8 Best Practices, die Ihnen helfen, die E-Mail-Kommunikation zu meistern

E-Mail ist ein integraler Bestandteil der heutigen Kultur, sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause.

Die meisten Mitarbeiter verbringen viel Zeit damit, E-Mails zu lesen, zu beantworten und zu verwalten. Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt etwa 28 % seiner Zeit mit der Verwaltung seines Posteingangs.

Da Sie Ihrem Posteingang so viel Zeit und Energie widmen, ist es wichtig, ihn optimal zu nutzen. Die von Ihnen gesendeten E-Mails sollten effektiv und effizient sein und Ihnen dabei helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Werfen wir einen Blick auf die Best Practices für die E-Mail-Kommunikation, die Sie kennen müssen, um das Beste aus Ihrem Posteingang herauszuholen.

Warum Best Practices für die E-Mail-Kommunikation wichtig sind

Das Wichtigste zuerst: Es ist wichtig, die Best Practices für die E-Mail-Kommunikation zu befolgen, um:

• Stärken Sie Beziehungen: Best Practices für die E-Mail-Kommunikation helfen Ihnen, besser zu kommunizieren, sei es, indem Sie prägnantere Nachrichten schreiben oder genauer darauf achten, wen Sie in Ihre E-Mails aufnehmen. Eine verbesserte Kommunikation kann zu verbesserten Beziehungen zu Ihren beruflichen Kontakten führen.
• Hilft Ihnen, organisiert zu bleiben: Wenn Ihr Posteingang ein Durcheinander ist, kann es schwierig sein, die benötigten E-Mails zu finden, wenn Sie sie brauchen – und es kann leicht passieren, dass Dinge durchs Raster fallen. Indem Sie die richtige Struktur und Best Practices einsetzen, können Sie Ihren Posteingang besser organisieren und alle damit verbundenen Vorteile genießen (wie eine optimierte Benutzererfahrung und weniger Zeitaufwand für die Suche nach bestimmten Nachrichten).
• Steigern Sie die Produktivität: Wenn Sie keinen klaren, definierten, strategischen Ansatz für die E-Mail-Kommunikation haben, werden Sie wahrscheinlich viel Zeit mit der Navigation und Verwaltung Ihres Posteingangs verschwenden. Aber mit den richtigen Best Practices für die E-Mail-Kommunikation können Sie sicherstellen, dass die Zeit, die Sie mit E-Mails verbringen, gut investierte Zeit ist – oder mit anderen Worten, Zeit, die Sie produktiv verbringen.
• Steigern Sie die Ergebnisse: Egal, was Sie mit Ihrer E-Mail erreichen möchten (z. B. mehr Kontakte knüpfen, Geschäftsabschlüsse abschließen oder Ihr Unternehmen bekannt machen), eine Reihe von Best Practices für Ihre E-Mail-Kommunikation wird Ihnen helfen Ergebnisse vorantreiben.

Best Practices, um Ihr E-Mail-Spiel zu verbessern

Nachdem Sie nun verstanden haben, warum Best Practices für die E-Mail-Kommunikation so wichtig sind, lassen Sie uns direkt mit den Praktiken beginnen, die Sie zur Maximierung Ihrer E-Mail-Kommunikation benötigen – und die Früchte des Prozesses ernten:

Definieren Sie, was Sie sagen möchten

Wenn Sie Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern möchten, sollten Sie die erste Übung im Hinterkopf behalten, bevor Sie ein einziges Wort schreiben.

