أفضل 8 ممارسات لمساعدتك على إتقان التواصل عبر البريد الإلكتروني

يعد البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من ثقافة اليوم ، سواء في العمل أو في المنزل.

يقضي معظم الموظفين وقتًا طويلاً في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها وإدارتها. يقضي العامل العادي حوالي 28٪ من وقته في إدارة البريد الوارد.

نظرًا لأنك تكرس الكثير من الوقت والطاقة لبريدك الوارد ، فمن المهم تحقيق أقصى استفادة منه. يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها فعالة وفعالة وتساعدك في الحصول على النتائج التي تريدها. دعنا نلقي نظرة على أفضل ممارسات التواصل عبر البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى معرفتها لتحقيق أقصى استفادة من صندوق الوارد الخاص بك.

لماذا تعتبر أفضل ممارسات الاتصال عبر البريد الإلكتروني مهمة

أول الأشياء أولاً: من المهم اتباع أفضل ممارسات الاتصالات عبر البريد الإلكتروني من أجل:

• تقوية العلاقات: تساعدك أفضل ممارسات الاتصال عبر البريد الإلكتروني على التواصل بشكل أفضل ، سواء عن طريق كتابة رسائل أكثر إيجازًا أو أن تكون أكثر تمييزًا في من تقوم بتضمينه في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن أن يؤدي تحسين الاتصال إلى تحسين العلاقات مع جهات الاتصال المهنية الخاصة بك.
• مساعدتك على البقاء منظمًا: عندما يكون صندوق الوارد الخاص بك في حالة من الفوضى ، قد يكون من الصعب العثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاجها ، عندما تحتاج إليها - وقد يكون من السهل أن تسقط الأشياء من خلال الثغرات. من خلال وضع الهيكل الصحيح وأفضل الممارسات في مكانها الصحيح ، يمكنك الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك منظمًا بشكل أفضل والاستمتاع بجميع المزايا التي تأتي معه (مثل تجربة مستخدم أكثر انسيابية وقضاء وقت أقل في البحث عن رسائل محددة).
• زيادة الإنتاجية: عندما لا يكون لديك نهج إستراتيجي واضح ومحدد للاتصال عبر البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل أن تضيع الكثير من الوقت في التنقل وإدارة البريد الوارد الخاص بك. ولكن مع أفضل ممارسات الاتصال عبر البريد الإلكتروني الصحيحة ، يمكنك التأكد من أن الوقت الذي تقضيه على البريد الإلكتروني هو وقت مضيعة للوقت - أو بعبارة أخرى ، الوقت الذي تقضيه بشكل منتِج.
• تحقيق النتائج: بغض النظر عما تحاول تحقيقه من خلال بريدك الإلكتروني (مثل إجراء المزيد من الاتصالات أو إبرام الصفقات التجارية أو نشر معلومات عن شركتك) ، فإن وجود مجموعة من أفضل الممارسات المعمول بها لاتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك سيساعدك نتائج القيادة.

أفضل الممارسات لزيادة لعبة البريد الإلكتروني الخاصة بك

الآن بعد أن فهمت سبب أهمية أفضل ممارسات التواصل عبر البريد الإلكتروني ، دعنا ننتقل مباشرةً إلى الممارسات التي تحتاجها لزيادة اتصالك عبر البريد الإلكتروني - وجني الثمار في هذه العملية:

حدد ما تريد قوله

إذا كنت ترغب في تحسين اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فإن الممارسة الأولى التي تريد أن تضعها في اعتبارك تحدث بالفعل قبل أن تكتب كلمة واحدة.

