mensaje central que quiero transmitir en este correo electrónico?
• ¿Qué resultados espero obtener de este correo electrónico?

Responder estas preguntas antes de comenzar a escribir asegurará que comprenda el punto y el propósito de su correo electrónico, así como la mejor manera de transmitir ese punto y propósito.

Ajusta tu voz en función de tu audiencia

Cuando se trata de correo electrónico, no todos los mensajes son iguales. Si desea comunicarse de manera efectiva, debe adaptar sus correos electrónicos en función de su audiencia.

Cuando escribe un correo electrónico, debe ajustar el tono y la voz en función de a quién está enviando el correo electrónico. Por ejemplo, un correo electrónico a su jefe , al director ejecutivo de la empresa oa un cliente potencial tendrá una voz y un tono diferentes a los de un correo electrónico que enviaría a su mejor amigo en el trabajo.

Mientras escribe su correo electrónico, piense en su relación con el destinatario y ajuste su tono y voz en consecuencia. Por ejemplo, si está enviando un correo electrónico a un cliente potencial, querrá usar una voz y un tono más profesionales, mientras que un correo electrónico a su compañero de trabajo puede ser más relajado e informal.

Ahora bien, es cierto que querrás escribir un correo electrónico profesional a ciertos contactos. Pero es importante no exagerar. Los correos electrónicos que son demasiado profesionales o formales pueden parecer poco sinceros o sofocantes. En su lugar, escriba con una voz accesible pero profesional, similar a la forma en que hablaría con el destinatario durante una conversación en persona.

¿Una excelente manera de evaluar si la voz y el tono de su correo electrónico son correctos? Lea su correo electrónico en voz alta. Si su correo electrónico no se lee como si hablara con su contacto en persona, revíselo hasta que lo haga.

Usa la edición a tu favor

En un mundo perfecto, serías capaz de eliminar un correo electrónico perfecto en el primer intento. Pero no vivimos en un mundo perfecto, y la verdad es que si desea enviar correos electrónicos efectivos, tendrá que editarlos.

Corrección de pruebas

Si su correo electrónico está lleno de errores de puntuación, gramática incorrecta y errores ortográficos, las personas pueden asumir que es descuidado o que no presta atención a los detalles, lo que puede dañar su reputación profesional.

Es por eso que revisar cada correo electrónico antes de presionar enviar es una necesidad absoluta. La revisión garantiza que no haya errores no deseados en el borrador final (o en la bandeja de entrada del destinatario). ¿Las buenas noticias? No es necesario ser un experto en gramática para enviar correos electrónicos perfectamente revisados. Hay una serie de herramientas que harán la revisión por ti, como ProWritingAid o Grammarly .

Solo tenga en cuenta que, si bien estas herramientas son definitivamente efectivas, no es raro que algunos problemas de edición se escapen, así que asegúrese de revisar su correo electrónico una última vez antes de presionar Enviar .

Formateo

La forma en que formatea su correo electrónico es casi tan importante como lo que realmente escribe. Cuando un correo electrónico tiene un formato incorrecto, puede ser difícil de leer para el usuario final y, en última instancia, su mensaje puede perderse.

Entonces, ¿cómo debe formatear sus correos electrónicos?

• Evite grandes bloques de texto. Grandes bloques de texto pueden sentirse visualmente abrumadores. En su lugar, divide el texto en párrafos cortos y asegúrate de que haya un espacio adecuado entre esos párrafos.
• Elija la fuente y el tamaño de fuente correctos. Evite las fuentes que sean difíciles de leer (como fuentes gráficas o cursivas). En su lugar, utilice fuentes profesionales y fáciles de leer (como Arial) y asegúrese de elegir un tamaño de fuente que le permita a su destinatario leer fácilmente su texto (11 o 12 suele ser una apuesta segura).
• Use negrita, cursiva y subrayado para enfatizar. Si hay un punto específico que desea enfatizar en su correo electrónico, llame la atención cambiando el estilo de fuente. Por ejemplo, puede ponerlo en negrita, cursiva o subrayarlo.