Es ist entscheidend, den Punkt Ihrer E-Mail zu definieren – und wie Sie diesen Punkt kommunizieren möchten. Sich die Zeit zu nehmen, den Zweck Ihrer E-Mail zu definieren, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter:

• Klarere Botschaften: Wenn Sie wissen, was Sie sagen möchten, wie Sie es sagen möchten und warum Sie es sagen, ist es einfacher, Ihre Gedanken klarer in Worte zu fassen, was zu besseren und effektiveren E-Mails führt.
• Bessere Ergebnisse in weniger E-Mails: Wenn Sie den Zweck Ihrer E-Mail kennen, können Sie direkt auf den Punkt kommen – was Ihnen helfen kann, die gewünschten Ergebnisse in weniger Nachrichten zu erhalten (kein endloses Hin und Her mehr!).
• Weniger Zeitaufwand für das Verfassen von E-Mails: Wenn Sie Klarheit über Zweck und Inhalt Ihrer E-Mail haben, müssen Sie nicht viel Zeit damit verbringen, darüber nachzudenken, was Sie schreiben möchten, was die Gesamtzeit, die Sie mit dem Verfassen von E-Mails verbringen, reduzieren kann – Zeit Sie können sie dann für andere, wichtigere Aufgaben verwenden.

Der beste Weg, um zu definieren, was Sie in einer E-Mail sagen möchten, besteht darin, sich ein paar Schlüsselfragen zu stellen:

• Warum schreibe ich diese E-Mail?
• Was ist die Kernbotschaft, die ich in dieser E-Mail vermitteln möchte?
• Welche Ergebnisse erhoffe ich mir von dieser E-Mail?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie den Sinn und Zweck Ihrer E-Mail verstehen und wissen, wie Sie diesen Sinn und Zweck am besten vermitteln können.

Passen Sie Ihre Stimme an Ihr Publikum an

Wenn es um E-Mail geht, sind nicht alle Nachrichten gleich. Wenn Sie effektiv kommunizieren möchten, müssen Sie Ihre E-Mails an Ihre Zielgruppe anpassen.

Wenn Sie eine E-Mail schreiben, müssen Sie den Ton und die Stimme anpassen, je nachdem, an wen Sie die E-Mail senden. Beispielsweise wird eine E- Mail an Ihren Chef , den CEO des Unternehmens oder an einen potenziellen Kunden eine andere Stimme und einen anderen Ton haben als eine E-Mail, die Sie an Ihre beste Freundin auf der Arbeit senden würden.

Denken Sie beim Schreiben Ihrer E-Mail an Ihre Beziehung zum Empfänger und passen Sie Ihren Ton und Ihre Stimme entsprechend an. Wenn Sie beispielsweise einem potenziellen Kunden eine E-Mail senden, sollten Sie eine professionellere Stimme und einen professionelleren Ton verwenden, während eine E-Mail an Ihren Kollegen entspannter und ungezwungener sein kann.

Nun, es ist wahr, dass Sie bestimmten Kontakten eine professionelle E-Mail schreiben möchten. Aber es ist wichtig, nicht über Bord zu gehen. E-Mails, die zu professionell oder formell sind, können unaufrichtig oder spießig wirken. Schreiben Sie stattdessen mit einer zugänglichen, aber professionellen Stimme – ähnlich wie Sie bei einem persönlichen Gespräch mit dem Empfänger sprechen würden.

Eine großartige Möglichkeit, um zu beurteilen, ob die Stimme und der Ton Ihrer E-Mail stimmen? Lesen Sie Ihre E-Mail laut vor. Wenn sich Ihre E-Mail nicht so liest, wie Sie mit Ihrem Kontakt persönlich sprechen würden, überarbeiten Sie sie, bis dies der Fall ist.

Nutzen Sie die Bearbeitung zu Ihrem Vorteil

In einer perfekten Welt könnten Sie beim ersten Versuch eine fehlerfreie E-Mail ausknocken. Aber wir leben nicht in einer perfekten Welt – und die Wahrheit ist, wenn Sie effektive E-Mails versenden möchten, müssen Sie sie bearbeiten.

Korrekturlesen

Wenn Ihre E-Mail voller Zeichensetzungsfehler, falscher Grammatik und Rechtschreibfehler ist, könnten die Leute davon ausgehen, dass Sie nachlässig sind oder nicht auf Details achten – beides kann Ihrem professionellen Ruf schaden.

