メールコミュニケーションをマスターするための8つのベストプラクティス

公開: 2022-09-16

電子メールは、職場でも家庭でも、今日の文化の不可欠な部分です。

ほとんどの従業員は、メールを読んだり、返信したり、管理したりするのにかなりの時間を費やしています。平均的な従業員は、時間の約 28% を受信トレイの管理に費やしています。

受信トレイに多くの時間とエネルギーを費やしているため、受信トレイを最大限に活用することが重要です。送信するメールは、効果的かつ効率的で、必要な結果を得るのに役立つものでなければなりません。受信トレイを最大限に活用するために知っておくべきメール通信のベストプラクティスを見てみましょう。

メールコミュニケーションのベストプラクティスが重要な理由

まず最初に、次のことを行うために、メール通信のベストプラクティスに従うことが重要です。

関係を強化する:メールコミュニケーションのベストプラクティスは、より簡潔なメッセージを作成するか、メールに誰を含めるかをより明確にすることによって、より良いコミュニケーションに役立ちます。コミュニケーションが改善されると、仕事上の連絡先との関係が改善される可能性があります。
整理整頓に役立つ:受信トレイがごちゃごちゃしていると、必要なときに必要なメールを見つけるのが難しくなり、簡単に見落としてしまいます。適切な構造とベストプラクティスを導入することで、受信トレイをより適切に整理し、それに伴うすべてのメリット (より合理化されたユーザーエクスペリエンスや特定のメッセージの検索に費やす時間を短縮するなど) を享受できます。
生産性の向上:メール通信に対する明確で定義された戦略的アプローチがない場合、受信トレイのナビゲートと管理に多くの時間を浪費する可能性があります。しかし、適切な電子メールコミュニケーションのベストプラクティスを使用すれば、電子メールに費やす時間を有意義な時間、つまり生産的に費やすことができます。
結果の促進:メールで達成しようとしていることが何であれ (人脈を広げる、商談を成立させる、会社を広めるなど)、メール通信のベストプラクティスをいくつか用意しておくと役立ちます。結果を導きます。

メールゲームを強化するためのベストプラクティス

メールコミュニケーションのベストプラクティスが非常に重要である理由を理解したところで、メールコミュニケーションを最大化するために必要なプラクティスに飛び込み、その過程で成果を上げましょう。

言いたいことを定義する

メールでのコミュニケーションを改善したい場合、心に留めておきたい最初の練習は、単語を書く前に実際に行われます。

メールの要点と、その要点をどのように伝えたいかを定義することが重要です。実際にメールを書き始める前に、時間をかけてメールの目的を定義することには、次のようなさまざまなメリットがあります。

より明確なメッセージ:何を言いたいか、どのように言いたいか、そしてそれを言っている理由を知っていると、自分の考えをより明確に言葉に変換しやすくなり、より優れた効果的なメールが作成されます。
より少ないメールでより良い結果を:メールの目的を知っていれば、要点を理解するのに役立ちます。これにより、必要な結果をより少ないメッセージで得ることができます (延々とやり取りする必要はもうありません!)。
メールの下書きに費やす時間を短縮:メールの目的と内容が明確であれば、何を書きたいかを考えるのに多くの時間を費やす必要がなくなり、メールの下書きに費やす合計時間を短縮できます。その後、他のより重要なタスクに使用できます。

メールで言いたいことを定義する最善の方法は、いくつかの重要な質問を自問することです。

なぜ私はこのメールを書いているのですか?
このメールで伝えたい主なメッセージは何ですか?
このメールからどのような結果が得られると期待していますか?

書き始める前にこれらの質問に答えると、メールの要点と目的、およびその要点と目的を伝える最善の方法を確実に理解できます。

視聴者に合わせて声を調整する

メールに関して言えば、すべてのメッセージが同じように作成されるわけではありません。効果的にコミュニケーションしたい場合は、オーディエンスに基づいてメールを調整する必要があります。

メールを書くときは、メールの送信先に応じてトーンと声を調整する必要があります。たとえば、上司、会社の CEO、または潜在的なクライアントへのメールは、職場の親友に送信するメールとは異なる声とトーンになります。

メールを書くときは、受信者との関係を考え、それに応じてトーンと声を調整してください。たとえば、潜在的なクライアントにメールを送信する場合は、よりプロフェッショナルな口調と口調を使用する必要がありますが、同僚へのメールはよりリラックスしたカジュアルなものにすることができます.

