8 najlepszych praktyk, które pomogą Ci opanować komunikację e-mailową

Poczta elektroniczna jest integralną częścią dzisiejszej kultury, zarówno w pracy, jak iw domu.

Większość pracowników spędza dużo czasu na czytaniu, odpowiadaniu i zarządzaniu wiadomościami e-mail. Przeciętny pracownik spędza około 28% swojego czasu na zarządzaniu swoją skrzynką odbiorczą.

Ponieważ poświęcasz tyle czasu i energii na swoją skrzynkę odbiorczą, ważne jest, aby jak najlepiej ją wykorzystać. Wysyłane e-maile powinny być skuteczne, wydajne i pomagać w uzyskaniu pożądanych rezultatów. Przyjrzyjmy się sprawdzonym metodom komunikacji e-mail, które musisz znać, aby w pełni wykorzystać swoją skrzynkę odbiorczą.

Dlaczego najlepsze praktyki komunikacji e-mailowej są ważne

Po pierwsze: ważne jest przestrzeganie sprawdzonych metod komunikacji e-mail, aby:

• Wzmacnianie relacji: najlepsze praktyki komunikacji e-mailowej pomagają lepiej komunikować się, czy to poprzez pisanie bardziej zwięzłych wiadomości, czy bardziej rozeznanie, kogo umieszczasz w swoich e-mailach. Lepsza komunikacja może prowadzić do lepszych relacji z Twoimi kontaktami zawodowymi.
• Pomóż zachować porządek: gdy w skrzynce odbiorczej panuje bałagan, znalezienie potrzebnych wiadomości e-mail w odpowiednim momencie może być trudne – i łatwo może się zdarzyć, że rzeczy wpadną w niepamięć. Wprowadzając odpowiednią strukturę i najlepsze praktyki, możesz lepiej zorganizować swoją skrzynkę odbiorczą i cieszyć się wszystkimi korzyściami, które z nią niosą (np. bardziej uproszczonym interfejsem użytkownika i krótszym czasem spędzonym na szukaniu określonych wiadomości).
• Zwiększ produktywność: jeśli nie masz jasnego, zdefiniowanego, strategicznego podejścia do komunikacji e-mail, prawdopodobnie stracisz dużo czasu na poruszanie się po skrzynce odbiorczej i zarządzanie nią. Jednak dzięki odpowiednim najlepszym praktykom w zakresie komunikacji e-mail możesz mieć pewność, że czas poświęcony na pocztę e-mail jest czasem dobrze spędzonym – lub innymi słowy, czasem spędzonym produktywnie.
• Zwiększanie wyników: bez względu na to, co próbujesz osiągnąć za pomocą poczty e-mail (np. nawiązywanie większej liczby kontaktów, zawieranie umów biznesowych lub informowanie o swojej firmie), posiadanie zestawu najlepszych praktyk w zakresie komunikacji e-mailowej pomoże Ci generować wyniki.

Najlepsze praktyki, aby poprawić swoją grę e-mailową

Teraz, gdy rozumiesz, dlaczego najlepsze praktyki komunikacji e-mailowej są tak ważne, przejdźmy od razu do praktyk, których potrzebujesz, aby zmaksymalizować komunikację e-mailową – i czerp korzyści z tego procesu:

Określ, co chcesz powiedzieć

Jeśli chcesz poprawić komunikację e-mailową, pierwsza praktyka, o której musisz pamiętać, ma miejsce przed napisaniem jednego słowa.

Zdefiniowanie punktu e-maila – i sposobu, w jaki chcesz go przekazać – ma kluczowe znaczenie. Poświęcenie czasu na określenie celu wiadomości e-mail, zanim zaczniesz pisać, oferuje szereg korzyści, w tym:

• Jaśniejsze wiadomości: kiedy wiesz, co chcesz powiedzieć, jak chcesz to powiedzieć i powód, dla którego to mówisz, łatwiej jest przetłumaczyć swoje myśli na słowa wyraźniej, co zapewnia lepsze i skuteczniejsze wiadomości e-mail.
• Lepsze wyniki w mniejszej liczbie wiadomości e-mail: Znając cel wiadomości e-mail, możesz przejść od razu do sedna – co może pomóc w uzyskaniu pożądanych wyników w mniejszej liczbie wiadomości (bez niekończących się w kółko!).
• Mniej czasu spędzonego na redagowaniu wiadomości e-mail: Gdy masz jasność co do celu i treści wiadomości e-mail, nie musisz spędzać dużo czasu na myśleniu o tym, co chcesz napisać, co może skrócić całkowity czas poświęcony na opracowywanie wiadomości e-mail – czas możesz następnie użyć do innych, ważniejszych zadań.