يعد تحديد نقطة بريدك الإلكتروني - وكيف تريد إيصال هذه النقطة - أمرًا بالغ الأهمية. إن أخذ الوقت الكافي لتحديد الغرض من بريدك الإلكتروني قبل البدء فعليًا في كتابته يوفر مجموعة متنوعة من الفوائد ، بما في ذلك:

• رسائل أوضح: عندما تعرف ما تريد قوله ، وكيف تريد أن تقوله ، وسبب قوله ، فمن الأسهل ترجمة أفكارك إلى كلمات بشكل أكثر وضوحًا ، مما يجعل رسائل البريد الإلكتروني أفضل وأكثر فاعلية.
• نتائج أفضل في عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني: عندما تعرف الغرض من بريدك الإلكتروني ، فإنه يساعدك في الوصول إلى النقطة التي تريدها مباشرةً - مما يساعدك في الحصول على النتائج التي تريدها في عدد أقل من الرسائل (لا مزيد من الرسائل غير المحدودة التي لا نهاية لها!).
• قضاء وقت أقل في صياغة رسائل البريد الإلكتروني: عندما يكون لديك وضوح بشأن غرض بريدك الإلكتروني ومحتواه ، فلن تضطر إلى قضاء الكثير من الوقت في التفكير فيما تريد كتابته ، مما قد يقلل من إجمالي الوقت الذي تقضيه في صياغة رسائل البريد الإلكتروني - الوقت يمكنك بعد ذلك استخدامها لمهام أخرى أكثر أهمية.

أفضل طريقة لتحديد ما تريد قوله في رسالة بريد إلكتروني هي أن تسأل نفسك بعض الأسئلة الأساسية:

• لماذا أكتب هذا البريد الإلكتروني؟
• ما هي الرسالة الأساسية التي أريد أن أنقلها في هذا البريد الإلكتروني؟
• ما هي النتائج التي أتمنى الحصول عليها من هذا البريد الإلكتروني؟

ستضمن الإجابة على هذه الأسئلة قبل البدء في الكتابة أنك تفهم الهدف من بريدك الإلكتروني والغرض منه ، بالإضافة إلى أفضل طريقة لتوضيح هذه النقطة والغرض.

اضبط صوتك بناءً على جمهورك

عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني ، لا يتم إنشاء جميع الرسائل على قدم المساواة. إذا كنت ترغب في التواصل بشكل فعال ، فأنت بحاجة إلى تخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بناءً على جمهورك.

عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا ، فأنت بحاجة إلى ضبط النغمة والصوت بناءً على الشخص الذي ترسل إليه البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، رسالة بريد إلكتروني إلى رئيسك في العمل أو الرئيس التنفيذي للشركة أو إلى عميل محتمل سيكون لها صوت ونبرة مختلفة من رسالة بريد إلكتروني ترسلها إلى BFF في عملك.

أثناء كتابة بريدك الإلكتروني ، فكر في علاقتك بالمتلقي واضبط لهجتك وصوتك وفقًا لذلك. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عميل محتمل ، فأنت تريد استخدام صوت ونبرة أكثر احترافًا ، في حين أن إرسال بريد إلكتروني إلى زميلك في العمل يمكن أن يكون أكثر راحة وعفوية.

الآن ، من الصحيح أنك تريد كتابة بريد إلكتروني احترافي إلى جهات اتصال معينة. لكن من المهم عدم المبالغة في ذلك. يمكن أن تظهر رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية أو الرسمية للغاية على أنها غير صادقة أو خانقة. بدلاً من ذلك ، اكتب بصوت ودود واحترافي - على غرار الطريقة التي تتحدث بها مع المستلم أثناء المحادثة وجهًا لوجه.

طريقة رائعة لقياس ما إذا كان صوت ونبرة بريدك الإلكتروني على ما يرام؟ اقرأ بريدك الإلكتروني بصوت عالٍ. إذا كان بريدك الإلكتروني لا يقرأ مثل الطريقة التي تتحدث بها مع جهة الاتصال الخاصة بك شخصيًا ، فراجعها حتى يتم ذلك.

استخدم التحرير لصالحك

في عالم مثالي ، ستكون قادرًا على إرسال بريد إلكتروني لا تشوبه شائبة من المحاولة الأولى. لكننا لا نعيش في عالم مثالي - والحقيقة هي أنه إذا كنت تريد إرسال رسائل بريد إلكتروني فعالة ، فسيتعين عليك تعديلها.

التدقيق اللغوي

إذا كان بريدك الإلكتروني مليئًا بأخطاء الترقيم ، والقواعد النحوية غير الصحيحة ، والأخطاء الإملائية ، فقد يفترض الناس أنك مهمل أو تفتقر إلى الاهتمام بالتفاصيل - وكلاهما يمكن أن يضر بسمعتك المهنية.

