8 meilleures pratiques pour vous aider à maîtriser la communication par e-mail

Le courrier électronique fait partie intégrante de la culture d'aujourd'hui, tant au travail qu'à la maison.

La plupart des employés passent beaucoup de temps à lire, répondre et gérer les e-mails. Le travailleur moyen passe environ 28 % de son temps à gérer sa boîte de réception.

Parce que vous consacrez beaucoup de temps et d'énergie à votre boîte de réception, il est important d'en tirer le meilleur parti. Les e-mails que vous envoyez doivent être efficaces, efficients et vous aider à obtenir les résultats que vous souhaitez. Jetons un coup d'œil aux meilleures pratiques de communication par e-mail que vous devez connaître pour tirer le meilleur parti de votre boîte de réception.

Pourquoi les meilleures pratiques de communication par e-mail sont importantes

Tout d'abord : il est important de suivre les meilleures pratiques en matière de communication par e-mail afin de :

• Renforcez les relations : les meilleures pratiques de communication par e-mail vous aident à mieux communiquer, que ce soit en écrivant des messages plus succincts ou en faisant plus de discernement sur les personnes que vous incluez dans vos e-mails. Une meilleure communication peut conduire à de meilleures relations avec vos contacts professionnels.
• Vous aider à rester organisé : Lorsque votre boîte de réception est en désordre, il peut être difficile de trouver les e-mails dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin - et il peut être facile que les choses passent entre les mailles du filet. En mettant en place la bonne structure et les meilleures pratiques, vous pouvez mieux organiser votre boîte de réception et profiter de tous les avantages qui en découlent (comme une expérience utilisateur plus simple et moins de temps passé à rechercher des messages spécifiques).
• Augmenter la productivité : lorsque vous n'avez pas une approche claire, définie et stratégique de la communication par e-mail, vous perdrez probablement beaucoup de temps à naviguer et à gérer votre boîte de réception. Mais avec les bonnes pratiques de communication par e-mail, vous pouvez vous assurer que le temps que vous passez sur les e-mails est du temps bien utilisé - ou, en d'autres termes, du temps passé de manière productive.
• Générez des résultats : peu importe ce que vous essayez d'accomplir avec votre e-mail (comme établir plus de connexions, conclure des accords commerciaux ou faire connaître votre entreprise), la mise en place d'un ensemble de bonnes pratiques pour vos communications par e-mail vous aidera générer des résultats.

Meilleures pratiques pour améliorer votre jeu de messagerie

Maintenant que vous comprenez pourquoi les meilleures pratiques de communication par e-mail sont si importantes, passons directement aux pratiques dont vous avez besoin pour maximiser votre communication par e-mail - et récoltez les fruits du processus :

Définissez ce que vous voulez dire

Si vous souhaitez améliorer votre communication par e-mail, la première pratique que vous voudrez garder à l'esprit se produit en fait avant d'écrire un seul mot.

Définir le but de votre e-mail - et comment vous voulez communiquer ce point - est essentiel. Prendre le temps de définir l'objectif de votre e-mail avant de commencer à l'écrire offre de nombreux avantages, notamment :

• Messagerie plus claire : Lorsque vous savez ce que vous voulez dire, comment vous voulez le dire et la raison pour laquelle vous le dites, il est plus facile de traduire vos pensées en mots plus clairement, ce qui rend les e-mails meilleurs et plus efficaces.
• De meilleurs résultats avec moins d'e-mails : lorsque vous connaissez l'objectif de votre e-mail, cela vous aide à aller droit au but, ce qui peut vous aider à obtenir les résultats souhaités en moins de messages (plus d'allers-retours interminables !).
• Moins de temps passé à rédiger des e-mails : lorsque vous avez une idée claire de l'objectif et du contenu de votre e-mail, vous n'avez pas à passer beaucoup de temps à réfléchir à ce que vous voulez écrire, ce qui peut réduire le temps total que vous passez à rédiger des e-mails - du temps vous pouvez ensuite l'utiliser pour d'autres tâches plus importantes.