さて、特定の連絡先にプロのメールを書きたいと思うのは事実です。しかし、船外に出ないことが重要です。 あまりにも専門的または形式的な電子メールは、不誠実または息苦しさを感じる可能性があります。代わりに、親しみやすく、かつプロフェッショナルな声で書いてください。対面での会話で受信者と話すのと同じように。

メールの文言と口調が的を射ているかどうかを判断する優れた方法はありますか? メールを声に出して読んでください。メールの読み方が、連絡先と直接話すときのように読めない場合は、そうなるまで書き直してください。

編集を有利に使用する

完璧な世界では、最初の試行で完璧な電子メールをノックアウトできます. しかし、私たちは完璧な世界に住んでいるわけではありません。実際、効果的なメールを送信するには、メールを編集する必要があります。

校正

メールに句読点の誤り、文法の誤り、つづりの誤りがたくさんある場合、人々はあなたが不注意であるか、細部への注意が欠けていると見なす可能性があります。これらはどちらも、あなたの職業上の評判を傷つける可能性があります.

そのため、送信する前にすべてのメールを校正することが絶対に必要です。校正により、意図しないエラーが最終ドラフト (または受信者の受信トレイ) に含まれないようにします。良いニュース？完全に校正されたメールを送信するのに、文法の専門家である必要はありません。 ProWritingAidやGrammarlyなど、校正を行うツールは数多くあります。

これらのツールは確かに効果的ですが、一部の編集の問題が見過ごされることも珍しくありません。そのため、[送信] をクリックする前に、必ずメールの最終確認を行ってください。

書式設定

メールのフォーマットは、実際に何を書くかと同じくらい重要です。電子メールの形式が正しくないと、エンドユーザーが読みにくくなり、最終的にメッセージが失われる可能性があります。

では、どのようにメールをフォーマットする必要がありますか?

大きなブロックのテキストは避けてください。 テキストの大きなブロックは、視覚的に圧倒的に感じることがあります。代わりに、テキストを短い段落に分割し、それらの段落の間に適切なスペースがあることを確認してください。
適切なフォントとフォントサイズを選択します。 読みにくいフォント (グラフィックや筆記体など) は避けてください。代わりに、プロフェッショナルで読みやすいフォント (Arial など) を使用し、受信者がテキストを読みやすいフォントサイズを選択してください (通常、11 または 12 が安全な賭けです)。
太字、斜体、下線を使用して強調します。 メールで強調したい特定のポイントがある場合は、フォントスタイルを切り替えて注意を喚起します。たとえば、太字、斜体、または下線を付けることができます。

長さ

メールの下書きを作成する際に考慮したい最後の編集要素は? 長さ。

メールは短く要点を絞ったものにする必要があります (誰も小説を読みたくないのです!)。言うべきことはできるだけ簡潔に言う。メールの下書きが完成したら、もう一度読み返して、余分な言葉、つなぎ目、毛羽立ちを取り除きます。より少ない言葉で要点を伝えることができる場合は、そうしてください。

正しい件名を書く

人々はあなたのメールを読む前に件名を読みます。そのため、件名が実際にメール全体を読んでもらえるようにする必要があります。

しかし、受信者があなたのメッセージを開く可能性を高める件名をどのように書くのでしょうか?

具体的に。 「ねえ」や「簡単な質問」のような大まかな件名では、人々があなたのメールを開く気にはなりません。代わりに、件名を使用して、「午後 12 時に会議に参加できますか?」のように、メールの内容を人々に知らせます。または「今日のブレインストーミングセッションのメモ」。そうすれば、彼らは何を期待すべきかを知っています。それが彼らが気にかけていることや時間に敏感なものである場合、彼らはそれを開く傾向があります.
短くしてください。 電子メールの件名にはスペースがありません。件名が長すぎると、受信者の受信トレイで末尾が途切れてしまいます。そのため、件名を短くすることが重要です。
実際に書いてみてください。 急いでメールメッセージを送信しようとすると、件名をまったく書き忘れてしまうことがあります。その人にならないでください！件名に [件名なし] が含まれるメールは、最終的にゴミ箱フォルダーに移動する運命にあります。そのため、メールを送信する前に、件名が含まれていることを確認してください。

41文字

または約 7 語が理想的な件名の長さです。

出典：マルケト

必要な受信者にのみメールを送信する

ひどいメールコミュニケーターとしての評判を固める 1 つの方法は? すべての電子メールで、あなたが知っているすべての人にカーボンコピー (CC) を送信します。関係のないメールが殺到することは誰も望んでいません。したがって、メールコミュニケーションを改善したい場合は、絶対に受信する必要がある人にのみメールを送信してください。