هذا هو السبب في أن التدقيق اللغوي لكل بريد إلكتروني قبل أن تضغط على إرسال أمر لا بد منه. يضمن التدقيق اللغوي عدم وجود أخطاء غير مقصودة في المسودة النهائية (أو صندوق الوارد الخاص بالمستلم). الاخبار الجيدة؟ لست بحاجة إلى أن تكون خبيرًا في قواعد اللغة لإرسال رسائل بريد إلكتروني مصححة بالكامل. هناك عدد من الأدوات التي ستجري التدقيق اللغوي نيابةً عنك ، مثل ProWritingAid أو Grammarly .

فقط ضع في اعتبارك أنه على الرغم من أن هذه الأدوات فعالة بالتأكيد ، إلا أنه ليس من المستغرب أن تتسلل بعض مشكلات التحرير عبر الثغرات ، لذا تأكد من إعطاء بريدك الإلكتروني مراجعة نهائية واحدة قبل أن تضغط على إرسال .

تنسيق

الطريقة التي تنسق بها بريدك الإلكتروني تكاد تكون بنفس أهمية ما تكتبه بالفعل. عندما يتم تنسيق رسالة بريد إلكتروني بشكل غير صحيح ، فقد يكون من الصعب على المستخدم النهائي قراءتها ، وقد تُفقد رسالتك في النهاية.

إذن كيف يجب تنسيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟

• تجنب كتل النص الكبيرة. قد تشعر الكتل الكبيرة من النص بأنها مربكة بصريًا. بدلاً من ذلك ، قسّم النص إلى فقرات قصيرة ، وتأكد من وجود مسافة مناسبة بين تلك الفقرات.
• اختر الخط المناسب وحجم الخط. تجنب أي خطوط يصعب قراءتها (مثل الخطوط الرسومية أو المخطوطة). بدلاً من ذلك ، التزم بالخطوط الاحترافية سهلة القراءة (مثل Arial) وتأكد من اختيار حجم الخط الذي يسمح للمستلم بقراءة نصك بسهولة (عادةً ما يكون 11 أو 12 رهانًا آمنًا).
• استخدم الخط الغامق والمائل والتسطير للتأكيد. إذا كانت هناك نقطة معينة تريد التأكيد عليها في بريدك الإلكتروني ، فلفت الانتباه إليها عن طريق تبديل نمط الخط. على سبيل المثال ، يمكنك جعلها غامقة أو مائلة أو تسطيرها.

طول

آخر عنصر تحرير تريد مراعاته عند صياغة رسائل البريد الإلكتروني؟ طول.

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني قصيرة ومباشرة (لا أحد يريد قراءة رواية!). قل ما تريد قوله بإيجاز قدر الإمكان. بمجرد صياغة بريدك الإلكتروني ، اقرأه وتخلص من أي كلمات أو حشو أو زغب إضافي. إذا كان بإمكانك إيصال وجهة نظرك بكلمات أقل ، فافعل ذلك.

اكتب سطر الموضوع الصحيح

قبل أن يقرأ الأشخاص بريدك الإلكتروني ، سيقرؤون سطر الموضوع الخاص بك ، لذا فأنت تريد التأكد من أن سطر الموضوع يجعلهم فعليًا يقرأون بريدك الإلكتروني بالكامل.

