이메일 커뮤니케이션을 마스터하는 데 도움이 되는 8가지 모범 사례

이메일은 직장과 가정에서 오늘날 문화의 필수적인 부분입니다.

대부분의 직원은 이메일을 읽고, 응답하고, 관리하는 데 상당한 시간을 보냅니다. 평균적인 작업자는 받은 편지함을 관리하는 데 시간의 약 28%를 보냅니다.

받은 편지함에 너무 많은 시간과 에너지를 투자하기 때문에 받은 편지함을 최대한 활용하는 것이 중요합니다. 보내는 이메일은 효과적이고 효율적이며 원하는 결과를 얻는 데 도움이 되어야 합니다. 받은 편지함을 최대한 활용하기 위해 알아야 할 이메일 커뮤니케이션 모범 사례를 살펴보겠습니다.

이메일 커뮤니케이션 모범 사례가 중요한 이유

가장 먼저 할 일: 다음을 위해 이메일 커뮤니케이션 모범 사례를 따르는 것이 중요합니다.

• 관계 강화: 이메일 커뮤니케이션 모범 사례는 더 간결한 메시지를 작성하거나 이메일에 포함할 사람을 더 분별함으로써 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 됩니다. 의사 소통이 향상되면 전문적인 연락처와의 관계가 향상될 수 있습니다.
• 정리를 도와주세요: 받은 편지함이 엉망인 경우 필요한 이메일을 필요할 때 찾기 어려울 수 있습니다. 올바른 구조와 모범 사례를 배치하면 받은편지함을 더 잘 정리하고 함께 제공되는 모든 이점을 누릴 수 있습니다(예: 보다 간소화된 사용자 경험 및 특정 메시지 검색에 소요되는 시간 단축).
• 생산성 향상: 이메일 커뮤니케이션에 대한 명확하고 정의된 전략적 접근 방식이 없으면 받은 편지함을 탐색하고 관리하는 데 많은 시간을 낭비하게 될 것입니다. 그러나 올바른 이메일 커뮤니케이션 모범 사례를 사용하면 이메일에 보내는 시간을 제대로 보낼 수 있습니다. 즉, 생산적으로 보낼 수 있습니다.
• 결과 도출: 이메일로 무엇을 달성하려고 하든(예: 더 많은 연결 만들기, 비즈니스 거래 성사 또는 회사에 대한 소문 알리기) 이메일 커뮤니케이션에 대한 모범 사례 집합을 마련하면 도움이 됩니다. 드라이브 결과.

이메일 게임을 향상시키는 모범 사례

이메일 커뮤니케이션 모범 사례가 왜 중요한지 이해했으므로 이제 이메일 커뮤니케이션을 극대화하고 그 과정에서 보상을 받는 데 필요한 방법으로 바로 이동해 보겠습니다.

하고 싶은 말 정의하기

이메일 커뮤니케이션을 개선하고 싶다면 명심해야 할 첫 번째 연습은 실제로 한 단어를 쓰기 전에 발생합니다.

이메일의 요점과 그 요점을 전달하는 방법을 정의하는 것이 중요합니다. 실제로 작성을 시작하기 전에 시간을 내어 이메일의 목적을 정의하면 다음과 같은 다양한 이점이 있습니다.

• 더 명확한 메시지 전달: 무엇을 말하고 싶은지, 어떻게 말하고 싶은지 알면 생각을 단어로 더 명확하게 번역하기가 더 쉬워져 더 좋고 효과적인 이메일이 됩니다.
• 더 적은 수의 이메일로 더 나은 결과: 이메일의 목적을 알면 요점을 파악하는 데 도움이 됩니다. 그러면 더 적은 수의 메시지로 원하는 결과를 얻는 데 도움이 됩니다(더 이상 끝없는 앞뒤가 필요하지 않습니다!).
• 이메일 초안 작성에 소요되는 시간 감소: 이메일의 목적과 내용이 명확하면 작성하려는 내용에 대해 생각하는 데 많은 시간을 할애할 필요가 없으므로 이메일 초안 작성에 소요되는 총 시간을 줄일 수 있습니다. 그런 다음 더 중요한 다른 작업에 사용할 수 있습니다.

이메일에서 말하고 싶은 것을 정의하는 가장 좋은 방법은 몇 가지 핵심 질문을 스스로에게 해보는 것입니다.

