8 cele mai bune practici pentru a vă ajuta să stăpâniți comunicarea prin e-mail

E-mailul este o parte integrantă a culturii de astăzi, atât la serviciu, cât și acasă.

Majoritatea angajaților petrec mult timp citind, răspunzând la și gestionând e-mailurile. Un muncitor mediu își petrece aproximativ 28% din timp gestionându-și căsuța de e-mail.

Deoarece dedicați atât de mult timp și energie căsuței dvs. de e-mail, este important să profitați la maximum de ea. E-mailurile pe care le trimiteți ar trebui să fie eficiente, eficiente și să vă ajute să obțineți rezultatele dorite. Să aruncăm o privire la cele mai bune practici de comunicare prin e-mail pe care trebuie să le cunoașteți pentru a profita la maximum de căsuța dvs. de e-mail.

De ce sunt importante cele mai bune practici de comunicare prin e-mail

În primul rând, este important să urmați cele mai bune practici de comunicare prin e-mail pentru a:

• Consolidați relațiile: cele mai bune practici de comunicare prin e-mail vă ajută să comunicați mai bine, fie prin scrierea unor mesaje mai succinte, fie prin discernământ în ceea ce privește pe cine includeți în e-mailurile dvs. O comunicare îmbunătățită poate duce la îmbunătățirea relațiilor cu contactele dvs. profesionale.
• Ajutați-vă să rămâneți organizat: atunci când căsuța dvs. de e-mail este o mizerie, poate fi greu să găsiți e-mailurile de care aveți nevoie, atunci când aveți nevoie de ele - și poate fi ușor ca lucrurile să cadă prin fisuri. Prin implementarea structurii potrivite și a celor mai bune practici, vă puteți menține căsuța de e-mail mai bine organizată și vă puteți bucura de toate beneficiile care vin cu aceasta (cum ar fi o experiență de utilizator mai simplificată și mai puțin timp petrecut căutând anumite mesaje).
• Creșteți productivitatea: atunci când nu aveți o abordare clară, definită și strategică a comunicării prin e-mail, probabil veți pierde mult timp navigând și gestionând căsuța de e-mail. Dar, cu cele mai bune practici potrivite de comunicare prin e-mail, vă puteți asigura că timpul petrecut cu e-mail este timp petrecut bine – sau, cu alte cuvinte, timp petrecut productiv.
• Aduceți rezultate: indiferent de ceea ce încercați să realizați cu e-mailul dvs. (cum ar fi să faceți mai multe conexiuni, să încheiați oferte de afaceri sau să faceți cunoștință despre compania dvs.), existența unui set de bune practici pentru comunicațiile prin e-mail vă va ajuta. conduce rezultatele.

Cele mai bune practici pentru a vă îmbunătăți jocul prin e-mail

Acum că înțelegeți de ce cele mai bune practici de comunicare prin e-mail sunt atât de importante, haideți să trecem direct la practicile de care aveți nevoie pentru a vă maximiza comunicarea prin e-mail - și a culege roadele în acest proces:

Definiți ce doriți să spuneți

Dacă doriți să vă îmbunătățiți comunicarea prin e-mail, prima practică de care veți dori să o aveți în vedere are loc înainte de a scrie un singur cuvânt.

Definirea punctului de e-mail – și a modului în care doriți să comunicați acel punct – este esențială. A-ți acorda timp pentru a defini scopul e-mailului tău înainte de a începe efectiv să-l scrii oferă o varietate de beneficii, inclusiv:

• Mesaje mai clare: când știți ce doriți să spuneți, cum doriți să o spuneți și motivul pentru care o spuneți, este mai ușor să vă traduceți gândurile în cuvinte mai clar, ceea ce face pentru e-mailuri mai bune și mai eficiente.
• Rezultate mai bune în mai puține e-mailuri: când cunoașteți scopul e-mailului dvs., vă ajută să ajungeți direct la obiect – ceea ce vă poate ajuta să obțineți rezultatele dorite în mai puține mesaje (nu mai multe du-te-întors!).
• Mai puțin timp petrecut la redactarea e-mailurilor: atunci când aveți claritate în ceea ce privește scopul și conținutul e-mailului dvs., nu trebuie să petreceți mult timp gândindu-vă la ceea ce doriți să scrieți, ceea ce poate reduce timpul total pe care îl petreceți redactând e-mail-uri - timp apoi îl puteți folosi pentru alte sarcini mai importante.