Longitud

¿El último elemento de edición que querrá considerar al redactar correos electrónicos? Longitud.

Los correos electrónicos deben ser breves y directos (¡nadie quiere leer una novela!). Di lo que tengas que decir de la forma más sucinta posible. Una vez que haya redactado su correo electrónico, léalo y elimine cualquier palabra adicional, relleno o pelusa. Si puede expresar su punto de vista en pocas palabras, hágalo.

Escriba la línea de asunto correcta

Antes de que las personas lean su correo electrónico, leerán su línea de asunto, por lo que desea asegurarse de que esa línea de asunto realmente haga que lean su correo electrónico completo.

Pero, ¿cómo escribe una línea de asunto que aumente la probabilidad de que su destinatario abra su mensaje?

• Se específico. Las líneas de asunto amplias como "Hola" o "Pregunta rápida" no atraerán a las personas para que abran su correo electrónico. En su lugar, use su línea de asunto para que las personas sepan qué hay realmente en el correo electrónico, como "¿Disponible para una reunión a las 12 p.m.?" o “Notas de la sesión de lluvia de ideas de hoy”. De esa forma, saben qué esperar, y si es algo que les importa o es urgente, estarán más dispuestos a abrirlo.
• Que sea breve. No hay mucho espacio en la línea de asunto de un correo electrónico, y si tu línea de asunto es demasiado larga, la bandeja de entrada de tu destinatario la cortará al final. Por eso es importante que las líneas de asunto sean cortas.
• De hecho, escríbelo. En su prisa por enviar un mensaje de correo electrónico, las personas a veces se olvidan de escribir una línea de asunto. ¡No seas esa persona! Un correo electrónico con [sin asunto] en la línea de asunto está destinado a terminar en la carpeta Papelera. Entonces, antes de enviar un correo electrónico, asegúrese de haber incluido una línea de asunto.

Solo envíe correos electrónicos a los destinatarios necesarios

¿Una forma de solidificar su reputación como un comunicador de correo electrónico terrible? Copia al carbón (CC) a todos tus conocidos en cada correo electrónico. Nadie quiere ser bombardeado con correos electrónicos irrelevantes, por lo que si desea mejorar su comunicación por correo electrónico, solo envíe correos electrónicos a las personas que absolutamente necesitan recibirlos.

Mantenga la cadena de correo electrónico lo más pequeña posible (idealmente solo para unas pocas personas importantes que necesitan saber). Antes de enviarle una copia a alguien en un correo electrónico, pregúntese: "¿Esta persona realmente necesita ser incluida en este correo electrónico?". Si la respuesta es sí, considere enviarles un mensaje directamente. Si la respuesta es no, no les envíes CC. Es tan simple como eso.

Si necesita CC personas en un correo electrónico, particularmente un grupo grande de personas, use BCC. De esa forma, no comparte los detalles de contacto de todos con los otros destinatarios, y tampoco llena el campo "para" de sus destinatarios con un montón de direcciones de correo electrónico que no quieren o no necesitan.

Pausa antes de presionar enviar

Una vez que envía un correo electrónico, generalmente no puede recuperarlo. Entonces, antes de presionar el botón Enviar , haga una pausa y asegúrese de que su correo electrónico sea realmente un mensaje que desea enviar al mundo y a la bandeja de entrada de su destinatario.

Esperar para enviar un correo electrónico puede evitar que digas algo que en realidad no quieres decir debido a la frustración, especialmente si se trata de un correo electrónico con una carga emocional o profesional, como reprender a alguien por un error. Hacer una pausa antes de presionar Enviar también puede darle algo de tiempo adicional para detectar cualquier error que haya pasado por alto en su primera ronda de ediciones y hacer los cambios necesarios.