• 이 이메일을 쓰는 이유는 무엇입니까?
• 이 이메일에서 전달하고자 하는 핵심 메시지는 무엇입니까?
• 이 이메일에서 어떤 결과를 얻기를 바라나요?

쓰기를 시작하기 전에 이러한 질문에 답하면 이메일의 요점과 목적을 이해하고 그 요점과 목적을 가장 잘 이해할 수 있습니다.

청중을 기반으로 음성 조정

이메일의 경우 모든 메시지가 동일하게 생성되는 것은 아닙니다. 효과적으로 의사 소통하려면 청중을 기반으로 이메일을 조정해야 합니다.

이메일을 작성할 때 이메일을 보내는 사람에 따라 어조와 목소리를 조정해야 합니다. 예를 들어 상사 , 회사 CEO 또는 잠재 고객에게 보내는 이메일은 직장 BFF에게 보낼 이메일과 다른 목소리와 어조를 갖게 됩니다.

이메일을 작성할 때 받는 사람과의 관계에 대해 생각하고 그에 따라 어조와 목소리를 조정하십시오. 예를 들어, 잠재 고객에게 이메일을 보내는 경우 좀 더 전문적인 목소리와 어조를 사용하고 동료에게 보내는 이메일은 좀 더 여유롭고 캐주얼할 수 있습니다.

이제 특정 연락처에 전문적인 이메일을 쓰고 싶을 것입니다. 그러나 과도하게 넘어가지 않는 것이 중요합니다. 너무 전문적이거나 형식적인 이메일은 성실하지 않거나 답답하게 보일 수 있습니다. 대신, 대면 대화 중에 받는 사람과 이야기하는 방식과 유사하지만 친근하면서도 전문적인 음성으로 작성하십시오.

이메일의 목소리와 어조가 적절한지 여부를 측정하는 좋은 방법은 무엇입니까? 이메일을 큰 소리로 읽으십시오. 이메일이 연락처와 직접 대화하는 방식으로 읽히지 않으면 읽을 때까지 수정하십시오.

편집을 유리하게 사용

완벽한 세상에서는 첫 번째 시도에서 완벽한 이메일을 노크할 수 있습니다. 그러나 우리는 완벽한 세상에 살고 있지 않습니다. 사실 효과적인 이메일을 보내려면 이메일을 편집해야 합니다.

교정

이메일이 구두점 오류, 잘못된 문법 및 철자 오류로 가득 차 있으면 사람들은 당신이 부주의하거나 세부 사항에 주의를 기울이지 않는다고 생각할 수 있습니다. 두 가지 모두 직업적 평판을 손상시킬 수 있습니다.

그렇기 때문에 보내기를 누르기 전에 모든 이메일을 교정해야 합니다. 교정은 의도하지 않은 오류가 최종 초안(또는 받는 사람의 받은 편지함)에 들어가지 않도록 합니다. 좋은 뉴스? 완벽하게 교정된 이메일을 보내기 위해 문법 전문가가 될 필요는 없습니다. ProWritingAid 또는 Grammarly 와 같이 교정을 수행할 수 있는 도구가 많이 있습니다.

이러한 도구가 확실히 효과적이기는 하지만 일부 편집 문제가 균열을 통과하는 것은 전례가 없는 일이므로 보내기 를 누르기 전에 이메일에 최종 검토를 제공해야 합니다.

서식

이메일 형식은 실제로 작성하는 것만큼이나 중요합니다. 이메일 형식이 잘못되면 최종 사용자가 읽기 어려울 수 있으며 궁극적으로 메시지가 손실될 수 있습니다.

그렇다면 이메일 형식을 어떻게 지정해야 할까요?

• 큰 텍스트 블록을 피하십시오. 큰 텍스트 블록은 시각적으로 압도적으로 느껴질 수 있습니다. 대신 텍스트를 짧은 단락으로 나누고 해당 단락 사이에 적절한 공간이 있는지 확인하십시오.
• 올바른 글꼴과 글꼴 크기를 선택하십시오. 읽기 어려운 글꼴(예: 그래픽 또는 필기체 글꼴)은 사용하지 마십시오. 대신 전문적이고 읽기 쉬운 글꼴(예: Arial)을 사용하고 수신자가 텍스트를 쉽게 읽을 수 있는 글꼴 크기를 선택하십시오(일반적으로 11 또는 12가 안전한 방법임).
• 강조를 위해 굵게, 기울임꼴 및 밑줄을 사용합니다. 이메일에서 강조하고 싶은 특정 포인트가 있다면 글꼴 스타일을 바꿔서 주의를 환기시키세요. 예를 들어 굵게, 기울임꼴 또는 밑줄을 사용할 수 있습니다.

