帮助您掌握电子邮件通信的 8 个最佳实践

无论是在工作中还是在家里，电子邮件都是当今文化不可或缺的一部分。

大多数员工花费大量时间阅读、回复和管理电子邮件。 普通员工大约有28% 的时间用于管理收件箱。

因为您在收件箱上投入了如此多的时间和精力，所以充分利用它很重要。 您发送的电子邮件应该有效、高效，并帮助您获得想要的结果。 让我们看一下您需要了解的电子邮件通信最佳实践，以充分利用您的收件箱。

为什么电子邮件通信最佳实践很重要

首先要做的事：遵循电子邮件通信最佳实践非常重要，以便：

• 加强关系：电子邮件通信最佳实践可帮助您更好地进行沟通，无论是通过编写更简洁的消息还是更加辨别您在电子邮件中包含的人。 改善沟通可以改善与您的专业联系人的关系。
• 帮助您保持井井有条：当您的收件箱一团糟时，您可能很难在需要的时候找到您需要的电子邮件——而且很容易让事情从裂缝中消失。 通过采用正确的结构和最佳实践，您可以更好地组织收件箱并享受随之而来的所有好处（例如更简化的用户体验和更少的搜索特定邮件的时间）。
• 提高工作效率：如果您没有明确、明确的战略性电子邮件通信方法，您可能会浪费大量时间浏览和管理收件箱。 但是，通过正确的电子邮件通信最佳实践，您可以确保您花在电子邮件上的时间是物有所值的——或者换句话说，是有效地花费时间。
• 推动结果：无论您试图通过电子邮件完成什么（例如建立更多联系、达成业务交易或宣传您的公司），为您的电子邮件通信制定一套最佳实践都会对您有所帮助驱动结果。

提升电子邮件游戏的最佳实践

既然您了解了电子邮件通信最佳实践为何如此重要，那么让我们直接进入最大化电子邮件通信所需的实践 - 并在此过程中获得回报：

定义你想说的

如果您想改善电子邮件通信，您要记住的第一个练习实际上发生在您写一个单词之前。

定义电子邮件的重点——以及你希望如何传达这一点——至关重要。 在您真正开始编写电子邮件之前花时间定义电子邮件的目的有很多好处，包括：

• 更清晰的信息传递：当你知道你想说什么、你想说什么以及你说它的原因时，你就更容易将你的想法更清楚地转化为文字，这会产生更好、更有效的电子邮件。
• 通过更少的电子邮件获得更好的结果：当您知道电子邮件的目的时，它可以帮助您直截了当——这可以帮助您在更少的邮件中获得您想要的结果（不再是无休止的来回！）。
• 减少起草电子邮件的时间：当您清楚电子邮件的目的和内容时，您就不必花费大量时间思考要写的内容，这可以减少您花费在起草电子邮件上的总时间 - 时间然后，您可以将其用于其他更重要的任务。

定义您想在电子邮件中表达的内容的最佳方法是问自己几个关键问题：

• 我为什么要写这封邮件？
• 我想在这封电子邮件中传达的核心信息是什么？
• 我希望从这封电子邮件中得到什么结果？

在开始写作之前回答这些问题将确保您了解电子邮件的重点和目的，以及传达该重点和目的的最佳方式。

根据听众调整声音

谈到电子邮件，并非所有消息都是平等的。 如果您想有效地沟通，您需要根据您的受众来定制您的电子邮件。

撰写电子邮件时，您需要根据要向谁发送电子邮件来调整语气和语气。 例如，给你的老板、公司 CEO 或潜在客户的电子邮件将与你发送给工作 BFF 的电子邮件具有不同的语气和语气。

当你写邮件时，想想你与收件人的关系，并相应地调整你的语气和语气。 例如，如果您正在向潜在客户发送电子邮件，您会希望使用更专业的语气和语气，而给同事的电子邮件可能会更悠闲和随意。

现在，您确实想给某些联系人写一封专业的电子邮件。 但重要的是不要过火。 过于专业或正式的电子邮件可能会让人觉得不真诚或闷闷不乐。 取而代之的是，用平易近人但专业的声音写作——类似于在面对面交谈中与收件人交谈的方式。