Cel mai bun mod de a defini ceea ce vrei să spui într-un e-mail este să-ți pui câteva întrebări cheie:

• De ce scriu acest e-mail?
• Care este mesajul de bază pe care vreau să-l transmit în acest e-mail?
• Ce rezultate sper să obțin din acest e-mail?

Răspunsul la aceste întrebări înainte de a începe să scrieți vă va asigura că înțelegeți scopul și scopul e-mailului dvs., precum și cel mai bun mod de a transmite acel punct și scopul.

Ajustați-vă vocea în funcție de public

Când vine vorba de e-mail, nu toate mesajele sunt create egale. Dacă doriți să comunicați eficient, trebuie să vă adaptați e-mailurile în funcție de public.

Când scrieți un e-mail, trebuie să ajustați tonul și vocea în funcție de cine trimiteți e-mailul. De exemplu, un e-mail către șeful tău , directorul general al companiei sau către un potențial client va avea o voce și un ton diferit față de un e-mail pe care l-ai trimite prietenului tău de la serviciu.

Pe măsură ce vă scrieți e-mailul, gândiți-vă la relația dvs. cu destinatarul și ajustați-vă tonul și vocea în consecință. De exemplu, dacă trimiteți un e-mail unui potențial client, ați dori să utilizați o voce și un ton mai profesionist, în timp ce un e-mail către coleg poate fi mai relaxat și mai casual.

Acum, este adevărat că veți dori să scrieți un e-mail profesional anumitor persoane de contact. Dar este important să nu exagerezi. E-mailurile prea profesionale sau formale pot părea nesincere sau înfundate. În schimb, scrieți cu o voce accesibilă, dar profesionistă, similară modului în care ați vorbi cu destinatarul în timpul unei conversații în persoană.

O modalitate excelentă de a evalua dacă vocea și tonul e-mailului tău sunt potrivite? Citiți-vă e-mailul cu voce tare. Dacă e-mailul dvs. nu arată așa cum ați vorbi personal cu persoana de contact, revizuiți-l până când o face.

Folosiți editarea în avantajul dvs

Într-o lume perfectă, ai fi capabil să trimiți un e-mail impecabil de la prima încercare. Dar nu trăim într-o lume perfectă – și adevărul este că, dacă doriți să trimiteți e-mailuri eficiente, va trebui să le editați.

Corectarea

Dacă e-mailul tău este plin de greșeli de punctuație, gramatică incorectă și greșeli de ortografie, oamenii ar putea presupune că ești neglijent sau lipsește atenția la detalii – ambele îți pot afecta reputația profesională.

De aceea, corectarea fiecărui e-mail înainte de a apăsa trimite este o necesitate absolută. Corectarea asigură că nicio eroare neintenționată nu apare în versiunea finală (sau în căsuța de e-mail a destinatarului). Veștile bune? Nu trebuie să fii un expert în gramatică pentru a trimite e-mailuri corect corectate. Există o serie de instrumente care vă vor face corecturi, cum ar fi ProWritingAid sau Grammarly .

Rețineți că, deși aceste instrumente sunt cu siguranță eficiente, nu este nemaivăzut ca unele probleme de editare să treacă prin fisuri, așa că asigurați-vă că oferiți e-mailului dvs. o ultimă examinare înainte de a apăsa Trimite .

Formatare

Modul în care vă formatați e-mailul este aproape la fel de important ca ceea ce scrieți de fapt. Când un e-mail este formatat incorect, utilizatorul final poate fi greu de citit, iar mesajul dvs. poate fi pierdut în cele din urmă.

Deci, cum ar trebui să vă formatați e-mailurile?

• Evitați blocurile mari de text. Blocurile mari de text se pot simți copleșitoare din punct de vedere vizual. În schimb, împărțiți textul în paragrafe scurte și asigurați-vă că există spațiu adecvat între acele paragrafe.
• Alegeți fontul și dimensiunea potrivite. Evitați orice fonturi greu de citit (cum ar fi fonturile grafice sau cursive). În schimb, rămâneți cu fonturi profesionale, ușor de citit (cum ar fi Arial) și asigurați-vă că alegeți o dimensiune a fontului care să permită destinatarului să vă citească cu ușurință textul (11 sau 12 este de obicei un pariu sigur).
• Folosiți caractere aldine, cursive și subliniați pentru a accentua. Dacă există un anumit punct pe care doriți să îl subliniați în e-mailul dvs., atrageți atenția asupra acestuia schimbând stilul fontului. De exemplu, îl puteți sublinia cu caractere aldine, italice sau subliniat.

