8 лучших практик, которые помогут вам освоить общение по электронной почте

Электронная почта является неотъемлемой частью современной культуры как на работе, так и дома.

Большинство сотрудников тратят много времени на чтение, ответы на электронные письма и управление ими. В среднем работник тратит около 28% своего времени на управление своим почтовым ящиком.

Поскольку вы тратите так много времени и энергии на свой почтовый ящик, важно извлечь из него максимальную пользу. Электронные письма, которые вы отправляете, должны быть эффективными, действенными и помогать вам получать желаемые результаты. Давайте рассмотрим лучшие практики общения по электронной почте, которые вам необходимо знать, чтобы максимально эффективно использовать свой почтовый ящик.

Почему важны передовые методы общения по электронной почте

Перво-наперво: важно следовать рекомендациям по электронной почте, чтобы:

• Укрепляйте отношения: передовые методы общения по электронной почте помогают вам лучше общаться, будь то написание более кратких сообщений или более проницательный подход к тому, кого вы включаете в свои электронные письма. Улучшение коммуникации может привести к улучшению отношений с вашими профессиональными контактами.
• Помогите вам оставаться организованным: когда ваш почтовый ящик в беспорядке, может быть трудно найти нужные электронные письма, когда они вам нужны, и вещи могут легко провалиться. Применив правильную структуру и передовой опыт, вы сможете лучше организовать свой почтовый ящик и пользоваться всеми его преимуществами (такими как более удобный пользовательский интерфейс и меньше времени, затрачиваемого на поиск конкретных сообщений).
• Повышение производительности. Если у вас нет четкого, определенного стратегического подхода к общению по электронной почте, вы, вероятно, потратите много времени на навигацию и управление своим почтовым ящиком. Но с правильными передовыми методами общения по электронной почте вы можете быть уверены, что время, которое вы тратите на электронную почту, потрачено с пользой или, другими словами, продуктивно.
• Добейтесь результатов: независимо от того, чего вы пытаетесь достичь с помощью своей электронной почты (например, установить больше контактов, заключить деловые сделки или рассказать о своей компании), наличие набора лучших практик для ваших электронных коммуникаций поможет вам. управлять результатами.

Лучшие практики для улучшения вашей игры с электронной почтой

Теперь, когда вы понимаете, почему передовые методы общения по электронной почте так важны, давайте сразу перейдем к методам, которые вам необходимы для максимизации вашего общения по электронной почте — и пожинайте плоды в процессе:

Определите, что вы хотите сказать

Если вы хотите улучшить общение по электронной почте, первая практика, о которой вы должны помнить, происходит до того, как вы напишете хотя бы одно слово.

Определение сути вашего электронного письма и того, как вы хотите сообщить об этом, имеет решающее значение. Если вы потратите время на то, чтобы определить цель вашего электронного письма, прежде чем вы действительно начнете писать, вы получите множество преимуществ, в том числе:

• Более четкий обмен сообщениями: когда вы знаете, что хотите сказать, как вы хотите это сказать и по какой причине вы это говорите, вам будет легче более четко перевести свои мысли в слова, что сделает электронные письма более качественными и эффективными.
• Лучшие результаты при меньшем количестве электронных писем: когда вы знаете цель своего электронного письма, это помогает вам сразу перейти к делу, что может помочь вам получить желаемые результаты за меньшее количество сообщений (больше никаких бесконечных переписок!).
• Меньше времени, затрачиваемого на составление электронных писем: когда у вас есть ясность в отношении цели и содержания вашего электронного письма, вам не нужно тратить много времени на размышления о том, что вы хотите написать, что может сократить общее время, которое вы тратите на составление электронных писем — время. затем вы можете использовать для других, более важных задач.

Лучший способ определить, что вы хотите сказать в электронном письме, — это задать себе несколько ключевых вопросов:

• Почему я пишу это письмо?
• Какое основное сообщение я хочу передать в этом письме?
• Какие результаты я надеюсь получить от этого письма?

Ответив на эти вопросы до того, как вы начнете писать, вы убедитесь, что понимаете суть и цель вашего электронного письма, а также лучший способ донести эту мысль и цель.

Настройте свой голос в зависимости от вашей аудитории

Когда дело доходит до электронной почты, не все сообщения одинаковы. Если вы хотите эффективно общаться, вам нужно адаптировать свои электронные письма в зависимости от вашей аудитории.

Когда вы пишете электронное письмо, вам нужно настроить тон и голос в зависимости от того, кому вы отправляете электронное письмо. Например, электронное письмо вашему начальнику , генеральному директору компании или потенциальному клиенту будет звучать иначе, чем электронное письмо, которое вы отправили бы своему лучшему другу на работе.

Когда вы пишете электронное письмо, подумайте о своих отношениях с получателем и соответствующим образом измените свой тон и голос. Например, если вы отправляете электронное письмо потенциальному клиенту, вам следует использовать более профессиональный голос и тон, в то время как электронное письмо вашему коллеге может быть более непринужденным и непринужденным.