ولكن كيف تكتب سطر موضوع يزيد من احتمالية أن يفتح المستلم رسالتك؟

• كن دقيقا. لن تجذب سطور الموضوع العريضة مثل "مرحبًا" أو "سؤال سريع" الأشخاص لفتح بريدك الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، استخدم سطر الموضوع للسماح للأشخاص بمعرفة ما هو موجود بالفعل في البريد الإلكتروني ، مثل "متاح للاجتماع في الساعة 12 مساءً؟" أو "ملاحظات من جلسة العصف الذهني اليوم". بهذه الطريقة ، يعرفون ما يمكن توقعه - وإذا كان شيئًا يهتمون به أو حساسًا للوقت ، فسيكونون أكثر ميلًا لفتحه.
• اختصر. لا يوجد سوى مساحة كبيرة في سطر موضوع البريد الإلكتروني ، وإذا كان سطر الموضوع طويلاً جدًا ، فسيتم قطعه في البريد الوارد للمستلم في النهاية. لهذا السبب من المهم إبقاء سطور الموضوع قصيرة.
• اكتبه في الواقع. في عجلة من أمرهم لتلقي رسالة بريد إلكتروني ، ينسى الناس أحيانًا كتابة سطر موضوع على الإطلاق. لا تكن ذلك الشخص! من المقرر أن ينتهي الأمر بالبريد الإلكتروني الذي يحتوي على [بلا موضوع] في سطر الموضوع في مجلد المهملات. لذا قبل إرسال بريد إلكتروني ، تأكد من تضمين سطر الموضوع.

إرسال رسائل البريد الإلكتروني فقط إلى المستلمين الضروريين

طريقة واحدة لترسيخ سمعتك كمتواصل سيء عبر البريد الإلكتروني؟ نسخة كربونية (CC) لكل من تعرفه في كل بريد إلكتروني. لا أحد يريد أن يتعرض للقصف برسائل بريد إلكتروني غير ذات صلة ، لذلك إذا كنت ترغب في تحسين اتصالك عبر البريد الإلكتروني ، فقم فقط بإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الأشخاص الذين يحتاجون تمامًا إلى تلقيها.

اجعل سلسلة البريد الإلكتروني صغيرة قدر الإمكان (من الأفضل أن تكون فقط لأفضل عدد قليل من الأشخاص الذين يحتاجون إلى المعرفة). قبل إرسال نسخة إلى شخص ما في رسالة بريد إلكتروني ، اسأل نفسك ، "هل هذا الشخص بحاجة فعلاً إلى تضمينه في هذا البريد الإلكتروني؟". إذا كانت الإجابة بنعم ، ففكر في إرسال رسالة إليهم مباشرة. إذا كان الجواب لا ، فلا تقم بإرسال نسخة منها. إنها بهذه السهولة.

إذا كنت بحاجة إلى إرسال نسخة إلى أشخاص على بريد إلكتروني - خاصة مجموعة كبيرة من الأشخاص - فاستخدم نسخة مخفية الوجهة. بهذه الطريقة ، أنت لا تشارك تفاصيل الاتصال الخاصة بكل شخص مع المستلمين الآخرين ، كما أنك لا تزدحم حقل "إلى" الخاص بالمستلمين بمجموعة من عناوين البريد الإلكتروني التي لا يريدونها أو يحتاجونها.

توقف مؤقتًا قبل الضغط على إرسال

بمجرد إرسال بريد إلكتروني ، لا يمكنك استعادته بشكل عام. لذا قبل أن تضغط على زر إرسال ، توقف مؤقتًا وتأكد من أن بريدك الإلكتروني هو في الواقع رسالة تريد إرسالها إلى العالم وفي صندوق الوارد الخاص بالمستلم.

قد يمنعك انتظار إرسال بريد إلكتروني من قول شيء لا تريد قوله فعليًا بدافع الإحباط - خاصةً إذا كانت رسالة بريد إلكتروني مشحونة عاطفياً أو مهنياً ، مثل توبيخ شخص ما لخطأ ما. يمكن أن يمنحك التوقف المؤقت قبل النقر على إرسال بعض الوقت الإضافي للقبض على أي أخطاء قد تكون فاتتك في الجولة الأولى من التعديلات وإجراء التغييرات حسب الضرورة.

اعتمادًا على نوع البريد الإلكتروني الذي ترسله ، انتظر 10 دقائق على الأقل بعد الانتهاء من كتابته وتحريره قبل إرساله. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني مشحونة عاطفياً بشكل خاص ، ففكر في منح نفسك المزيد من الوقت ، مثل ساعة أو حتى بين عشية وضحاها.

كلما زاد الوقت الذي تمنحه لنفسك ، قل احتمال قيامك بإرسال بريد إلكتروني تتمنى في النهاية أن تتمكن من استعادته - وهذا الوقت الذي أمضيته جيدًا.