メールチェーンをできる限り小さくします (理想的には、知る必要のある上位の少数の人だけに)。メールで誰かを CC する前に、「この人は実際にこのメールに含める必要があるのか?」と自問してください。答えが「はい」の場合は、直接メッセージを送信することを検討してください。答えが「いいえ」の場合は、CC を送信しないでください。それはそれと同じくらい簡単です。

メールで人を CC する必要がある場合 (特に大勢の人) は、BCC を使用します。そうすれば、全員の連絡先の詳細を他の受信者と共有することはありません。また、受信者の「宛先」フィールドが不要または不要な電子メールアドレスでいっぱいになることもありません。

送信する前に一時停止

通常、一度送信したメールは元に戻すことはできません。したがって、[送信] ボタンを押す前に、少し立ち止まって、メールが実際に世界と受信者の受信トレイに送信したいメッセージであることを確認してください。

メールの送信を待っていると、欲求不満から本当は言いたくないことを言えなくなる可能性があります。特に、誰かの間違いを叱責するなど、感情的または専門的な内容のメールの場合はなおさらです。 [送信] をクリックする前に一時停止すると、最初の編集で見逃した可能性のある間違いを見つけて、必要に応じて変更するための余分な時間が得られます。

送信するメールの種類にもよりますが、作成と編集が完了してから少なくとも 10 分待ってから送信してください。特に感情的なメールの場合は、1 時間または一晩など、さらに時間を割くことを検討してください。

自分に時間を割けばかけるほど、最終的に取り返したいと思うメールを送信する可能性は低くなります。

受信者に応答する時間を与える

電子メールを送信すると、迅速な応答が必要になる場合があります。しかし、誰もが受信トレイに接続されているわけではありません。フォローアップする (またはイライラする!) 前に、受信者にメッセージに返信するための十分な時間を与えてください。

どのくらいの時間？経験則として、メールで返信するまでに 24 時間の猶予を与えてください。金曜日または週末にメールを送信する場合は、その期間を翌営業日に延長してください。メッセージが緊急または時間制限がある場合は、Slack でメッセージを送信したり、(あえぎ!) 電話で電話をかけたりするなど、他の通信チャネルを介して接続することを検討してください。

定期的に連絡を取り合っている相手にメールを送信する場合は、相手の一般的なメール応答パターンも考慮する必要があります。

たとえば、同僚が緊急ではないメールに返信するのに通常少なくとも 2 ～ 3 日かかることがわかっている場合は、24 時間後にフォローアップメールを送信しないでください。反対に、上司が通常 1 時間以内にすべてのメールに返信する場合は、翌営業日までに連絡がない場合は、遠慮なくフォローアップしてください。

最も重要なメール通信が受信トレイで失われないようにする

メールが受信トレイで常に失われている場合、効果的なメールコミュニケーターになることはできません。

重要なメッセージをアクセスしやすいフォルダーに分類することから、不要な電子メールを取り除き、緊急の電子メールにすぐに注意を向けさせることまで、すべてを含む受信トレイの整理には、多くの利点があります.

受信トレイをナビゲートしやすくします。 受信トレイの整理に優先順位を付けると、探しているものを見つけるために何百もの不要または不要なメールを分類する必要がなくなります。これにより、受信トレイの操作が簡単になり、圧倒されることも少なくなります。
メールの管理に費やす時間を削減します。 受信トレイが整理されていると、必要なときに必要なものを簡単に見つけることができ、受信トレイの管理に費やす時間を大幅に削減できます。
シャッフルで重要なメールが失われないようにします。 整理された合理化された受信トレイを使用すると、重要なメッセージが見過ごされる可能性が低くなります。

受信トレイを手動で整理できますか? もちろん。しかし、メール管理ソフトウェアは、プロセスを自動化し、受信トレイをすばやく、効果的に、簡単に整理するのに役立つので、ぜひ活用してください!

結論

電子メールを介して効果的にコミュニケーションできることは、今日の専門家の世界では絶対に必要です。メール管理への正しいアプローチは、仕事上の関係を強化し、生産性と効率を高め、メールからより良い結果を得るのに役立ちます。

これらのベストプラクティスを習得したので、メールコミュニケーションを改善するために必要なものがすべて揃いました (そして、それに伴うすべてのメリットを享受できます)。

メールに圧倒されないでください。 受信トレイを管理し、これらの 15 のヒントに従ってメール管理をマスターしてください。