Deshalb ist das Korrekturlesen jeder E-Mail vor dem Absenden ein absolutes Muss. Das Korrekturlesen stellt sicher, dass keine unbeabsichtigten Fehler in Ihren endgültigen Entwurf (oder den Posteingang des Empfängers) gelangen. Die guten Nachrichten? Sie müssen kein Grammatikexperte sein, um perfekt korrekturgelesene E-Mails zu versenden. Es gibt eine Reihe von Tools, die das Korrekturlesen für Sie erledigen, wie ProWritingAid oder Grammarly .

Denken Sie nur daran, dass diese Tools zwar definitiv effektiv sind, es jedoch nicht ungewöhnlich ist, dass einige Bearbeitungsprobleme durch die Ritzen schlüpfen. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre E-Mail ein letztes Mal überprüfen, bevor Sie auf Senden klicken .

Formatierung

Die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail formatieren, ist fast so wichtig wie das, was Sie tatsächlich schreiben. Wenn eine E-Mail falsch formatiert ist, kann es für den Endbenutzer schwierig sein, sie zu lesen, und Ihre Nachricht kann letztendlich verloren gehen.

Wie sollten Sie also Ihre E-Mails formatieren?

• Vermeiden Sie große Textblöcke. Große Textblöcke können visuell überwältigend wirken. Teilen Sie den Text stattdessen in kurze Absätze auf und stellen Sie sicher, dass zwischen diesen Absätzen ausreichend Platz ist.
• Wählen Sie die richtige Schriftart und Schriftgröße. Vermeiden Sie schwer lesbare Schriftarten (wie grafische oder kursive Schriftarten). Bleiben Sie stattdessen bei professionellen, leicht lesbaren Schriftarten (wie Arial) und achten Sie darauf, eine Schriftgröße zu wählen, die es Ihrem Empfänger ermöglicht, Ihren Text leicht zu lesen (11 oder 12 ist normalerweise eine sichere Wahl).
• Verwenden Sie zur Hervorhebung Fett, Kursiv und Unterstrichen. Wenn Sie einen bestimmten Punkt in Ihrer E-Mail hervorheben möchten, lenken Sie die Aufmerksamkeit darauf, indem Sie den Schriftstil ändern. Sie können es beispielsweise fett, kursiv oder unterstrichen darstellen.

Länge

Das letzte Bearbeitungselement, das Sie beim Verfassen von E-Mails berücksichtigen sollten? Länge.

E-Mails sollten kurz und prägnant sein (niemand will einen Roman lesen!). Sagen Sie, was Sie sagen müssen, so prägnant wie möglich. Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, lesen Sie sie noch einmal durch und entfernen Sie alle zusätzlichen Wörter, Füller oder Flusen. Wenn Sie Ihren Standpunkt in weniger Worten vermitteln können, tun Sie dies.

Schreiben Sie die richtige Betreffzeile

Bevor die Leute Ihre E-Mail lesen, werden sie Ihre Betreffzeile lesen, also sollten Sie sicherstellen, dass diese Betreffzeile sie tatsächlich dazu bringt, Ihre vollständige E-Mail zu lesen.

Aber wie schreiben Sie eine Betreffzeile, die die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Ihr Empfänger Ihre Nachricht öffnet?