衡量您的电子邮件的语气和语气是否准确的好方法？ 大声朗读您的电子邮件。 如果您的电子邮件不像您亲自与您的联系人交谈那样阅读，请修改它直到它确实如此。

使用编辑对您有利

在一个完美的世界里，你可以在第一次尝试时敲出一封完美无瑕的电子邮件。 但我们并不生活在一个完美的世界中——事实上，如果你想发送有效的电子邮件，你将不得不对其进行编辑。

校对

如果您的电子邮件充满了标点符号错误、语法错误和拼写错误，人们可能会认为您粗心大意或缺乏对细节的关注——这两者都会损害您的专业声誉。

这就是为什么在您点击发送之前校对每封电子邮件是绝对必须的。 校对确保没有意外错误进入您的最终草稿（或收件人的收件箱）。 好消息？ 您无需成为语法专家即可发送经过完美校对的电子邮件。 有许多工具可以为您进行校对，例如ProWritingAid或Grammarly 。

请记住，虽然这些工具绝对有效，但某些编辑问题从裂缝中溜走并非闻所未闻，因此请务必在点击发送之前对您的电子邮件进行最后审查。

格式化

您格式化电子邮件的方式几乎与您实际编写的内容一样重要。 如果电子邮件格式不正确，最终用户可能难以阅读，您的邮件最终可能会丢失。

那么你应该如何格式化你的电子邮件呢？

• 避免大块文本。 大块的文本在视觉上会让人感到难以抗拒。 相反，将文本分成短段落，并确保这些段落之间有适当的空间。
• 选择正确的字体和字体大小。 避免使用任何难以阅读的字体（如图形或草书字体）。 相反，坚持使用专业的、易于阅读的字体（如 Arial），并确保选择的字体大小可以让您的收件人轻松阅读您的文本（11 或 12 通常是安全的选择）。
• 使用粗体、斜体和下划线表示强调。 如果您想在电子邮件中强调某个特定点，请通过切换字体样式来引起注意。 例如，您可以加粗、斜体或下划线。

长度

您在起草电子邮件时要考虑的最后一个编辑元素是什么？ 长度。

电子邮件应该简短明了（没有人想读小说！）。 尽可能简洁地说出你需要说的话。 起草电子邮件后，请仔细阅读并消除任何多余的文字、填充物或绒毛。 如果你能用更少的语言表达你的观点，那就这样做吧。

写正确的主题行

在人们阅读您的电子邮件之前，他们将阅读您的主题行，因此您要确保主题行实际上让他们阅读您的完整电子邮件。

但是你如何写一个主题行来增加你的收件人打开你的邮件的可能性？

• 请明确点。 诸如“嘿”或“快速问题”之类的宽泛主题不会吸引人们打开您的电子邮件。 相反，请使用您的主题行让人们知道电子邮件中的实际内容，例如“可以在下午 12 点开会吗？” 或“今天头脑风暴会议的笔记”。 这样，他们就知道会发生什么——如果这是他们关心的或对时间敏感的东西，他们会更倾向于打开它。
• 保持简短。 电子邮件主题行中只有这么多空间，如果您的主题行太长，您的收件人的收件箱将在最后将其截断。 这就是为什么保持主题行简短很重要的原因。
• 其实写吧。 在匆忙发送电子邮件时，人们有时会忘记写主题行。 不要成为那种人！ 主题行中带有 [no subject] 的电子邮件注定会出现在“垃圾箱”文件夹中。 因此，在您发送电子邮件之前，请确保您已包含主题行。

仅向必要的收件人发送电子邮件

巩固您作为糟糕的电子邮件传播者声誉的一种方法？ 抄送 (CC) 您在每封电子邮件中认识的每个人。 没有人愿意被无关的电子邮件轰炸，所以如果你想改善你的电子邮件沟通，只向绝对需要接收它们的人发送电子邮件。