La meilleure façon de définir ce que vous voulez dire dans un e-mail est de vous poser quelques questions clés :

• Pourquoi est-ce que j'écris cet e-mail ?
• Quel est le message central que je souhaite transmettre dans cet e-mail ?
• Quels résultats est-ce que j'espère obtenir de cet e-mail ?

Répondre à ces questions avant de commencer à écrire vous assurera de comprendre le but et l'objectif de votre e-mail, ainsi que la meilleure façon de faire passer ce point et cet objectif.

Ajustez votre voix en fonction de votre audience

En ce qui concerne les e-mails, tous les messages ne sont pas créés égaux. Si vous souhaitez communiquer efficacement, vous devez adapter vos e-mails en fonction de votre audience.

Lorsque vous écrivez un e-mail, vous devez ajuster le ton et la voix en fonction de la personne à qui vous envoyez l'e-mail. Par exemple, un e- mail à votre patron , au PDG de l'entreprise ou à un client potentiel aura une voix et un ton différents d'un e-mail que vous enverriez à votre meilleure amie au travail.

Lorsque vous écrivez votre e-mail, pensez à votre relation avec le destinataire et ajustez votre ton et votre voix en conséquence. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à un client potentiel, vous voudrez utiliser une voix et un ton plus professionnels, tandis qu'un e-mail à votre collègue peut être plus décontracté et décontracté.

Maintenant, il est vrai que vous voudrez écrire un e-mail professionnel à certains contacts. Mais il est important de ne pas aller trop loin. Les e-mails trop professionnels ou formels peuvent sembler peu sincères ou étouffants. Au lieu de cela, écrivez d'une voix accessible, mais professionnelle, de la même manière que vous parleriez au destinataire lors d'une conversation en personne.

Un excellent moyen d'évaluer si la voix et le ton de votre e-mail sont pertinents ? Lisez votre e-mail à haute voix. Si votre e-mail ne se lit pas comme vous parleriez à votre contact en personne, révisez-le jusqu'à ce qu'il le fasse.

Utilisez l'édition à votre avantage

Dans un monde parfait, vous seriez capable de supprimer un e-mail sans faille du premier coup. Mais nous ne vivons pas dans un monde parfait - et la vérité est que si vous voulez envoyer des e-mails efficaces, vous devrez les modifier.

Relecture

Si votre e-mail est plein d'erreurs de ponctuation, de grammaire incorrecte et de fautes d'orthographe, les gens pourraient supposer que vous êtes négligent ou que vous manquez d'attention aux détails, ce qui peut nuire à votre réputation professionnelle.

C'est pourquoi la relecture de chaque e-mail avant d'appuyer sur envoyer est un must absolu. La relecture garantit qu'aucune erreur involontaire ne se retrouve dans votre brouillon final (ou dans la boîte de réception du destinataire). La bonne nouvelle? Vous n'avez pas besoin d'être un expert en grammaire pour envoyer des e-mails parfaitement corrigés. Il existe un certain nombre d'outils qui feront la relecture pour vous, comme ProWritingAid ou Grammarly .

Gardez simplement à l'esprit que, bien que ces outils soient vraiment efficaces, il n'est pas rare que certains problèmes d'édition passent entre les mailles du filet, alors assurez-vous de donner à votre e-mail une dernière révision avant de cliquer sur Envoyer .

Mise en page

La façon dont vous formatez votre e-mail est presque aussi importante que ce que vous écrivez réellement. Lorsqu'un e-mail est formaté de manière incorrecte, il peut être difficile à lire pour l'utilisateur final et votre message peut finalement être perdu.

Alors, comment devez-vous formater vos e-mails ?

• Évitez les gros blocs de texte. Les gros blocs de texte peuvent sembler écrasants visuellement. Au lieu de cela, divisez le texte en courts paragraphes et assurez-vous qu'il y a un espace approprié entre ces paragraphes.
• Choisissez la bonne police et la bonne taille de police. Évitez les polices difficiles à lire (comme les polices graphiques ou cursives). Au lieu de cela, restez avec des polices professionnelles faciles à lire (comme Arial) et assurez-vous de choisir une taille de police qui permet à votre destinataire de lire facilement votre texte (11 ou 12 est généralement une valeur sûre).
• Utilisez les caractères gras, italiques et soulignés pour mettre l'accent. S'il y a un point spécifique que vous souhaitez souligner dans votre e-mail, attirez l'attention dessus en changeant le style de police. Par exemple, vous pouvez le mettre en gras, en italique ou le souligner.