• Sei präzise. Breite Betreffzeilen wie „Hey“ oder „Kurze Frage“ werden die Leute nicht dazu verleiten, Ihre E-Mail zu öffnen. Verwenden Sie stattdessen Ihre Betreffzeile, um die Leute wissen zu lassen, was tatsächlich in der E-Mail steht, z. B. „Verfügbar für ein Meeting um 12 Uhr?“. oder „Notizen vom heutigen Brainstorming“. Auf diese Weise wissen sie, was sie erwartet – und wenn es etwas ist, das ihnen wichtig ist oder das zeitkritisch ist, werden sie eher geneigt sein, es zu öffnen.
• Halte es kurz. In einer E-Mail-Betreffzeile ist nur begrenzt Platz, und wenn Ihre Betreffzeile zu lang ist, schneidet der Posteingang Ihres Empfängers sie am Ende ab. Deshalb ist es wichtig, Betreffzeilen kurz zu halten.
• Schreib es eigentlich. In ihrer Eile, eine E-Mail-Nachricht zu versenden, vergessen die Leute manchmal, überhaupt eine Betreffzeile zu schreiben. Sei nicht diese Person! Eine E-Mail mit [kein Betreff] in der Betreffzeile landet im Papierkorb. Stellen Sie also sicher, dass Sie eine Betreffzeile eingefügt haben, bevor Sie eine E-Mail senden.

Senden Sie E-Mails nur an notwendige Empfänger

Eine Möglichkeit, Ihren Ruf als schlechter E-Mail-Kommunikator zu festigen? Carbon Copy (CC) aller Personen, die Sie kennen, in jeder E-Mail. Niemand möchte mit irrelevanten E-Mails bombardiert werden. Wenn Sie also Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern möchten, senden Sie E-Mails nur an Personen, die sie unbedingt erhalten müssen.

Halten Sie die E-Mail-Kette so klein wie möglich (idealerweise nur an wenige Top-Personen, die Sie kennen müssen). Bevor Sie jemanden in einer E-Mail CC setzen, fragen Sie sich: „Muss diese Person wirklich in diese E-Mail aufgenommen werden?“. Wenn die Antwort ja ist, erwägen Sie, ihnen direkt eine Nachricht zu senden. Wenn die Antwort nein ist, CC sie nicht. So einfach ist das.

Wenn Sie Personen in einer E-Mail CC setzen müssen – insbesondere eine große Gruppe von Personen – verwenden Sie BCC. Auf diese Weise teilen Sie nicht die Kontaktdaten aller mit den anderen Empfängern, und Sie überfüllen auch nicht das „An“-Feld Ihrer Empfänger mit einer Reihe von E-Mail-Adressen, die sie nicht wollen oder brauchen.

Machen Sie eine Pause, bevor Sie auf Senden klicken

Sobald Sie eine E-Mail gesendet haben, können Sie sie im Allgemeinen nicht zurückerhalten. Bevor Sie also auf die Schaltfläche Senden klicken, machen Sie eine Pause und stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail tatsächlich eine Nachricht ist, die Sie in die Welt und in den Posteingang Ihres Empfängers senden möchten.

Das Warten auf das Versenden einer E-Mail kann Sie davon abhalten, aus Frustration etwas zu sagen, das Sie eigentlich nicht sagen möchten – insbesondere, wenn es sich um eine emotional oder beruflich aufgeladene E-Mail handelt, wie z. B. jemanden wegen eines Fehlers zu tadeln. Eine Pause vor dem Senden kann Ihnen auch etwas mehr Zeit geben, um Fehler zu erkennen, die Sie in Ihrer ersten Bearbeitungsrunde übersehen haben, und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Je nachdem, welche Art von E-Mail Sie senden, warten Sie nach dem Schreiben und Bearbeiten mindestens 10 Minuten, bevor Sie sie versenden. Wenn es sich um eine besonders emotional aufgeladene E-Mail handelt, sollten Sie sich noch mehr Zeit nehmen, z. B. eine Stunde oder sogar über Nacht.

Je mehr Zeit Sie sich selbst widmen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie eine E-Mail senden, die Sie am Ende zurücknehmen möchten – und diese Zeit ist gut angelegt.

Geben Sie den Empfängern Zeit zum Antworten

Wenn Sie eine E-Mail senden, möchten Sie möglicherweise eine schnelle Antwort. Aber nicht jeder hängt an seinem Posteingang. Bevor Sie nachfassen (oder sich ärgern!), geben Sie Ihren Empfängern ausreichend Zeit, um auf Ihre Nachricht zu antworten.