保持电子邮件链尽可能小（理想情况下只发送给少数需要了解的人）。 在你抄送某人的电子邮件之前，问问自己，“这个人真的需要包含在这封电子邮件中吗？”。 如果答案是肯定的，请考虑直接向他们发送消息。 如果答案是否定的，请不要抄送他们。 就这么简单。

如果您确实需要抄送电子邮件中的人员（尤其是一大群人），请使用密件抄送。 这样，您就不会与其他收件人共享每个人的联系方式，也不会在收件人的“收件人”字段中塞满他们不想要或不需要的电子邮件地址。

在点击发送前暂停

一旦您发送了电子邮件，您通常无法将其退回。 因此，在您点击“发送”按钮之前，请暂停一下，并确保您的电子邮件实际上是您想要发送到世界和收件人收件箱的消息。

等待发送电子邮件可能会阻止您说出您因为沮丧而实际上不想说的话 - 特别是如果它是一封带有情感或专业色彩的电子邮件，例如谴责某人的错误。 在点击发送之前暂停还可以让您有一些额外的时间来发现您在第一轮编辑中可能遗漏的任何错误，并根据需要进行更改。

根据您发送的电子邮件类型，在完成编写和编辑后至少等待 10 分钟，然后再发送出去。 如果这是一封特别情绪化的电子邮件，请考虑给自己更多的时间，比如一个小时甚至一夜。

您给自己的时间越多，您发送一封您最终希望可以收回的电子邮件的可能性就越小——而且这些时间都值得花时间。

给收件人时间做出回应

当您发送电子邮件时，您可能需要快速回复。 但并不是每个人都关注他们的收件箱。 在您跟进（或生气！）之前，请给您的收件人足够的时间来回复您的消息。

多少时间？ 根据经验，给人们 24 小时通过电子邮件回复您。 如果您在周五或周末发送电子邮件，请将该时间范围延长到下一个工作日。 如果您的消息是紧急的或时间敏感的，请考虑通过其他通信渠道进行连接，例如在 Slack 上向他们发送消息或（喘气！）给他们打电话。

如果您正在向经常与之交流的人发送电子邮件，您还应该考虑他们的一般电子邮件响应模式。

例如，如果您知道您的同事通常至少需要两到三天才能回复非紧急电子邮件，请不要在 24 小时后发送后续电子邮件。 另一方面，如果您的老板通常在一小时左右内回复所有电子邮件，如果您在下一个工作日之前没有收到回复，请随时跟进。

确保您最重要的电子邮件通讯不会在收件箱中丢失

如果您的电子邮件在收件箱中不断丢失，那么您就无法成为有效的电子邮件沟通者，这就是为什么必须（并保持！）井井有条的原因。

收件箱组织 - 包括从将重要邮件分类到易于访问的文件夹到删除不必要的电子邮件和确保紧急电子邮件得到您立即关注的所有内容 - 提供了许多好处。

• 使您的收件箱更易于浏览。 当您优先整理收件箱时，您无需整理数百封不必要或不需要的电子邮件即可找到您要查找的内容。 这使您的收件箱更容易导航，并且不会让人难以接受。
• 减少您花在管理电子邮件上的时间。 再次，当您的收件箱井井有条时，在您需要的时候更容易找到您需要的内容，这可以大大减少您管理收件箱所花费的时间。
• 确保没有重要的电子邮件在随机播放中丢失。 当您拥有一个有条理、精简的收件箱时，重要消息就不太可能从裂缝中溜走。

您可以手动整理收件箱吗？ 当然。 但是电子邮件管理软件可以帮助您自动化流程，让您快速、有效、轻松地整理收件箱——所以使用它吧！

结论

在当今的职业世界中，能够通过电子邮件进行有效沟通是绝对必要的。 正确的电子邮件管理方法有助于加强专业关系、提高生产力和效率，并从电子邮件中获得更好的结果。

既然您拥有了这些最佳实践，那么您就拥有了改善电子邮件通信所需的一切（并享受随之而来的所有好处）。

不要被电子邮件淹没。 控制您的收件箱并遵循这 15 个提示来帮助您掌握电子邮件管理。