Longueur

Le dernier élément d'édition que vous voudrez prendre en compte lors de la rédaction d'e-mails ? Longueur.

Les e-mails doivent être courts et précis (personne ne veut lire un roman !). Dites ce que vous devez dire aussi succinctement que possible. Une fois que vous avez rédigé votre e-mail, relisez-le et éliminez les mots supplémentaires, les éléments de remplissage ou les peluches. Si vous pouvez faire passer votre message en moins de mots, faites-le.

Rédigez la bonne ligne d'objet

Avant que les gens ne lisent votre e-mail, ils vont lire votre ligne d'objet, vous voulez donc vous assurer que cette ligne d'objet leur permet de lire votre e-mail en entier.

Mais comment écrivez-vous une ligne d'objet qui augmente la probabilité que votre destinataire ouvre votre message ?

• Être spécifique. Des lignes d'objet larges comme "Hey" ou "Question rapide" n'inciteront pas les gens à ouvrir votre e-mail. Au lieu de cela, utilisez votre ligne d'objet pour informer les gens du contenu réel de l'e-mail, comme "Disponible pour une réunion à 12h ?" ou "Notes de la séance de remue-méninges d'aujourd'hui". De cette façon, ils savent à quoi s'attendre - et si c'est quelque chose qui les intéresse ou qui est urgent, ils seront plus enclins à l'ouvrir.
• Soyez bref. Il n'y a que peu d'espace dans une ligne d'objet d'e-mail, et si votre ligne d'objet est trop longue, la boîte de réception de votre destinataire la coupera à la fin. C'est pourquoi il est important que les lignes d'objet soient courtes.
• En fait, écrivez-le. Dans leur hâte d'envoyer un e-mail, les gens oublient parfois d'écrire une ligne d'objet. Ne soyez pas cette personne ! Un e-mail avec [sans objet] dans la ligne d'objet est destiné à se retrouver dans le dossier Corbeille. Donc, avant d'envoyer un e-mail, assurez-vous d'avoir inclus une ligne d'objet.

N'envoyez des e-mails qu'aux destinataires nécessaires

Une façon de solidifier votre réputation de terrible communicateur par e-mail ? Copiez en copie conforme (CC) toutes les personnes que vous connaissez sur chaque e-mail. Personne ne veut être bombardé d'e-mails non pertinents, donc si vous voulez améliorer votre communication par e-mail, n'envoyez des e-mails qu'aux personnes qui en ont absolument besoin.

Gardez la chaîne d'e-mails aussi petite que possible (idéalement à quelques personnes ayant besoin de connaître). Avant de mettre quelqu'un en copie sur un e-mail, demandez-vous : "Cette personne doit-elle réellement être incluse dans cet e-mail ?". Si la réponse est oui, envisagez de leur envoyer un message directement. Si la réponse est non, ne les mettez pas en copie. C'est aussi simple que ça.

Si vous avez besoin de mettre des personnes en CC sur un e-mail - en particulier un grand groupe de personnes - utilisez BCC. De cette façon, vous ne partagez pas les coordonnées de tout le monde avec les autres destinataires, et vous n'encombrez pas non plus le champ "à" de vos destinataires avec un tas d'adresses e-mail dont ils ne veulent pas ou dont ils n'ont pas besoin.

Faites une pause avant d'appuyer sur envoyer

Une fois que vous avez envoyé un e-mail, vous ne pouvez généralement pas le récupérer. Donc, avant d'appuyer sur le bouton Envoyer , faites une pause et assurez-vous que votre e-mail est bien un message que vous souhaitez envoyer dans le monde et dans la boîte de réception de votre destinataire.

Attendre avant d'envoyer un e-mail peut vous empêcher de dire quelque chose que vous ne voulez pas dire par frustration, en particulier s'il s'agit d'un e-mail chargé d'émotion ou de professionnalisme, comme réprimander quelqu'un pour une erreur. Une pause avant d'appuyer sur Envoyer peut également vous donner un peu plus de temps pour détecter les erreurs que vous avez peut-être manquées lors de votre première série de modifications et apporter les modifications nécessaires.