Wie viel Zeit? Geben Sie den Leuten als Faustregel 24 Stunden Zeit, um sich per E-Mail bei Ihnen zu melden. Verlängern Sie diesen Zeitrahmen auf den nächsten Werktag, wenn Sie Ihre E-Mail an einem Freitag oder Wochenende senden. Wenn Ihre Nachricht dringend oder zeitkritisch ist, erwägen Sie, sich über andere Kommunikationskanäle zu verbinden, z. B. indem Sie ihnen eine Nachricht über Slack senden oder (keuch!) sie telefonisch anrufen.

Wenn Sie jemandem, mit dem Sie regelmäßig kommunizieren, E-Mails senden, sollten Sie auch dessen allgemeine E-Mail-Antwortmuster berücksichtigen.

Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihr Kollege im Allgemeinen mindestens zwei bis drei Tage braucht, um auf nicht dringende E-Mails zu antworten, senden Sie nach 24 Stunden keine Folge-E-Mail. Wenn Ihr Chef auf der anderen Seite normalerweise innerhalb einer Stunde auf alle seine E-Mails antwortet, können Sie sich gerne melden, wenn Sie bis zum nächsten Werktag noch keine Antwort erhalten haben.

Stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigsten E-Mail-Kommunikationen nicht in Ihrem Posteingang verloren gehen

Sie können kein effektiver E-Mail-Kommunikator sein, wenn Ihre E-Mails ständig in Ihrem Posteingang verloren gehen, weshalb es ein absolutes Muss ist, sich zu organisieren (und zu bleiben!).

Die Organisation des Posteingangs – die alles umfasst, vom Sortieren Ihrer wichtigen Nachrichten in leicht zugängliche Ordner bis hin zum Entfernen unnötiger E-Mails und Sicherstellen, dass dringende E-Mails Ihre sofortige Aufmerksamkeit erhalten – bietet eine Vielzahl von Vorteilen.

• Erleichtert die Navigation in Ihrem Posteingang. Wenn Sie die Organisation Ihres Posteingangs priorisieren, müssen Sie nicht Hunderte von unnötigen oder unerwünschten E-Mails durchsuchen, um das zu finden, wonach Sie suchen. Dadurch wird die Navigation in Ihrem Posteingang einfacher und weniger überwältigend.
• Reduziert die Zeit, die Sie mit der Verwaltung Ihrer E-Mails verbringen. Wenn Ihr Posteingang organisiert ist, ist es wiederum einfacher, das zu finden, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen, was die Zeit, die Sie mit der Verwaltung Ihres Posteingangs verbringen, erheblich verkürzen kann.
• Stellt sicher, dass keine wichtigen E-Mails im Zufallsmix verloren gehen. Wenn Sie über einen organisierten, optimierten Posteingang verfügen, ist es weniger wahrscheinlich, dass wichtige Nachrichten durch das Ritzen gehen.

Können Sie Ihren Posteingang manuell organisieren? Sicher. Aber E-Mail-Verwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, den Prozess zu automatisieren und die Organisation Ihres Posteingangs schnell, effektiv und schmerzlos zu gestalten – also nutzen Sie sie!

Fazit

Effektiv per E-Mail kommunizieren zu können, ist in der heutigen Berufswelt ein absolutes Muss. Der richtige Ansatz für das E-Mail-Management kann dazu beitragen, berufliche Beziehungen zu stärken, Ihre Produktivität und Effizienz zu steigern und bessere Ergebnisse mit Ihren E-Mails zu erzielen.

Und jetzt, da Sie diese Best Practices haben, haben Sie alles, was Sie brauchen, um Ihre E-Mail-Kommunikation zu verbessern (und alle damit verbundenen Vorteile zu genießen).

Lassen Sie sich nicht von E-Mails überwältigen. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang und befolgen Sie diese 15 Tipps, um Ihr E-Mail-Management zu meistern .