Теперь это правда, что вы захотите написать профессиональное электронное письмо определенным контактам. Но важно не переборщить. Слишком профессиональные или формальные электронные письма могут показаться неискренними или скучными. Вместо этого пишите доступным, но профессиональным голосом — подобно тому, как вы разговариваете с получателем во время личной беседы.

Отличный способ оценить, соответствует ли голос и тон вашего электронного письма? Прочтите свою электронную почту вслух. Если ваше электронное письмо не читается так, как если бы вы разговаривали с вашим контактом лично, пересмотрите его, пока оно не станет таким.

Используйте редактирование в своих интересах

В идеальном мире вы могли бы написать безупречное электронное письмо с первой попытки. Но мы не живем в идеальном мире — и правда в том, что если вы хотите отправлять эффективные электронные письма, вам придется их редактировать.

Вычитка

Если ваша электронная почта полна пунктуационных, грамматических и орфографических ошибок, люди могут подумать, что вы небрежны или недостаточно внимательны к деталям — и то, и другое может повредить вашей профессиональной репутации.

Вот почему проверка каждого электронного письма перед отправкой является абсолютной необходимостью. Вычитка гарантирует, что никакие непреднамеренные ошибки не попадут в ваш окончательный черновик (или в почтовый ящик получателя). Хорошие новости? Вам не нужно быть экспертом по грамматике, чтобы отправлять идеально выверенные электронные письма. Существует ряд инструментов, которые сделают корректуру за вас, например ProWritingAid или Grammarly .

Просто имейте в виду, что, несмотря на то, что эти инструменты определенно эффективны, некоторые проблемы с редактированием нередко ускользают из виду, поэтому не забудьте дать своему письму еще одну окончательную проверку, прежде чем нажимать « Отправить ».

Форматирование

То, как вы форматируете свою электронную почту, почти так же важно, как и то, что вы на самом деле пишете. Когда электронное письмо отформатировано неправильно, конечному пользователю может быть трудно его прочитать, и ваше сообщение в конечном итоге может быть потеряно.

Итак, как вы должны форматировать свои электронные письма?

• Избегайте больших блоков текста. Большие блоки текста могут показаться визуально подавляющими. Вместо этого разбейте текст на короткие абзацы и убедитесь, что между этими абзацами достаточно места.
• Выберите правильный шрифт и размер шрифта. Избегайте трудночитаемых шрифтов (например, графических или курсивных шрифтов). Вместо этого придерживайтесь профессиональных, легко читаемых шрифтов (например, Arial) и обязательно выбирайте размер шрифта, который позволяет получателю легко читать ваш текст (11 или 12 обычно является безопасным выбором).
• Используйте жирный шрифт, курсив и подчеркивание для выделения. Если есть определенный момент, который вы хотите подчеркнуть в своем электронном письме, привлеките к нему внимание, переключив стиль шрифта. Например, вы можете выделить его жирным шрифтом, курсивом или подчеркнуть.

Длина

Последний элемент редактирования, который вы хотите учитывать при составлении электронных писем? Длина.

Электронные письма должны быть короткими и по существу (никто не хочет читать роман!). Скажите, что вам нужно сказать, как можно короче. После того, как вы составили свое электронное письмо, перечитайте его и удалите все лишние слова, наполнители или лишнее. Если вы можете выразить свою точку зрения меньшим количеством слов, сделайте это.

Напишите правильную тему

Прежде чем люди прочитают ваше электронное письмо, они прочитают вашу строку темы, поэтому вы должны убедиться, что строка темы действительно заставит их прочитать ваше электронное письмо полностью.

Но как написать строку темы, которая повысит вероятность того, что получатель откроет ваше сообщение?

• Быть конкретной. Широкие темы, такие как «Привет» или «Быстрый вопрос», не заставят людей открыть ваше письмо. Вместо этого используйте строку темы, чтобы люди знали, что на самом деле содержится в электронном письме, например «Доступно для встречи в 12:00?» или «Заметки о сегодняшнем мозговом штурме». Таким образом, они знают, чего ожидать, и если это что-то, что их волнует или требует срочности, они будут более склонны открыть его.
• Держать его коротким. В строке темы электронной почты не так много места, и если ваша строка темы слишком длинная, почтовый ящик получателя обрежет ее в конце. Вот почему важно, чтобы строки темы были короткими.
• На самом деле напишите. В спешке, чтобы получить сообщение электронной почты, люди иногда вообще забывают написать строку темы. Не будь таким человеком! Электронное письмо с [без темы] в строке темы обречено на попадание в папку «Корзина». Поэтому, прежде чем отправить электронное письмо, убедитесь, что вы указали строку темы.

Отправляйте письма только нужным получателям

Один из способов укрепить свою репутацию ужасного коммуникатора по электронной почте? Под копирку (CC) всех, кого вы знаете, в каждом электронном письме. Никто не хочет, чтобы его засыпали ненужными электронными письмами, поэтому, если вы хотите улучшить общение по электронной почте, отправляйте электронные письма только тем людям, которым абсолютно необходимо их получать.