Según el tipo de correo electrónico que envíe, espere al menos 10 minutos después de terminar de escribirlo y editarlo antes de enviarlo. Si se trata de un correo electrónico especialmente cargado de emociones, considere darse aún más tiempo, como una hora o incluso durante la noche.

Cuanto más tiempo se dé a sí mismo, es menos probable que envíe un correo electrónico que finalmente desearía poder recuperar, y ese es un tiempo bien invertido.

Dar a los destinatarios tiempo para responder

Cuando envía un correo electrónico, es posible que desee una respuesta rápida. Pero no todo el mundo está conectado a su bandeja de entrada. Antes de hacer un seguimiento (¡o de enojarse!), dé a sus destinatarios suficiente tiempo para responder a su mensaje.

¿Cuanto tiempo? Como regla general, dé a las personas 24 horas para que se comuniquen con usted por correo electrónico. Extienda ese período de tiempo al siguiente día hábil si envía su correo electrónico un viernes o un fin de semana. Si su mensaje es urgente o urgente, considere conectarse a través de otros canales de comunicación, como enviarles un mensaje en Slack o (¡jadeo!) llamarlos por teléfono.

Si le envía un correo electrónico a alguien con quien se comunica regularmente, también debe tener en cuenta sus patrones generales de respuesta de correo electrónico.

Por ejemplo, si sabe que su colega generalmente tarda al menos dos o tres días en responder a los correos electrónicos que no son urgentes, no envíe un correo electrónico de seguimiento después de 24 horas. Por otro lado, si su jefe generalmente responde a todos sus correos electrónicos dentro de una hora más o menos, no dude en hacer un seguimiento si no ha recibido respuesta al siguiente día hábil.

Asegúrese de que sus comunicaciones por correo electrónico más importantes no se pierdan en su bandeja de entrada

No puede ser un comunicador de correo electrónico efectivo si sus correos electrónicos se pierden constantemente en su bandeja de entrada, razón por la cual organizarse (¡y mantenerse!) es una necesidad absoluta.

La organización de la bandeja de entrada, que incluye todo, desde clasificar sus mensajes importantes en carpetas de fácil acceso hasta deshacerse de correos electrónicos innecesarios y garantizar que los correos electrónicos urgentes reciban su atención inmediata, ofrece una gran cantidad de beneficios.

• Hace que su bandeja de entrada sea más fácil de navegar. Cuando prioriza la organización de su bandeja de entrada, no tiene que revisar cientos de correos electrónicos innecesarios o no deseados para encontrar lo que está buscando. Esto hace que su bandeja de entrada sea más fácil y menos abrumadora para navegar.
• Reduce la cantidad de tiempo que dedica a administrar su correo electrónico. Cuando su bandeja de entrada está organizada, nuevamente, es más fácil encontrar lo que necesita, cuando lo necesita, lo que puede reducir significativamente el tiempo que dedica a administrar su bandeja de entrada.
• Garantiza que no se pierdan correos electrónicos importantes en la confusión. Cuando tiene una bandeja de entrada organizada y optimizada, es menos probable que los mensajes importantes se escapen.

¿Puedes organizar tu bandeja de entrada manualmente? Por supuesto. Pero existe un software de administración de correo electrónico que puede ayudarlo a automatizar el proceso y hacer que la organización de su bandeja de entrada sea rápida, efectiva y sencilla, ¡así que úselo!

Conclusión

Ser capaz de comunicarse de manera efectiva a través del correo electrónico es una necesidad absoluta en el mundo profesional actual. El enfoque correcto para la gestión del correo electrónico puede ayudar a fortalecer las relaciones profesionales, aumentar su productividad y eficiencia, y obtener mejores resultados de sus correos electrónicos.

Y ahora que tiene estas mejores prácticas, tiene todo lo que necesita para mejorar su comunicación por correo electrónico (y disfrutar de todos los beneficios que conlleva).

No se sienta abrumado por el correo electrónico. Tome el control de su bandeja de entrada y siga estos 15 consejos para ayudarlo a dominar la administración del correo electrónico .