Najlepszym sposobem na określenie, co chcesz powiedzieć w e-mailu, jest zadanie sobie kilku kluczowych pytań:

• Dlaczego piszę ten e-mail?
• Jaka jest główna wiadomość, którą chcę przekazać w tym e-mailu?
• Jakie wyniki mam nadzieję uzyskać z tego e-maila?

Odpowiadając na te pytania, zanim zaczniesz pisać, upewnisz się, że rozumiesz sens i cel swojego e-maila, a także najlepszy sposób na przekazanie tego punktu i celu.

Dostosuj swój głos do swoich odbiorców

Jeśli chodzi o pocztę e-mail, nie wszystkie wiadomości są sobie równe. Jeśli chcesz skutecznie komunikować się, musisz dostosować swoje e-maile do odbiorców.

Kiedy piszesz wiadomość e-mail, musisz dostosować ton i głos w zależności od tego, do kogo wysyłasz wiadomość. Na przykład wiadomość e-mail do szefa , prezesa firmy lub potencjalnego klienta będzie miała inny głos i ton niż wiadomość e-mail, którą wyślesz do swojego BFF w pracy.

Pisząc wiadomość e-mail, pomyśl o swojej relacji z odbiorcą i odpowiednio dostosuj ton i głos. Na przykład, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do potencjalnego klienta, chcesz użyć bardziej profesjonalnego głosu i tonu, podczas gdy wiadomość e-mail do współpracownika może być bardziej wyluzowana i niezobowiązująca.

Teraz prawdą jest, że będziesz chciał napisać profesjonalnego e-maila do niektórych kontaktów. Ale ważne jest, aby nie przesadzać. E-maile, które są zbyt profesjonalne lub formalne, mogą wydawać się nieszczere lub duszne. Zamiast tego pisz przystępnym, ale profesjonalnym głosem – podobnym do tego, w jaki rozmawiasz z odbiorcą podczas osobistej rozmowy.

Świetny sposób na sprawdzenie, czy głos i ton e-maila są właściwe? Przeczytaj na głos swój e-mail. Jeśli Twój e-mail nie wygląda tak, jakbyś osobiście rozmawiał ze swoim kontaktem, popraw go, aż tak się stanie.

Użyj edycji na swoją korzyść

W idealnym świecie będziesz w stanie usunąć bezbłędną wiadomość e-mail za pierwszym razem. Ale nie żyjemy w idealnym świecie – a prawda jest taka, że ​​jeśli chcesz wysyłać skuteczne e-maile, będziesz musiał je edytować.

Korekta

Jeśli Twój e-mail jest pełen błędów interpunkcyjnych, niepoprawnej gramatyki i błędów ortograficznych, ludzie mogą założyć, że jesteś nieostrożny lub nie zwracasz uwagi na szczegóły – oba te czynniki mogą zaszkodzić Twojej reputacji zawodowej.

Dlatego korekta każdego e-maila przed wysłaniem jest absolutną koniecznością. Korekta zapewnia, że ​​żadne niezamierzone błędy nie znajdą się w ostatecznej wersji roboczej (lub w skrzynce odbiorczej odbiorcy). Dobre wieści? Nie musisz być ekspertem od gramatyki, aby wysyłać doskonale poprawione wiadomości e-mail. Istnieje wiele narzędzi, które wykonają dla Ciebie korektę, takich jak ProWritingAid lub Grammarly .

Pamiętaj tylko, że chociaż te narzędzia są zdecydowanie skuteczne, często zdarza się, że niektóre problemy z edycją prześlizgują się przez szczeliny, więc upewnij się, że e-mail jest ostatnią recenzją, zanim klikniesz Wyślij .

Formatowanie

Sposób formatowania wiadomości e-mail jest prawie tak samo ważny jak to, co faktycznie piszesz. Jeśli wiadomość e-mail jest nieprawidłowo sformatowana, jej odczytanie może być trudne dla użytkownika końcowego, a wiadomość może ostatecznie zostać utracona.

Jak więc sformatować swoje e-maile?

• Unikaj dużych bloków tekstu. Duże bloki tekstu mogą wydawać się przytłaczające wizualnie. Zamiast tego podziel tekst na krótkie akapity i upewnij się, że między tymi akapitami jest odpowiedni odstęp.
• Wybierz odpowiednią czcionkę i rozmiar czcionki. Unikaj czcionek, które są trudne do odczytania (takich jak czcionki graficzne lub kursywy). Zamiast tego trzymaj się profesjonalnych, łatwych do odczytania czcionek (takich jak Arial) i upewnij się, że wybrałeś rozmiar czcionki, który pozwoli odbiorcy na łatwe odczytanie tekstu (11 lub 12 to zazwyczaj bezpieczny zakład).
• Użyj pogrubienia, kursywy i podkreślenia, aby podkreślić. Jeśli w e-mailu chcesz podkreślić konkretny punkt, zwróć na niego uwagę, zmieniając styl czcionki. Na przykład możesz go pogrubić, pochylić lub podkreślić.