امنح المستلمين الوقت للرد

عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا ، قد تحتاج إلى رد سريع. ولكن ليس كل شخص مرتبط ببريده الوارد. قبل المتابعة (أو تتضايق!) ، امنح المستلمين متسعًا من الوقت للرد على رسالتك.

كم من الوقت؟ كقاعدة عامة ، امنح الأشخاص 24 ساعة للرد عليك عبر البريد الإلكتروني. قم بتمديد هذا الإطار الزمني إلى يوم العمل التالي إذا أرسلت بريدك الإلكتروني يوم الجمعة أو عطلة نهاية الأسبوع. إذا كانت رسالتك عاجلة أو حساسة للوقت ، ففكر في الاتصال من خلال قنوات الاتصال الأخرى ، مثل إرسال رسالة لهم على Slack أو (اللحظات!) من خلال الاتصال بهم على الهاتف.

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما تتواصل معه بانتظام ، فيجب عليك أيضًا مراعاة أنماط استجابة البريد الإلكتروني العامة.

على سبيل المثال ، إذا كنت تعلم أن زميلك بشكل عام يستغرق ما لا يقل عن يومين إلى ثلاثة أيام للرد على رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة ، فلا ترسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة بعد 24 ساعة. على الجانب الآخر ، إذا كان رئيسك يستجيب عادةً لجميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به في غضون ساعة أو نحو ذلك ، فلا تتردد في المتابعة إذا لم تكن قد تلقيت ردًا بحلول يوم العمل التالي.

تأكد من عدم ضياع أهم اتصالات البريد الإلكتروني في بريدك الوارد

لا يمكنك أن تكون متصلاً فعالاً عبر البريد الإلكتروني إذا كانت رسائلك الإلكترونية تضيع باستمرار في صندوق الوارد الخاص بك ، وهذا هو السبب في أن التنظيم (والبقاء!) أمر لا بد منه.

يوفر تنظيم البريد الوارد - الذي يتضمن كل شيء بدءًا من فرز رسائلك المهمة إلى مجلدات يسهل الوصول إليها إلى التخلص من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية وضمان حصول رسائل البريد الإلكتروني العاجلة على انتباهك الفوري - مجموعة من الفوائد.

• يجعل البريد الوارد أسهل للتنقل. عندما تعطي الأولوية لتنظيم بريدك الوارد ، فلن تضطر إلى فرز مئات من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية أو غير المرغوب فيها للعثور على ما تبحث عنه. هذا يجعل التنقل في البريد الوارد أسهل وأقل إرهاقًا.
• يقلل من مقدار الوقت الذي تقضيه في إدارة بريدك الإلكتروني. عندما يتم تنظيم صندوق الوارد الخاص بك ، مرة أخرى ، يكون من الأسهل العثور على ما تحتاجه ، عندما تحتاج إليه ، مما قد يقلل بشكل كبير من الوقت الذي تقضيه في إدارة صندوق الوارد الخاص بك.
• يضمن عدم ضياع أي رسائل بريد إلكتروني مهمة في عملية التبديل العشوائي. عندما يكون لديك صندوق وارد منظم ومبسط ، فمن غير المرجح أن تتسلل الرسائل المهمة عبر الفجوات.

هل يمكنك تنظيم بريدك الوارد يدويًا؟ بالتأكيد. ولكن هناك برنامج لإدارة البريد الإلكتروني يمكن أن يساعدك في أتمتة العملية وجعل تنظيم صندوق الوارد الخاص بك سريعًا وفعالًا وغير مؤلم - لذا استخدمه!

استنتاج

تعد القدرة على التواصل بشكل فعال عبر البريد الإلكتروني ضرورة مطلقة في عالم اليوم المهني. يمكن أن يساعد النهج الصحيح لإدارة البريد الإلكتروني في تقوية العلاقات المهنية وزيادة إنتاجيتك وكفاءتك والحصول على نتائج أفضل من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

والآن بعد أن أصبحت لديك أفضل الممارسات ، فلديك كل ما تحتاجه لتحسين اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك (والتمتع بجميع الفوائد التي تأتي معها).

لا تطغى على البريد الإلكتروني. تحكم في صندوق الوارد الخاص بك واتبع هذه النصائح الـ 15 لمساعدتك على إتقان إدارة البريد الإلكتروني .