Lungime

Ultimul element de editare pe care veți dori să îl luați în considerare atunci când redactați e-mailuri? Lungime.

E-mailurile ar trebui să fie scurte și la obiect (nimeni nu vrea să citească un roman!). Spune ceea ce trebuie să spui cât de succint poți. După ce ați redactat e-mailul, citiți-l și eliminați orice cuvinte suplimentare, umplere sau puf. Dacă vă puteți exprima punctul de vedere în mai puține cuvinte, faceți-o.

Scrieți subiectul corect

Înainte ca oamenii să vă citească e-mailul, ei vor citi subiectul dvs., așa că doriți să vă asigurați că acel subiect îi face să citească e-mailul dvs. complet.

Dar cum scrieți un subiect care crește probabilitatea ca destinatarul să vă deschidă mesajul?

• Fii specific. Subiectele ample precum „Hei” sau „Întrebare rapidă” nu vor atrage oamenii să deschidă e-mailul. În schimb, folosiți subiectul pentru a informa oamenii ce este de fapt în e-mail, cum ar fi „Disponibil pentru o întâlnire la 12:00?” sau „Note de la sesiunea de brainstorming de astăzi”. În acest fel, ei știu la ce să se aștepte – și dacă este ceva la care le pasă sau care este sensibil la timp, vor fi mai înclinați să-l deschidă.
• Ține-l pe scurt. Există doar atât de mult spațiu într-o linie de subiect al e-mailului și, dacă linia de subiect este prea lungă, căsuța de e-mail a destinatarului îl va tăia la sfârșit. De aceea este important să păstrați subiectele scurte.
• De fapt, scrie. În graba lor de a trimite un mesaj de e-mail, oamenii uneori uită să scrie un subiect. Nu fi acea persoană! Un e-mail cu [fără subiect] în linia de subiect este destinat să ajungă în dosarul Coș de gunoi. Deci, înainte de a trimite un e-mail, asigurați-vă că ați inclus un subiect.

Trimiteți e-mailuri numai destinatarilor necesari

O modalitate de a vă consolida reputația de comunicator teribil de e-mail? Copie carbon (CC) pe toți cei pe care îi cunoști pe fiecare e-mail. Nimeni nu vrea să fie bombardat cu e-mailuri irelevante, așa că, dacă vrei să-ți îmbunătățești comunicarea prin e-mail, trimite e-mailuri doar persoanelor care au absolut nevoie să le primească.

Păstrați lanțul de e-mail cât mai mic posibil (ideal pentru doar câteva persoane de top, care trebuie să cunoască). Înainte de a trimite pe cineva într-un e-mail, întreabă-te: „această persoană chiar trebuie inclusă în acest e-mail?”. Dacă răspunsul este da, luați în considerare să le trimiteți un mesaj direct. Dacă răspunsul este nu, nu le CC. E la fel de simplu.

Dacă trebuie să faceți CC pentru persoane pe un e-mail - în special pentru un grup mare de persoane - utilizați BCC. În acest fel, nu partajați detaliile de contact ale tuturor celorlalți destinatari și nici nu aglomerați câmpul „către” al destinatarilor cu o grămadă de adrese de e-mail pe care nu le doresc sau nu au nevoie.

Întrerupeți înainte de a apăsa trimite

Odată ce trimiteți un e-mail, în general nu îl puteți primi înapoi. Deci, înainte de a apăsa butonul Trimite , faceți o pauză și asigurați-vă că e-mailul dvs. este de fapt un mesaj pe care doriți să îl trimiteți în lume și în căsuța de e-mail a destinatarului.

Așteptarea trimiterii unui e-mail te poate împiedica să spui ceva ce nu vrei de fapt să spui din frustrare – mai ales dacă este un e-mail încărcat din punct de vedere emoțional sau profesional, cum ar fi mustrarea pe cineva pentru o greșeală. Întreruperea înainte de a apăsa Trimite vă poate oferi, de asemenea, ceva timp suplimentar pentru a detecta orice greșeli pe care le-ați ratat în prima rundă de editări și pentru a face modificări după cum este necesar.