Długość

Ostatni element edycji, który chcesz wziąć pod uwagę podczas tworzenia e-maili? Długość.

E-maile powinny być krótkie i na temat (nikt nie chce czytać powieści!). Mów to, co chcesz powiedzieć tak zwięźle, jak potrafisz. Po napisaniu e-maila przeczytaj go i wyeliminuj wszelkie dodatkowe słowa, wypełniacze lub puch. Jeśli potrafisz przedstawić swój punkt widzenia za pomocą mniejszej liczby słów, zrób to.

Napisz właściwy temat

Zanim ludzie przeczytają Twój e-mail, przeczytają Twój wiersz tematu, więc chcesz się upewnić, że ten wiersz tematu rzeczywiście skłoni ich do przeczytania całego e-maila.

Ale jak napisać temat, który zwiększa prawdopodobieństwo, że odbiorca otworzy Twoją wiadomość?

• Być specyficznym. Szerokie tematy, takie jak „Hej” lub „Szybkie pytanie”, nie zachęcą ludzi do otwarcia wiadomości e-mail. Zamiast tego użyj swojego wiersza tematu, aby poinformować innych, co tak naprawdę znajduje się w e-mailu, np. „Dostępne na spotkanie o 12:00?” lub „Notatki z dzisiejszej burzy mózgów”. W ten sposób wiedzą, czego się spodziewać – a jeśli jest to coś, na czym im zależy lub zależy im na czasie, będą bardziej skłonni to otworzyć.
• Niech to będzie krótkie. W temacie wiadomości e-mail jest tylko tyle miejsca, a jeśli wiersz tematu jest zbyt długi, skrzynka odbiorcza odbiorcy skróci go na końcu. Dlatego ważne jest, aby wiersze tematu były krótkie.
• Właściwie to napisz. W pośpiechu, aby wysłać wiadomość e-mail, ludzie czasami w ogóle zapominają o napisaniu tematu. Nie bądź tą osobą! Wiadomość e-mail z [bez tematu] w wierszu tematu ma trafić do folderu Kosz. Dlatego przed wysłaniem wiadomości e-mail upewnij się, że podałeś temat.

Wysyłaj e-maile tylko do niezbędnych odbiorców

Jakiś sposób na ugruntowanie swojej reputacji jako kiepskiego komunikatora e-mailowego? Carbon copy (CC) każdy, kogo znasz, w każdym e-mailu. Nikt nie chce być bombardowany nieistotnymi e-mailami, więc jeśli chcesz usprawnić komunikację e-mailową, wysyłaj e-maile tylko do osób, które absolutnie muszą je otrzymywać.

Utrzymuj łańcuch e-mailowy tak mały, jak to możliwe (najlepiej tylko do kilku najważniejszych osób, które trzeba znać). Zanim wyślesz kogoś w e-mailu, zadaj sobie pytanie: „czy ta osoba rzeczywiście musi być uwzględniona w tym e-mailu?”. Jeśli odpowiedź brzmi tak, rozważ wysłanie im wiadomości bezpośrednio. Jeśli odpowiedź brzmi nie, nie CC ich. To takie proste.

Jeśli potrzebujesz CC osób w e-mailu – szczególnie dużej grupy osób – użyj BCC. W ten sposób nie udostępniasz danych kontaktowych wszystkich innych adresatów, a także nie zapełniasz pola „do” adresatów wieloma adresami e-mail, których nie chcą lub nie potrzebują.

Wstrzymaj przed naciśnięciem wyślij

Po wysłaniu wiadomości e-mail zazwyczaj nie można jej odzyskać. Więc zanim naciśniesz przycisk Wyślij , zrób przerwę i upewnij się, że Twój e-mail jest w rzeczywistości wiadomością, którą chcesz wysłać w świat i do skrzynki odbiorczej odbiorcy.

Oczekiwanie na wysłanie e-maila może uniemożliwić Ci powiedzenie czegoś, czego tak naprawdę nie chcesz powiedzieć z powodu frustracji – szczególnie jeśli jest to e-mail naładowany emocjonalnie lub zawodowo, na przykład upominanie kogoś za błąd. Wstrzymanie przed naciśnięciem Wyślij może również dać ci dodatkowy czas na wyłapanie wszelkich błędów, które mogłeś pominąć w pierwszej rundzie edycji i wprowadzenie niezbędnych zmian.