길이

이메일 초안을 작성할 때 마지막으로 고려하고 싶은 편집 요소는 무엇입니까? 길이.

이메일은 짧고 간결해야 합니다(아무도 소설을 읽고 싶어하지 않습니다!). 할 수 있는 한 간결하게 말해야 할 것을 말하십시오. 이메일 초안을 작성한 후에는 다시 읽고 불필요한 단어, 필러 또는 보풀을 제거하십시오. 더 적은 수의 단어로 요점을 전달할 수 있다면 그렇게 하십시오.

올바른 제목 줄 쓰기

사람들이 귀하의 이메일을 읽기 전에 귀하의 제목을 읽을 것이므로 제목이 실제로 귀하의 전체 이메일을 읽도록 해야 합니다.

그러나 받는 사람이 메시지를 열 가능성 을 높이는 제목을 어떻게 작성 합니까?

• 구체적이어야 합니다. "Hey" 또는 "Quick question"과 같은 광범위한 제목은 사람들이 귀하의 이메일을 열도록 유도하지 않습니다. 대신 제목 줄을 사용하여 "오후 12시에 회의가 가능한가요?"와 같이 이메일 내용을 사람들에게 알리세요. 또는 "오늘의 브레인스토밍 세션에서 얻은 메모". 그렇게 하면 무엇을 기대해야 하는지 알게 되며, 관심이 있거나 시간에 민감한 문제인 경우 더 열어보고 싶어할 것입니다.
• 짧게 유지하세요. 이메일 제목 줄에는 너무 많은 공간이 있으며 제목 줄이 너무 길면 받는 사람의 받은 편지함에서 끝 부분에서 잘립니다. 그렇기 때문에 제목을 짧게 유지하는 것이 중요합니다.
• 실제로 씁니다. 이메일 메시지를 받기 위해 서두르다가 사람들은 때때로 제목을 작성하는 것을 전혀 잊어버립니다. 그런 사람 하지마! 제목 줄에 [제목 없음]이 있는 이메일은 결국 휴지통 폴더에 있게 됩니다. 따라서 이메일을 보내기 전에 제목을 포함했는지 확인하십시오.

필요한 수신자에게만 이메일 보내기

끔찍한 이메일 커뮤니케이터로서의 명성을 확고히 하는 한 가지 방법은 무엇입니까? 모든 이메일에 아는 모든 사람을 참조하십시오. 아무도 관련 없는 이메일의 공격을 받고 싶어하지 않으므로 이메일 커뮤니케이션을 개선하려면 이메일을 반드시 받아야 하는 사람들에게만 이메일을 보내십시오.

이메일 체인을 가능한 한 작게 유지하십시오(알고 있어야 하는 상위 소수의 사람들에게만 이상적임). 이메일에서 누군가를 참조하기 전에 "이 사람이 실제로 이 이메일에 포함될 필요가 있습니까?"라고 자문해 보십시오. 대답이 예인 경우 직접 메시지를 보내는 것이 좋습니다. 대답이 아니오인 경우 참조하지 마십시오. 그것만큼 간단합니다.

이메일에서 사람들, 특히 많은 사람들을 참조해야 하는 경우 숨은 참조를 사용하십시오. 그렇게 하면 모든 사람의 연락처 세부 정보를 다른 받는 사람과 공유하지 않을 뿐만 아니라 받는 사람의 "받는 사람" 필드를 원하지 않거나 필요하지 않은 이메일 주소로 복잡하게 만들지 않습니다.

보내기를 누르기 전에 일시 중지

일단 이메일을 보내면 일반적으로 되돌릴 수 없습니다. 따라서 보내기 버튼을 누르기 전에 잠시 멈추고 이메일이 실제로 세상과 받는 사람의 받은 편지함으로 보내고 싶은 메시지인지 확인하십시오.

이메일을 보낼 때까지 기다리면 좌절감으로 인해 실제로 하고 싶지 않은 말을 하지 못할 수 있습니다. 특히 이메일이 누군가의 실수를 질책하는 것과 같이 감정적으로나 전문적으로 청구되는 이메일인 경우에는 더욱 그렇습니다. 보내기 를 누르기 전에 일시 중지하면 첫 번째 편집 라운드에서 놓쳤을 수 있는 실수를 파악하고 필요에 따라 변경할 수 있는 추가 시간을 줄 수 있습니다.