În funcție de tipul de e-mail pe care îl trimiteți, așteptați cel puțin 10 minute după ce ați terminat de scris și editat înainte de a-l trimite. Dacă este un e-mail deosebit de încărcat emoțional, luați în considerare să vă acordați și mai mult timp, de exemplu, o oră sau chiar peste noapte.

Cu cât îți acorzi mai mult timp, cu atât este mai puțin probabil să trimiți un e-mail pe care, în cele din urmă, ți-ai dori să-l poți lua înapoi – și acesta este timpul petrecut bine.

Oferiți-le destinatarilor timp să răspundă

Când trimiteți un e-mail, este posibil să doriți un răspuns rapid. Dar nu toată lumea este atașată la căsuța de e-mail. Înainte să urmăriți (sau să vă enervați!), acordați-le destinatarilor timp suficient pentru a răspunde la mesajul dvs.

Cât timp? Ca regulă generală, acordați oamenilor 24 de ore pentru a vă răspunde prin e-mail. Extindeți intervalul de timp până în următoarea zi lucrătoare dacă trimiteți e-mailul într-o vineri sau în weekend. Dacă mesajul dvs. este urgent sau necesită timp, luați în considerare conectarea prin alte canale de comunicare, cum ar fi să le trimiteți un mesaj pe Slack sau (gaf!) să le dați un apel la telefon.

Dacă trimiteți e-mail cuiva cu care comunicați în mod regulat, ar trebui să luați în considerare și modelele generale de răspuns la e-mail.

De exemplu, dacă știți că colegul dvs. îi ia, în general, cel puțin două până la trei zile pentru a răspunde la e-mailuri care nu sunt urgente, nu trimiteți un e-mail de urmărire după 24 de ore. Pe de altă parte, dacă șeful dvs. răspunde de obicei la toate e-mailurile lor în aproximativ o oră, nu ezitați să urmăriți dacă nu ați primit răspuns până în următoarea zi lucrătoare.

Asigurați-vă că cele mai importante comunicări prin e-mail nu se pierd în căsuța de e-mail

Nu poți fi un comunicator eficient de e-mail dacă e-mailurile tale se pierd constant în căsuța de e-mail, motiv pentru care să te organizezi (și să rămâi!) este o necesitate absolută.

Organizarea căsuței primite – care include totul, de la sortarea mesajelor importante în foldere ușor de accesat până la eliminarea e-mailurilor inutile și asigurarea faptului că e-mailurile urgente vă atrag atenția imediată – oferă o serie de beneficii.

• Ușurează navigarea în căsuța de e-mail. Când acordați prioritate organizării căsuței primite, nu trebuie să sortați sute de e-mailuri inutile sau nedorite pentru a găsi ceea ce căutați. Acest lucru face ca inboxul dvs. să fie mai ușor și mai puțin copleșitor de navigat.
• Reduce timpul petrecut cu gestionarea e-mailului. Când căsuța dvs. de e-mail este organizată, din nou, este mai ușor să găsiți ceea ce aveți nevoie, atunci când aveți nevoie, ceea ce poate reduce serios timpul petrecut gestionând căsuța de e-mail.
• Se asigură că niciun e-mail important nu se pierde în amestecare. Când aveți o căsuță de e-mail organizată și simplificată, este mai puțin probabil ca mesajele importante să treacă prin fisuri.

Vă puteți organiza manual căsuța de e-mail? Sigur. Însă, software-ul de gestionare a e-mailului vă poate ajuta să automatizați procesul și să faceți organizarea căsuței primite rapidă, eficientă și nedureroasă - așa că folosiți-l!

Concluzie

Capacitatea de a comunica eficient prin e-mail este o necesitate absolută în lumea profesională de astăzi. Abordarea corectă a gestionării e-mailurilor poate ajuta la consolidarea relațiilor profesionale, la creșterea productivității și a eficienței și la obținerea unor rezultate mai bune din e-mailurile dvs.

Și acum că aveți aceste bune practici, aveți tot ce aveți nevoie pentru a vă îmbunătăți comunicarea prin e-mail (și pentru a vă bucura de toate beneficiile care vin cu ea).

Nu vă lăsați copleșiți de e-mail. Preluați controlul asupra căsuței primite și urmați aceste 15 sfaturi pentru a vă ajuta să stăpâniți gestionarea e -mailului .