Держите цепочку электронной почты как можно меньше (в идеале, чтобы она направлялась только нескольким людям, которых необходимо знать). Прежде чем отправить кому-то копию в электронном письме, спросите себя: «Этот человек действительно должен быть включен в это электронное письмо?». Если ответ «да», подумайте о том, чтобы отправить им сообщение напрямую. Если ответ отрицательный, не копируйте их. Это так просто.

Если вам нужно копировать людей в электронной почте, особенно большую группу людей, используйте скрытую копию. Таким образом, вы не делитесь контактными данными каждого с другими получателями, а также не забиваете поле «Кому» своих получателей кучей адресов электронной почты, которые им не нужны или не нужны.

Пауза перед отправкой

Как только вы отправите электронное письмо, вы, как правило, не сможете получить его обратно. Поэтому, прежде чем нажать кнопку « Отправить », сделайте паузу и убедитесь, что ваша электронная почта действительно является сообщением, которое вы хотите отправить в мир и в папку «Входящие» получателя.

Ожидание отправки электронного письма может помешать вам сказать что-то, чего вы на самом деле не хотите говорить из-за разочарования, особенно если это эмоционально или профессионально заряженное электронное письмо, например, выговор кому-то за ошибку. Приостановка перед нажатием кнопки « Отправить » также может дать вам дополнительное время, чтобы выявить любые ошибки, которые вы, возможно, пропустили в первом раунде редактирования, и внести необходимые изменения.

В зависимости от того, какое электронное письмо вы отправляете, подождите не менее 10 минут после того, как вы закончите его написание и редактирование, прежде чем отправлять его. Если это особенно эмоционально заряженное электронное письмо, подумайте о том, чтобы уделить себе еще больше времени, например, час или даже ночь.

Чем больше времени вы уделяете себе, тем меньше вероятность того, что вы отправите электронное письмо, которое вы в конечном итоге хотели бы забрать — и это время потрачено не зря.

Дайте получателям время на ответ

Когда вы отправляете электронное письмо, вам может потребоваться быстрый ответ. Но не все привязаны к своему почтовому ящику. Прежде чем отвечать (или раздражаться!), дайте получателям достаточно времени, чтобы ответить на ваше сообщение.

Сколько времени? Как правило, дайте людям 24 часа, чтобы ответить вам по электронной почте. Продлите этот срок до следующего рабочего дня, если вы отправляете электронное письмо в пятницу или выходные. Если ваше сообщение является срочным или срочным, подумайте о том, чтобы подключиться через другие каналы связи, например, отправить им сообщение в Slack или (удушье!) позвонить им по телефону.

Если вы отправляете электронное письмо кому-то, с кем общаетесь регулярно, вы также должны учитывать их общие шаблоны ответов по электронной почте.

Например, если вы знаете, что вашему коллеге обычно требуется не менее двух-трех дней, чтобы ответить на несрочные электронные письма, не отправляйте дополнительное электронное письмо через 24 часа. С другой стороны, если ваш начальник обычно отвечает на все свои электронные письма в течение часа или около того, не стесняйтесь связаться с ним, если вы не получили ответа на следующий рабочий день.

Убедитесь, что ваши самые важные сообщения электронной почты не потеряются в папке «Входящие».

Вы не можете быть эффективным коммуникатором электронной почты, если ваши электронные письма постоянно теряются в вашем почтовом ящике, поэтому абсолютно необходимо быть организованным (и оставаться!)

Организация папки «Входящие», которая включает в себя все, от сортировки важных сообщений в легкодоступных папках до избавления от ненужных электронных писем и обеспечения того, чтобы срочные электронные письма привлекали ваше внимание, предлагает множество преимуществ.

• Облегчает навигацию по почтовому ящику. Когда вы отдаете приоритет организации своей папки «Входящие», вам не нужно сортировать сотни ненужных или нежелательных писем, чтобы найти то, что вы ищете. Это упрощает навигацию по почтовому ящику и делает его менее громоздким.
• Сокращает количество времени, которое вы тратите на управление своей электронной почтой. Когда ваш почтовый ящик организован, опять же, легче найти то, что вам нужно, когда вам это нужно, что может серьезно сократить время, которое вы тратите на управление своим почтовым ящиком.
• Гарантирует, что никакие важные электронные письма не потеряются в случайном порядке. Когда у вас есть упорядоченный и оптимизированный почтовый ящик, вероятность того, что важные сообщения не ускользнут, снижается.

Можете ли вы организовать свой почтовый ящик вручную? Конечно. Но программное обеспечение для управления электронной почтой может помочь вам автоматизировать процесс и сделать организацию почтового ящика быстрой, эффективной и безболезненной — так что используйте его!

Вывод

Возможность эффективно общаться по электронной почте является абсолютной необходимостью в современном профессиональном мире. Правильный подход к управлению электронной почтой может помочь укрепить профессиональные отношения, повысить вашу производительность и эффективность, а также добиться лучших результатов от ваших электронных писем.

И теперь, когда у вас есть эти лучшие практики, у вас есть все, что вам нужно, чтобы улучшить общение по электронной почте (и пользоваться всеми преимуществами, которые с этим связаны).

Не перегружайтесь электронной почтой. Возьмите под контроль свой почтовый ящик и следуйте этим 15 советам, которые помогут вам освоить управление электронной почтой .