보내는 이메일의 종류에 따라 작성 및 편집을 마친 후 최소 10분 정도 기다린 후 발송하세요. 특히 감정적으로 충전된 이메일이라면 1시간 또는 1박과 같이 더 많은 시간을 할애하는 것이 좋습니다.

자신에게 더 많은 시간을 할애할수록 궁극적으로 되찾고 싶은 이메일을 보낼 가능성이 낮아집니다.

수신자에게 응답할 시간 제공

이메일을 보낼 때 빠른 응답을 원할 수 있습니다. 그러나 모든 사람이 받은 편지함에 첨부되어 있는 것은 아닙니다. 후속 조치를 취하기 전에(또는 짜증이 나기 전에!) 수신자에게 메시지에 응답할 충분한 시간을 주십시오.

얼마나 시간이? 일반적으로 사람들이 이메일을 통해 회신할 수 있는 시간을 24시간 제공합니다. 금요일이나 주말에 이메일을 보내는 경우 그 기간을 다음 영업일로 연장하십시오. 메시지가 긴급하거나 시간에 민감한 경우 Slack에서 메시지를 보내거나 (헉!) 전화로 전화를 거는 것과 같은 다른 커뮤니케이션 채널을 통해 연결하는 것이 좋습니다.

정기적으로 연락하는 사람에게 이메일을 보내는 경우 일반적인 이메일 응답 패턴도 고려해야 합니다.

예를 들어, 동료가 긴급하지 않은 이메일에 응답하는 데 일반적으로 최소 2~3일이 걸린다는 것을 알고 있다면 24시간 후에 후속 이메일을 보내지 마십시오. 반대로 상사가 일반적으로 1시간 이내에 모든 이메일에 응답하는 경우 다음 영업일까지 답장을 받지 못하면 언제든지 후속 조치를 취하십시오.

가장 중요한 이메일 커뮤니케이션이 받은 편지함에서 분실되지 않도록 하십시오.

이메일이 받은 편지함에서 계속 분실되고 있다면 효과적인 이메일 커뮤니케이터가 될 수 없습니다. 그렇기 때문에 정리(및 유지!)가 절대적으로 필요합니다.

중요한 메시지를 액세스하기 쉬운 폴더로 정렬하는 것부터 불필요한 이메일을 제거하고 긴급한 이메일이 즉각적인 관심을 받을 수 있도록 하는 모든 것을 포함하는 받은 편지함 구성은 많은 이점을 제공합니다.

• 받은 편지함을 더 쉽게 탐색할 수 있습니다. 받은 편지함을 정리하는 데 우선 순위를 두는 경우 원하는 것을 찾기 위해 수백 개의 불필요하거나 원치 않는 이메일을 분류할 필요가 없습니다. 이렇게 하면 받은 편지함을 더 쉽게 탐색할 수 있으며 부담을 덜 수 있습니다.
• 이메일 관리에 소요되는 시간을 줄입니다. 받은 편지함이 정리되면 필요할 때 필요한 것을 더 쉽게 찾을 수 있으므로 받은 편지함을 관리하는 데 드는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
• 셔플에서 중요한 이메일이 손실되지 않도록 합니다. 조직적이고 간소화된 받은 편지함이 있으면 중요한 메시지가 틈을 통해 빠져나갈 가능성이 줄어듭니다.

받은 편지함을 수동으로 구성할 수 있습니까? 확신하는. 하지만 이메일 관리 소프트웨어 를 사용하면 프로세스를 자동화하고 받은 편지함을 빠르고 효과적이며 간편하게 정리할 수 있습니다. 따라서 사용하십시오!

결론

이메일을 통해 효과적으로 의사 소통할 수 있는 능력은 오늘날의 직업 세계에서 절대적으로 필요합니다. 이메일 관리에 대한 올바른 접근 방식은 전문적인 관계를 강화하고 생산성과 효율성을 높이며 이메일에서 더 나은 결과를 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.

이제 이러한 모범 사례를 얻었으므로 이메일 커뮤니케이션을 개선하고 함께 제공되는 모든 이점을 누리는 데 필요한 모든 것을 갖추게 되었습니다.

이메일에 압도되지 마십시오. 받은편지함을 관리하고 이메일 관리 를 마스터하는 데 도움이 되는 다음 15가지 팁을 따르세요 .