W zależności od rodzaju wysyłanej wiadomości e-mail odczekaj co najmniej 10 minut po zakończeniu pisania i edytowania, zanim ją wyślesz. Jeśli jest to szczególnie naładowany emocjonalnie e-mail, rozważ poświęcenie sobie jeszcze więcej czasu, na przykład godzinę lub nawet całą noc.

Im więcej czasu poświęcisz, tym mniej prawdopodobne jest, że wyślesz e-mail, który ostatecznie chciałbyś odebrać – a to dobrze spędzony czas.

Daj odbiorcom czas na odpowiedź

Gdy wysyłasz wiadomość e-mail, możesz potrzebować szybkiej odpowiedzi. Ale nie wszyscy są przywiązani do swojej skrzynki odbiorczej. Zanim podejmiesz dalsze działania (lub się zdenerwujesz!), daj swoim odbiorcom dużo czasu na odpowiedź na Twoją wiadomość.

Ile czasu? Zasadniczo daj ludziom 24 godziny na skontaktowanie się z Tobą przez e-mail. Przedłuż ten czas na następny dzień roboczy, jeśli wyślesz wiadomość e-mail w piątek lub weekend. Jeśli Twoja wiadomość jest pilna lub wymaga czasu, rozważ połączenie przez inne kanały komunikacji, takie jak wysłanie im wiadomości na Slacku lub (wstrzymanie oddechu!) zadzwonienie do nich przez telefon.

Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do osoby, z którą regularnie się komunikujesz, powinieneś również wziąć pod uwagę jej ogólne wzorce odpowiedzi na wiadomości e-mail.

Na przykład, jeśli wiesz, że Twój współpracownik zazwyczaj potrzebuje co najmniej dwóch do trzech dni, aby odpowiedzieć na mniej pilne wiadomości e-mail, nie wysyłaj kolejnej wiadomości e-mail po 24 godzinach. Z drugiej strony, jeśli Twój szef zazwyczaj odpowiada na wszystkie e-maile w ciągu około godziny, możesz skontaktować się z Tobą, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi do następnego dnia roboczego.

Upewnij się, że najważniejsze wiadomości e-mail nie zginą w Twojej skrzynce odbiorczej

Nie możesz być skutecznym komunikatorem e-mail, jeśli Twoje e-maile ciągle gubią się w Twojej skrzynce odbiorczej, dlatego organizowanie (i pozostawanie!) jest absolutną koniecznością.

Organizacja skrzynki odbiorczej — która obejmuje wszystko, od sortowania ważnych wiadomości w łatwo dostępnych folderach po usuwanie niepotrzebnych wiadomości e-mail i zapewnianie natychmiastowej uwagi pilnych wiadomości — oferuje wiele korzyści.

• Ułatwia nawigację w skrzynce odbiorczej. Kiedy priorytetowo traktujesz swoją skrzynkę odbiorczą, nie musisz sortować setek niepotrzebnych lub niechcianych e-maili, aby znaleźć to, czego szukasz. Dzięki temu nawigacja po skrzynce odbiorczej jest łatwiejsza i mniej przytłaczająca.
• Zmniejsza ilość czasu poświęcanego na zarządzanie pocztą e-mail. Gdy skrzynka odbiorcza jest uporządkowana, łatwiej jest znaleźć to, czego potrzebujesz, kiedy tego potrzebujesz, co może poważnie skrócić czas poświęcony na zarządzanie skrzynką odbiorczą.
• Zapewnia, że ​​żadne ważne e-maile nie zgubią się w losowaniu. Gdy masz zorganizowaną, usprawnioną skrzynkę odbiorczą, ważne wiadomości są mniej podatne na prześlizgiwanie się przez szczeliny.

Czy możesz uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą ręcznie? Pewny. Ale istnieje oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail, które może pomóc zautomatyzować proces i sprawić, że uporządkowanie skrzynki odbiorczej będzie szybkie, skuteczne i bezbolesne – więc korzystaj z niego!

Wniosek

Możliwość efektywnej komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej jest absolutną koniecznością w dzisiejszym świecie zawodowym. Właściwe podejście do zarządzania pocztą e-mail może pomóc wzmocnić relacje zawodowe, zwiększyć produktywność i wydajność oraz uzyskać lepsze wyniki z wiadomości e-mail.

A teraz, gdy masz już te najlepsze praktyki, masz wszystko, czego potrzebujesz, aby poprawić komunikację e-mailową (i cieszyć się wszystkimi korzyściami, które się z tym wiążą).

Nie daj się przytłoczyć e-mailem. Przejmij kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą i postępuj zgodnie z tymi 15 wskazówkami, które pomogą Ci opanować zarządzanie pocztą e-mail .