Selon le type d'e-mail que vous envoyez, attendez au moins 10 minutes après avoir fini de l'écrire et de l'éditer avant de l'envoyer. S'il s'agit d'un e-mail particulièrement chargé d'émotion, envisagez de vous donner encore plus de temps, comme une heure ou même une nuit.

Plus vous vous accordez de temps, moins il est probable que vous envoyiez un e-mail que vous souhaiteriez finalement pouvoir reprendre - et c'est du temps bien dépensé.

Donnez aux destinataires le temps de répondre

Lorsque vous envoyez un e-mail, vous souhaitez peut-être une réponse rapide. Mais tout le monde n'est pas attaché à sa boîte de réception. Avant de donner suite (ou de vous énerver !), donnez suffisamment de temps à vos destinataires pour répondre à votre message.

Combien de temps? En règle générale, donnez aux gens 24 heures pour vous répondre par e-mail. Prolongez ce délai jusqu'au jour ouvrable suivant si vous envoyez votre e-mail un vendredi ou un week-end. Si votre message est urgent ou urgent, envisagez de vous connecter via d'autres canaux de communication, comme leur envoyer un message sur Slack ou (haleter !) leur donner un appel au téléphone.

Si vous envoyez un e-mail à une personne avec qui vous communiquez régulièrement, vous devez également tenir compte de ses schémas généraux de réponse par e-mail.

Par exemple, si vous savez que votre collègue met généralement au moins deux à trois jours pour répondre aux e-mails non urgents, n'envoyez pas d'e-mail de suivi après 24 heures. D'un autre côté, si votre patron répond généralement à tous ses e-mails dans l'heure qui suit, n'hésitez pas à faire un suivi si vous n'avez pas eu de réponse le jour ouvrable suivant.

Assurez-vous que vos communications par e-mail les plus importantes ne se perdent pas dans votre boîte de réception

Vous ne pouvez pas être un communicateur efficace si vos e-mails se perdent constamment dans votre boîte de réception, c'est pourquoi s'organiser (et rester !) est un must absolu.

L'organisation de la boîte de réception - qui comprend tout, du tri de vos messages importants dans des dossiers faciles d'accès à la suppression des e-mails inutiles et à la garantie que les e-mails urgents attirent votre attention immédiate - offre une multitude d'avantages.

• Facilite la navigation dans votre boîte de réception. Lorsque vous donnez la priorité à l'organisation de votre boîte de réception, vous n'avez pas à trier des centaines d'e-mails inutiles ou indésirables pour trouver ce que vous cherchez. Cela rend votre boîte de réception plus facile et moins écrasante à naviguer.
• Réduit le temps que vous passez à gérer votre messagerie. Lorsque votre boîte de réception est organisée, encore une fois, il est plus facile de trouver ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, ce qui peut réduire considérablement le temps que vous passez à gérer votre boîte de réception.
• Assure qu'aucun e-mail important ne se perde dans le shuffle. Lorsque vous avez une boîte de réception organisée et rationalisée, les messages importants sont moins susceptibles de passer entre les mailles du filet.

Pouvez-vous organiser votre boîte de réception manuellement ? Bien sûr. Mais ce logiciel de gestion de messagerie peut vous aider à automatiser le processus et à rendre l'organisation de votre boîte de réception rapide, efficace et simple - alors utilisez-le !

Conclusion

Être capable de communiquer efficacement par e-mail est un must absolu dans le monde professionnel d'aujourd'hui. La bonne approche de la gestion des e-mails peut aider à renforcer les relations professionnelles, à augmenter votre productivité et votre efficacité et à obtenir de meilleurs résultats avec vos e-mails.

Et maintenant que vous avez ces meilleures pratiques, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour améliorer votre communication par e-mail (et profiter de tous les avantages qui en découlent).

Ne vous laissez pas submerger par les e-mails. Prenez le contrôle de votre boîte de réception et suivez ces 15 conseils pour vous aider à maîtriser la gestion des e-mails .